Résoudre légalement les soucis d'employés ou freelances

Pénalités de paiement, recours collectifs et peines de prison.

Voici quelques-unes des conséquences potentielles de la mauvaise classification des travailleurs en tant que travailleurs indépendants alors qu'ils effectuent le travail d'employés. Certaines entreprises embauchent des personnes en tant que freelance pour éviter de payer les cotisations de sécurité sociale, les cotisations Medicare, ainsi que d'autres avantages sociaux et taxes sur la masse salariale.

Cependant, certains employeurs peuvent classer leurs travailleurs de manière incorrecte sans le vouloir. Le gouvernement a mis en place plusieurs types de tests pour aider les employeurs à déterminer si leurs travailleurs devraient être des travailleurs indépendants ou des employés, mais les critères ne sont pas toujours parfaitement clairs.

Dans cet article, nous vous guiderons sur les étapes à suivre si vous pensez que votre prestataire de services commence à ressembler à un employé.

Vous pourriez vous inquiéter à juste titre du statut de votre freelance si :

• Vous contrôlez quand et comment le il travaille
• Il travaille pour vous depuis longtemps
• Il travaille pour vous à plein temps
• Il n'a pas d'autres clients
• Le travailleur indépendant est une partie intégrante de votre équipe (c'est-à-dire, une partie de l'équipe de vente).

5 façons de déterminer si votre travaileur indépendant est en réalité un employé

Les employés bénéficient de certains privilèges par rapport aux freelances, qui leur sont accordés par le Fair Labor Standards Act (FLSA). Ces privilèges incluent (mais ne se limitent pas à) le salaire minimum, l'assurance chômage et l'indemnisation des travailleurs.

Le gouvernement souhaite protéger les employés mal classifiés, ce qui ne peut se produire que si les employeurs déterminent le statut d'emploi des travailleurs. De plus, la mauvaise classification des travailleurs indépendants représente une énorme perte de recettes fiscales pour le gouvernement. C'est pourquoi il a mis au point plusieurs méthodes pour déterminer si votre travailleur devrait avoir le statut d'employé ou de travailleur indépendant.

Le test des 20 facteurs de l'IRS

Également appelé « droit de contrôle » ou le test de common law, le test à 20 facteurs de l'Internal Revenue Service fournit aux employeurs 20 critères pour évaluer la classification dans trois catégories : contrôle comportemental, contrôle financier et permanence de la relation.

Voici quelques-unes des questions auxquelles vous répondrez :

• Indiquez-vous au travailleur où, quand et comment travailler ?
• Exigez-vous qu'il respecte des horaires de travail fixes ?
• Le travailleur travaille-t-il à temps plein pour vous ?
• Reçoit-il une formation de votre part ?
• Remboursez-vous ses frais professionnels ?
• Votre travailleur travaille-t-il uniquement pour vous ?
• Pouvez-vous le licencier ?

Si vous répondez oui à la plupart des questions, votre travailleur est probablement un employé.

Consultez la liste complète des 20 questions ici.

Test de base

Le test de base examine si vous avez des raisons d'éviter de retenir les taxes fédérales d'un travailleur. Vous pouvez raisonnablement attribuer le statut de travailleur indépendant si :

• Un audit précédent de l'IRS n'a pas découvert de pratiques illégales dans la classification des travailleurs par l'employeur, et l'employeur n'a pas reçu d'amendes ni de pénalités pour cette raison
• Le secteur de l'employeur a l'habitude de classer de façon cohérente les travailleurs dans des situations similaires en tant que travailleurs indépendants
• L'employeur dispose d'une décision de justice qui confirme sa pratique consistant à classer les travailleurs comme des entrepreneurs indépendants dans des circonstances similaires
• L'employeur a classé ses travailleurs selon les conseils officiels d'un avocat ou d'un CPA

Test de la réalité économique du DOL

Le Department of Labor des États-Unis utilise le test de la réalité économique pour déterminer le statut d'un travailleur. Il repose sur l'évaluation de la dépendance économique d'un travailleur indépendant vis-à-vis d'un employeur. Rappelez-vous que les freelances sont des travailleurs autonomes—des propriétaires d'entreprise à part entière qui ne dépendent pas d'un seul employeur comme le font les employés à temps plein.

Le test utilise cinq facteurs principaux pour déterminer le statut d'un travailleur :

• Le degré de contrôle qu'un travailleur a sur son propre travail
• L'opportunité de profit ou de perte qu'un travailleur a en fonction de son investissement
• Le niveau de compétence nécessaire pour effectuer le travail
• La permanence de la relation de travail entre le travailleur et l'employeur
• L'étendue à laquelle le travail de l'employé fait partie de l'activité principale de l'entreprise

Les deux premiers facteurs ont plus de poids que les autres, bien qu'il soit impossible de distinguer un facteur décisif dans chaque cas de classification.

Test ABC

Le test ABC utilise trois facteurs critiques pour déterminer le statut du travailleur. Il est utilisé à travers les États-Unis, mais a été validé et enregistré pour la première fois en Californie par la Cour suprême de Californie.

Les facteurs pris en compte dans le test ABC classifient un travailleur comme travailleur indépendant uniquement s'ils :

• Effectuent généralement le même type de travail pour d'autres clients
• Réalisent un travail qui n'est pas considéré comme faisant partie de l'activité commerciale régulière de l'employeur
• Ne reçoivent pas d'instructions sur la manière d'effectuer le travail

La classification des travailleurs ABC a récemment subi des changements en ce qui concerne la définition d'un travailleur indépendant et les professions qui entrent dans cette catégorie, notamment en ce qui concerne les chauffeurs pour des entreprises telles qu'Uber ou DoorDash. Vous pouvez en lire plus à ce sujet ici.

Formulaire SS-8

Le formulaire SS-8 est un formulaire de l'IRS que vous soumettez pour demander une évaluation officielle du statut de vos travailleurs.

Si vous n'êtes pas sûr de devoir les classer comme employés ou travailleurs indépendants, vous pouvez demander de l'aide à l'IRS. Notez que vos travailleurs indépendants ont également le droit de soumettre ce formulaire s'ils soupçonnent qu'ils devraient avoir le statut d'employé.

Vos options pour éviter une mauvaise classification

Étant donné que vous avez toujours besoin des services de votre freelance, vous avez deux options pour poursuivre votre relation de travail : redéfinir son périmètre de travail et votre degré de contrôle, ou l'embaucher en tant qu'employé.

Redéfinir le périmètre de travail du travailleur et votre degré de contrôle

Si vous souhaitez conserver votre freelance dans l'équipe en tant qu'indépendant, revoyez votre accord de contractant indépendant et redéfinissez ses conditions de travail.

Par exemple, vous pouvez :

• Réduire la charge de travail du travailleur (ou engager un autre freelance pour prendre en charge une partie de son travail)
• Lui proposer des horaires de travail flexibles
• Permettre au travailleur indépendant de travailler où il le souhaite, pas seulement dans vos locaux
• Permettre au prestataire de déterminer la meilleure méthode pour effectuer le travail
• Réduire ses heures de travail afin qu'il puisse travailler pour d'autres clients
• Éviter de rembourser les dépenses du freelance

Embauchez le travailleur indépendant en tant qu'employé

Si vous souhaitez que votre freelance continue à travailler dans les mêmes conditions, mais que vous êtes préoccupé par les risques de mauvaise classification, vous pouvez mettre fin à votre relation de travailleur indépendant avec lui et l'embaucher en tant qu'employé à temps plein.

Cette nouvelle relation employeur-employé nécessitera un nouveau contrat écrit et une nouvelle documentation fiscale. Vous aurez de nouvelles responsabilités en tant qu'employeur, telles que le paiement des taxes sur l'emploi ou la fourniture d'indemnités maladie pour votre employé, auxquelles il n'avait pas droit auparavant.

Comment convertir un freelance en employé

Si votre budget et votre plan d'affaires le permettent, vous pouvez convertir votre travailleur indépendant en employé. Voici les étapes.

Faites une offre à votre prestataire

Certaines enquêtes ont révélé que de nombreux freelances aimeraient en fait avoir un emploi à temps plein. Votre travailleur indépendant pourrait accepter votre offre, mais vous devriez la rendre attrayante. Les freelances apprécient généralement la flexibilité du travail, alors essayez d'inclure un horaire de travail ou des congés payés flexibles dans votre liste d'avantages.

Utilisez notre calculateur de coût des employés pour savoir combien budgétiser pour le nouvel employé, y compris le salaire, les avantages sociaux et les taxes sur la paie.

Collecter les informations des nouveaux employés

Une fois que votre freelance accepte l'offre, il est temps de collecter les nouveaux formulaires fiscaux dont vous aurez besoin, tels que les formulaires W-2 et W-4.

Vous pourriez également avoir besoin d'autres informations pour les avantages sociaux des employés et à des fins fiscales : si le nouvel employé est marié, a des enfants, des prêts étudiants à rembourser, a besoin d'équipement pour effectuer son travail, etc.

Présenter le nouvel employé à l'équipe

Pour que votre nouvel employé se sente bien accueilli, organisez des présentations avec le reste de l'équipe et permettez aux gens de faire connaissance. Le processus d'intégration devrait également inclure des sessions de formation avec le responsable de l'équipe, afin que votre ancien freelance puisse en apprendre davantage sur les processus internes et la culture de l'entreprise.

Envoyer des articles promotionnels de l'entreprise à votre nouvelle recrue est une attention agréable pour renforcer son sentiment d'appartenance à l'équipe et l'entreprise.

Ajoutez le nouvel employé à votre système de paie

Votre nouvel employé est désormais sur votre liste de paie et ne vous envoie plus de factures, il est donc nécessaire que ses données soient intégrées dans votre logiciel de paie. Il s'agit d'une étape cruciale qui garantit des retenues fiscales précises et une gestion efficace des avantages sociaux des employés.

Lisez notre guide de démarrage sur la gestion de la paie.

Et si votre travailleur indépendant est étranger ?

Si vous embauchez des freelances étrangers et qu'ils commencent à ressembler à des employés, les implications sont similaires. Vous devez toujours évaluer votre relation commerciale et déterminer quel statut ils devraient avoir, avec une différence majeure : vous devez prendre en compte le droit du travail local et les réglementations fiscales dans le pays d'origine du travailleur.

En savoir plus sur vos options pour embaucher des employés internationaux.

Méthodes de recrutement

Si l'employé étranger reste dans son pays d'origine et effectue le travail à distance, vous pouvez l'embaucher par l'intermédiaire d'un employeur de référence ou ouvrir une filiale légale locale et l'embaucher directement. Dans les deux cas, vous devez retenir leurs impôts conformément aux lois fiscales locales et leur fournir les avantages sociaux obligatoires de leur pays.

Lois sur le travail étranger

Que vous embauchiez en Allemagne, en Chine, au Nigeria ou au Pérou, vous rencontrerez différentes lois du travail qui définissent les travailleurs indépendants et les employés de manière différente. Il est essentiel de se familiariser avec les lois locales sur l'emploi et de créer des contrats conformes.

Consultez notre guide mondial de l'embauche pour découvrir les lois du travail et autres réglementations dans les pays du monde entier.

Retenue à la source

Lorsque votre entreprise envisage d'embaucher ses prestataires de services en tant qu'employés, vous devez être conscient des différentes règles de retenue d'impôt et de déclaration. Il est préférable de prendre en compte à la fois les règles des États-Unis (en supposant que votre entreprise s'y trouve) et celles du pays local de votre prestataire de services.

Si vous parrainez votre nouvel employé pour qu'il vienne travailler pour vous aux États-Unis, vous devez retenir l'impôt sur le revenu de l'employé étranger au même taux que les résidents américains. La retenue d'impôt peut être réduite ou exemptée si le pays de l'employé a une convention fiscale avec les États-Unis, et qu'il revendique cette exemption via le Formulaire 8233.

Établissement stable dans le pays étranger

Un établissement stable de l'entreprise signifie que l'activité a des activités stables et continues qui génèrent des revenus créés localement. Dans certains pays, le fait d'avoir des employés, en particulier ceux qui participent à des activités de vente, est considéré comme un motif suffisant pour un établissement stable.

Chaque pays a ses propres réglementations concernant l'établissement stable, certains pays étant plus stricts que d'autres. Vous devriez consulter des spécialistes fiscaux locaux avant d'embaucher des employés dans un pays étranger.

Substituts d'établissement stable

Une façon d'éviter un établissement stable serait d'embaucher des sous-traitants qui sont constitués dans leur pays local en tant qu'entités juridiques (entreprises, agences ou autres). Un contrat de type business-to-business sera plus probablement interprété comme « une relation de sous-traitance » dans de nombreux pays.

Vous pouvez engager des individus en tant qu'employés intérimaires par l'intermédiaire d'une agence de travail temporaire ou d'une entreprise partenaire dans le pays local qui les embauche en tant qu'employés. De cette manière, votre entreprise peut avoir un contrat avec ladite entreprise locale offrant les services en tant que sous-traitant.

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