Hoe een freelancer naar werknemer veranderen?

Een bedrijf kan om vele redenen een freelancer willen omzetten in een werknemer. In dit artikel bespreken we hoe een freelancer naar werknemer te veranderen en de stappen om de omzetting van freelancer naar werknemer mogelijk te maken. Ook bespreken we waarom freelance naar fulltime een essentiële zet kan zijn voor jouw bedrijf.

Topredenen om een freelancer naar werknemer om te zetten

• Je freelancer wil werknemer worden: De freelancer kan profiteren van de extra zekerheid en bescherming die werknemers krijgen. Hoewel veel freelancers genieten van de flexibiliteit en vrijheid van contractwerk, verlangen anderen naar meer zekerheid in hun lange termijn inkomen. Werknemers hebben ook recht op verplichte werknemersvoordelen, ontvangen uitrusting en zijn vaak beschermd door minimumloon- en overurenwetten.
• Je wilt een meer permanente regeling: Freelancers zijn vaak voor een bepaalde tijd bij een bedrijf; totdat ze een korte termijn project hebben voltooid of een specifiek budget hebben bereikt. Maar als jouw freelancers uitstekend werk leveren, wil je hen misschien een voltijdse positie in jouw bedrijf aanbieden.
• Je wilt meer controle over de werkrelatie: Een onafhankelijke freelancer is een zelfstandige werker. Dit betekent dat ze controle houden over hun werklast, schema en locatie. Als je vaste werkuren wilt vaststellen of de dagelijkse werklast, uitrusting en werklocatie van de freelancer wilt bepalen, moet je hem of haar omzetten in een werknemer. Een freelancer behandelen als een werknemer is tegen de wet en kan betekenen dat ze als verkeerd geclassificeerd worden beschouwd. De volledige juridische overgang maken is de veiligere optie. Leer meer over het verschil tussen werknemers en onafhankelijke freelancers.
• Je wilt dat de freelancer een prominentere rol speelt in jouw bedrijf: Freelancers houden zich vaak alleen bezig met de taak die ze hebben zonder veel betrokkenheid bij de rest van jouw organisatie. Het omzetten van een freelancer in een werknemer toont aan dat je geïnvesteerd bent. Het helpt hen te assimileren in de bedrijfscultuur, zorgt voor een betere werknemerservaring en leidt tot grotere betrokkenheid.
• Je contract met de werker is verouderd: Het is een veelvoorkomende fout om door te gaan met het werken met een freelancer zonder hun contract bij te werken of te vernieuwen. Deze oude contracten zijn mogelijk niet up-to-date met wijzigingen in de arbeidswetgeving, wat kan leiden tot nalevingsrisico's. Het omzetten van de freelancer in een werknemer is een uitstekende manier om de werkrelatie te vernieuwen als de freelancer de overgang wil maken.
• Je wilt toptalent behouden en voorkomen dat ze worden weggekaapt: Freelancers kunnen met meerdere klanten werken en mogelijk werk voor jouw concurrenten leveren. Dit kan ertoe leiden dat ze een werkaanbieding van een ander bedrijf accepteren. Als je wilt dat de vaardigheden van jouw freelancer exclusief voor jouw bedrijf zijn, zorg dan dat je hen omzet in een werknemer en hen voordelen biedt zoals ziektekostenverzekering, sociale zekerheid, pensioensparen en betaald verlof (PTO) om hun loyaliteit te verzekeren.
• Je wilt op de lange termijn geld besparen: Hoewel freelancers op papier een goedkoper alternatief zijn voor fulltime werknemers (aangezien ze wettelijk geen voordelen nodig hebben), hebben ze vaak hogere lonen nodig omdat ze meer betalen aan belastingen en hun eigen voordelen moeten dekken. Afhankelijk van de lengte van de werkovereenkomst, kan het een vergelijkbaar bedrag kosten om hen als werknemer in dienst te nemen en hen als lange termijn activa te hebben.
• Het contract van je freelancer is niet in overeenstemming met internationale wetgeving: Als je een freelancer in een ander land hebt ingehuurd, zijn de arbeidswetten waarschijnlijk anders, wat betekent dat jouw werkregeling mogelijk niet legitiem is en kan leiden tot boetes. Het omzetten van een freelancer in een werknemer is een uitstekende gelegenheid om de werkrelatie te vernieuwen en ervoor te zorgen dat alle papierwerk in overeenstemming is.
• Je wilt meer solide beschermingen voor het intellectueel eigendom (IE) van jouw bedrijf: Freelancers zijn hun eigen entiteiten, wat betekent dat ze bepaalde rechten kunnen verkrijgen op het werk dat ze produceren. In bepaalde landen gaan de standaard IE-rechten naar onafhankelijke makers in plaats van naar bedrijven. Natuurlijk kun je de freelancer vragen om een intellectueel eigendomsakkoord te ondertekenen. Echter, je zult grotere ingebouwde beschermingen hebben als je de freelancer omzet in een werknemer.

Zet freelancers om in werknemers in 7 stappen

Nu je de belangrijkste redenen kent om een freelancer over te zetten naar werknemer, is het tijd voor de volgende stap. Hoe moet je een freelancer aannemen en wanneer wordt een freelancer officieel een werknemer? Hier volgen de stappen die betrokken zijn bij het omzettingsproces:

1. Bereken de totale werkgeversbelasting en andere kosten

De eerste stap is om vast te stellen of het financieel haalbaar is voor het bedrijf om de freelancer om te zetten in een werknemer. Door de totale hoeveelheid extra uitgaven die gepaard gaan met het aannemen van werknemers te berekenen, krijgen bedrijven een realistischer idee van de totale kosten. Om dit te doen, neem je het geschatte salarisbedrag en trek je de totale belastinglast en andere uitgaven af, zoals voordelen, bonussen en extraatjes.

Hier zijn enkele van de belastingen en andere directe overheadkosten die geassocieerd zijn met de totale kosten van werknemers:

• Het door de werkgever betaalde deel van de loonbelasting
• Reiskosten en vergoedingen
• Trainingskosten
• Investeringen in apparatuur en technologie
• Gezondheids-, zicht- en tandheelkundige voordelen
• Betaalde vakantie en vakantiegeld
• Pensioensparen
• Prestatiebonussen of verkoopcommissies
• Extraatjes zoals teambuilding, koffie en lunches, feestjes tijdens de feestdagen of bonussen

Bij het bepalen van het nieuwe salaris van de freelancer is een directe omzetting van het freelancertarief naar een salaris waarschijnlijk financieel niet haalbaar, aangezien freelancers doorgaans een hoger tarief rekenen om hun freelancer uitgaven en persoonlijke inkomstenbelasting te dekken.

Er zijn een paar manieren om een eerlijke compensatiestructuur te ontwikkelen. Een manier is om het uurtarief van de freelancer te bepalen en dit te vermenigvuldigen met 2.080 uur, het totale aantal uren dat een voltijdse werknemer doorgaans jaarlijks werkt.

Hoeveel kost het in dienst nemen van personeel?

Gebruik de Werknemerskosten Calculator van Deel om direct de kosten van het in dienst nemen van personeel te vergelijken.

2. Controleer de juridische haalbaarheid

Zodra je tevreden bent dat de omzetting financieel haalbaar is, moet je bepalen of de freelancer juridisch gezien een werknemer kan worden. Elk land heeft zijn eigen tests om te bepalen of de nieuwe rol als werkgelegenheid wordt beschouwd.

De Internal Revenue Service (IRS) van de VS volgt de common law-regels voor het maken van dit onderscheid. Bronnen zoals deze kunnen je helpen bij het bepalen van de juridische classificatie van de werknemers en of ze al dan niet kunnen overgaan naar werknemerstatus.

Let op: Als de freelancer in een ander land woont, moet je ervoor zorgen dat je hem of haar legaal kunt aannemen. Dit kan inhouden dat je een lokale entiteit opent, ook wel een buitenlandse dochteronderneming genoemd, of de gemakkelijke route neemt en hen inhuurt via een werkgever van registratie (EOR).

Een EOR is een organisatie die bedrijven helpt bij het aannemen en betalen van lokale en internationale werknemers zonder een dochteronderneming te openen. Ze nemen de volledige juridische verantwoordelijkheid op zich voor de werknemers van het bedrijf, ondertekenen en beëindigen contracten, betalen hun salarissen, beheren hun verplichte werknemersvoordelen en extraatjes, verzamelen belastingdocumenten, en meer.

Terwijl de EOR de technische aspecten van je nieuwe zakelijke relatie beheert, behoud je nog steeds de controle over de werklast, het werkschema en soortgelijke beslissingen van je werknemer. Inhuren via een EOR is sneller en eenvoudiger, vooral als je meerdere freelancers uit verschillende landen hebt aan wie je vaste posities wilt aanbieden.

3. Onderhandel over het nieuwe arbeidscontract

Zodra je alle controles achter de schermen hebt gedaan en je ervan overtuigd bent dat de omzetting haalbaar is en zakelijk gezien verstandig, is het tijd om de freelancer te benaderen om de voorwaarden van de nieuwe regeling te onderhandelen. Gebruik het benaderde salarisbedrag en het pakket aan voordelen om een aantrekkelijk werkaanbod te doen. Onthoud dat als een freelancer een voltijdse baan voor jouw bedrijf begint, ze waarschijnlijk andere projecten en klanten moeten laten vallen. Dat zal hun financiën beïnvloeden, dus het aanbieden van een concurrerend jaarlijks salaris en een aantrekkelijk pakket aan voordelen is essentieel om hen aan boord te krijgen.

Freelancers zijn gewend aan vrijheid in hun werk en de overgang van freelance naar fulltime kan groot zijn. Het kan daarom een goed idee zijn om hen geleidelijk aan te laten wennen aan de voltijdse werknemersregeling met enige flexibiliteit, zoals thuiswerken, onbeperkt PTO en flexibele werktijden. Je bestaande voltijdse werknemers zullen deze flexibiliteit ook waarderen.

Top tip: Het hebben van een beleid voor het omzetten van freelancers kan onzekerheid onder je team verminderen bij het overwegen om talent voltijds aan te nemen. De gratis sjabloon van Deel voor het omzetten van freelancer naar werknemer is speciaal afgestemd op internationale teams met freelancers in meer dan één land.

4. Onderteken een arbeidscontract

Zodra de freelancer heeft ingestemd met de overgang naar een voltijdse baan bij het bedrijf, is de volgende stap het opstellen van een arbeidscontract. Terwijl een contractovereenkomst met een freelancer de reikwijdte van het werk beschrijft, vermeldt een arbeidscontract de vereiste functie-eisen en verantwoordelijkheden die bij de rol horen. Het moet ook informatie bevatten over het volgende:

• Werkuren en -schema
• Vergoeding en voordelen
• Beleid voor vrije tijd, ziektedagen en vakantie
• Duur van het dienstverband
• Beëindiging en ontslagvergoeding
• Vertrouwelijkheid en privacy

Let op: Het contract moet voldoen aan de lokale arbeidswetgeving als de nieuwe werknemer inwoner is van een ander land.

5. Verzamel werknemersinformatie

Waarschijnlijk heb je al enige informatie over je freelancers vanuit hun facturen. Echter, er zijn aanvullende belastingformulieren en andere documenten die ingevuld moeten worden bij indiensttreding.

Bijvoorbeeld, in de VS moeten werkgevers hun werknemers laten invullen en indienen van belastingformulieren W-4 en W-2.

Je moet mogelijk ook informatie verzamelen met betrekking tot werknemersvoordelen. Als je bijvoorbeeld kinderopvangondersteuning biedt, moet je weten hoeveel kinderen je nieuwe werknemer heeft. Als je studieleningen terugbetaalt, moet je weten hoeveel schuld ze hebben. Als je privézorgpakketten aanbiedt, moet je mogelijk weten hoeveel gezinsleden de werknemer heeft om te verzekeren.

Daarnaast vereisen sommige werkgevers dat alle werknemers een grondige achtergrondcontrole ondergaan om te bevestigen dat ze een schoon strafblad hebben.

6. Voeg de nieuwe werknemer toe aan de loonlijst

Het betalen van de factuur van je freelancer verschilt van het betalen van een salaris, omdat dit inhoudingen en aftrekposten van de loonbelasting met zich meebrengt.

De eerste taak is om de werknemersgegevens die je in de vorige stap hebt verzameld, toe te voegen aan je loonsoftware. Als de werknemer inwoner is van een ander land, moet je internationale loonadministratie opzetten om valutaomrekeningen, bankoverschrijvingskosten en wisselkoersen te verwerken.

Je HR-afdeling moet de werknemer ook inschrijven in eventuele voordeelprogramma's, afhankelijk van hun rechten.

7. Start met inwerken

Nu je freelancer officieel als werknemer tot het team is toegetreden, kan het passend zijn om hen voor te stellen aan andere teamleden en eventuele nieuwe dagelijkse verplichtingen uit te leggen. Bijvoorbeeld, ze moeten mogelijk specifieke vergaderingen bijwonen, klantentijd bijhouden, of hun Slack-status bijwerken als ze uit zijn voor de lunch.

Een oriëntatiegesprek is een effectieve manier om de nieuwe werknemer snel op de hoogte te brengen van je dagelijkse operaties en hen te integreren in het bedrijf.

Zet je freelancer om in een werknemer met Deel

Deel helpt bedrijven met het gestroomlijnde aannemen van voltijdse werknemers en freelancers en de eenvoudige omzetting tussen deze twee.

Onze alles-in-één oplossing biedt ook het volgende:

• Contracten die voldoen aan lokale arbeidswetten
• Wereldwijde payroll, inclusief meerdere betaalmethoden, lokale uitbetalingen en valuta's
• Verzameling van belastingformulieren en elektronische indiening
• Compliance documentatie om wereldwijd misclassificatierisico's te vermijden
•  

Wil je meer weten over de gemakkelijke manier om werknemers aan te nemen en te betalen? Boek vandaag nog een demo.