Como manter a conformidade global com o GDPR

A conformidade com o GDPR é crucial para que as equipes globais protejam dados pessoais e mantenham a confiança entre as partes interessadas e os clientes internacionais. Desde que o regulamento foi oficialmente aplicado em 2018, o seu cumprimento tornou-se obrigatório. O não cumprimento pode custar até 4% da receita anual mundial ou 20 milhões de euros (o valor que for maior) a uma empresa.

Mas o que é o GDPR, como funciona e o que as equipes globais precisam cumprir?

O GDPR, ou regulamento geral de proteção de dados, é um regulamento abrangente de privacidade e segurança de dados na União Europeia (UE). Ele se destina a proteger dados pessoais e fornecer controle sobre como as organizações coletam e processam informações. É aplicado a organizações na Europa e entidades estrangeiras que interagem com cidadãos da UE.

As empresas globais têm a obrigação legal de cumprir os seguintes requisitos principais:

• Tratamento lícito, justo e transparente de dados pessoais
• Limitação de finalidade, dados e armazenamento
• Fornecer direitos ao titular dos dados (como o direito de se opor, ser informado e restringir o processamento)
• Obter consentimento para uso além do propósito legítimo
• Manter um registro de violação de dados pessoais
• Defender a privacidade desde a concepção para proteger dados pessoais
• Realizar avaliações de impacto na proteção de dados (DPIA)
• Manter regras de transferência de dados dependendo da movimentação de dados
• Designar um responsável pela proteção de dados (DPO)
• Conscientizar e treinar funcionários que lidam com dados pessoais
• Manter registros de atividades de processamento

Os profissionais de RH e jurídicos que representam empresas globais muitas vezes enfrentam desafios ao navegar pela conformidade com o GDPR, como diferenças jurisdicionais, gestão de transferências transfronteiriças de dados, obtenção de consentimento explícito e garantia de medidas robustas de segurança de dados.

A Deel ajuda milhares de empresas a se expandirem globalmente com velocidade e flexibilidade, garantindo a conformidade com o GDPR e evitando erros dispendiosos de não conformidade.

Esteja ciente das diferenças jurisdicionais

As empresas globais trabalham com funcionários e clientes além-fronteiras, introduzindo o desafio de compreender diferentes jurisdições. Considere que surgiram mais de 100 versões de GDPR em jurisdições em todo o mundo, aumentando o desafio de conformidade, que ficou mais complexo e de alto custo para as empresas internacionais.

Implicações jurisdicionais para equipes globais

Quando os trabalhadores estão localizados em diversas jurisdições, as diferenças legais têm implicações para as equipas globais, como as seguintes:

• Diversas leis e regulamentos de proteção de dados
• Vários graus de requisitos rigorosos
• Riscos variados de transferência transfronteiriça
• Procedimentos e padrões de treinamento variados

Os riscos legais e reputacionais do não cumprimento exigem atenção especial. A preocupação mais imediata neste âmbito são as multas pesadas, que podem atingir 20 milhões de euros dependendo da gravidade da falha. Mesmo infrações menores podem custar até 10 milhões de euros quando violam artigos que regem controladores e processadores, organismos de certificação e organismos de monitorização.

Investigações e auditorias regulares podem ser iniciadas por vários meios, incluindo autoridades de proteção de dados, autoridades de supervisão, indivíduos e autorrelatos. Por exemplo, os indivíduos afetados podem tomar medidas legais na esperança de obter compensação por violações de privacidade, o que custa dinheiro à empresa, ao mesmo tempo que introduz o risco de danos à reputação, uma vez que notícias de violações do GDPR desgastam a confiança entre clientes, parceiros e o público.

Gerencie efetivamente a transferência de dados entre fronteiras

O GDPR impõe restrições estritas à transferência de dados pessoais para fora da UE, exigindo consideração e conformidade cuidadosas. As organizações devem empregar mecanismos legais específicos e garantir a proteção de dados pessoais ao conduzir negócios internacionais ou contratar internacionalmente.

Mecanismos legais para transferência de dados pessoais

As empresas têm opções de mecanismos legais disponíveis para facilitar a transferência de dados pessoais em conformidade com o GDPR para fora da UE, como os seguintes:

• Cláusulas contratuais padrão (SCCs): emitidas pela Comissão Europeia, as SCCs podem ser incorporadas em acordos de processamento de dados, fornecendo uma estrutura jurídica para exportadores e importadores de dados
• Regras corporativas vinculativas (BCRs): políticas internas de proteção de dados, procedimentos e regras do GDPR que orientam as organizações multinacionais a regerem as transferências legais dentro do grupo corporativo
• Derrogações ou exceções: permite transferências de dados sem salvaguardas adicionais em determinadas circunstâncias, como a obtenção de consentimento explícito dos titulares dos dados
• Códigos de conduta e mecanismos de certificação: Alinhe-se com os princípios do GDPR que servem como salvaguardas adicionais ao transferir dados.

A escolha do mecanismo legal depende das circunstâncias específicas da transferência de dados e dos países envolvidos, pelo que as organizações devem avaliar cuidadosamente as suas necessidades de transferência de dados e consultar peritos jurídicos para determinar a melhor opção.

Riscos legais da transferência de dados

A transferência de dados pessoais para fora da UE sem uma razão legal válida expõe a organização a riscos jurídicos significativos. Por exemplo, pesadas multas do GDPR impostas pelas autoridades de proteção de dados podem prejudicar financeiramente a empresa. Existe também o risco de os indivíduos afetados tomarem medidas legais contra a empresa, buscando compensação financeira por violações de privacidade ou danos incorridos por transferências não autorizadas de dados.

As autoridades de proteção de dados têm a capacidade de investigar e fazer cumprir o GDPR. Uma investigação pode causar danos à reputação, sanções regulatórias e perda de confiança de clientes, parceiros e do público.

Mantenha medidas de segurança robustas

O GDPR se esforça para proteger os dados pessoais contra acesso, uso, divulgação, alteração ou destruição não autorizados. Medidas de segurança robustas e estratégias proativas de proteção de dados são exigidas pelas organizações para se alinharem a este requisito.

Medidas de segurança para conformidade com o GDPR

As medidas de segurança devem ser implementadas de forma abrangente e em conjunto entre si para criar uma defesa forte contra violações de dados e manter a privacidade de acordo com as leis de dados na Europa (e não só).

As medidas de segurança comuns para proteger dados pessoais incluem:

• Criptografia: conversão de dados pessoais em um formato ilegível usando algoritmos criptográficos
• Mecanismos de controle de acesso: garantem que apenas indivíduos ou sistemas autorizados possam acessar dados pessoais, como nomes de usuário e senhas, autenticação multifator (MFA) e biometria
• Backup e recuperação de dados: protege dados pessoais contra perda por apagamento acidental, falhas de hardware e ataques cibernéticos devido a falhas na segurança cibernética
• Sistemas de detecção e prevenção de intrusões (IDPS): monitoram o tráfego de rede e os sistemas em busca de atividades suspeitas ou maliciosas
• Gerenciamento de patches de segurança: garantem que a segurança do software, dos sistemas operacionais e dos aplicativos esteja atualizada para mitigar os riscos de exploração
• Mascaramento e anonimato de dados: disfarça informações confidenciais para permitir o uso de dados para fins não confidenciais e, ao mesmo tempo, proteger a confidencialidade

Riscos legais e de reputação de segurança

A não implementação de medidas de segurança adequadas pode ter repercussões tanto para a empresa quanto para o indivíduo.

Por exemplo, as violações de dados devido a salvaguardas inadequadas podem expor informações pessoais sensíveis sobre um indivíduo e levar a perdas ou danos financeiros. As empresas podem receber sanções regulamentares que afetem a saúde financeira da organização e receber um registo público de incumprimento, manchando a reputação da empresa.

Os danos à reputação decorrentes de violações de dados também desgastam a confiança entre clientes, parceiros e o público, levando potencialmente à perda de negócios, à diminuição da confiança dos acionistas e a danos duradouros à marca de uma organização.

A solução da Deel para conformidade com GDPR

A expansão de uma empresa global exige precisão em relação aos requisitos legais e à conformidade com o GDPR. Navegar pelas diferenças jurisdicionais, gerir transferências de dados transfronteiriças e implementar medidas de segurança fiáveis ​​são detalhes que as equipes globais devem priorizar.

Como processadora de dados terceirizada global, a Deel opera pelo exemplo e cumpre os requisitos do GDPR. Por exemplo, a Deel cumpre as obrigações dos controladores e processadores de dados, conforme descrito nos adendos de processamento de dados, e implementa o processamento transparente de acordo com as obrigações de transparência do GDPR, para que quaisquer dados que você processe através da Deel sejam mantidos de acordo com os mesmos padrões robustos.

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