Een gids voor de geheimhoudingsovereenkomst (NDA) voor een freelancer

Ja, je kunt niet alleen je freelancers een NDA laten ondertekenen, maar het wordt ook aanbevolen. De NDA zou een regulier onderdeel moeten zijn van je overeenkomsten met freelancers, elke keer als het project vereist dat er met gevoelige informatie wordt gewerkt.

Hoewel het niet vereist is voor de wet, neemt een groot percentage van de bedrijven deze overeenkomst op in hun contracten met freelancers, vooral als ze op afstand inhuren. Ze hebben een freelance overeenkomst met geheimhouding eigenlijk een regulier onderdeel gemaakt van hun beleid voor werken op afstand.

Deze overeenkomst is niet alleen bedoeld voor je voltijdse werknemers, en het is in je eigen belang om je intellectueel eigendom en andere bedrijfsgeheimen te beschermen voordat je iets ervan deelt met de freelancer. Op dezelfde manier waarop je je werkrelatie met de freelancer hebt gedefinieerd door de projectvoorwaarden, duur en andere specifieke zaken schriftelijk vast te leggen, moet je ervoor zorgen dat je dit ook doet met je vertrouwelijke informatie.

Veel mensen verwarren NDAs met non-concurrentieovereenkomsten. Een non-concurrentieovereenkomst is een document dat een werknemer of freelancer verhindert om voor een concurrent te werken tijdens of na hun contract met de huidige werkgever.

Een standaard NDA kan (maar bevat niet altijd) een clausule over concurrentie bevatten.

Echter, als het gaat om freelancers, zijn non-concurrentieovereenkomsten geen gangbare praktijk. Freelancers werken doorgaans met meerdere klanten, dus het toevoegen van een non-concurrentieclausule aan hun contract zou beperken met wie ze kunnen werken en direct hun verdienpotentieel beïnvloeden.

Californië weigert bijvoorbeeld zelfs deze overeenkomsten af te dwingen.

We hebben al gezegd dat deze overeenkomst verbiedt dat een freelancer vertrouwelijke informatie zonder jouw voorafgaande schriftelijke toestemming met derden deelt.

Naast het beschermen van je knowhow en andere handelsgeheimen, biedt dit contract ook:

• Een garantie dat jij alle intellectuele eigendom (d.w.z. het resultaat van het werk van de freelancer) bezit dat de freelancer creëert
• Eisen dat de freelancer je op de hoogte stelt van potentiële belangenconflicten voordat je je zakelijke relatie begint
• De mogelijkheid om een potentieel conflict tussen jouw bedrijf en je freelancer op te lossen door een arbitrageproces in te dienen in plaats van een rechtszaak

Een freelancer mag geen bevoorrechte informatie met een derde partij delen, of het nu per ongeluk of opzettelijk is. Als de freelancer de overeenkomst schendt en je komt erachter dat er zonder toestemming vertrouwelijke informatie is gedeeld, heb je het recht om:

• Je contract met hen onmiddellijk te beëindigen
• Hen aan te klagen voor financiële schade

Om dit echter af te dwingen, moet je ervoor zorgen dat al je freelancers dezelfde overeenkomst hebben ondertekend, want anders kun je de rechtszaak mogelijk niet winnen vanwege inconsistentie.

Als je nog nooit eerder een NDA hebt opgesteld, vraag je je misschien af wat deze overeenkomst moet bevatten. We zullen je door enkele essentiële elementen van de geheimhoudingsovereenkomst leiden, maar houd er rekening mee dat je deze mag aanpassen om aan de behoeften van je bedrijf te voldoen.

Hier is een ruwe schets van een freelance NDA:

1. Vermeld de namen van de betrokken partijen (de naam van jouw bedrijf en de naam van de freelancer). Als je freelancers van plan zijn om andere freelancers in te huren, is het de plicht van de freelancer om je hiervan op de hoogte te stellen en je hun namen te verstrekken, zodat ze kunnen worden opgenomen in de NDA
2. Beschrijf zo nauwkeurig mogelijk de vertrouwelijke informatie die niet met derden mag worden besproken
3. Beschrijf de verplichtingen van de betrokken partijen waaraan zij volgens de overeenkomst moeten voldoen
4. Voeg eventuele uitzonderingen op de NDA toe, indien van toepassing
5. Bepaal de voorwaarden van deze overeenkomst, zoals de periode waarin de freelancer geen bevoorrechte informatie mag onthullen
6. Bepaal welke gevolgen de schending van de overeenkomst kan hebben en hoe deze zullen worden afgedwongen

De meeste werkgevers hebben moeite met het beschrijven van de vertrouwelijke informatie die in het contract moet worden opgenomen. Denk na over welke bedrijfsgeheimen je moet delen met de freelancer om hun werk uit te voeren.

Hier zijn een paar voorbeelden:

• Financiële informatie
• Bedrijfsprojecties
• Klantenlijsten
• Handelsgeheimen
• Operaties en processen
• Marketingplannen
• Bedrijfsinitiatieven
• Onderzoeksgegevens
• Broncode
• Payroll- en personeelsgegevens

Dit zijn allemaal soorten vertrouwelijke informatie die een freelancer mogelijk geheim moet houden tijdens en na het werken met jou. Het delen van dergelijke informatie met een ander bedrijf kan je concurrentievoordeel schaden of leiden tot diefstal van intellectueel eigendom.

Als je een meer gedetailleerde handleiding nodig hebt voor het schrijven van de gehele overeenkomst, vind je die in deze sectie.

Stap 1: Vermeld de naam van de betrokken partijen en voeg hun contactinformatie toe, evenals de ingangsdatum van de overeenkomst.

Stap 2: Merk op dat gedurende het contract jouw bedrijfsnaam wordt vermeld als "Klant" en de naam van de freelancer als "Contractant".

Stap 3: Definieer in artikel één de vertrouwelijke informatie die je freelancer geheim moet houden en moet teruggeven na afloop van het project. Bijvoorbeeld, de knowhow van het bedrijf kan zowel schriftelijk als mondeling, als elektronisch aan de freelancer worden gedemonstreerd, dus dergelijke vertrouwelijke informatie moet ook in de overeenkomst worden opgenomen.

Stap 4: Definieer in welke vormen de freelancer de bevoorrechte informatie waar zij toegang toe hebben, niet mag onthullen.

Stap 5: Bepaal de periode van vertrouwelijkheid en niet-gebruik. Deze periode begint doorgaans op de ingangsdatum van het contract en eindigt een tijdje nadat je werk met de freelancer is afgelopen.

Stap 6: Vermeld eventuele uitzonderingen op het contract - situaties waarin de freelancer toestemming heeft om vertrouwelijke informatie te bespreken of soorten informatie waarop de overeenkomst niet van toepassing is.

Stap 7: Voeg een clausule toe over openbaringen die wettelijk vereist zijn. In het geval dat de rechtbank bijvoorbeeld vereist dat de freelancer vertrouwelijke informatie deelt, moeten zij de klant tijdig informeren, zodat de klant op tijd kan reageren met een vrijstelling of door een beschermingsbevel te zoeken.

Stap 8: Onthul het eigendom van de vertrouwelijke informatie en verklaar dat de freelancer verplicht is om alle gebruikte gegevens na afloop van het project terug te geven - zij mogen deze niet behouden of vermenigvuldigen.

Stap 9: Voeg de clausule voor voorlopige voorzieningen toe, waarin staat dat de freelancer zich volledig bewust is van de onherstelbare schade die verspreiding van de vertrouwelijke informatie van de klant aan het bedrijf kan veroorzaken, en dat zij accepteren dat de klant recht heeft op een voorlopige voorziening in geval van schending van de overeenkomst.

Stap 10: Voeg de non-sollicitatieclausule toe, die je klanten beschermt tegen benadering en "diefstal" door je freelancer nadat je overeenkomst is afgelopen.

Stap 11: Dek schadeloosstelling - hier moet je de gevolgen van een schending van de overeenkomst beschrijven.

Stap 12: Voeg de sectie toepasselijk recht toe om te definiëren onder welk recht de overeenkomst is opgesteld.

Stap 13: Voeg de clausule van de gehele overeenkomst toe, die stelt dat de NDA het volledige begrip tussen de freelancer en de klant bevat.

Stap 14: Vergeet ten slotte de clausule van scheidbaarheid niet, die de geldigheid van de overeenkomst beschermt, zelfs als een deel of sectie ervan op enigerlei wijze ongeldig of illegaal wordt geacht.

Beter voorkomen dan genezen

Een goed geschreven NDA is een belangrijk hulpmiddel voor je bedrijf omdat het je in staat stelt om met vertrouwen freelancers in te huren. Dit contract beschermt je tegen mogelijke schade en geeft je meer controle over hoe je freelancers omgaan met de gegevens die je met hen moet delen voor projectbehoeften.

Er zijn veel sjabloon-NDAs op het web die je kunt raadplegen - wij hebben er zelf ook een. Maar als je geen juridisch expert bent, is het het beste om een professional te laten helpen bij het opstellen van een NDA die is aangepast aan jouw bedrijf.

Beheer freelance NDAs met Deel

Je kunt NDAs van begin tot eind beheren op Deel. Genereer een standaard geheimhoudingsovereenkomst (of upload je eigen), laat deze ondertekenen en bewaar deze samen met al je andere vereiste nalevingsdocumenten in Deel, en dat gratis. Boek een demo om het in actie te zien.

Disclaimer: Dit artikel is bedoeld voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als juridisch advies. Raadpleeg een juridisch expert voor contractadvies.