Cerca de 90% de todos os contribuintes nos EUA pagam um profissional para fazer seus impostos porque formulários, regras e prazos são esmagadores.
Os empresários têm de lidar com o mesmo sistema complexo. Os empregadores dos EUA devem dar formulários fiscais a cada um de seus trabalhadores, independentemente do status do trabalhador. Dependendo se eles são prestadores de serviço independentes ou funcionários, esses trabalhadores devem preencher e arquivar diferentes formulários fiscais para a Receita Federal dos EUA (IRS).
Neste artigo, explicaremos a diferença entre os formulários de impostos W-2 e 1099 para que você saiba qual deles deve ser emitido para seus funcionários.
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W-2 |
1099 |
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Emitido para funcionários |
Emitido para prestadores de serviços |
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Seis vias |
Duas vias |
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Formulário universal para todos os tipos de remuneração de funcionários |
1099-NEC para remuneração de não empregados e 1099-MISC para remuneração de diversos |
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Arquivado no SSA e no IRS |
Arquivado apenas com o IRS |
Formulário W-2: o que é e quem recebe um?
Todos os funcionários da sua empresa recebem um W-2, ou o formulário de Declaração de Salário e Imposto. Este formulário é a razão pela qual os funcionários em tempo integral às vezes são chamados de funcionários W-2.
O que é o Formulário W-2?
O Formulário W-2 é um formulário de imposto de renda que os empregadores usam para relatar a retenção de renda e imposto de renda de um funcionário em tempo integral de seu salário no ano anterior.
O empregador preenche este formulário para cada funcionário. Os funcionários, em seguida, apresentar o seu W-2 ao IRS como parte de sua declaração de imposto para receber quaisquer reembolsos de impostos a que possam ter direito.
Quem recebe o formulário W-2?
Apenas funcionários em tempo integral de uma empresa recebem o formulário de imposto W-2. Esses funcionários estão na folha de pagamento da empresa: recebem recibos de pagamento de forma consistente e não precisam enviar faturas aos empregadores para receber o pagamento.
Os funcionários podem ver seu salário bruto e salário líquido nesses canhotos de pagamento. O salário bruto envolve os benefícios obrigatórios e os impostos que os empregadores pagam por seus funcionários em tempo integral, enquanto o salário líquido refere-se à quantidade de dinheiro que um funcionário leva para casa.
Formulário 1099: o que é e quem recebe um?
O Formulário 1099 é um formulário de imposto usado para relatar a renda de prestadores de serviços independentes ao longo de um ano. Existem vários tipos de 1099s, dependendo do tipo de pagamentos que os prestadores de serviço recebem. Os 1099s mais comuns são 1099-NEC e 1099-MISC.
Os prestadores de serviço são muitas vezes chamados de funcionários 1099, mas este termo não está correto, uma vez que os prestadores de serviço não são tecnicamente funcionários. No entanto, os prestadores de serviço têm esse apelido por causa do formulário de imposto que preenchem, Formulário 1099.
O que é o Formulário 1099-NEC?
O Formulário 1099-NEC é um formulário de imposto de renda para prestadores de serviços introduzido em 2020. Relata a remuneração de não funcionários: a renda gerada por prestadores de serviço independentes, freelancers e proprietários individuais que trabalham com clientes.
Antes de 2020, as empresas relatavam essa receita em uma caixa no Formulário 1099-MISC. Mas o IRS reintroduziu o 1099-NEC para agilizar o processo de relato.
O que é o Formulário 1099-MISC?
O Formulário 1099-MISC relata receitas diversas geradas por prestadores de serviço independentes, freelancers e proprietários individuais. Esta renda inclui, por exemplo, royalties, aluguel, pagamentos a um advogado, prêmios, etc.
Quem recebe o Formulário 1099?
Todos os trabalhadores que não são funcionários que recebem pelo menos USD$ 600 por ano de uma empresa cliente recebem o Formulário 1099. Um prestador de serviço pode receber vários 1099s se trabalhar com vários clientes.
Às vezes, um funcionário também pode receber o Formulário 1099, geralmente se ele começou como prestador de serviço, mas se tornou funcionário em tempo integral. Nesse caso, o empregador deve enviar os formulários fiscais 1099 e W-2.
Qual é a diferença entre prestadores de serviço 1099 e funcionários W-2?
Vamos ir mais a fundo para entender as pequenas diferenças entre esses dois tipos de funcionários.
O que é um funcionário W-2?
Um funcionário W-2, conhecido como um funcionário em tempo integral, é uma pessoa contratada por uma empresa sob um contrato de trabalho padrão. Este contrato geralmente oferece um salário, benefícios obrigatórios para funcionários, retenção de imposto de renda, proteções como salário mínimo e remuneração dos trabalhadores e outras vantagens e benefícios.
Ao contrário dos prestadores de serviços independentes, os funcionários W-2 devem cumprir as regras da empresa, os códigos de conduta, as horas de trabalho e os horários de férias. O empregador gerencia a carga de trabalho de um funcionário em tempo integral e fornece treinamento, ferramentas e equipamentos para o funcionário desempenhar seu trabalho.
O que é um prestador de serviço 1099?
Um prestador de serviço 1099 é um trabalhador independente e autônomo que vende seus serviços para empresas clientes como um não funcionários. Os prestadores de serviço têm um elevado grau de controle sobre o seu trabalho, estabelecendo o seu próprio horário e utilizando o seu próprio equipamento. Em troca, os prestadores de serviço independentes não recebem benefícios como os de funcionários.
As empresas geralmente contratam prestadores de serviço independentes para projetos específicos e por um tempo limitado e curto. Mas as empresas também podem contratar prestadores de serviços independentes para projetos estendidos, como web design ou publicidade, dependendo das necessidades do negócio.
O aspecto mais importante da contratação de trabalhadores 1099 são os impostos. Os prestadores de serviços independentes pagam seus próprios impostos e fornecem seus próprios benefícios, como plano de saúde. Você essencialmente paga o trabalhador pelos seus serviços. Todas as outras despesas comerciais, como equipamentos e licenças, são de responsabilidade do trabalhador.
Quer contratar um prestador de serviço independente? Consulte o nosso guia de contrato de prestadores de serviço independentes para saber como criar um contrato inviolável. Ou consulte o nosso guia sobre como contratar prestadores de serviço estrangeiros para saber como contratar ajuda no exterior.
Como determinar se um trabalhador é um funcionário ou um prestador de serviço independente
O IRS oferece orientação sobre alguns fatores que ajudam a determinar se um trabalhador é um prestador de serviço independente ou um funcionário W-2. Estes fatores são os seguintes:
Controle Comportamental
A empresa controla como o trabalhador faz o seu trabalho? Em caso afirmativo, o trabalhador é provavelmente considerado um funcionário W-2. Se a empresa apenas controla o resultado do trabalho, o trabalhador é provavelmente um prestador de serviço independente.
Controle financeiro
A empresa reembolsa as despesas ao trabalhador? A empresa influencia a estabilidade financeira geral dos negócios do trabalhador? A empresa fornece ferramentas e equipamentos para o trabalhador? Se a resposta a essas perguntas for não, o trabalhador provavelmente é um prestador de serviço independente. Se a resposta for sim, o trabalhador pode ser considerado um funcionário W-2.
Tipo de relacionamento
O trabalhador recebe benefícios típicos de funcionários, como dias de folga, plano de aposentadoria e seguro de saúde? A função de um trabalhador é um aspecto vital do negócio do pagador? A relação é de longo prazo ou termina quando o trabalho termina? Se os benefícios são cobertos pelo empregador e a relação está em andamento, o trabalhador é provavelmente um funcionário W-2.
Se ainda não tiver certeza sobre um caso específico de classificação de trabalhadores, você pode obter uma determinação final do IRS preenchendo o Formulário SS-8
Leia mais sobre a classificação incorreta dos funcionários e as penalidades legais e financeiras que podem ocorrer.
Impostos 1099 vs. W-2: quais impostos os funcionários e prestadores de serviçospagam?
Uma das principais diferenças entre prestadores de serviço 1099 e funcionários W-2 é que os prestadores de serviço pagam impostos de autônomos e não desfrutam dos benefícios dos funcionários que os trabalhadores do W-2 recebem.
Impostos W-2 impostos sobre a folha de pagamento
Os impostos sobre a folha de pagamento referem-se aos impostos retidos do salário de um funcionário como parte da retenção do imposto de renda. Esses pagamentos de imposto de renda federal e estadual financiam serviços governamentais como seguro-desemprego.
Os impostos sobre a folha de pagamento incluem:
- Impostos FICA (Assistência médica e Previdência Social): Empregadores e funcionários pagam 6,2% do salário do funcionário para impostos de previdência social e 1,45% para impostos de assistência médica
- FUTA (Imposto Federal sobre o Desemprego): Os empregadores pagam 0,6% dos primeiros USD $ 7.000 que pagam a um funcionário (a taxa é de 6%, mas a maioria dos empregadores é elegível para crédito de imposto se pagar esse imposto a tempo)
- SUTA (Imposto Estadual sobre o Desemprego): Os empregadores pagam impostos SUTA (às vezes chamados SUI) a taxas diferentes em diferentes estados
Imposto 1099 sobre trabalho autônomo
Os impostos sobre o trabalho autônomo referem-se aos impostos que os prestadores de serviços independentes e freelancers pagam por conta própria. A taxa é a mesma: 15,3% no total (12,4% para previdência social e 2,9% para assistência médica).
No entanto, trabalhadores 1099 podem deduzir a parte equivalente ao empregador de seus impostos de trabalho autônomo, pois a Receita Federal considera uma despesa comercial. Apenas 92,35% do rendimento líquido de um prestador de serviço está sujeito a impostos sobre o trabalho por conta própria.
Indivíduos autônomos também precisam pagar impostos estimados trimestrais se ganharem mais de USD $ 1.000 por ano por meio de trabalho autônomo, com base em quanto ganham ao longo do ano. As datas de vencimento desses impostos são em janeiro, abril, junho e setembro.
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Formulário W-2 vs. 1099: comparação de documentos fiscais
Empregadores e trabalhadores preenchem e arquivam os formulários W-2 e 1099 de diferentes maneiras.
Que informações e cópias o W-2 requer?
O formulário W-2 tem seis cópias:
- Cópia A: empregador envia para a Administração da Previdência Social, ou SSA
- Cópia B: o funcionário submete à Receita Federal para fins de declaração de imposto de renda
- Cópia C: empregado mantem nos seus registros
- Cópia D: O empregador mantém nos seus registos
- Cópia 1: o empregador arquiva com as autoridades fiscais, se solicitado
- Cópia 2: funcionários submetem às autoridades fiscais, se solicitado
O formulário W-2 inclui as informações de identificação do empregador e do funcionário, como o número de previdência social do funcionário ou o número de identificação do contribuinte (TIN) e o número de identificação do empregador (EIN). Também inclui informações pessoais do funcionário, bem como informações de renda, como salários tributáveis, gorjetas, bônus, impostos retidos dos salários do funcionário e informações de dependentes e de dedução.
Que informações e cópias o 1099 requer?
O formulário 1099 tem duas cópias: A e B.
- Cópia A: empregador submete ao IRS
- Cópia B: prestador de serviço mantém nos seus registros
O formulário 1099 contém as informações pessoais e o NIF da contratada, bem como o número de identificação da empresa (EIN). Ele relata o valor do dinheiro ganho como remuneração de não funcionários e retenções de impostos estaduais de renda federal no caso de retenção na fonte, o que é uma exceção rara. Lembre-se de que as empresas clientes não retêm impostos de prestadores de serviços independentes.
Quando são devidos os impostos 1099 e W-2?
Os prazos para entrega dos impostos variam todos os anos. Em 2022, o prazo para apresentar os seus impostos é 18 de abril. O empregador teve que enviar aos seus trabalhadores todos os formulários fiscais necessários até 31 de janeiro.
Onde submeter cada formulário?
Cada tipo de trabalhador pode beneficiar a sua empresa de uma forma diferente.
Contrate funcionários W-2 quando...
- Você quer maior controle e supervisão sobre os seus funcionários
- Você quer direitos de propriedade claros sobre o trabalho do funcionário
- Quer que os seus funcionários trabalhem exclusivamente para a sua empresa
- Você quer que os seus funcionários trabalhem com os seus equipamentos e ferramentas de escolha
- Você não quer se preocupar com riscos de classificação incorreta
- Você quer atrair talentos oferecendo um excelente pacote de benefícios para funcionários
Contrate prestadores de serviço 1099 quando...
- Você quer dar a um potencial contratado um período experimental
- Você precisa contratar alguém para trabalhar em um projeto específico por um período limitado de tempo
- Você tem um aumento repentino na carga de trabalho, mas não pode contratar um funcionário em tempo integral
- Sua empresa é uma indústria com alta rotatividade de funcionários
- Você só precisa de uma consulta especializada única sobre um aspecto do seu negócio
- Você quer contratar trabalhadores estrangeiros sem criar uma entidade local ou contratar através de uma EOR
Perguntas frequentes sobre 1099 vs. W-2
Os prestadores de serviço recebem reembolsos de impostos?
Sim, trabalhadores 1099 recebem restituições de impostos. Existem várias deduções para as quais os contratados independentes podem ser elegíveis, como despesas de home office, despesas de carro e viagem, licenças comerciais e muito mais.
1099 vs. W-2: qual é melhor para os funcionários?
Não há uma resposta objetiva para essa pergunta. Alguns funcionários preferem a segurança no emprego em vez de perseguir clientes, enquanto outros valorizam a flexibilidade e a independência. A sua escolha depende da forma como avalia a sua situação e prioridades atuais.
Trabalhadores 1099 pagam mais impostos?
Não há regra geral sobre se os prestadores de serviços pagarem impostos mais altos. Pode parecer que sim, dado que eles não têm empregadores que cobram uma parte dos impostos FICA, mas seu imposto total devido pode diminuir após as deduções.
Como você muda os funcionários de 1099 para W-2?
Para converter seu prestador de serviço independente em um funcionário, siga estas etapas:
- Proponha um novo acordo comercial ao seu prestador de serviço
- Escolha como irá contratá-los se não forem residentes do seu país
- Prepare nova documentação fiscal
- Crie um novo contrato e peça ao seu novo funcionário que o assine
- Adicione o funcionário à sua folha de pagamento
- Faça o onboarding do seu novo funcionário e dê-lhe as boas-vindas à equipe
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Coletar documentação fiscal, calcular os impostos e preencher formulários fiscais para sua força de trabalho internacional pode ser complicado, mas não deve ser um obstáculo na contratação de funcionários e prestadores de serviços independentes de outros países. Embora possa ser esmagador descobrir os melhores processos para pagar salários internacionais, há uma solução para você. Deel.
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