Com a pandemia de coronavírus e a transformação de diversos ambientes, dos corporativos aos estudantis, o termo comunicação assíncrona passou a fazer parte da rotina de muita gente de uma hora para outra.
Para quem ainda não entendeu muito bem, a comunicação assíncrona é um método de troca de mensagens onde não se espera uma resposta imediata. Ou seja, ao contrário da comunicação síncrona, onde a interação acontece em tempo real, como em uma conversa telefônica, a comunicação assíncrona permite que os indivíduos respondam quando for mais conveniente para eles, como por meio de e-mails ou mensagens em fóruns online.
Como utilizar a comunicação assíncrona em um ambiente corporativo?
Aquilo que começou como uma obrigação com a maior incidência do trabalho remoto, hoje pode trazer diversos benefícios. A comunicação assíncrona oferece várias vantagens para equipes de trabalho, incluindo maior flexibilidade e a possibilidade de os membros da equipe trabalharem nos horários que sejam mais produtivos para cada um eles. Isso é especialmente útil em equipes distribuídas globalmente, onde os fusos horários variam. A comunicação assíncrona também permite um tempo de reflexão mais profundo, o que pode levar a respostas mais consideradas e a uma melhor qualidade no trabalho.
A eficácia da comunicação assíncrona pode ser medida através de indicadores como o tempo médio de resposta, a clareza das mensagens e a satisfação da equipe com os processos de comunicação como um todo. Para melhorar, é possível analisar periodicamente esses indicadores e coletar feedbacks da equipe. Além disso, a revisão e a atualização das ferramentas utilizadas e a promoção de treinamentos focados em comunicação podem ajudar a aprimorar as práticas assíncronas.
Neste âmbito, é importante saber que existem várias ferramentas projetadas para facilitar a comunicação assíncrona no ambiente de trabalho, incluindo sistemas de gerenciamento de projetos como Asana e Trello; plataformas de comunicação como Slack e Microsoft Teams; e softwares de compartilhamento de documentos como Google Docs e Dropbox Paper. Essas ferramentas ajudam a organizar conversas, arquivar comunicações importantes e colaborar em documentos sem a necessidade de interações em tempo real.
Quais são as melhores práticas para implementar a comunicação assíncrona?
Para implementar efetivamente a comunicação assíncrona, é importante estabelecer normas claras sobre a expectativa de tempo de resposta e criar uma cultura que valorize a qualidade da comunicação sobre a velocidade. Ferramentas adequadas devem ser utilizadas para facilitar a comunicação assíncrona, como plataformas de gerenciamento de projetos e sistemas de mensagens que permitem o rastreamento de conversas e a colaboração em documentos. A capacitação da equipe em boas práticas de comunicação escrita também é fundamental.
Qual é o papel da comunicação assíncrona na contratação global e no trabalho remoto?
Na contratação global, a comunicação assíncrona é essencial para superar as barreiras dos diferentes fusos horários e facilitar um processo de recrutamento inclusivo e eficiente. Ela permite que candidatos de várias partes do mundo participem de entrevistas e testes no seu próprio tempo, além de garantir que a comunicação entre recrutadores e candidatos seja documentada e possa ser revisada por várias partes interessadas antes de tomar decisões.
Já o trabalho remoto muitas vezes depende fortemente da comunicação assíncrona, pois os colaboradores podem estar trabalhando em horários diferentes ou serem interrompidos por outras obrigações. A comunicação assíncrona permite que os funcionários remotos gerenciem melhor o seu tempo, priorizem tarefas e mantenham a produtividade sem a necessidade de estarem constantemente online ou disponíveis para reuniões e chamadas em tempo real.
E também há o caso das equipes híbridas, onde alguns membros trabalham remotamente e outros no escritório. Quando é assim, a comunicação assíncrona pode ser integrada estabelecendo práticas padrão que todos sigam, independentemente da localização. Isso inclui o uso comum de ferramentas digitais para compartilhar atualizações e informações, além da criação de um repositório centralizado de conhecimento acessível a todos os membros da equipe.
Quais são os desafios e benefícios da comunicação assíncrona?
Os desafios da comunicação assíncrona incluem a possibilidade de mal-entendidos devido à falta de pistas não verbais, atrasos na tomada de decisão devido à espera por respostas e a sensação de isolamento que alguns trabalhadores podem sentir. Para mitigar esses desafios, é importante promover uma comunicação clara e eficaz, estabelecer prazos realistas para as respostas e combinar a comunicação assíncrona com interações síncronas regulares.
Outro desafio pode ser gerenciar expectativas em projetos com prazos apertados. Neste caso, é crucial estabelecer prazos claros para respostas e assegurar que todos na equipe entendam a urgência do projeto. Deve-se priorizar a comunicação assíncrona para atualizações e discussões não urgentes, enquanto se reserva a comunicação síncrona para questões críticas que requerem resolução imediata. A transparência e a comunicação constante são essenciais para manter todos alinhados com os objetivos e prazos do projeto.
Trabalhar esses desafios pode ter bons resultados, já que a comunicação assíncrona pode ter um impacto significativo na cultura da empresa, promovendo uma atmosfera de trabalho mais flexível e focada em resultados. Ela pode reduzir o estresse associado à necessidade de respostas imediatas e fomentar uma cultura de confiança, onde os colaboradores são valorizados pela qualidade de seu trabalho e não pela sua disponibilidade imediata.
A comunicação assíncrona ainda pode melhorar a inclusão e a diversidade da empresa ao permitir que pessoas com diferentes estilos de trabalho e responsabilidades pessoais participem igualmente nas interações da equipe. Ela oferece flexibilidade para que colaboradores com deficiências, responsabilidades de cuidado ou que estejam em diferentes fusos horários possam contribuir de acordo com suas próprias condições.
Existem questões legais ou de conformidade associadas à comunicação assíncrona?
Questões legais ou de conformidade podem surgir quando relacionadas à privacidade, segurança de dados e retenção de registros na comunicação assíncrona. As empresas devem garantir que as ferramentas utilizadas estejam em conformidade com as regulamentações pertinentes, como o GDPR na União Europeia, e que as políticas de privacidade e segurança de dados sejam rigorosamente seguidas para proteger as informações trocadas.
Agora que você compreendeu a possibilidades e desafios da comunicação assíncrona, uma nova preocupação pode ser como realizar o onboarding de um funcionário assíncrono. Por isso, conte com o Guia para o onboarding de um profissional assíncrono da Deel, com as melhores dicas e um checklist que te ajuda em todo o processo.
