A melhor forma de contornar todos estes desafios é criando processos eficientes de comunicação e que levem em consideração não apenas as ordens que devem ser dadas, mas a clareza e a assertividade com que as informações são transmitidas. Existe uma série de princípios básicos que a empresa deve adotar para melhorar a conexão com os funcionários, e a maioria deles passa pela transparência.
Adote processos claros
Os líderes devem informar a equipe em quais horários estão disponíveis para serem acionados pelos colaboradores. Também é fundamental explicar como as atualizações devem ser realizadas É de forma diária, semanal ou mensal? Com que frequência são concedidos os feedbacks? Quais são as orientações que devem ser seguidas para realizar o contato com os diretores da companhia?
Utilize ferramentas de comunicação específicas
Evite usar o Whatsapp ou outros canais pessoais de comunicação para resolver demandas relacionadas ao trabalho. É essencial que a empresa adote ferramentas como o Skype, Slack ou Zoom para centralizar as trocas entre o time e com os clientes. Essas tecnologias devem substituir os chats e serem liberados para as trocas de mensagens em tempo real.
Seja gentil, mas seja direto
Sempre que possível, opte por comunicar mais do que menos. Seja por e-mail ou mesmo uma mensagem instantânea, deixe claro qual é, exatamente, a demanda e o que se espera do colaborador. Esforce-se para incluir o máximo possível de informações para diminuir a chance de gerar suposições erradas. Apesar disso, busque ser direto e apresentar as informações com clareza, sem enrolação.
Profissionalismo é diferente de formalidade
Por não virem acompanhadas das expressões físicas ou mesmo de um rosto, as comunicações realizadas no meio digital muitas vezes ganham um aspecto muito mais formal do que o esperado. Não é raro ver colaboradores chateados ou assustados com uma mensagem que não tinha o objetivo de ser dura ou algo do tipo. Por isso, é importante que o emissor inclua um contexto que deixe explícito qual é o teor daquela mensagem.
Independentemente das soluções adotadas pela empresa para tornar as comunicações mais claras, é importante que a equipe de RH permaneça sempre atenta para ouvir seus colaboradores e entender como solucionar os problemas que eles enfrentam diariamente. Em tempos de trabalho remoto, oferecer a escuta e possibilitar um meio mais transparente pode transformar a relação do time com a companhia.
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