Pagamento de impostos de prestadores de serviços em 2026

Trabalhar como prestador de serviços independente pode ser bastante libertador – é possível definir seu próprio horário de trabalho, escolher seus clientes e administrar seus negócios como achar melhor.

No entanto, é diferente de ser um colaborador, principalmente quando se trata de pagar impostos. Seja você pequeno empresário, apresentador de podcast ou designer, será preciso reportar e pagar impostos de maneira um pouco diferente do funcionário típico que trabalha das 9h às 17h.

Aqui vamos explorar os impostos de prestadores de serviços, com informações atualizadas, para ajudar profissionais independentes que atuam no Brasil, nos Estados Unidos ou prestam serviços internacionalmente a cumprir suas obrigações fiscais sem complicações.

Quem é o prestador de serviços independente?

Para entender como calcular impostos de prestadores de serviços, o primeiro passo é identificar quem são esses profissionais.

Prestadores de serviços independentes trabalham para outras pessoas ou empresas como não funcionários, prestando serviços mediante contrato e sem vínculo empregatício. Isso significa que são contratados para entregar um resultado específico, enquanto o cliente não exerce controle direto sobre como o trabalho é executado.

Tanto nos Estados Unidos como no Brasil, a independência na execução do trabalho é um dos critérios mais importantes para essa classificação. Por aqui, a Receita Federal e a legislação trabalhista analisam fatores como autonomia, ausência de subordinação e prestação de serviços a múltiplos clientes. Já nos EUA, o IRS considera critérios semelhantes, como controle comportamental e financeiro e a natureza da relação contratual.

Esses profissionais são responsáveis por suas próprias horas de trabalho, pelos equipamentos que utilizam, pelo local onde trabalham e pela forma como realizam suas tarefas.

Diferente dos colaboradores, prestadores de serviços são essencialmente autônomos, independentemente de como escolhem estruturar seus negócios. Nos EUA, eles costumam declarar impostos como empresários individuais (sole proprietors) ou por meio de uma LLC (Limited Liability Company). No Brasil, podem atuar como pessoa física autônoma ou por meio de uma pessoa jurídica, como MEI ou outras modalidades de empresa. Em todos os casos, a responsabilidade pelo recolhimento correto dos impostos de prestadores de serviços é do próprio profissional.

Impostos de prestadores de serviços independentes: uma visão geral

Compreender sua responsabilidade fiscal como prestador de serviços pode ser assustador, especialmente se você só trabalhou como colaborador antes. Ser autônomo exige se familiarizar com diferentes impostos de prestadores de serviços, pois é preciso pagá-los por conta própria.

As regras variam conforme o país, mas – de modo geral – prestadores de serviços são responsáveis por calcular, declarar e pagar seus próprios tributos, sem retenção automática por um empregador, tanto nos EUA como no Brasil.

Impostos de prestadores de serviços nos EUA

Como profissional independente nos Estados Unidos, você precisará pagar o imposto de trabalho autônomo (self-employment tax) e o imposto de renda federal.

Imposto de trabalho autônomo (self-employment tax)

Simplificando, o imposto de trabalho autônomo é a versão aplicada aos prestadores de serviços do imposto FICA, normalmente pago por empregados e empregadores. O imposto sobre o trabalho autônomo (imposto SE) é composto pelas contribuições da Segurança Social (Social Security) e do Medicare.

A alíquota do imposto de trabalho autônomo é de 15,3%, composta por duas partes: 7,65% correspondem à parcela do “empregado” e 7,65% à parcela do “empregador”. Como trabalhador autônomo, você é responsável por ambas. No entanto, é possível deduzir a parte equivalente ao empregador como ajuste de renda ao declarar o imposto no Formulário 1040 (Schedule 1).

Há também uma sobretaxa adicional do Medicare de 0,9% quando a renda ultrapassa determinados limites. Para contribuintes solteiros, esse limite é de US$ 200.000.

Imposto de renda federal

Outro ponto relevante na lista de impostos de prestadores de serviços nos EUA é o imposto de renda federal. O sistema tributário americano é progressivo, com sete faixas de tributação, cujas alíquotas variam de 10% a 37%, ajustadas periodicamente para inflação.

Você pode reduzir o imposto de renda ao reivindicar deduções relacionadas às despesas do seu negócio.

Impostos federais vs. estaduais/municipais

Os impostos mencionados acima são federais. Dependendo do estado, podem ser aplicados impostos estaduais ou municipais adicionais. Alguns deles, como Texas, Flórida, Washington e Nevada, não cobram imposto de renda estadual. Como as regras variam significativamente para impostos de prestadores de serviços, é importante consultar a autoridade fiscal local.

Impostos de prestadores de serviços no Brasil

No Brasil, a tributação de prestadores de serviços depende principalmente de como o profissional está formalizado: como autônomo (pessoa física) ou como pessoa jurídica (PJ).

Prestador de serviços como pessoa física (autônomo)

Profissionais autônomos que prestam serviços como pessoa física estão sujeitos principalmente a:

1. INSS, com contribuição obrigatória para a Previdência Social
2. Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), calculado com base na tabela progressiva

Quando não há retenção na fonte, o imposto de renda deve ser apurado e pago mensalmente por meio do carnê-leão, mecanismo equivalente aos pagamentos estimados nos EUA.

Prestador de serviços como pessoa jurídica (PJ)

Já os prestadores de serviços que atuam como PJ podem optar por regimes tributários como o Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, dependendo do faturamento e da atividade exercida.

No Simples Nacional, os impostos de prestadores de serviços são recolhidos em uma única guia mensal (DAS), que pode incluir tributos como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS e, na maioria dos casos, o INSS patronal, dependendo do anexo em que a atividade está enquadrada, conforme a LC nº 123/2006.

Essa estrutura costuma oferecer maior previsibilidade tributária e, em muitos casos, carga fiscal reduzida em comparação à tributação como pessoa física.

Pagamentos trimestrais de impostos de prestadores de serviços

Nos EUA, prestadores de serviços pagam impostos da Previdência Social, do Medicare e o imposto de renda por conta própria, pois não há empregadores fazendo retenções automáticas. Por isso, o IRS exige o pagamento de impostos estimados trimestrais, utilizando o Formulário 1040-ES, quando o valor devido ultrapassa US$ 1.000 no ano fiscal.

No Brasil, a lógica é semelhante, embora os prazos e mecanismos sejam diferentes. Autônomos utilizam o carnê-leão, com apuração mensal, enquanto PJs recolhem tributos mensalmente por meio do DAS ou guias específicas, conforme o regime tributário.

Em ambos os países, o planejamento e o pagamento correto dos impostos de prestadores de serviços são fundamentais para evitar multas, juros e problemas com as autoridades fiscais.

Prestadores brasileiros trabalhando para empresas no exterior

Mesmo quando o profissional está fora dos EUA, a tributação pode gerar dúvidas. Para brasileiros que prestam serviços para empresas estrangeiras, especialmente americanas, é fundamental entender como funcionam os impostos de prestadores de serviços em operações internacionais – tanto do ponto de vista do pagador como do profissional contratado.

Fonte da renda: o ponto central

Segundo o IRS, a fonte da renda de serviços é determinada pelo local onde o trabalho é efetivamente realizado. Assim, se o profissional brasileiro executa todo o trabalho a partir do Brasil, mesmo que para uma empresa americana, essa renda não é considerada de fonte americana e, em regra, não está sujeita aos impostos de prestadores de serviços nos EUA.

Nesses casos:

• Não há retenção de imposto federal nos EUA
• O pagador americano não precisa reportar a renda ao IRS
• O profissional é tributado exclusivamente no Brasil, conforme sua forma de atuação (pessoa física ou jurídica)

Formulários fiscais: W-8BEN e W-8BEN-E

Para formalizar essa condição, o profissional brasileiro deve fornecer ao cliente estrangeiro o Formulário W-8BEN (pessoa física) ou W-8BEN-E (pessoa jurídica). Esses formulários comprovam que o prestador:

• Não é cidadão nem residente fiscal nos EUA
• Realiza os serviços fora do território americano

O objetivo desses formulários é proteger o pagador, demonstrando que ele não tinha obrigação de reter impostos de prestadores de serviços nos EUA. Eles são válidos por três anos e devem ser atualizados caso haja mudanças relevantes nas informações.

Como os impostos funcionam no Brasil

Embora a renda não seja tributada nos EUA, os impostos de prestadores de serviços devem ser pagos no Brasil, de acordo com o enquadramento do profissional:

• Pessoa física (autônomo): a renda recebida do exterior deve ser declarada mensalmente via carnê-leão, com recolhimento de IRPF conforme a tabela progressiva. O valor também deve constar na declaração anual.
• Pessoa jurídica (PJ): o profissional pode optar por regimes como Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, conforme o caso.

E quando há retenção no exterior?

Em situações específicas – por exemplo, quando o serviço é executado parcialmente fora do Brasil ou quando há exigência contratual de retenção – pode haver tributação no país do pagador. Nesses casos, tratados para evitar a dupla tributação podem permitir a compensação ou isenção parcial dos impostos de prestadores de serviços pagos no exterior.

A importância da conformidade internacional

Com o aumento do trabalho remoto e da contratação global, gerir corretamente os impostos de prestadores de serviços em operações internacionais se tornou essencial. Erros no enquadramento, no preenchimento de formulários ou no recolhimento de tributos podem gerar riscos tanto para o profissional como para a empresa contratante.

Por isso, muitos prestadores brasileiros que trabalham com empresas no exterior optam por soluções especializadas como Deel Contractor, que ajudam a garantir contratos em conformidade, coleta correta de documentos fiscais, pagamentos internacionais e organização tributária – reduzindo riscos e simplificando o dia a dia.

Deduções fiscais para prestadores de serviço independentes

Ao calcular os impostos de prestadores de serviços, muitas despesas comerciais podem ser reivindicadas como deduções fiscais. Elas reduzem sua renda tributável, ajudando a diminuir o valor final a pagar, e são informadas no Anexo C do Formulário 1040 nos EUA ou no IRPF/carnê-leão e na contabilidade de PJs no Brasil, conforme o regime tributário. Aqui está uma visão geral de algumas despesas comuns que podem ser deduzidas:

Despesas de home office

Muitos prestadores de serviços trabalham em casa. Se for o seu caso, pode deduzir parte do aluguel, hipoteca ou impostos sobre a propriedade nos EUA. Para se qualificar, o home office deve ser um local exclusivo e principal para negócios. A dedução é calculada como a porcentagem do espaço usado para trabalho. Há uma opção simplificada: até 300 pés² (cerca de 28 m²) podem ser deduzidos a US$ 5 por pé quadrado, com limite de US$ 1.500 por ano. No Brasil, despesas proporcionais do home office podem ser deduzidas no IRPF para pessoas físicas ou contabilizadas como despesas operacionais para PJs, dependendo do enquadramento tributário.

Plano de saúde

Se você pagar um prêmio de seguro de saúde do próprio bolso como contratado, esse pagamento é dedutível dos impostos de prestadores de serviços. Inclui seguro médico, odontológico e de cuidados de longo prazo para cônjuge e dependentes. No Brasil, pessoas físicas podem deduzir gastos com saúde no IRPF, e PJs podem contabilizar seguros de saúde como despesa operacional, dependendo do regime tributário.

Despesas com carro

Nos EUA, despesas com quilometragem de negócio, pedágios, estacionamento e outras relacionadas ao veículo são dedutíveis (taxa IRS 2026: US$ 0,725/milha). No Brasil, transporte usado para trabalho como PJ ou para prestação de serviços no carnê-leão pode ser contabilizado ou deduzido, considerando recibos e notas fiscais.

Propaganda e promoção

Atividades realizadas para promover o negócio são 100% dedutíveis nos EUA. Isso inclui anúncios impressos e digitais, materiais promocionais e contratação de designers. No Brasil, despesas com marketing e divulgação de serviços também podem ser contabilizadas como despesas dedutíveis para PJs, ou declaradas como gastos de atividade profissional no IRPF.

Taxas bancárias

Manter contas separadas para o negócio facilita a separação de transações comerciais e pessoais. Todas as taxas bancárias, cobranças de cartão de crédito, cheques especiais e taxas de transação de terceiros, como PayPal, são dedutíveis nos EUA e podem ser consideradas despesas operacionais para PJs no Brasil.

Depreciação de equipamentos

Nos EUA, depreciação significa que o custo do equipamento usado no negócio é distribuído ao longo dos anos de uso. Em alguns casos, é possível aplicar a Seção 179 ou depreciação bônus. No Brasil, equipamentos para PJs podem ser depreciados contabilmente ou lançados como ativo imobilizado, conforme normas da Receita Federal.

Despesas com celular e internet

Se o seu negócio opera de forma que a internet e o celular sejam cruciais para sua operação, você pode deduzir esses custos – tanto nos EUA como no Brasil (como despesas operacionais ou incluídas no IRPF). No entanto, certifique-se de ter um número de telefone separado para a empresa. Nesse caso, você pode deduzir todo o custo do plano telefônico nos EUA.

Despesas com educação

Cursos, webinars, livros e assinaturas relacionados ao aprimoramento profissional ou ao negócio são dedutíveis nos EUA. No Brasil, gastos com educação podem ser deduzidos no IRPF (limites e categorias específicas) ou contabilizados como despesas para PJs que investem em qualificação profissional.

Despesas de viagem

Despesas de viagens de negócios são dedutíveis desde que realizadas apenas para fins comerciais. Guarde recibos de transporte, alimentação, hospedagem e outras despesas similares. No Brasil, viagens relacionadas à prestação de serviços podem ser lançadas como despesas operacionais para PJs ou declaradas no IRPF, dependendo do caso.

Formulários fiscais para clientes que contratam prestadores de serviços

Se você é prestador de serviços, seus clientes precisarão preencher alguns formulários fiscais todos os anos. Dependendo do país, os documentos e regras variam. Aqui está uma visão geral para EUA e Brasil:

Nos EUA

Formulário W-9

O W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) é usado por empresas ou clientes que trabalham com contratados independentes sediados nos EUA. Se um cliente estiver pagando mais de US$ 600 por ano, você deve fornecer esse formulário no início da relação contratual. O W-9 é uma forma de o cliente coletar seu nome, endereço e Taxpayer Identification Number (TIN). O W-9 não é submetido ao IRS, mas é usado pelo cliente para preencher outros comprovantes, como o 1099-NEC.

Formulário W-8BEN / W-8BEN-E

Se você for estrangeiro e seu cliente estiver nos EUA, forneça W-8BEN (para pessoas físicas) ou W-8BEN-E (para empresas). Esses formulários certificam que você não é cidadão americano e executa trabalho fora dos EUA. Também permitem aplicar benefícios de tratados fiscais, se houver.

Formulário 1099-NEC

Nos EUA, os clientes devem emitir o 1099-NEC a prestadores independentes que receberam mais de US$ 600 por ano. Este formulário informa quanto você recebeu durante o ano e é usado para calcular sua renda tributável. Atenção: para estrangeiros não residentes, o formulário correto é o 1042-S.

Parece confuso? Não se preocupe. Basta confiar nas soluções da Deel – como Deel Bookkeeping – para lidar com impostos de prestadores de serviços e outras obrigações ficais com rapidez e total tranquilidade.

No Brasil

Nota fiscal ou RPA

Para prestadores de serviços brasileiros, os clientes podem solicitar nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) ou Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), dependendo do tipo de contrato e se você é PJ ou autônomo. A emissão desses documentos permite que o cliente comprove a despesa e que você registre a receita corretamente.

Carnê-leão

Se você é pessoa física prestando serviços para pessoas ou empresas brasileiras, deve usar o carnê-leão para recolher mensalmente o IRPF, considerando rendimentos recebidos de forma autônoma.

DAS – Simples Nacional

Se você é PJ optante pelo Simples Nacional, a tributação e os pagamentos são feitos por meio do DAS, que unifica tributos como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS e, na maioria dos casos, INSS patronal, conforme o enquadramento da empresa.

Resumo

• EUA: W-9, 1099-NEC, W-8BEN/W-8BEN-E e 1042-S para estrangeiros
• Brasil: NFS-e, RPA, carnê-leão (PF) ou DAS (PJ)

Essa estrutura permite que tanto prestadores quanto clientes mantenham os registros fiscais corretos, reduzam riscos de multas e fiquem em conformidade com a legislação local.

Como declarar impostos como prestador de serviços independente

O primeiro passo para declarar impostos de prestadores de serviços é determinar o lucro líquido do seu negócio – ou seja, receita menos despesas. Só será necessário apresentar declaração se o lucro líquido ultrapassar certos limites:

Nos EUA

• Você calcula lucro líquido no Anexo C (Schedule C) do Formulário 1040, também conhecido como Profit or Loss from Business (Empresa Individual).
• O Schedule C-EZ foi descontinuado, então todos os contribuintes usam o Anexo C padrão.
• Para o imposto de trabalho autônomo, use o Schedule SE no Formulário 1040 para calcular a contribuição da Segurança Social e do Medicare.
• Se você espera dever mais de US$ 1.000, precisa fazer pagamentos trimestrais estimados via Formulário 1040-ES.
• A declaração pode ser feita por correio ou online (método mais rápido e seguro). Para o depósito online, você precisa abrir uma conta no site do IRS e transferir o dinheiro diretamente da sua conta bancária ou cartão de crédito. O requerimento online também salva todas as suas informações na conta – incluindo o histórico de pagamentos – para que você não precise se preocupar com a perda de documentos.

No Brasil

• Pessoa física (autônomo): declare rendimentos via carnê-leão, recolhendo IRPF mensalmente sobre valores recebidos.
• Pessoa jurídica (PJ): se optante pelo Simples Nacional, os impostos são pagos mensalmente via DAS, que unifica tributos como IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ISS e INSS patronal.

Para autônomos, é importante guardar comprovantes de pagamentos e despesas, pois eles reduzem a renda tributável. Para quem é PJ, não se esqueça de manter registros de notas fiscais e movimentações bancárias para facilitar a declaração anual e o fechamento contábil.

Prazos para impostos de prestadores de serviços

Além de saber quais impostos incidem sobre prestação de serviços, é preciso atenção aos prazos para evitar multas e juros – tanto nos EUA como no Brasil.

Nos EUA

Os pagamentos trimestrais estimados devem ser feitos nas seguintes datas:

• 15 de abril
• 15 de junho
• 15 de setembro
• 15 de janeiro (referente ao 4º trimestre do ano fiscal anterior)

O prazo para entregar a declaração de imposto federal (Formulário 1040 com Anexo C) é 15 de abril. Caso precise de mais tempo, é possível solicitar uma extensão via Formulário 4868 – lembrando que a extensão não adia o pagamento, apenas o envio da declaração.

No Brasil

• Pessoa física (autônomo): o carnê-leão deve ser pago todo mês, até o último dia útil do mês seguinte ao do recebimento.
• Pessoa jurídica (PJ no Simples Nacional): o DAS também é mensal, com vencimento até o dia 20 do mês seguinte ao da receita.

É importante manter a organização dos recibos, notas fiscais e comprovantes de despesas para garantir que a declaração anual dos impostos de prestadores de serviços seja precisa e assim evitar problemas com a Receita Federal.

Dicas fiscais para profissionais independentes

Agora que você conhece os principais impostos de prestadores de serviços e prazos, algumas práticas ajudam a reduzir erros, economizar tempo e evitar multas, tanto nos EUA como no Brasil.

1. Contrate um profissional tributário

• Nos EUA, um contador com certificação CPA (Certified Public Accountant) pode ajudar a identificar deduções e otimizar pagamentos de Schedule C, SE e 1040-ES.
• No Brasil, um contador especializado pode organizar carnê-leão, DAS e IRPF/IRPJ, garantindo conformidade com a Receita Federal.

Lembre-se: os honorários de contadores são dedutíveis como despesa comercial em ambos os países.

2. Mantenha seus registros fiscais

Um dos truques cruciais para tornar o processo anual de declaração de impostos de prestadores de serviços menos estressante é ter suas transações comerciais organizadas e devidamente rastreadas. A preparação de impostos exige muito menos esforço quando seus documentos e registros estão sob controle. Você conta com diversas soluções de contabilidade para pequenas empresas disponíveis ou soluções globais como Deel Contractor. Elas permitirão a manutenção de registros para diferentes categorias de despesas comerciais e facilitarão o fechamento do ano financeiro.

3. Verifique seu status de trabalhador

Ao começar como profissional independente, você precisa verificar se, de acordo com seu contrato, é realmente um prestador de serviços, e não um colaborador.

• Nos EUA, diferencie entre contractor e employee, usando critérios de controle de resultados e comportamento, conforme IRS 20-Factor Test.
• No Brasil, confirme se você atua como autônomo (PF) ou PJ, garantindo que o enquadramento tributário esteja correto e evitando passivos fiscais.

4. Planejamento é chave

• Faça uma previsão de receitas e despesas ao longo do ano.
• Calcule antecipadamente os impostos de prestadores de serviços e programe pagamentos, evitando juros e multas.

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Se você é um prestador de serviços que trabalha com vários clientes, considere implementar as soluções do Deel Contractor. A Deel oferece um processo simplificado para você e seus clientes, com coleta automatizada de documentos fiscais (como formulários W-8, W-9 e 1099), faturamento inteligente, contratos em conformidade com as leis trabalhistas locais, pagamentos mundiais e saques simples.

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