Como fazer um orçamento de recursos humanos + Checklist

Como planejar o treinamento e desenvolvimento de talentos para o próximo ano? Como saber qual percentual do orçamento destinado ao departamento de recursos humanos será utilizado na fase de recrutamento e seleção? Quão previsíveis são as necessidades de futuras contratações e que investimentos elas envolvem? Estas questões devem ser respondidas com o orçamento de RH. A sua elaboração é fundamental porque não se trata apenas de uma planilha com muitos números, ela é muito mais que isso.

Um dos tipos de orçamento anual da área de recursos humanos consiste num plano financeiro que aloca recursos monetários para necessidades relacionadas à gestão de talentos. Pode até ser considerada uma ferramenta que ajuda as empresas a determinarem quanto podem gastar com os funcionários e como irão alocar esses recursos. Envolve também a avaliação e projeção de custos associados a recrutamento, treinamento, remuneração e retenção de talentos (como custos de folha de pagamento). Quer saber como criar um orçamento de sucesso? Aqui fornecemos todas as diretrizes e pilares que podem apoiá-lo nesse sentido:

Por que fazer um orçamento de recursos humanos?

Existem vários motivos para implementar um orçamento de RH:

• Otimização dos recursos financeiros: graças à antecipação e planejamento dos custos associados às diferentes fases do ciclo do colaborador, podem ser evitadas despesas desnecessárias e, por sua vez, maximizar a eficiência de cada investimento em capital humano.

• Adaptabilidade às mudanças: o orçamento não é estático, mas pode ser modificado. Mesmo assim, é sempre importante disponibilizar um montante de reserva para emergências e para responder a novas exigências do mercado. É esta flexibilidade que permite a uma empresa competitividade e estar um passo à frente, pronta para enfrentar qualquer desafio.

• Alinhamento com os objetivos: a elaboração do orçamento e as despesas de pessoal previstas devem responder aos objetivos declarados do local de trabalho. Portanto, isto deve se refletir no orçamento de recursos humanos. Com isso, é possível atrair, reter e desenvolver os melhores talentos. Da mesma forma, esta ligação estratégica garante que todo o dinheiro investido em pessoal contribua diretamente para a execução dos objetivos de longo prazo.

• Maior eficiência operacional: Este benefício pode ser alcançado através da coordenação eficaz das atividades de pessoal em relação ao orçamento. Da contratação ao treinamento e retenção, todas as ações devem ser cuidadosamente planejadas para garantir que a empresa opere de forma mais eficiente como um todo. Esta abordagem metódica ajuda a otimizar os processos internos e a garantir um desempenho geral positivo.

Momentos-chave para o orçamento:

Quando se pensa no orçamento de recursos humanos, existem dois momentos chave: o início do ano e os momentos de revisão. Mas em que consiste cada um?

Começo do ano

Uma das funções de recursos humanos é a consideração do orçamento no início do ano. Este momento é crucial como janela estratégica para moldar o destino de uma empresa em relação aos seus profissionais e para atingir os KPIs de RH estabelecidos (como em relação à taxa de rotatividade e resultados de avaliação de desempenho). Para o planejamento estratégico da força de trabalho, o orçamento oferece uma oportunidade crítica para alinhar os objetivos dos profissionais com as metas anuais da empresa. Ao ter um orçamento sólido desde o início, você pode garantir que cada decisão tomada em relação a desenvolvimento, integração ou retenção de funcionários esteja diretamente ligada à visão anual e às expectativas do negócio. Portanto, esta abordagem proativa estabelece as bases para um ano de sucesso.

Momentos de revisão

Ao longo do tempo, deverão ser considerados casos de revisão do orçamento de recursos humanos. Estes momentos podem ser entendidos como segundas oportunidades críticas para avaliar e ajustar o plano financeiro. Mas por que devem ser feitos? A origem destas revisões pode ter a ver com mudanças no mercado, evolução dos objetivos corporativos ou mesmo ajustes internos. A capacidade de adaptar e modificar estratégias em resposta a novas realidades é a própria essência de uma gestão eficaz de recursos humanos.

Portanto, a chave para qualquer orçamento de RH é a flexibilidade. Só então as organizações poderão ter certeza de que o seu orçamento de pessoal estará alinhado com as necessidades atuais e futuras do negócio.

Como fazer um orçamento de recursos humanos?

Estas são as etapas que você deve seguir:

1. Análise da força de trabalho atual

O ponto de partida é avaliar a força de trabalho existente e fazer projeções para o futuro a fim de saber o número de funcionários que serão necessários. Este processo envolve uma avaliação detalhada da composição da equipe, considerando cuidadosamente as habilidades, experiências e responsabilidades individuais de cada membro. Com esta radiografia da força de trabalho atual, é possível dimensionar os recursos disponíveis e como eles estão distribuídos.

Além disso, você deve estabelecer conexões entre o que observou no presente e as oportunidades do futuro. Antecipar as necessidades futuras, considerando fatores cruciais como crescimento, possíveis mudanças na estratégia empresarial e incorporação de novas tecnologias avançadas (como software de RH dedicado) é fundamental para ter uma ideia clara sobre a força de trabalho actual. Pode ser que você já esteja agindo corretamente em relação a estas exigências ou, pelo contrário, terá que fazer modificações.

Uma boa prática é recolher dados históricos e observar tendências de mercado, bem como rever o sucesso de orçamentos anteriores. Por um lado, “olhar para trás” fornece informações valiosas sobre o desempenho passado e, por sua vez, permite-nos identificar padrões no comportamento do pessoal (como a rotatividade). Ao compreender essas dinâmicas passadas, você pode ajustar estratégias para o futuro. Por outro lado, manter-se atualizado com as tendências garante que o orçamento esteja alinhado com as condições e expectativas atuais do ambiente de negócios.

2. Identificação de necessidades de contratação

O próximo passo inclui a antecipação e planejamento de novas contratações a partir de uma abordagem estratégica. A identificação das necessidades de contratação estabelece uma relação direta com o crescimento do negócio, integrando-se na estrutura colaborativa da organização, o que garante que cada contratação seja uma resposta calculada às exigências emergentes e às oportunidades de desenvolvimento do negócio.

Para isso, é necessário manter conversas proativas com líderes de outros departamentos. Ao colaborar estreitamente com os responsáveis ​​de cada área, o departamento de recursos humanos consegue obter informações precisas sobre as projeções de crescimento.

3. Gestão de benefícios e remuneração

Por fim, os benefícios e salários devem ser incluídos no orçamento. Isto envolve tanto a atribuição de recursos quanto a garantia de que esses benefícios sejam verdadeiramente atrativos e competitivos no mercado de trabalho atual. Diante disso, é importante:

• Avaliar expectativas e tendências: quais fatores motivam e retêm os funcionários? Você pode pesquisar tendências salariais do setor, considerar benefícios flexíveis que atendam a diversas necessidades e avaliar as mudanças nas expectativas dos talentos em termos de remuneração.
• Garantir que os benefícios sejam atrativos: Tente praticar a escuta ativa de forma consistente, utilizando pesquisas internas, sessões de feedback e análises da concorrência como ferramentas essenciais. Desta forma você poderá conhecer as preferências e necessidades dos colaboradores e poderá adaptar os benefícios de forma personalizada, além dos benefícios clássicos como seguro saúde e pagamento de horas extras.

Aqui estão algumas estratégias para se manter competitivo e evitar erros comuns relacionados a este tópico:

• Análise contínua do mercado: você pode fazer análises regulares do mercado de trabalho para ajustar salários e benefícios com base nas mudanças nas tendências e expectativas. Por exemplo, você poderia identificar benefícios que estão moldando as expectativas dos profissionais do setor de TI, como iniciativas de bem-estar físico e emocional dos funcionários, incluindo acesso a serviços de saúde mental, aulas de bem-estar e opções de trabalho flexível para promover o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.

• Benefícios flexíveis: Pesquise benefícios flexíveis que estejam alinhados com as necessidades e interesses de seus funcionários. Por exemplo, você poderia permitir a livre escolha da modalidade de trabalho (remoto, presencial ou híbrido).
• Programas de reconhecimento e treinamento: Implemente programas assim como parte integrante da remuneração. Afinal, as oportunidades de reconhecimento e crescimento costumam ser tão valiosas quanto o salário.

Checklist para um orçamento de RH bem-sucedido

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