As 10 razões para adotar um sistema de gestão de RH

Um sistema de gestão de RH (ou SIRH) é uma solução de software para melhorar as principais funções de RH, facilitando o armazenamento e gerenciamento de dados de colaboradores em um banco de dados centralizado. Ele ajuda as equipes de RH a organizar e editar as informações dos trabalhadores com rapidez e segurança. No entanto, seu potencial vai muito além disso, permitindo a análise de dados e facilitando a tomada de decisões baseadas em dados, automatizando processos de RH, impulsionando a cultura e os valores da empresa e simplificando a gestão de desempenho.

As plataformas de sistema de gestão de RH vêm com diferentes recursos, preços e opções de personalização, portanto, os gerentes de RH devem garantir a escolha do provedor certo para sua organização. Embora muitas variáveis estejam em jogo nessa decisão, o primeiro passo é responder à pergunta: por que sua empresa deveria adotar um sistema de gestão de RH em primeiro lugar? Aqui estão dez razões para convencê-lo.

Dez principais razões pelas quais você precisa de um sistema de gestão de RH

1. Economizar tempo e dinheiro

O acesso mais fácil à inserção e edição de dados se traduz na capacidade das equipes de RH de reduzir o tempo gasto no gerenciamento de dados dos colaboradores. Isso libera recursos que seu departamento de RH pode alocar para otimizar ainda mais a eficiência do trabalho ou focar na contratação dos melhores talentos, aumentar a retenção e cortar custos.

Além disso, a análise dos dados de RH resulta no seguinte:

• Processos mais eficazes
• Produtividade aumentada
• Políticas de local de trabalho aprimoradas
• Menores custos de operação

2. Otimizar a automação e escalabilidade

Gastar muito tempo em tarefas administrativas, em vez de focar em estratégia de pessoas e desenvolvimento de longo prazo, pode ter consequências negativas de longo prazo, pois a cultura da empresa e a satisfação dos trabalhadores são colocadas em segundo plano. Um sistema de gestão de RH bem projetado ajudará sua organização a automatizar e simplificar os processos, garantindo que eles sejam construídos para escalar rapidamente quando necessário.

Exemplos de processos simplificados incluem:

• Folha de pagamento internacional instantânea
• Administração de benefícios para trabalhadores
• Gerenciamento de equipamentos

3. Facilitar a conformidade global

As complexidades da rápida expansão não se limitam apenas ao aumento da papelada. À medida que as empresas adotam cada vez mais a contratação global, a conformidade com as leis trabalhistas locais e os requisitos legais relacionados ao emprego torna-se crucial.

Os regulamentos sobre contratos de colaboradores, pagamento de férias de colaboradores em meio período ou benefícios de prestadores de serviços podem variar drasticamente entre países, mercados e classificações de empresas. Uma boa solução de sistema de gestão de RH deve fornecer suporte global para todos os tipos de trabalhadores, pois erros em questões de conformidade global podem custar muito caro.

Um sistema de gestão de RH ajudará você a:

• Gerenciar candidaturas e currículos de candidatos em todo o pipeline de recrutamento, com segurança
• Certificar-se de que seus contratos sejam legais e compatíveis
• Garantir que os benefícios obrigatórios estão sendo fornecidos à sua equipe
• Proteger os dados dos colaboradores de acordo com regulamentos como LGPD, PIPEDA ou CPRA

Leia mais sobre conformidade global aqui.

4. Informar decisões baseadas em dados

As equipes de RH gerenciam e processam quantidades cada vez maiores de dados. Como vimos acima, um sistema de gestão de RH pode ajudar a agilizar e simplificar o esforço envolvido no gerenciamento de dados, mas não é tudo o que ele pode fazer. Os recursos de análise e visualização de dados incorporados ao seu sistema de gestão de RH podem ajudá-lo a fazer a transição para a tomada de decisões orientada por dados, mesmo em relação à estratégia e operações de pessoas.

A análise eficaz dos dados dos funcionários pode ajudar a:

• Aumentar e manter a diversidade no local de trabalho
• Identificar baixo engajamento entre equipes ou departamentos
• Monitorar e reduzir o custo por contratação
• Calcular o custo da baixa retenção
• Identificar oportunidades de melhoria de processos

Uma plataforma de sistema de gestão de RH sólida não deve apenas oferecer a opção de armazenar dados, mas também analisá-los e visualizá-los. A opção de criar painéis e relatórios para monitorar as métricas de KPI e a realização de metas é um dos recursos mais essenciais que o ajudará a alavancar os dados de sua equipe em estratégias acionáveis.

5. Criar uma experiência globalmente consistente

Um papel significativo no sucesso das marcas globais é sua capacidade de fornecer uma experiência consistente. Isso é verdade para clientes, parceiros e fornecedores, mas também é verdade para colaboradores.

Uma experiência consistente de marca e do colaborador, onde quer que você esteja ativo, pode ser uma ótima ferramenta para garantir que você:

• Contrate as pessoas certas
• Construa uma estrutura que compartilhe valores e objetivos
• Molde uma organização que pode se adaptar e escalar rapidamente

6. Garantir a segurança dos dados dos funcionários

A maioria dos dados que as equipes de RH processam são dados confidenciais que devem ser tratados com cuidado em relação à privacidade e ao tratamento adequado. Esta não é apenas uma exigência ética. O manuseio incorreto de dados pessoais pode acarretar penalidades severas e consequências legais, portanto, uma empresa global deve gerenciar os dados dos colaboradores com segurança.

Ao analisar a segurança de dados em seu sistema de gestão de RH, verifique se ele possui os seguintes recursos:

• Recursos de segurança de alto nível
• Espaço de armazenamento suficiente para suas necessidades atuais e futuras
• Suporte regular para garantir que a segurança esteja sempre atualizada
• Gerenciamento de acesso personalizável para garantir acesso seguro aos dados

7. Reduzir erros humanos

A automação e a otimização de processos não melhoram apenas o gerenciamento e a eficiência de recursos, mas também podem reduzir significativamente o erro humano, que é muito comum ao processar manualmente grandes quantidades de dados.

Erros comuns que podem ser reduzidos ou eliminados incluem:

• Erros de digitação e ortografia
• Arquivos fora do lugar
• Perda ou corrupção de dados

8. Melhorar processos de onboarding

A integração eficaz é crucial para o sucesso de qualquer organização em crescimento. Isso se torna ainda mais verdadeiro em ambientes de trabalho distribuídos, onde o trabalho remoto e a comunicação assíncrona podem significar que a integração de novos colaboradores é um dos poucos momentos disponíveis para comunicar políticas, expectativas e valores culturais importantes.

• Com o sistema de gestão de RH certo, você será capaz de:
• Criar processos padronizados de integração e desligamento
• Facilitar o networking para novos contratados
• Apresentar parceiros de integração
• Reduzir o tempo de integração

Você pode até aumentar a eficácia do onboarding combinando perfis e organogramas. Isso criará um mapa navegável do layout da organização que esclarece as estruturas da equipe e as relações hierárquicas. Ao mesmo tempo, informações de contato facilmente acessíveis facilitarão o contato com pessoas específicas.

9. Melhorar a experiência do funcionário

Muitas das razões para ter um sistema de gestão de RH que mencionamos acima já indicam como essas ferramentas podem ajudar a melhorar a experiência do colaborador, mas há mais do que isso. Ter que gerenciar várias plataformas, contas e interfaces do usuário para acessar seu contrato, solicitar PTO, concluir uma avaliação de desempenho ou executar outras tarefas relacionadas ao RH pode afetar negativamente o envolvimento dos colaboradores. Ao fornecer todas as funções de RH e dados dos colaboradores em uma plataforma fácil de navegar, as empresas podem garantir uma experiência positiva e simplificada para os colaboradores.

A palavra-chave aqui é a capacidade de autoatendimento do colaborador. Os benefícios de dar aos colaboradores acesso direto aos seus dados incluem:

• Redução do número de solicitações ao RH
• Redução do trabalho de inserção de dados de RH
• Liberação de acesso em tempo real aos documentos para colaboradores
• Aumento da transparência

10. Melhorar a cultura organizacional

A cultura da empresa é complexa e, embora nenhuma ferramenta possa garantir que uma cultura positiva da empresa seja realmente adotada e promovida, os sistemas SIRH podem ajudar muito a construir e promover uma cultura organizacional que promova os valores sobre os quais sua organização se baseia.

Você pode ajudar a promover uma ótima cultura empresarial aproveitando seu sistema de gestão de RH para alcançar:

• Gerenciamento de tarefas de RH mais rápido
• Comunicação mais transparente
• Melhores insights de dados dos colaboradores
• Networking mais fácil
• Documentação mais acessível

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A construção de processos de RH eficazes e produtivos começa com a escolha das ferramentas certas. Com a expertise da Deel em contratação global e conformidade, além de gestão de pessoas, oferecemos um sistema de gestão de RH completo, com todos os recursos essenciais para levar seus processos de RH para o próximo nível.

De funcionalidades que garantem conformidade legal à ferramentas que impulsionam a cultura da sua empresa, promovendo um ambiente inclusivo e comunicativo — desde o gerenciamento de PTO no Slack até reuniões virtuais. A Deel tem tudo o que você precisa para otimizar sua gestão de RH.

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