Como integrar funcionários remotos: checklist e dicas

Seu processo de onboarding de funcionários pode influenciar muito a retenção, a produtividade e o sucesso geral dos funcionários. 20% da rotatividade de funcionários ocorre nos primeiros 45 dias de trabalho, o que significa que muitos novos contratados deixam um novo emprego antes de concluir oficialmente a integração.

O onboarding de funcionários remotos pode ser ainda mais desafiador, como nós da Deel sabemos muito bem. A gerente sênior do programa de desenvolvimento de pessoas da Deel, Danica Ristic, já integrou mais de 1.200 funcionários remotos de mais de 85 países e tem algumas ideias sobre como integrar novos funcionários remotamente.

Neste artigo, você verá:

• O conselho de Danica para a contratação de gerentes responsáveis pelo desenvolvimento de processos sólidos de onboarding remoto
• Dicas práticas e práticas recomendadas para criar experiências de onboarding agradáveis e eficazes para funcionários remotos
• Um checklist de onboarding remoto
• Respostas às perguntas mais comuns sobre onboarding remoto

Como a integração de novos funcionários remotos é diferente do onboarding tradicional?

Seja remoto ou presencial, os objetivos de qualquer programa de onboarding são os mesmos. Ao final do processo, você quer que o novo contratado se sinta bem-vindo à equipe, entusiasmado com a entrada na empresa e confiante em sua nova função.

Tanto os gerentes de contratação remotos quanto os presenciais precisam orientar os novos funcionários por meio de tecnologias e processos desconhecidos por eles, mas os gerentes de contratação remotos (e suas equipes) precisam fazer tudo isso por meio de uma tela, o que acrescenta algumas complicações que são exclusivas do onboarding remoto.

Desafios do onboarding remoto

Ao integrar e treinar funcionários remotos, você precisa contar muito com a tecnologia e coordenar com uma força de trabalho global, o que não é fácil. Os desafios comuns do onboarding remoto incluem:

• Estabelecer conexões. Sem um espaço físico de escritório (ou mesa de almoço para se reunir), os novos funcionários precisarão de mais tempo para se sentirem confortáveis com os membros da equipe remota
• Coordenar fusos horários. O agendamento de reuniões de apresentação e sessões de treinamento com vários funcionários dispersos globalmente pode ser complexo se eles morarem em fusos horários diferentes
• Demonstrar a cultura. Comunicar os valores fundamentais da sua empresa por meio de documentos digitais e chamadas de vídeo é menos simples do que fazer com que os novos contratados vivenciem a cultura da empresa pessoalmente
• Manter os novos contratados engajados. Manter os novos contratados remotos engajados e envolvidos pode ser difícil, pois a falta de interações físicas com o novo espaço de escritório e com os colegas pode acrescentar uma camada de desconexão
• Gerenciar equipamentos de forma eficaz. Sua equipe de integração de TI deve obter, enviar e ajudar os novos funcionários a configurar equipamentos valiosos, tudo isso antes da data de início
• Comunicação virtual. Uma conexão de Internet ruim, vídeos com atraso ou outros problemas técnicos podem ter um efeito frustrante na experiência de integração remota
  
  

Benefícios do onboarding de funcionários remotos

O onboarding remoto não é reservado para a contratação de equipes dispersas globalmente. As equipes localizadas também podem colher os benefícios. E são muitos. Eles incluem:

• Economia de custos. O onboarding virtual significa menos dinheiro gasto na realização de eventos presenciais (onde os custos podem incluir viagens, taxas de aluguel do local, acomodações, materiais impressos e muito mais)
• Programação flexível. Os novos contratados podem acompanhar a integração e o treinamento remotos em seu próprio ritmo
• RH simplificado. Se você usar uma plataforma de RH baseada na nuvem, poderá criar, compartilhar e armazenar a carta de oferta, o contrato, os documentos da folha de pagamento e muito mais do novo contratado, tudo em um só lugar
• Socialização fácil. Durante o onboarding, os novos contratados podem usar ferramentas de videoconferência e comunicação como Slack, Zoom ou Google Meet para conhecer todos os membros da equipe, independentemente de sua localização física

Saiba mais sobre os benefícios do trabalho remoto.

10 boas práticas de onboarding remoto

Uma experiência eficaz de onboarding remoto se ajustará às especificidades únicas da função do novo contratado e da cultura da empresa. Aqui estão dez ações para ajudar a turbinar a integração de funcionários remotos para a sua equipe.

1. Consulte suas equipes de Gestão de Pessoas

Danica sugere agendar uma consulta com suas equipes de Conhecimento e Aprendizagem, People Operations e Onboarding antes de integrar seu primeiro novo funcionário. A experiência delas será inestimável para definir um processo suave e eficaz.

Em suas reuniões, discuta tópicos como:

• Quando o onboarding virtual deve ocorrer
• Quais tarefas precisam ser concluídas antes, durante e depois do processo de onboarding
• De que treinamento específico da função o funcionário remoto precisará
• Quais outros membros da equipe estarão envolvidos
  
  

2. Dê as boas-vindas aos novos contratados com antecedência

Ajude seus novos contratados a se sentirem parte da equipe antes mesmo do início do primeiro dia. Algumas empresas enviam aos novos contratados pacotes físicos de boas-vindas com o manual do funcionário impresso e brindes da empresa, como adesivos, canecas e suéteres.

Uma opção mais barata e fácil pode ser enviar um pacote de boas-vindas digital. Em seu pacote digital de boas-vindas (que pode ser tão simples quanto um e-mail), você deve incluir:

• Uma mensagem personalizada dando as boas-vindas à equipe
• Um link para o manual do funcionário
• Os identificadores de redes sociais da sua empresa para ajudá-los a conhecer a cultura da empresa
• Um convite para uma videochamada casual com seus futuros colegas (limite-a à equipe imediata para não sobrecarregá-los)
• Um organograma digital para que eles possam se familiarizar com a estrutura da empresa
  
  

3. Dê aos novos funcionários acesso antecipado à sua stack de tecnologia (e não se esqueça dos tutoriais)

Na semana anterior à entrada de um novo funcionário na equipe, crie o endereço de e-mail de trabalho dele e convide-o a fazer login na nova conta e entrar ou configurar todas as plataformas e ferramentas que ele usará.

Certifique-se de incluir um link para um tutorial em vídeo de cada plataforma, programa ou ferramenta para que ele saiba como começar. O ideal é que alguém da equipe imediata conduza esse processo, para que o novo contratado possa aprender como as ferramentas que ele usará se aplicam à sua função específica.

4. Deixe uma sequência de reuniões agendadas

Um cronograma de check-ins "em cascata" é formado de reuniões entre o novo contratado e seu gerente. Com o passar das semanas, a frequência das reuniões diminui gradualmente até chegar ao cronograma padrão de check-in.

• Primeira semana: Check-ins diários
• Segunda semana: Três check-ins (segunda, quarta e sexta-feira)
• Terceira semana: Dois check-ins (terça e quinta-feira)
• Semana quatro: Um check-in (agendado no mesmo dia do check-in quinzenal padrão)
• Em diante: Check-ins quinzenais
  
  

5. Faça com que outros membros da equipe conduzam sessões de treinamento e reuniões de apresentação

Danica liderou o processo de onboarding da Deel para várias centenas de pessoas (número que continua crescendo), mas ela não faz isso sozinha. "A melhor coisa que você pode fazer para a integração é conectá-la com todos e não trabalhar nela isoladamente", diz ela.

Na Deel, os candidatos conhecem vários membros da equipe antes da data de início, incluindo a equipe de contratação, os gerentes diretos e a liderança. Depois, durante os primeiros dias na Deel, eles conhecem mais membros da equipe de gestão de pessoas, recebem treinamento dos membros da equipe e conhecem outros recém-contratados em seu grupo de onboarding.

Danica acredita que isso ajuda os novos contratados a encontrar seu lugar na empresa com mais facilidade.

6. Compartilhe um plano de onboarding personalizado

Forneça aos novos contratados um plano de onboarding que liste as tarefas, o treinamento específico da função e as reuniões agendadas para cada dia do processo. Você pode seguir a estrutura de 30/60/90 dias, se ela se alinhar ao fluxo de trabalho da sua equipe, ou escolher uma estrutura diferente que funcione para você.

Na Deel, usamos o software de produtividade Notion para criar e compartilhar planos de onbarding colaborativos. Nesses planos, os novos contratados podem encontrar informações como:

• Um checklist de onboarding virtual interativo, dia a dia, para as primeiras quatro semanas
• Links para documentos gerais de integração
• Recursos relacionados à função
• Nomes e títulos de colegas de trabalho com os quais trabalharão
  
  

7. Faça uma pesquisa com seus funcionários atuais sobre a experiência de onboarding deles

Peça a seus atuais contratados um feedback sobre como melhorar a integração, recomenda Danica.

Aproximadamente três meses após a entrada do funcionário na empresa, envie uma pesquisa ou faça uma entrevista sobre sua experiência por meio de uma chamada de vídeo. Se enviar uma pesquisa por escrito, combine escalas móveis, perguntas de múltipla escolha e seções de comentários para simplificar o processo de feedback.

Faça perguntas abertas, como:

• O que você achou da duração da sua experiência de onboarding?
• Com quem você interagiu durante o processo? Como foi sua experiência com eles?
• Em quais tópicos ou processos você gostaria de ter mais informações ou treinamento?
• Durante qual fase do onboarding você se sentiu mais animado?
• Em algum momento você se sentiu frustrado ou sozinho?
• Quais etapas do processo de onboarding foram as melhores?
• Quais etapas do processo de onboarding podem ser aprimoradas?

A vantagem do onboarding remota é que o processo é maleável. Se você quiser revisar os documentos de integração ou o pacote de boas-vindas, é fácil editar um PDF ou e-mail.

8. Combine o aprendizado autônomo com eventos sociais e atividades interativas

O onboarding virtual pode parecer solitário (e monótono) para os novos profissionais remotos. Além do aprendizado autônomo, considere expandir seu plano com estas atividades e mídias:

• Vídeos produzidos por sua empresa (explicativos, entrevistas com clientes, tutoriais de produtos)
• Entrevistas em áudio com o fundador ou podcasts sobre o setor, perfeitos para uma caminhada no meio do dia ou para uma pausa no tempo de tela
• Faça com que eles criem um vídeo de introdução, respondam a um questionário personalizado que você compartilha com a equipe ou criem um mood board que represente quem eles são
  

9. Use chamadas de vídeo e o sistema de mentoria para apresentar os novos contratados

Na Deel, cada novo contratado é associado a outro novato para que possam aprender e crescer juntos. Eles também são associados a um funcionário mais sênior que pode fornecer orientação e informações sobre a empresa.

Se possível, integre os funcionários remotos em grupos para que eles tenham um sistema de suporte integrado e pessoas com quem possam entrar em contato se tiverem dúvidas ou quiserem socializar fora de sua equipe imediata.

Dê aos novos contratados a oportunidade e o sistema de suporte para fazer conexões naturalmente.

Programe videochamadas individuais ou chamadas telefônicas entre os novos contratados e outros membros da equipe imediata e, em seguida, faça com que eles agendem suas próprias reuniões com outros membros da equipe de diferentes departamentos.

Incentive seus funcionários virtuais a usar canais do Slack, Zoom ou outras ferramentas remotas para estimular a colaboração e promover a comunicação em toda a empresa.

10. Fale sobre a cultura de sua empresa e defina expectativas claras

"Certifique-se de que está explicando a cultura, a comunicação adequada e o comportamento esperado tanto quanto está explicando as ferramentas e os procedimentos", diz Danica.

Se você não definir um cronograma de onboarding claro e internacional, o treinamento técnico e a papelada podem monopolizar a experiência do novo funcionário.

Comunique a cultura de seu local de trabalho, a comunicação e as expectativas de comportamento verbalmente ou por meio de documentação escrita. Em seguida, dê um passo adiante, demonstrando ativamente essas expectativas durante todo o processo de onboarding.

Demonstre a cultura sempre que possível. Se a sua cultura for social, programe chamadas de apresentação, happy hours ou almoços e aprendizados com os novos contratados e funcionários de todos os departamentos.

Demonstre também o estilo de comunicação. Se a sua equipe resolve problemas e se comunica pelo Slack (em vez de e-mail ou reuniões por vídeo), inicie conversas no aplicativo e redirecione os novos contratados se eles enviarem um e-mail ou solicitarem uma chamada com você de forma incorreta.Por fim, demonstre os comportamentos esperados. Se você espera que um novo funcionário esteja on-line e disponível por horas específicas todos os dias, faça o mesmo. Atualize seu status no Slack regularmente para deixar as expectativas claras.

Checklist de onboarding de funcionários remotos

Ao final da experiência de onboarding de um funcionário virtual, ele deve se sentir à vontade com toda a equipe, conhecer as ferramentas e a tecnologia e estar animado para assumir sua função.

O template a seguir o guiará pelas tarefas que você deve concluir durante as seis fases de onboarding do funcionário.

Essas tarefas (e sua ordem) podem mudar dependendo da sua empresa, do cronograma e da função do novo contratado, portanto, adapte-as às suas necessidades específicas.

Pré-onboarding

Conclua essas tarefas uma ou duas semanas antes da data de início da nova contratação. Essa fase prepara o novo contratado (e sua equipe) para a nova função e o deixa animado para ingressar na empresa.

• Envie a documentação do novo funcionário (como a carta de oferta e o contrato)
• Notifique a equipe sobre a data de início da nova contratação e descreva o papel da equipe no processo de onboarding
• Faça um pedido de equipamento para o espaço de trabalho do novo funcionário (ou dê instruções sobre como fazer isso por conta própria)
• Crie as contas do contratado para todas as ferramentas e aplicativos e envie instruções de login
• Designe um colega ou mentor para ele
• Agende o onboarding de TI
• Envie a ele um pacote digital de boas-vindas, incluindo:
• Uma mensagem de boas-vindas personalizada
• Informações de login para sua plataforma de onboarding
• Uma programação para o primeiro dia (ou semana)
• Convites para reuniões de onboarding (via Zoom, Microsoft Teams, Skype ou Google Meet)
• Informações sobre como e quando a empresa entregará o equipamento
• E-mail de contato ou número de telefone de um membro da equipe de Operações de Pessoal
  
  

Primeiro dia

O primeiro dia deve facilitar o onboarding do recém-contratado em seu novo ambiente de trabalho. Ele passará a maior parte desse dia preenchendo a papelada, aprendendo sobre a empresa e conhecendo os colegas.

• Envie ao novo contratado uma mensagem de boas-vindas no Slack (ou no canal de comunicação interna de sua preferência)
• Organize sua sessão de orientação remota com um membro do departamento de Recursos Humanos
• Conclua o onboarding de TI (ou agende-a com a equipe de TI)
• Marque uma reunião individual entre o novo contratado e seu gerente
• Agende uma chamada de vídeo casual para que o novo contratado conheça sua equipe imediata
• Funcionário para revisar: Canais de comunicação e como usá-los, visão geral do produto ou da empresa, políticas e vantagens
• O funcionário deve preencher: Formulários de recursos humanos (folha de pagamento, conformidade e documentos de segurança)
  
  

Primeira semana

Nesse momento, o funcionário deve se concentrar em concluir o treinamento necessário e os materiais de onboarding enquanto se acostuma ao novo ambiente.

• Marque reuniões diárias de check-in
• Agende chamadas de vídeo individuais com o novo funcionário e cada um dos membros imediatos da equipe
• Convide o novo contratado para reuniões recorrentes da equipe
• Marque um evento social virtual da equipe
• Reserve um tempo para que eles revisem os materiais de onboarding e concluam os cursos de treinamento necessários
  
  

Primeiro mês

Durante o primeiro mês, o recém-contratado se sentirá à vontade em sua função, mergulhando em seu primeiro projeto e conhecendo mais colegas.

• Mostre a eles como agendar chamadas de vídeo de apresentação de 15 minutos com os membros da equipe estendida e permita que eles agendem as chamadas conforme desejarem
• Inicie-os em sua primeira tarefa ou projeto
• Organize (pelo menos) reuniões semanais de check-in
• Marque um check-in mais longo de 30 dias
• Estabeleça metas de desempenho com eles para os primeiros três meses
  
  

Primeiros três meses

Esse período de três meses serve para orientar os novos funcionários à medida que eles assumem projetos e se adaptam.

• Organize reuniões de check-in de acordo com sua programação padrão de check-in (geralmente quinzenal)
• Marque um check-in mais longo de três meses para analisar o progresso das metas de desempenho, fazer a primeira avaliação de desempenho e responder a perguntas
• Envie uma pesquisa sobre a experiência de onboarding
  
  

Próximos passos (suporte e desenvolvimento contínuos)

Conclua as tarefas e atividades a seguir em uma base contínua após a marca de três meses. Desse ponto em diante, as tarefas reforçam o envolvimento, o desenvolvimento e o desempenho dos funcionários.

• Organize reuniões contínuas de check-in e discuta suas metas de progressão na carreira
• Crie um plano de progressão de carreira que descreva como e quando eles podem ser promovidos
• Programe sessões de treinamento com foco no desenvolvimento de habilidades

Perguntas frequentes sobre onboarding remoto

Com as dicas de onboarding remoto de Danica e o checklist, você está quase pronto para mergulhar na integração remota. No entanto, uma última etapa antes de começar a integrar os funcionários virtuais é garantir que você tenha respostas para algumas das perguntas mais frequentes sobre o assunto:

O onboarding é a mesma coisa que orientação ou treinamento?

O onboarding refere-se à experiência geral de um novo funcionário que ingressa em uma empresa. Ele inclui orientação e treinamento.

A orientação é uma sessão do processo de onboarding em que os novos contratados são recebidos na equipe e são orientados sobre a missão e o histórico da empresa. A orientação também abordará o que esperar durante a integração geral.

Treinamento refere-se a cursos ou módulos específicos dedicados ao aprendizado e ao desenvolvimento do novo contratado. O treinamento pode se concentrar em comportamentos, ferramentas, produtos, conformidade e segurança.

Quanto tempo deve durar o onboarding remoto?

O onboarding pode levar de três semanas a três meses, em média. No entanto, não há uma resposta certa ou errada. A duração da integração do funcionário remoto dependerá da complexidade da função, do seu cronograma e do tamanho da sua empresa.

O que um novo funcionário precisa fazer antes de começar a trabalhar em casa?

Antes de começar a trabalhar em casa, os funcionários devem reunir a documentação necessária para o processo de integração, como o número do seguro social, um documento de identidade válido do governo ou informações de depósito direto para a folha de pagamento.

A maioria das funções remotas também exige uma conexão forte com a Internet, portanto, os novos funcionários talvez precisem atualizar seu pacote de Internet. (Faça um "teste de velocidade da Internet" on-line para determinar a velocidade de download de sua Internet).

Forme sua equipe remota e deixe-nos cuidar da folha de pagamento e da conformidade internacionais

O onboarding de funcionários remotos é um processo complexo que deve ser bem feito se você quiser manter o novo contratado por mais de 45 dias.

É muita coisa, nós sabemos, mas você pode nos entregar os elementos técnicos.

Com a Deel, você não precisa se preocupar em coletar informações fiscais de seus novos funcionários ou gerar seus contratos de trabalho. O processo de contratação é tratado por especialistas em contratação remota, para que você possa se concentrar na criação do seu melhor negócio.

Leia mais sobre como a Deel funciona ou agende uma demonstração para ver como podemos ajudar você e sua equipe a crescer.