A eficiência na gestão da folha de pagamento é essencial para a segurança legal, financeira e reputacional de qualquer organização. No Brasil, a contratação de pessoa física pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) traz algumas obrigações para as empresas, que devem ser cumpridas com rigor. Uma delas é a contribuição para o INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Os gestores financeiros que atuam com equipes brasileiras precisam estar atentos a essas regras, que costumam exigir grandes esforços. A boa notícia é que existem softwares avançados que conseguem automatizar a gestão da folha de pagamentoe a conformidade. Neste artigo, veja mais detalhes sobre as especificidades da folha de pagamento no Brasil e as responsabilidades das empresas em relação ao INSS na execução da folha.
Entendendo a Folha de Pagamento no Brasil
Manter a folha de pagamento em dia – tanto em relação às datas de efetivação dos pagamentos quanto aos impostos previstos em lei – é crucial para qualquer negócio, de qualquer tamanho ou setor. Se houver erros, além de funcionários insatisfeitos, a empresa pode enfrentar problemas sérios, como ações judiciais, intervenções sindicais, prejuízos financeiros, queda de produtividade e crise de imagem.
Alguns problemas que podem ocorrer na gestão da folha de pagamento:
- Pagamentos indevidos – para mais ou para menos
- Inobservância de leis trabalhistas e tributárias
- Erros humanos no preenchimento de planilhas e registros manuais
- Desconhecimento sobre mudanças na legislação, acordos setoriais ou sindicais
- Erros de cálculo de incidência de impostos como INSS, FGTS e IRRF
- Não repasse das informações da folha de pagamento para o eSocial
Para evitar esses problemas, é necessário que haja:
- Planejamento
- Classificação adequada dos colaboradores
- Conhecimento sobre os impostos
- Monitoramento eficaz das horas trabalhadas
- Provisionamento de gastos extras
- Investimento em tecnologia
O comprovante da folha de pagamento – que também é chamada de holerite – deve ser enviado aos colaboradores com as seguintes informações:
- Dados da empresa
- Nome do colaborador
- Classificação (ex.: empregado, temporário, freelancer, e outras categorias)
- Cargo e função ou serviços prestados
- Salário bruto – valor total da remuneração detalhado em valores mensais ou por hora (salário somado a horas extras, adicional noturno, adicional de insalubridade ou de periculosidade, etc.)
- Benefícios (ex.: vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, seguro de vida)
- Parcelas não integrantes da remuneração (ex.: diárias e ajudas de custo)
- Deduções (ex.: horas trabalhadas a menos, coparticipação de funcionário em algum benefício)
- Descontos legais (ex.: INSS, IRRF – Imposto de Renda Retido na Fonte, contribuições sindicais, entre outros)
- Encargos sociais: representam os custos adicionais que a empresa tem sobre os salários dos funcionários (ex.: FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, seguro contra acidentes de trabalho, etc.)
- Salário líquido – valor final a ser recebido pelo colaborador
Todas as informações devem ser claras e precisas, e o holerite deve ser entregue impresso ou online a todos os funcionários, mensalmente.
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O que é INSS
INSS é a sigla para Instituto Nacional do Seguro Social, que consiste em uma autarquia federal responsável pela gestão da Previdência Social no Brasil. A previdência é toda reserva financeira para o futuro, e pode ser privada ou social.
O INSS garante a proteção social aos trabalhadores, e concede uma série de benefícios, como: aposentadoria, licença médica, licença-maternidade, licença-paternidade, auxílio-doença, seguro-desemprego, pensão, e outras garantias do direito previdenciário. Os recursos do INSS vêm de contribuições dos trabalhadores, das empresas e do governo, através de recolhimentos obrigatórios descontados, mensalmente, na execução da folha de pagamento.
A Interligação entre Folha de Pagamento e INSS
Os trabalhadores no modelo carteira assinada – chamado também de contrato CLT – e os empregadores são obrigados a contribuir com o INSS. A contribuição dos funcionários é descontada em folha, a partir do salário bruto, de acordo com as alíquotas percentuais por faixa salarial (veja mais abaixo).
As empresas têm as seguintes obrigações em relação ao INSS:
- 1. Recolhimento das contribuições: calcular e recolher em folha de pagamento as contribuições previdenciárias dos funcionários, assim como as contribuições patronais, e repassá-las ao INSS dentro dos prazos estabelecidos pela legislação.
- 2. Emissão de documentos: emitir e fornecer a todos os funcionários os documentos necessários para comprovar suas contribuições previdenciárias, tais como o comprovante de rendimentos – chamado de Informe de Rendimentos – para a declaração do Imposto de Renda (IR).
- 3. Regularidade fiscal: manter a regularidade fiscal perante o INSS, evitando pendências que resultam em multas e penalidades.
- 4. Comunicação de acidentes de trabalho: comunicar ao INSS os acidentes de trabalho, para que os funcionários possam ter acesso aos benefícios previdenciários de direito.
Alíquotas do INSS
As alíquotas de contribuição do INSS são progressivas, e variam de acordo com o salário do colaborador e o tipo de atividade econômica da empresa.
Confira como as alíquotas variam conforme a faixa salarial no conteúdo que compilamos abaixo, a partir das tabelas válidas desde janeiro de 2024, segundo o Ministério da Previdência Social:
Para Empregado, Empregado Doméstico e Trabalhador Avulso
Salário de Contribuição (R$) |
Alíquota |
| Até R$ 1.412,00 | 7,5% |
| De R$ 1.412,01 a R$ 2.666,68 | 9% |
| De R$ 2.666,69 até R$ 4.000,03 | 12% |
| De R$ 4.000,04 até R$ 7.786,02 | 14% |
Para Contribuinte Individual, Facultativo e Microempreendedor Individual – MEI
Salário de Contribuição (R$) |
Alíquota |
Valor |
| R$ 1.412,00 | 5% (*) | R$ 70,60 |
| R$ 1.412,00 | 11% (**) | R$ 155,32 |
| R$ 1.412,00 | 12% (***) | R$ 169,44 |
| R$ 1.412,00 até R$ 7.786,02 | 20% | entre R$ 282,40 e R$ 1.557,20 |
* Alíquota exclusiva do Facultativo Baixa Renda e Microempreendedor Individual - MEI
** Alíquota exclusiva do Plano Simplificado de Previdência
*** Alíquota exclusiva do Microempreendedor Individual - MEI Transportador Autônomo de Cargas - TAC (MEI Caminhoneiro)
O INSS também é descontado do 13º salário quando pago em parcelas, sendo retido na segunda parcela.
Datas da folha de pagamento para a conformidade da gestão financeira
Os gerentes financeiros que atuam com equipes no Brasil precisam observar as datas estabelecidas por lei para o processamento da folha de pagamento e das contribuições ao INSS.
De acordo com as regras, o recolhimento da contribuição normal deve ocorrer até o dia 20 do mês seguinte a que se refere a contribuição. Assim, a contribuição referente ao mês de abril, por exemplo, deverá ser paga até o dia 20 de maio. O recolhimento do INSS sobre o 13º salário, pago ao fim de cada ano, deve ser efetuado até o dia 20 de dezembro.
Caso ocorra erros e a empresa não cumpra o prazo determinado, precisa pagar multas:
- Atraso do pagamento até 20 dias: empresa paga 10% sobre o valor do saldo devedor, com ajuste monetário.
- Atraso do pagamento mais de 20 dias: empresa paga, além de 10% sobre o saldo devedor e o ajuste monetário, mais 5% sobre os dias úteis após o vigésimo dia de atraso.
Simplificação da folha de pagamento e das contribuições para o INSS
Pesquisas do setor mostram que cerca de um quarto dos colaboradores relatam erros na folha de pagamento – seja para valores a mais ou a menos.
Uma maneira de gerenciar com eficiência a folha de pagamento e as contribuições ao INSS é contar com tecnologias que garantem escala e agilidade nessa tarefa, e aprimoram a gestão da folha de pagamento. Isso porque reduzem o trabalho manual dispendioso em horas e esforços do time de RH, e mitigam os riscos de erros.
Esses softwares conseguem fazer, com precisão e volume, os cálculos de todos os proventos do colaborador e os respectivos impostos devidos. Além disso, eles automaticamente retêm na fonte as contribuições legais, garantindo o compliance na execução da folha de pagamento.
Gerenciamento fácil da folha de pagamento com a Deel
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