Formulários de contratação de prestadores de serviços nos EUA

Para contratar um prestador de serviços nos EUA em conformidade, você deve usar os seguintes formulários para coletar as informações do profissional e declará-las ao IRS para garantir que ele informe corretamente sua renda tributável.

Você pode obter cópias de todos os formulários fiscais online no site do Internal Revenue Service (IRS). A empresa e o contratado podem preencher e arquivar os formulários eletronicamente ou pelo correio.

As empresas contratantes também devem preencher vários formulários e contratos para ajudar a classificar os prestadores de serviços e oficializar e proteger a relação de trabalho.

Embora as empresas contratantes não sejam obrigadas a reter os impostos sobre a folha de pagamento dos prestadores de serviços, uma vez que eles são autônomos e essa é sua responsabilidade, o IRS exige que as empresas contratantes informem os pagamentos feitos aos prestadores de serviços e mantenham registros de sua relação de trabalho.

Aqui fornecemos um checklist de todos os formulários e documentos necessários para contratar legalmente prestadores de serviços.

Se você decidir contratar prestadores de serviços, precisará reunir a seguinte documentação:

• Formulário W-9
• Formulários W-8BEN ou W-8BEN-E
• Formulário 1099-NEC
• Formulário SS-8
• Contrato de prestador de serviços
• Contrato de confidencialidade (NDA)
• Contrato de não concorrência
• Contrato de não aliciamento
• Faturas

Vamos nos aprofundar nesses formulários e documentos fiscais nas seções abaixo.

Formulário W-9: colete informações fiscais sobre o prestador de serviços baseado nos EUA

O Formulário W-9 do IRS - Request for Taxpayer Identification Number and Certification - é o primeiro formulário fiscal necessário para contratar um prestador de serviços. As empresas que contratam prestadores de serviços usam o Formulário W-9 para coletar informações sobre o prestador de serviços para fins fiscais.

A empresa deve enviar um formulário W-9 em branco para o prestador de serviços preencher e devolver no momento da contratação.

O formulário W-9 coleta as seguintes informações sobre o prestador de serviços:

• Nome (ou o nome da empresa, se o prestador de serviços estiver “fazendo negócios como”)
• Endereço
• Número de Identificação Fiscal (TIN) ou Número de Seguro Social (SSN) (se o prestador de serviços atuar como pessoa física)
• Número de Identificação do Empregador (EIN) (se o prestador de serviços atuar como pessoa jurídica)

O Formulário W-9 só deve ser coletado quando o prestador de serviços começar a trabalhar para a empresa. Se as informações do profissional mudarem, ele deverá enviar um Formulário W-9 atualizado.

As informações do formulário devem ser precisas e atuais, pois os dados informarão outros formulários, como o formulário 1099-NEC.

Formulários W-8BEN e W-8BEN-E: colete informações fiscais de prestadores de serviços estrangeiros

O formulário W-8BEN do IRS - Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting - coleta informações relacionadas a impostos de prestadores de serviços estrangeiros.

Pense no W-8BEN como um W-9 para prestadores de serviços não americanos. Ao preencher o Formulário W-8BEN, o cliente prova que a pessoa contratada não é cidadã dos EUA e trabalha fora dos EUA.

O IRS emite esse formulário, mas não exige que você o envie. Em vez disso, mantenha-o em seus registros para possíveis fins de auditoria.

Se a parte estrangeira não for uma pessoa física, mas uma entidade comercial, ela precisará preencher o formulário W-8BEN-E do IRS e enviá-lo ao pagador.

Formulário 1099-NEC: informe a renda do prestador de serviços

O Formulário 1099-NEC, que significa remuneração de não funcionários, é usado pelo IRS para determinar a renda tributável adquirida por prestadores de serviços e freelancers. As empresas usam o 1099-NEC para informar os pagamentos a cada prestador de serviços em um ano fiscal.

Esse formulário costumava fazer parte do Formulário 1099-MISC, caixa 7. Mas, a partir de 2020, o Formulário 1099-NEC é um documento separado. Uma empresa deve enviar um formulário para cada prestador de serviços que pagou mais de US$ 600 em um ano fiscal. Mesmo que as partes não tenham trabalhado juntas por um ano, a empresa ainda precisará informar todos os pagamentos feitos a um prestador de serviços se excederem US$ 600.

O formulário 1099-NEC fornece detalhes sobre o seguinte:

• O valor que o pagador (empresa) transferiu para o beneficiário (prestador de serviços) suscetível a impostos sobre a renda
• Qualquer retenção de impostos que tenha ocorrido, inclusive o valor e a finalidade da retenção

A data de vencimento para o envio do formulário 1099-NEC ao prestador de serviços é 31 de janeiro do ano seguinte para o ano fiscal anterior.

Formulário SS-8: classifique corretamente os trabalhadores

O Formulário SS-8 do IRS, Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding, ajuda as empresas a determinar se correm o risco de classificação incorreta de trabalhadores. Não é um documento obrigatório.

A linha entre prestadores de serviços e funcionários de tempo integral nem sempre é clara, mas as penalidades por classificação incorreta de trabalhadores são severas. As empresas e os trabalhadores podem usar o SS-8 para determinar se seus trabalhadores devem ter status de funcionário ou de prestador de serviços.

Os empregadores também podem usar testes fornecidos pelo governo, como o teste de direito comum ou o teste ABC do DOL, para evitar a classificação incorreta de funcionários. Certos fatores, como ter um alto grau de controle sobre o horário do funcionário, obter reembolso de despesas comerciais pela empresa ou trabalhar em tempo integral, determinam o status de funcionário e a qualificação para os benefícios dos funcionários.

Contrato de prestador de serviços: assine um contrato vinculativo

Um contrato de prestador de serviços é um contrato por escrito entre um empregador e um profissional autônomo que define o escopo do acordo de trabalho, os prazos, as condições de pagamento e outros aspectos relevantes da colaboração.

Uma empresa deve fazer um contrato de prestador de serviços ao contratar freelancers ou pequenas empresas, mesmo que o contrato seja de curto prazo. Um contrato por escrito é sempre necessário para proteger ambos os lados da relação de trabalho.

Especificamente, o contrato de prestador de serviços protege ambas as partes da classificação incorreta do trabalhador, explicando os detalhes do status do profissional. O contrato deve esclarecer que o prestador de serviços tem a liberdade de definir seu cronograma, usar suas ferramentas e equipamentos e entregar o trabalho de acordo com seus próprios termos.

Por lei, os prestadores de serviços não têm direito a receber benefícios como assistência médica e seguro contra acidentes de trabalho fornecido pelo empregador. O contratado pagará seus próprios impostos estaduais e federais, incluindo impostos FICA e seguro-desemprego.

As seções do contrato por escrito devem incluir o seguinte:

• O escopo do trabalho: uma descrição precisa do trabalho que o contratado realizará para a empresa
• Propriedade do referido trabalho: o proprietário da propriedade intelectual do trabalho concluído
• Prazos: o intervalo de datas em que o contratado deve concluir o trabalho
• Remuneração: pagamento total que a empresa fornecerá ao prestador de serviços
• Condições de pagamento: o método e a cadência de pagamento
• Quaisquer disposições e informações adicionais, dependendo das leis estaduais locais e das políticas do Departamento do Trabalho

Acordo de não divulgação (NDA): garanta a confidencialidade

Um acordo de não divulgação (NDA) entre você e o prestador de serviços ajuda a garantir que ele não compartilhe informações comerciais confidenciais com terceiros.

Um NDA é o acordo restritivo mais comum entre um empregador e um prestador de serviços. Ele pode abranger projetos específicos ou toda a relação de trabalho entre o profissional e a empresa.

A maioria das empresas acrescenta o NDA como parte da documentação de onboarding. O recurso gratuito de NDA da Deel permite que você gere e envie NDAs em conformidade para seu prestador de serviços diretamente da plataforma da Deel.

Contrato de não concorrência: reduza a concorrência

Os contratos de não concorrência determinam que o contratado não pode concorrer com o cliente (ou ex-cliente) no mesmo campo. Os acordos de não concorrência geralmente abrangem a duração da relação de trabalho e um determinado período após o término do contrato.

Nem todos os estados permitem acordos de não concorrência para prestadores de serviços, pois eles reduzem os salários. Por exemplo, Maryland e Virgínia proibiram esses acordos em 2021.

Acordos de não aliciamento: reduza a perda de clientes

Os contratos de não aliciamento são semelhantes aos de não concorrência, mas abrangem diferentes aspectos do negócio. Enquanto o acordo de não concorrência proíbe o funcionário de trabalhar em um determinado campo, o acordo de não aliciamento impede que um ex-funcionário roube qualquer cliente da empresa. Algumas empresas usam esse acordo para substituir o acordo de não concorrência proibido por lei.

Embora a maioria dessas cláusulas só entre em vigor depois que o contratante e o prestador de serviços já tiverem se separado, talvez você queira que elas sejam assinadas por um prestador de serviços antes de contratá-lo oficialmente. Esse acordo alinhará todas as partes e poderá até mesmo apresentar barreiras para alguns prestadores de serviços (especialmente proprietários de pequenas empresas).

Faturas: pague os prestadores de serviços

As faturas - ou invoices - servem como um registro oficial da transação entre duas partes, nesse caso, entre prestadores de serviços e seus clientes. Quer o prestador de serviços seja freelancer ou tenha uma empresa, ele deve enviar faturas aos clientes para receber o pagamento por seu trabalho.

Uma fatura deve conter o seguinte:

• Número da fatura
• Informações do cliente: nome, endereço, número de identificação do imposto sobre valor agregado (IVA)
• Informações do prestador de serviços: nome, endereço (número de identificação do IVA, NIF caso o prestador de serviços seja uma entidade comercial)
• Serviços prestados ao cliente
• Valor da remuneração por esses serviços
• Informações adicionais que afetam o valor total (bônus, deduções etc.)

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