.png?width=2000&height=875&name=Blog%20(8).png)
O que é processamento de folha de pagamento internacional?
Principais conclusões
|
Empresas do mundo todo - de startups a grandes empresas - constroem equipes globais para alcançar crescimento e diversidade sem precedentes. Mas essas novas possibilidades trazem novas complicações, inclusive o processamento internacional da folha de pagamento.
Para executar a folha de pagamento globalmente, você precisa ter um conhecimento profundo das leis, impostos, moedas, fusos horários e métodos de pagamento locais. E criar um sistema de folha de pagamento global eficiente e em conformidade é um desafio ainda maior, e é por isso que a Deel oferece uma solução de folha de pagamento global.
Abaixo, abordamos sete componentes exclusivos da folha de pagamento global e quatro opções para lidar com eles, independentemente do tamanho de sua organização ou da abordagem da expansão global.
O que é processamento internacional de folha de pagamento?
O processamento internacional da folha de pagamento refere-se ao gerenciamento e à entrega de pagamentos a funcionários estrangeiros ou prestadores de serviços independentes pelo trabalho que realizam para a sua empresa. Também conhecido como processamento de folha de pagamento global, esse método é mais complexo do que adicionar funcionários estrangeiros e prestadores de serviços independentes a um processo de folha de pagamento existente. Você deve se familiarizar com as leis trabalhistas globais, leis tributárias e outras realidades financeiras de todo e qualquer novo país onde os trabalhadores residam.
7 componentes exclusivos do gerenciamento da folha de pagamento global
A folha de pagamento internacional é mais complexa do que o processamento da folha de pagamento nacional, pois há mais fatores em jogo no pagamento de profissionais estrangeiros:
1. Leis e regulamentações locais
As leis trabalhistas em um mercado estrangeiro podem ser diferentes das do seu país. Esse costuma ser o maior desafio em termos de folha de pagamento para as empresas que pretendem se expandir globalmente. Toda vez que você contrata um funcionário ou prestador de serviços em um novo país, precisa entender e cumprir os seguintes requisitos locais:
- Taxas e prazos de impostos
- Benefícios obrigatórios para funcionários
- Salário mínimo
- Máximo de horas de trabalho semanais
- Definição de funcionário vs. prestador de serviços
2. Remuneração de funcionários em diferentes países
Antes de operar em um novo mercado, determine o momento, o método e o valor dos pagamentos internacionais.
Quando? Cada país tem seus próprios períodos de pagamento, o que significa que você pode ter de pagar os funcionários internacionais em momentos diferentes. Prepare-se para processar os pagamentos semanalmente, mensalmente ou até mesmo diariamente, com base nos acordos e nas leis trabalhistas locais.
Como? Os métodos de pagamento usados para pagar os funcionários internacionais podem ser diferentes da forma como você paga os profissionais locais. Cheques de pagamento em papel, depósitos diretos, transferências de dinheiro e carteiras digitais têm taxas de câmbio e tempos de processamento exclusivos.
Quanto? Cada país tem taxas e regulamentações padrão de mercado exclusivas (como salário mínimo). Antes de fazer uma oferta a um funcionário estrangeiro, calcule os impostos e as taxas locais que incidirão sobre o salário bruto para garantir que você ofereça uma remuneração competitiva e atraente. Leia mais sobre como definir a remuneração de funcionários internacionais.
Além disso, alguns países podem estar muito acostumados a práticas irreconhecíveis de folha de pagamento, como dar aos funcionários um 13º salário. O 13º salário é um tipo de remuneração que os funcionários recebem normalmente no final do ano, como um acréscimo aos seus 12 salários mensais. É obrigatório em alguns países, como a Grécia ou a Argentina, e é apenas uma prática recomendada em outros (principalmente na América Latina).
Saiba tudo sobre as regulamentações trabalhistas em nosso guia global de contratação.
3. Leis tributárias nacionais e internacionais
Os impostos sobre a folha de pagamento são complexos, especialmente quando você incorpora variações de um país para outro. Conte com o fato de que todos os países têm imposto de renda federal e regional, mas o valor pode variar significativamente. Sua empresa será responsável pelo cumprimento das leis tributárias nos EUA e onde quer que você contrate funcionários: se você não preencher um formulário ou não pagar um imposto, corre o risco de sofrer penalidades fiscais. Os prestadores de serviços administram seu próprio imposto de renda (e devem estar cientes dos possíveis tratados fiscais entre o seu país e o deles e preencher os Formulários W-BEN ou W-8BEN-E para evitar a dupla tributação).
Felizmente, a maioria dos países já digitalizou o registro de impostos para simplificar o processo. Você poderá cumprir as leis tributárias multinacionais de seu país de origem com um software de folha de pagamento que ofereça recursos relacionados a impostos. Um processo de folha de pagamento em conformidade com os impostos é necessário para a expansão global, principalmente se você gerencia um grande número de funcionários em vários países.
4. Benefícios para os funcionários
Os benefícios dos funcionários são uma parte importante do pacote de remuneração dos funcionários. Um bom plano pode ajudar a atrair e reter talentos globais.
Na maioria dos países, o seguro social é obrigatório para o empregador. Isso inclui o pagamento do plano de saúde dos funcionários, contribuições para a aposentadoria, invalidez, seguro-desemprego e lesões relacionadas ao trabalho, de acordo com a indenização do trabalhador. Muitos países exigem que o empregador forneça férias anuais remuneradas aos funcionários (às vezes até 30 dias por ano) ou cubra o primeiro mês da licença de gravidez de uma funcionária, enquanto o governo cobre o restante.
Depois de determinar a remuneração obrigatória, passe para as vantagens: auxílios para home office, bolsas de bem-estar, folha de pagamento em criptomoeda e outros pequenos bônus tornam sua empresa um local mais atraente para trabalhar.
Leia mais sobre as vantagens e os benefícios para profissionais remotos.
5. Encargos bancários e taxas de câmbio
A folha de pagamento internacional exige o envio de dinheiro através das fronteiras, o que envolve taxas. Por exemplo, se você optar por transferências SWIFT (uma grande rede de mensagens entre bancos usada para transferências internacionais seguras de dinheiro), pagará cerca de US$ 25-50 por cada transferência multinacional.
As flutuações da taxa de câmbio também são um desafio para as empresas internacionais. Em muitos países, você precisa pagar os funcionários em moeda local (fiduciária). Se houver mudanças desfavoráveis nas taxas de câmbio entre as moedas que você e seus funcionários usam, isso pode prejudicar seu orçamento de folha de pagamento.
6. Proteção de dados
A União Europeia atualizou a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) em 2018 para exigir padrões mais rígidos em relação à privacidade de dados. A proteção de dados tornou-se uma preocupação importante para as empresas, especialmente para as grandes equipes internacionais. Os dados da folha de pagamento tornam-se visíveis para um número cada vez maior de funcionários, e você deve cumprir os requisitos onde quer que contrate.
Reduzir os riscos significa eliminar e-mails não criptografados e remover todos os dados redundantes dos funcionários. Se você estiver terceirizando a folha de pagamento, um serviço terceirizado terá acesso aos dados dos funcionários. Você precisa ter um acordo rígido de processamento de dados (DPA) em vigor: um contrato entre a empresa e o serviço de folha de pagamento para garantir que eles tratem os dados com segurança e em conformidade com o LGPD e tenham proteção legal em caso de violação.
7. Expansão do departamento de recursos humanos de uma empresa
A configuração da folha de pagamento internacional é apenas a primeira etapa da expansão de uma empresa. À medida que a empresa cresce, você logo precisará de uma equipe para gerenciamento de funcionários, administração, integração e muito mais.
Reduza a carga do RH com poderosas ferramentas automatizadas, como um sistema de informações de recursos humanos (SIRH). Sua equipe passará menos tempo em tarefas repetitivas e mais tempo melhorando a experiência dos funcionários e a gestão do capital humano.
Alguns desses sistemas de RH maiores incluem software de folha de pagamento incorporado (ou integrações com outros softwares de folha de pagamento), para que sua equipe possa acessar dados em tempo real em uma ferramenta centralizada. Se estiver procurando um software de RH com prioridade global, experimente o Deel HR.
4 maneiras de gerenciar a folha de pagamento internacional
Você está se perguntando se pode gerenciar a folha de pagamento internacional por conta própria? O gerenciamento da folha de pagamento de pequenas empresas pode incorporar um país adicional sem muitos problemas, mas à medida que sua equipe cresce, o processo se torna mais complexo e demorado. Vamos dar uma olhada nas opções que você tem ao processar a folha de pagamento internacional.
1. Use o software de folha de pagamento
O software de folha de pagamento é uma solução baseada na nuvem que ajuda a organizar, monitorar e distribuir automaticamente os pagamentos dos funcionários. A maioria dessas ferramentas é escalonável: elas enviam pagamentos e geram recibos de pagamento (ou holerites) para grandes equipes com apenas alguns cliques.
Se você estiver interessado em terceirizar e automatizar o processo de folha de pagamento global e, ao mesmo tempo, manter algum tipo de controle, responsabilidade e supervisão, o software de folha de pagamento internacional é uma boa opção. Essas ferramentas aceleram o processo, mas ainda deixam você exclusivamente responsável pela função de folha de pagamento.
Prós do software de folha de pagamento
- Redução da possibilidade de erro manual
- Economia de tempo graças aos recursos automatizados
- Acesso a especialistas locais em folha de pagamento e agentes de suporte ao cliente
Contras do software de folha de pagamento
- Necessidade de especialistas internos em folha de pagamento para operar a ferramenta
- Necessidade de licença paga
2. Contratar um provedor global de serviços de folha de pagamento
Os provedores de serviços de folha de pagamento são empresas terceirizadas especializadas em lidar com a folha de pagamento dos clientes. Seu trabalho é fazer pagamentos aos funcionários, processar e manter os registros da folha de pagamento, lidar com os impostos sobre a folha de pagamento e muito mais.
Com essa solução de folha de pagamento internacional, você não precisa aprender sobre a ampla variedade de políticas de folha de pagamento, práticas recomendadas de folha de pagamento e regulamentações em todo o mundo. Você transfere a responsabilidade para os especialistas em folha de pagamento, fornece a eles acesso aos dados dos funcionários e confia que eles pagarão salários, impostos e outras obrigações em tempo hábil e com precisão. Muitos provedores de folha de pagamento oferecem ampla cobertura, de modo que você não precisa procurar uma empresa de folha de pagamento separada para cada país em que contratar.
Antes de escolher um provedor de folha de pagamento internacional, verifique as taxas de processamento de folha de pagamento e os depoimentos, e peça para ver um contrato antes de assinar.
Prós dos provedores de serviços de folha de pagamento
- Não é necessária licença
- Não há necessidade de especialistas internos em folha de pagamento
- Acesso a conhecimento especializado no país e no exterior
Contras dos provedores de serviços de folha de pagamento
- Custos mais altos do que os de um software de folha de pagamento global sozinho
3. Terceirizar operações de folha de pagamento para um Employer of Record (EOR)
Um Employer of Record (EOR) é uma empresa terceirizada que permite a contratação de funcionários sem a necessidade de estabelecer entidades locais em cada país anfitrião. Os EORs cuidam da folha de pagamento, bem como dos impostos sobre a folha de pagamento, dos contratos dos funcionários, das planilhas de horas, da administração dos benefícios dos funcionários etc.
Sem um EOR, você precisa abrir uma subsidiária estrangeira para contratar funcionários globais. Esse processo é demorado e caro para a expansão em um país, quanto mais em todo o mundo. As EORs oferecem uma solução mais rápida e econômica para as equipes que desejam contratar funcionários internacionais. E algumas empresas que atuam como EORs também oferecem serviços de contratação de prestadores de serviços internacionais (inclusive a Deel).
Às vezes, as pessoas se referem a uma EOR como uma PEO (organização empregadora profissional), mas esses serviços não são os mesmos. Você estabelece um relacionamento de co-emprego com uma PEO e contrata funcionários com ela, compartilhando responsabilidades legais de emprego, mas esses serviços não desbloqueiam a contratação internacional. (Dito isso, PEO internacional na verdade significa a mesma coisa que EOR).
Prós das EORs
- Possibilidade de terceirizar todo o processo de folha de pagamento e contratação
- Possibilidade de contratar pessoas em qualquer lugar do mundo
- Redução dos riscos de conformidade ao permitir que especialistas lidem com contratos
Contras das EORs
- Investimento maior do que o do software de folha de pagamento devido aos serviços adicionais de RH
4. Enviar dinheiro por meio de empresas de transferência de dinheiro
As empresas de transferência de dinheiro são organizações que permitem que você transfira dinheiro internacionalmente, geralmente com taxas acessíveis e em várias moedas.
Se você quiser apenas encontrar uma solução para a questão da transferência internacional de dinheiro, use serviços como PayPal, Payoneer, Revolut, Western Union e Wise.
Entretanto, as empresas de transferência de dinheiro resolvem apenas uma pequena parte do quebra-cabeça. Na verdade, elas não lidam com a folha de pagamento real (incluindo a retenção de impostos e a administração dos benefícios dos funcionários) e não garantem a conformidade com as leis locais. Portanto, para as empresas que levam a sério a contratação internacional, as transferências de dinheiro não são a melhor opção.
Prós da transferência de dinheiro
- Taxas de câmbio competitivas
- Ótima cobertura global
Contras da transferência de dinheiro
- Não há processamento de folha de pagamento
- Falta de suporte fiscal e de conformidade
Perguntas comuns sobre processamento de folha de pagamento internacional
Ainda tem dúvidas? Encontre mais informações sobre o processamento da folha de pagamento abaixo.
Como você calcula a folha de pagamento?
Você pode facilmente calcular a folha de pagamento manualmente com base no salário por hora dos funcionários e no número de horas que eles trabalham por mês. Basta multiplicar o salário pelo número total de horas trabalhadas para obter o pagamento mensal. Para funcionários assalariados, calcule a folha de pagamento dividindo o salário anual em períodos de pagamento semanais, quinzenais ou mensais.
Entretanto, à medida que o número de funcionários aumenta ou você começa a contratar globalmente, os cálculos manuais se tornam quase impossíveis. Para evitar erros no cálculo de horas e salários, é altamente recomendável usar um software de folha de pagamento.
O software de folha de pagamento global calcula automaticamente os impostos sobre a folha de pagamento, os salários e os bônus. É fundamental familiarizar-se com as alíquotas de impostos e outras obrigações do empregador ao contratar internacionalmente para que você não calcule erroneamente os salários dos funcionários ou os impostos que precisa pagar.
Se estiver apenas explorando um novo mercado, use nossa calculadora de empregos para saber quanto custaria contratar um funcionário no país desejado.
O que é a terceirização da folha de pagamento multinacional?
A terceirização da folha de pagamento de vários países é a prática comercial de delegar a folha de pagamento global a um prestador de serviços terceirizado. Esse provedor de folha de pagamento lida com pagamentos e impostos para equipes internacionais.
O que incluem as taxas de processamento da folha de pagamento?
As taxas de processamento da folha de pagamento variam de acordo com o provedor, onde os funcionários estão localizados e quantos funcionários estão na folha de pagamento. Algumas empresas globais de folha de pagamento oferecem preços baseados em níveis, de acordo com o país e o número de funcionários que você tem em um local. Seu provedor pode exigir uma taxa única de abertura de conta ou uma taxa mensal fixa.
Simplifique a folha de pagamento com o Deel: a solução mais simples de folha de pagamento global
O pagamento de sua equipe internacional não deve ser um obstáculo para a contratação global. Descobrir o melhor método de pagamento ou como lidar com diferentes moedas e taxas bancárias é uma tarefa árdua para você, e é por isso que a melhor solução para a maioria das empresas é um serviço como a Deel.
A Deel simplifica o pagamento da sua equipe:
- Pague toda a sua equipe com um clique
- Pague os funcionários em sua moeda local por meio de seus métodos de pagamento preferidos
- Ofereça aos funcionários um cartão Deel para receber e gastar sem precisar enviar dinheiro para suas contas bancárias
- Acesse opções adicionais de pagamento local para simplificar o processo de folha de pagamento internacional
Saiba mais sobre a solução Global Payroll da Deel ou agende uma demonstração de 30 minutos do produto com um especialista hoje mesmo.
.svg)
