Plantilla de checklist para offboarding de empleados (colaboradores y managers)

El offboarding en RRHH es el conjunto de pasos estructurados que se siguen cuando un empleado deja la empresa, ya sea por renuncia, retiro o despido. Incluye desactivar accesos a sistemas, recuperar dispositivos o credenciales, completar documentación legal y facilitar la transferencia de conocimientos. Un proceso bien gestionado garantiza una transición ordenada, protege a la empresa y deja una buena impresión en el empleado que sale, lo que puede influir en la reputación de la empresa.

Es una guía formal que detalla cómo debe llevarse a cabo la salida de un empleado. Establece pasos claros relacionados con el cumplimiento legal, la devolución de activos, la desactivación de accesos, las encuestas de salida y el pago final. Una política de offboarding bien definida ayuda a mantener una experiencia positiva para el empleado y protege la información de la empresa.

No. El offboarding es el proceso completo de desvinculación de un empleado, ya sea voluntaria (renuncia, retiro) o involuntaria (despido, reestructuración). En cambio, la finalización del contrato se refiere específicamente al acto de finalizar la relación laboral por decisión de la empresa, lo cual puede tener implicaciones legales como acuerdos de confidencialidad o pagos por indemnización. Sin importar la causa, un buen proceso de offboarding permite cerrar el ciclo de forma profesional.

Un proceso completo debería contemplar:

1. Notificación al departamento de RRHH: el equipo de recursos humanos inicia el proceso de offboarding.
2. Documentos de salida: el empleado presenta una carta de renuncia y RR.HH. prepara los documentos necesarios.
3. Transferencia de conocimientos: se documentan tareas clave para que otros puedan continuar el trabajo.
4. Desactivación de accesos: se revocan los permisos al email, sistemas internos y herramientas digitales.
5. Devolución de activos: se recuperan dispositivos, tarjetas de acceso, tarjetas de crédito de la empresa, etc.
6. Pago final y beneficios: se calculan los montos pendientes (salario, días no tomados, bonificaciones) y se procesa el pago correspondiente.
7. Entrevista de salida: se pide feedback para mejorar la experiencia de los empleados a futuro.

Todo empieza cuando RRHH recibe la carta de renuncia del empleado o la notificación de finalización del contrato. A partir de ahí se agenda una entrevista de salida, se hace la entrega de puesto, se notifica a IT para desactivar accesos, y el el departamento de finanzas gestiona el pago final. Un offboarding bien hecho protege a la empresa, mantiene una buena relación con el exempleado y refuerza la imagen de marca empleadora.

El proceso de offboarding suele durar entre dos y cuatro semanas, según el puesto y las responsabilidades del empleado que deja la empresa. Algunas tareas, como la desactivación de accesos o la devolución de dispositivos, pueden esperar hasta el último día. Otras, como la transferencia de conocimiento o el procesamiento de la nómina final, pueden llevar más tiempo.

Un offboarding mal gestionado puede generar riesgos importantes, como:

• Amenazas a la seguridad de la información: si el empleado mantiene acceso a los sistemas, puede haber mal uso de datos sensibles.
• Pérdida de conocimiento clave: sin una transferencia estructurada, los nuevos miembros del equipo podrían tener dificultades.
• Daño reputacional: una mala experiencia de salida puede afectar a tu marca empleadora y futuras contrataciones.
• Problemas legales: si hay retrasos en pagos o errores en acuerdos de confidencialidad esto puede resultar en disputas.

La mejor forma de mitigar estos riesgos es contar con un proceso claro, automatizado y bien documentado.

Para asegurar un proceso de offboarding profesional y respetuoso de un empleado que ha sido desvinculado, asegúrate de tener en cuenta lo siguiente:

1. Comunicación clara y empática: explica la decisión de forma directa pero humana.
2. Confidencialidad: maneja la información con profesionalismo.
3. Apoyo en la transición: ofrece referencias, asesoría o incluso recontratación futura si es viable.
4. Procesos puntuales: asegura el pago final y el cierre administrativo sin demoras.
5. Queda en buenos términos: siempre que sea posible, deja abierta la posibilidad de futuras colaboraciones.

Es una herramienta que asegura que cada paso del proceso esté cubierto. Esta incluye:

• Recepción de la carta de renuncia o aviso de finalización de contrato
• Revisión del pago final y beneficios
• Transferencia de conocimiento
• Devolución de activos de la empresa (laptos, tarjetas de acceso, tarjetas de crédito)
• Accesos revocados
• Entrevista de salida

Una checklist garantiza consistencia y eficiencia en el proceso de offboarding.

Los documentos clave son:

• Carta de renuncia: notificación oficial por parte del empleado.
• Información del pago final: detalles del último salario y beneficios.
• Acuerdos de confidencialidad (si aplica): protegen la información de la empresa.
• Entrevista de salida: recoge insights valiosos sobre la experiencia del empleado.
• **Documentos de beneficios y seguros: **aclaran las opciones disponibles para continuar con coberturas o planes tras la salida.

Tener todos los documentos en orden te evitará problemas legales y asegurará una transición sin contratiempos

Un paquete completo asegura que el proceso se maneje con claridad y de manera 100% legal. Este debería incluir:

• Carta oficial de finalización de contrato: detalla el motivo de la desvinculación y la fecha efectiva.
• Detalle del pago final: incluye el salario pendiente, bonos y días de vacaciones acumulados.
• Acuerdo de indemnización (si aplica): define cualquier compensación adicional acordada.
• Acuerdos de confidencialidad y no competencia: protegen la información sensible de la empresa.
• Formulario de entrevista de salida: recoge insights valiosos sobre la experiencia del empleado.