Plantilla de checklist para onboarding de empleados

Un checklist de onboarding es una guía estructurada que detalla las tareas clave para dar la bienvenida a un nuevo empleado y facilitar su integración a la empresa, a su equipo y a su rol. Incluye actividades previas a su llegada, preparación del espacio de trabajo, entrega de documentación, inducción inicial y presentación de políticas de la empresa.

Un checklist bien organizado ayuda a crear una primera impresión positiva, garantiza una experiencia de incorporación fluida y aumenta la satisfacción del empleado.

Es un marco estructurado que facilita una transición fluida para los nuevos empleados. Suele incluir:

1. Pasos de pre-onboarding como la documentación, el registro en los sistemas y la configuración de TI.
2. Un checklist de tareas clave.
3. Un cronograma de capacitación que aborde las expectativas del rol.
4. Reuniones periódicas con el jefe directo y el equipo.
5. Oportunidades de desarrollo continuo para establecer una base sólida.

Los pilares de un onboarding efectivo suelen resumirse en cinco 'C' fundamentales:

1. Cumplimiento legal: asegurar que toda la documentación requerida esté completa (contratos, formularios fiscales, verificación de antecedentes, etc.).
2. Claridad: explicar de forma clara las funciones, expectativas y metas de desempeño del puesto.
3. Cultura: presentar los valores de la empresa, su cultura organizacional y normas de convivencia.
4. Conexión: ayudar al nuevo empleado a construir relaciones con su jefe directo, los compañeros de equipo, y su onboarding buddy, que impulsen su integración.
5. Check-ins: llevar a cabo reuniones de seguimiento uno a uno en momentos clave como el primer día, la primera semana y el primer mes para apoyar la transición.

1. Preparación y pre-onboarding: enviar un email de bienvenida antes del primer día, preparar el espacio de trabajo y configurar accesos, facilita una llegada sin contratiempos. También es clave completar la documentación inicial y definir claramente las expectativas del rol.
2. Capacitación estructurada y acompañamiento: un plan de onboarding claro y bien organizado que combine formación práctica, el apoyo de un onboarding buddy y reuniones uno a uno, ayuda a crear una base sólida para el éxito. Además, muchas empresas suelen hacer revisiones formales a los 30, 60 o 90 días, según lo que establezca la norma laboral del país.
3. Seguimiento y apoyo continuo: los check-ins regulares durante el primer año fortalecen el compromiso y la satisfacción del empleado. Estas conversaciones le permiten al jefe dar feedback, resolver dudas y detectar necesidades de capacitación adicionales.

Es una reunión uno a uno que se hace al final del primer mes entre el nuevo empleado y su jefe directo o RRHH que permite:

• Revisar cómo ha sido su experiencia inicial en la empresa.
• Evaluar el progreso en el puesto y detectar necesidades de capacitación.
• Resolver inquietudes sobre la cultura, el equipo o las políticas internas.
• Obtener feedback para mejorar el proceso de onboarding.

Un proceso de onboarding efectivo incluye:

1. Pre-onboarding: reunir todos los documentos legales, registrar toda la información de nómina, programar la inducción y definir el paso a paso del onboarding.
2. Día 1: recibir al nuevo empleado, presentarlo al equipo, repasar el manual de la empresa y explicar políticas clave.
3. Primera semana: asignar un buddy, empezar con la capacitación específica del puesto y asegurar que este tenga claras las funciones y expectativas del cargo.
4. Primer mes: hacer un check-in mensual, recopilar feedback y revisar el avance hacia los primeros hitos.
5. Primeros 3 a 6 meses: llevar a cabo evaluaciones formales de desempeño (ejemplo a los 30, 60 o 90 días), definir ajustes o capacitaciones adicionales, y decidir si este continúa o no una vez finalizado el período de prueba.
6. Primer año: seguimiento constante, desarrollo profesional y conversaciones sobre oportunidades de crecimiento.

Los documentos clave para completar el ingreso suelen ser:

• Formularios fiscales (por ejemplo, W-4 o I-9 en EE.UU)
• Formularios para depósito directo de salario
• Consentimiento para verificación de antecedentes
• Confirmación de entrega del manual del empleado
• Aceptación de políticas de la empresa
• Formularios de inscripción a beneficios de salud

Idealmente, la documentación debe completarse durante la etapa de pre-onboarding, antes del primer día del nuevo empleado. Sin embargo, algunos formularios (como los de inscripción a beneficios) pueden completarse durante su primera semana. Gestionar correctamente esta documentación garantiza el cumplimiento legal, agiliza el proceso y deja una buena primera impresión.

Es un conjunto de documentos e información clave que se le entrega a toda persona contratada, antes o durante su primer día. Suele incluir:

• Manual del empleado y políticas internas
• Materiales de capacitación y preguntas frecuentes asociadas al rol
• Formularios administrativos (nómina, beneficios, etc.)
• Carta o email de bienvenida del jefe directo
• Objetos con la marca de la empresa para hacer la experiencia más cercana

Para crear tu propia checklist en Excel, haz lo siguiente:

1. Usa una plantilla como la de Deel para dividir las tareas por etapas (pre-onboarding, primer día, primera semana, etc.)
2. Enumera los pasos clave: completar la documentación, asignar un onboarding buddy, programar reuniones de seguimiento, etc.
3. Agrega fechas límite para hacer seguimiento
4. Comparte el archivo con los equipos correspondientes
5. Automatiza recordatorios para RRHH y jefes directos

Puedes hacer un seguimiento efectivo del proceso con:

• Un software de RRHH o una checklist en Excel
• Reuniones de seguimiento en hitos clave (30, 60, 90 días)
• Encuestas para obtener feedback sobre la experiencia de onboarding
• Coordinación con el equipo de TI para asegurar acceso a sistemas y herramientas necesarias