Wat is een kennisbank?

Een kennisbank is de online verzameling van informatie van een bedrijf die mensen kunnen raadplegen om antwoorden te vinden op veelgestelde vragen, oplossingen en hulpmiddelen om een onderwerp beter te begrijpen. Met andere woorden, een kennisbank is een zelfbedieningstool waarmee mensen antwoorden en oplossingen kunnen vinden zonder hulp te hoeven inroepen.

Een effectieve kennisbank zou de informatie-uitwisseling moeten vergroten en de administratieve beheerskosten moeten verlagen.

Wil je een kennisbank opzetten? Er zijn twee soorten kennisbanken: externe en interne kennisbanken. Een externe kennisbank bevat informatie die klanten, cliënten of het algemene publiek kunnen raadplegen. Daarentegen bevat een interne kennisbank de privé- of vertrouwelijke informatie van een bedrijf en is alleen bedoeld voor de teamleden van het bedrijf.

Een bedrijf kan zowel een interne kennisbank hebben voor hun medewerkers om bedrijfsbeleid, inwerkmaterialen, trainingen en handleidingen te begrijpen, als een klantgerichte kennisbank om hun klanten en cliënten te voorzien van veelgestelde vragen, handleidingen en probleemoplossingsinhoud.

In sommige gevallen is de kennisbank van een bedrijf niet alleen relevant voor hun eigen klanten, maar ook voor het algemene publiek.

Een voorbeeld van een interne kennisbank kan een Google Drive-map zijn die alleen wordt gedeeld onder de medewerkers van het bedrijf of binnen een specifieke afdeling. Een voorbeeld van een externe kennisbank kan een openbaar webportaal of een kennisbankartikel zijn dat iedereen online kan raadplegen.

Kennisbanken kunnen verschillende vormen en functies aannemen. Terwijl de meest basale kennisbanken vergelijkbaar zijn met geïndexeerde encyclopedieën, gebruiken andere soorten kennisbanken automatisering en AI om te reageren op gebruikersinvoer. Bijvoorbeeld, wanneer een gebruiker een zoekopdracht invoert via een zoekfunctie of chatbot, helpt de kennisbanksoftware bij het verfijnen van een oplossing.

Een digitale kennisbank kan de vorm aannemen van:

• pdf's
• Word-documenten
• Google-documenten
• Spreadsheets
• Webportalen
• Wiki's
• Lokale databases

Gegevens in een online kennisbank komen vaak van bijdragers die goed thuis zijn in relevante onderwerpen en de kennisbank kunnen aanvullen en uitbreiden.

Wat zijn enkele kennisbanktools en -software?

Er zijn verschillende kennisbeheersystemen, software en tools beschikbaar voor bedrijven van elke omvang of statuur. Het kiezen van de beste kennisbanksoftware hangt af van de grootte, het budget en de behoeften van uw bedrijf.

• Contentmanagementsoftware: CRM-software zoals Hubspot en WordPress stelt je in staat om pagina's te maken voor klanteducatie-inhoud. Ze bieden ook toegang tot plugins om je te helpen een aantrekkelijke en professionele kennisbank of documentatie te maken en aan te passen met behulp van sjablonen.
• Browserextensies: Extensies zoals Guru integreren met Google Chrome, waardoor bedrijven informatie uit hun kennisbanken direct kunnen delen in webgebaseerde applicaties. Teamleden krijgen in real-time toegang tot up-to-date informatie.
• Webgebaseerde tools: Webgebaseerde projectmanagement- en notitiesoftware zoals Notion stelt uw team in staat om gezamenlijk gegevens in meerdere databases te bekijken, sorteren, filteren en bewerken.
• Apps: Apps zoals Slack fungeren als een kennisbank door toegang te bieden tot de gespreksgeschiedenis van uw bedrijf. Gebruikers kunnen de informatie die ze nodig hebben in enkele seconden vinden met de zoekfunctie. Daarnaast kunnen Slack-integraties verbinding maken met bestaande kennisbanksoftware, waardoor je toegang hebt tot bestanden, feedback en gegevens vanuit één centrale plaats.

Wat zijn de voordelen van een kennisbank?

Naast het bieden van diepgaande, directe, on-demand informatie en antwoorden aan uw team en klanten, heeft een kennisbank ook veel andere voordelen:

• Ontlast uw interne ondersteuningsteam: Een goede kennisbank verlaagt het aantal interne supporttickets dat uw supportmedewerkers moeten afhandelen.
• Ontlast uw klantenserviceteam: Een gebruiksvriendelijke kennisbank biedt klanten antwoorden op veelgestelde vragen, advies en handleidingen, waardoor uw klantenserviceteam meer tijd heeft om zich te concentreren op complexe of dringende problemen.
• Verbetert de klantervaring: Een gebruiksvriendelijke kennisbank beantwoordt klantvragen on-demand, waardoor de gebruikerservaring en klanttevredenheid verbeteren.
• Verbetert uw SEO-mogelijkheden: Externe online kennisbankinhoud bevat vaak zoekwoorden die in zoekresultaten van zoekmachines verschijnen, wat de zoekmachineoptimalisatie van een organisatie verbetert. Betere SEO-functionaliteit helpt nieuwe klanten aan te trekken.
• Versnelt onboarding: Nieuwe medewerkers toegang geven tot up-to-date bedrijfsinformatie en -materiaal op één centrale plaats helpt hen sneller op gang te komen.

Disclaimer: Deze inhoud wordt alleen gepubliceerd voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld als juridisch of fiscaal advies. Raadpleeg een professional voor begeleiding.