Artikel
9 min read
Alles over freelance facturen (+ freelance factuur voorbeeld)

Auteur
Deel Team
Gepubliceerd
25 oktober, 2024
Laatste update
21 januari, 2025

Factureren als freelancer of kleine ondernemer draait niet alleen om het verzenden van een rekening; het is een integraal onderdeel van je bedrijfsvoering. Het zorgt voor een soepele cashflow en bouwt vertrouwen op met je klanten. Ben jij op zoek naar een gestroomlijnd facturatiesysteem? Volg dan ons handige stappenplan voor een eenvoudig en zorgeloos facturatieproces.
Key takeaways
- Zorg voor een getekende opdrachtovereenkomst met duidelijke betalingsafspraken voordat je begint, zodat elke samenwerking een vliegende start heeft
- Houd je tijd en uitgaven nauwkeurig bij om makkelijk te laten zien wat je hebt gedaan en wat het kost
- Gebruik automatische facturatie en betalingsherinneringen om jezelf tijd te besparen en te zorgen dat betalingen niet uitblijven
- Maak gebruik van Deel's voorbeeld factuur voor freelancers om snel en eenvoudig professionele facturen op te stellen
Als freelancer of kleine ondernemer rust de volledige verantwoordelijkheid voor je bedrijfsvoering op jouw schouders, inclusief de facturatie. Hoe beter je dat op orde hebt, hoe vlotter je jouw betalingen ontvangt. Bovendien is het ook nog eens goed voor je relatiebeheer. Een gestroomdlijnd facturatieproces zorgt namelijk voor duidelijke communicatie en verwachtingen onderling, en dat leidt weer tot meer vertrouwen en tevredenheid bij je klanten. Zo versterk je dus je professionele relaties op de lange termijn. Maar als freelancer factureren, hoe pak je dat precies aan? We helpen je een handje met onderstaand stappenplan.
Boek een Demo!
💸 Ben je klaar om internationaal personeel aan te nemen via Deel?
✅ Boek een demo van 30 minuten met een van onze experts!
Stap één: Leg de betalingsvoorwaarden vast in een opdrachtovereenkomst
Een duidelijke opdrachtovereenkomst is de basis voor al je freelance facturen. Voordat je de factuur opmaakt, zorg je ervoor dat jij en je klant heldere afspraken hebben gemaakt over de betalingsvoorwaarden. Deze overeenkomst moet details bevatten zoals:
- Het afgesproken tarief: specificeer of je een uurtarief, een vast tarief per project, of een andere prijsstructuur hanteert. Dit zorgt voor transparantie over wat de klant kan verwachten te betalen
- Het betalingsschema: dit kan variëren van vooruitbetaling, betaling bij oplevering, tot periodieke betalingen (wekelijks, maandelijks) of betalingen bij het bereiken van specifieke mijlpalen. Een duidelijk schema helpt bij het plannen van jouw cashflow
- De betalingsmethode: vermeld hoe je wilt dat betalingen worden uitgevoerd, bijvoorbeeld via bankoverschrijving, PayPal, of een andere betaalmethode
- Beschrijving van de te leveren diensten of producten: een gedetailleerde opsomming van de werkzaamheden of producten die jij zal leveren, inclusief eventuele deliverables
- Deadlines of tijdslijnen voor het project: duidelijke afspraken over wanneer het werk voltooid zal zijn of wanneer bepaalde mijlpalen gehaald moeten worden, zorgen voor gestroomlijnde projectvoortgang
- Eventuele specifieke vereisten of voorwaarden: speciale voorwaarden of eisen van het project, zoals bepaalde aanpassingen, formaten voor de oplevering, of geheimhoudingsverklaringen
- Annuleringsbeleid en consequenties voor late betalingen: richtlijnen voor hoe om te gaan met annuleringen door de klant en eventuele boetes of kosten voor te late betalingen om jezelf te beschermen tegen onvoorziene omstandigheden
- Contactinformatie van beide partijen: volledige adresgegegvens van zowel jezelf als je opdrachtgever. Vergeet ook niet de BTW-nummers te vermelden
Of je nou werkt met een uurtarief of vaste projectprijs, en of je de betaling nou vooraf, per mijlpaal, of na voltooiing van het project de voorkeur geeft: zet het op papier. Dit voorkomt misverstanden en legt een solide basis voor een vlotte samenwerking. Met deze afspraken zwart op wit, kun je jouw freelance factuur daar perfect op afstemmen, wat bijdraagt aan een gestroomlijnd proces.
Stap twee: Verzamel de nodige informatie voor je factuur
De volgende stap bij het factureren als een freelancer gaat over het verzamelen van alle relevante details over je geleverde diensten. Dit houdt in: het vastleggen van gewerkte uren als je een uurtarief hanteert, en een duidelijk beeld schetsen van de diensten met het bijbehorende subtotaal, etc. Het goed bijhouden van je tijd en administratie speelt hier een sleutelrol. Dat leggen we hieronder in meer detail uit.
Verfijn je tijdregistratie
Ongeacht of je opdrachtgevers factureert per uur, project, fase, of eenheid, het is belangrijk dat je een registratie bijhoudt van je inspanningen. Daarmee verantwoord je niet alleen je uren, maar het helpt je ook je productiviteit te analyseren en je tarieven af te stemmen op de marktstandaarden en zelfs de kosten van levensonderhoud.
Er bestaan vele handige en kosteloze tijdregistratie-applicaties zoals:
- Clockify
- Toggl
- MyHours
- Harvest
Deze apps bieden inzichtelijke functies die verder gaan dan alleen het meten van tijd; ze helpen je ontdekken aan welke taken je wellicht te veel tijd spendeert en bij welke activiteiten je het meest efficiënt bent.
Schep orde in je administratie
Een gestructureerde administratie is de ruggengraat van zowel je facturatieproces als je bedrijfsvoering. In de eerste plaats onderbouw je daarmee je kosten, en ten tweede speelt het ook een cruciale rol bij belastingaangiften, budgettering, en het naleven van regelgeving. Je wil dus geen enkel detail missen. Houd daarom de volgende documenten nauwgezet bij en sla deze veilig op:
- Overeenkomsten als freelancer
- Zakelijke uitgaven en bonnetjes
- Al je inkomsten als freelancer
- Projectadministratie
- Belastingaangiften
- Professionele licenties en certificeringen
Top tip: maak gebruik van Google Drive voor het bewaren van je administratie. Het is een cloud based oplossing, waarbij je documenten veilig, georganiseerd, en altijd toegankelijk zijn – waar je ook bent. Google Sheets en Documents bieden daarnaast een gemakkelijke manier om documenten te delen en te bewerken, zonder de rompslomp van downloaden en opnieuw opslaan na elke wijziging. Helemaal makkelijk: je kunt algemene templates voor freelance facturen rechtstreeks in Drive vinden, of onze gratis professionele factuursjablonen hieronder downloaden.
Stap drie: Maak de factuur
Je kunt je freelance factuur op allerlei manieren aanpassen; je moet echter de volgende sleutelelementen opnemen om een professionele uitstraling te behouden en eventuele fouten, juridische problemen en misverstanden later te voorkomen:
- Documentnaam: zorg ervoor dat je op elke factuur duidelijk het woord ‘factuur’ zet, bij voorkeur bovenaan in vette letters. Sla het document ook op een consistente manier op en geef het altijd een herkenbare naam. Dit helpt zowel jou als de ontvanger om het document snel te identificeren als een factuur, en het draagt bij aan een professionele uitstraling van je documenten
- Bedrijfslogo: als je een bedrijfslogo hebt, voeg dit dan toe in de koptekst om een persoonlijk tintje en geloofwaardigheid toe te voegen
- Factuurnummer/code: wijs aan elke factuur specifieke nummers toe om de administratie gemakkelijker te maken. Eenvoudige meer-cijferige nummers voldoen, of creëer een uniek codesysteem met de factuurdatum en klantnaam. Dit systeem is iets ingewikkelder, maar het kan je helpen snel de exacte factuur te vinden die je nodig hebt als er veel zijn
- Factuurdatum: voeg de verzenddatum toe om te voorkomen dat er te laat betaald wordt of dat er andere misrekeningen zijn
- Jouw bedrijfsgegevens: vermeld duidelijk je bedrijfsnaam, jouw naam en contactinformatie (e-mail, telefoonnummer en misschien adres)
- Contactinformatie van de klant: dezelfde informatie als in de vorige stap, maar voeg een specifiek contactpersoon of factuurafdeling toe, zeker als je te maken hebt met grotere bedrijven. Noem voor de zekerheid ook het BTW-identificatienummer van zowel je opdrachtgever als klant
- Lijst van diensten: Voeg een lijst toe (bijvoorbeeld in bulletpoints) van elke individueel geleverde dienst, samen met een korte beschrijving van je werk, aantal bestede uren (of woordaantallen, voor schrijvers), uurtarief (of prijs per woord) en subtotaal voor elke dienst
- Totaal verschuldigd bedrag: noem de totale kosten voor de hierboven vermelde diensten; je kunt indien nodig de BTW toevoegen (bij buitenlandse opdrachtgevers wordt vaak een ander tarief of zelfs 0% gehanteerd, dus let daar op
- Betalingsvoorwaarden: vermeld de betalingsmethode die je accepteert (PayPal, Payoneer, bankrekening, crypto-adres of iets anders). Om meer te weten te komen over betalingsopties, bekijk ons artikel over Hoe je betaald krijgt als freelancer
- Betalingsvervaldatum: voeg een specifieke betalingsdeadline toe om verwarring te voorkomen die kan optreden als je iets vaags schrijft, zoals "15 dagen vanaf de ontvangst van de factuur"
- Beleid voor late betalingen: Als je zo'n beleid hebt, schrijf dan de details op en wat er gebeurt in geval van te late betalingen
Stap vier: Stuur je freelance factuur per e-mail met een vriendelijk betalingsverzoek
Zodra jij je freelance factuur hebt gestuurd, is het slim om daarna de vervaldatum in de gaten te houden. Als het goed is heb je daar duidelijke afspraken over gemaakt in de opdrachtovereenkomst. Een week voordat de betalingstermijn verstrijkt, stuur je een betalingsverzoek per e-mail. Een herinnering op de vervaldag zelf is ook aan te raden.
Mocht de betaling uitblijven, stuur dan een week na de vervaldatum een vriendelijke herinnering. Blijf altijd beleefd en professioneel; soms zijn er onverwachte omstandigheden. Beschouw deze communicatie als een behulpzame nudge.
Als de betaling nog steeds uitblijft, neem dan wekelijks contact op. Veel professionals kiezen voor een telefoontje na enkele e-mailherinneringen. Gebruik boekhoudsoftware zoals FreshBooks, QuickBooks, of ZipBooks voor geautomatiseerde herinneringen, wat veel tijd bespaart.
Voor strategieën bij laat betalende klanten en voor onze gratis e-mailsjablonen voor betalingsverzoeken, zie ons artikel: Hoe je Professioneel om Betaling kunt Vragen bij Klanten.
Boek een Demo!
💸 Ben je klaar om internationaal personeel aan te nemen via Deel?
✅ Boek een demo van 30 minuten met een van onze experts!
Automatiseer je facturering met Deel
Foutloos factureren als freelancer kan best een uitdaging zijn, vooral zonder een team dat je helpt met de administratie. Kleine vergissingen kunnen al snel leiden tot boetes of vertragingen in betalingen.
Met Deel wordt je facturatieproces een stuk eenvoudiger. Ons platform werkt samen met verschillende factureringsprogramma's om je freelance facturatie te automatiseren, waardoor je sneller betaald krijgt. Een Deel-freelance factuur bevat alle essentiële gegevens - van naam en adres tot bedrijfsinfo en betaalwijze - om je professionaliteit en transparantie te waarborgen. Ook belangrijke documenten zoals ontvangstbewijzen en belastingformulieren worden door Deel beheerd, zodat je gemakkelijk aan alle regels voldoet.
Wat betalingsmethoden betreft, biedt Deel flexibiliteit voor jou en je klanten. Zo kun je kiezen uit verschillende opties voor het ontvangen van betalingen, zoals bankoverschrijvingen, PayPal, Payoneer, en zelfs cryptocurrency. Afhankelijk van je voorkeur en situatie, kun je het ontvangen bedrag opnemen in de valuta en via de methode die jou het beste uitkomt.
Voor nog meer gemak kun je met een Deel Card direct toegang krijgen tot je geld en overal ter wereld uitgaven doen. Deel streeft ernaar betalingen lokaal te verwerken, waardoor kosten worden verlaagd en je in meer dan 150 lokale valuta's kunt opnemen. Dit maakt het hele proces voordelig en handig voor zowel freelancers als hun opdrachtgevers.
Wil je meer weten? Vraag vandaag nog een demo aan op onze website.
Disclaimer: de inhoud van dit artikel vormt geen juridisch advies. Raadpleeg een juridisch professional voor begeleiding bij jouw specifieke geval.