Iedereen weet dat de manier waarop we werken is veranderd. Zo is werken op afstand de nieuwe norm. Een verschuiving die maar blijft versnellen, zowel binnen Nederland als in het buitenland.
Independent contractors (IC), in Nederland ook wel bekend als ZZP’ers of freelancers, zijn werknemers die diensten verlenen aan een bedrijf, maar dan als niet-officiële werknemers. Je leest het goed: independent contractors zijn geen wettelijke werknemers van de bedrijven die hen betalen. Bedrijven moeten wel fulltime salarissen en wettelijke arbeidsvoorwaarden (zoals ziektekostenverzekering en arbeidsongeschiktheidsverzekering) bieden.
Dankzij LinkedIn en andere online vacaturebanken is het vinden van internationaal personeel eenvoudiger dan ooit. Maar het inhuren van een independent contractor is complexer dan je misschien denkt. Zelfs als je een independent contractor inhuurt in plaats van het fulltime aannemen van internationale werknemers, moet je de juiste papieren indienen bij de Belastingdienst en een overeenkomst voor freelancers invullen.
Een overeenkomst voor independent contractors (freelancers) legt duidelijk de voorwaarden van je werkrelatie vast en toont aan dat de werknemer geen werknemer is van je bedrijf. Zonder een waterdichte IC-overeenkomst kun je hoge boetes krijgen voor onjuiste classificatie van de werkrelatie. Deze juridische obstakels worden nog ingewikkelder als je een independent contractor in een ander land probeert in te huren.
Een independent contractor overeenkomst is een document waarin de zakelijke relatie tussen een inhurend bedrijf en een freelancer wordt beschreven. Deze juridisch bindende schriftelijke documenten dienen voor het volgende:
- Ze leggen duidelijke verwachtingen vast
- Beschermen beide partijen
- Voorkomen een onjuiste classificatie van de arbeidsrelatie
In tegenstelling tot een arbeidsovereenkomst bevat een independent contractor overeenkomst specificaties over de diensten of projecten van de werknemer, inclusief de deadline en het gewenste resultaat. Huur je bijvoorbeeld een freelance grafisch ontwerper in om een website voor je bedrijf te maken? Dan moet de contractovereenkomst de volledige set opleveringen, deadlines, betalingstarieven en richtlijnen voor het design van de website specificeren.
Independent contractor overeenkomst beschermen de contractant en het bedrijf
Contractovereenkomsten zijn complex, maar ze voorkomen juridische, materiële en werkgerelateerde problemen voor beide partijen. Ze zijn nog ingewikkelder (en belangrijker) bij het inhuren van internationale independent contractors. Dit omdat ze rekening moeten houden met de complexiteit van lokale arbeidswetten en regelgeving. Besteed tijd aan het opstellen van een op maat gemaakte contract voor elk project dat je onderneemt of inhuurt om juridische en financiële straffen te voorkomen.
Het is belangrijk dat alles goed wordt vastgelegd. Instanties controleren er namelijk op of bedrijven independent contractors in dienst nemen (die eigenlijk functioneren als fulltime werknemers). Dit zodat bedrijven geen loonbelasting hoeven te betalen of wettelijke arbeidsvoorwaarden hoeven aan te bieden aan contractanten. Maar onthoud, independent contractors profiteren van veel meer flexibiliteit en controle dan voltijd werknemers.
Een goed contract voor een independent contractor is een belangrijk onderdeel van bescherming voor je bedrijf. Echter is de werkelijkheid van de relatie belangrijker. Als je overeenkomst een werkrelatie van een independent contractor beschrijft, maar je behandelt de freelancer als fulltime werknemer. Dan loop je nog steeds risico op onjuiste classificatie van de arbeidsrelatie.
Een effectieve overeenkomst voor independent contractors beschermt je bedrijf door aan te tonen dat de werknemer is gekwalificeerd als freelancer. Hierin wordt duidelijk vermeld dat de IC geen werknemersvoordelen ontvangt, zoals:
- Ziektekostenverzekering
- Compensatieverzekering
- Werkloosheidscompensatie
- Verzekeringsdekking
- Betaalde vrije tijd
Daarnaast verduidelijken overeenkomsten voor freelancers de verwachtingen over de arbeidsregeling voor beide partijen. Specificaties kunnen omvatten:
- De contractant is verantwoordelijk voor het tijdig voltooien van projecten volgens de normen van het bedrijf (maar op eigen tijd)
- Het bedrijf moet de contractant een overeengekomen loon betalen voor projecten van een vastgesteld bereik
- De contractant is niet verplicht om deel te nemen aan trainingen, vergaderingen en beoordelingen waar fulltime werknemers aan moeten deelnemen
Als je bedrijf besluit om een freelancer in te huren, is het hebben van een schriftelijke overeenkomst verplicht voor factuuradministratie en belastingdoeleinden.
Boek een Demo!
💸 Ben je klaar om internationaal personeel aan te nemen via Deel?
✅ Boek een demo van 30 minuten met een van onze experts!
Heb ik een overeenkomst voor een independent contractor nodig?
Telkens wanneer een niet-voltijdmedewerker een project of dienst voor een bedrijf voltooid, moet je een overeenkomst voor freelancers ondertekenen.
De term "independent contractor" omvat een scala aan arbeidsrelaties: De ene freelancer (independent contractor) kan bijvoorbeeld 40 uur per week werken voor één bedrijf. Maar andere freelancers kunnen enkele uren per week werken voor verschillende bedrijven. Hoe dan ook, arbeidsverbanden moeten een overeenkomst voor freelancers bevatten om de wettelijke status van freelancer vast te stellen.
Waarom gratis sjablonen voor freelancer overeenkomsten geen goed idee zijn
Als je net ontdekt hebt dat je voor elke freelancer die je inhuurt een overeenkomst moet opstellen, is je eerste instinct misschien om op internet op zoek te gaan naar een gratis sjabloon voor contractovereenkomsten. We begrijpen dat je tijd wilt besparen, maar wees voorzichtig. Deze gratis sjablonen zijn vaak te basaal en zijn alleen van toepassing op bepaalde contractanten.
Gratis sjablonen vermijden is helemaal van belang als je van plan bent om internationale contractanten in te huren. Arbeids- en belastingwetten verschillen tussen landen, dus een sjabloon dat werkt voor het ene land, kan je juridisch kwetsbaar maken in een ander land.
Als je ervoor kiest om zelf freelancers in het buitenland in te huren, overweeg dan om een advocatenkantoor in dat land te raadplegen: de kosten van advocaten zijn een kleine prijs in vergelijking met de boetes van de belastingdienst. Je kunt ook gebruikmaken van een dienst die overeenkomsten voor freelancers levert die voldoen aan de lokale wetgeving. Hoe dan ook, vermijd generieke sjablonen.
Boek een Demo!
💸 Ben je klaar om internationaal personeel aan te nemen via Deel?
✅ Boek een demo van 30 minuten met een van onze experts!
Wat moet er in een freelance overeenkomst staan?
Het belangrijkste doel van overeenkomsten voor freelancers is om duidelijk te maken dat het gaat om een freelancersrelatie, niet om een samenwerkingsverband of voltijdse dienstverband. Daarnaast bevatten overeenkomsten secties om:
- Verwachtingen vast te stellen over de werkzaamheden
- De behoeften van de opdrachtgever vast te stellen
- De compensatie vast te stellen
- De deadlines vast te stellen
De gehele overeenkomst moet ingaan op de volgende zaken:
Algemene informatie over de contractor en de opdrachtgever
Het eerste gedeelte van de overeenkomst voor independent contractors bevat de definitie van het opdrachtgevende bedrijf en de persoon of entiteit die de dienst verleent, oftewel de contractor. Vermeld identificerende informatie en contactgegevens voor beide partijen, zoals de juridische namen en adressen.
Diensten en werkgebied
De volgende clausule in het document beschrijft de voorwaarden van de diensten die de freelancer zal leveren. Veel contractuele relaties bevatten algemene voorwaarden voor dienstverlening in de primaire overeenkomst, waarna afzonderlijke werkafspraken worden gemaakt voor elk aanvullend project. Als je hiervoor kiest, vermeld dan dat de bepalingen in de oorspronkelijke overeenkomst van toepassing zijn op alle toekomstige werkafspraken.
De meeste werkafspraken gebruiken de formulering: "De contractor zal de volgende diensten leveren:", gevolgd door de lijst van overeengekomen diensten. Het opdrachtgevende bedrijf moet een gedetailleerde opdrachtbeschrijving maken voor het beste resultaat. Een goede opdrachtomschrijving bevat voldoende details over het werkproduct, inclusief het doel ervan, relevante gebruikers-/kopersinformatie en meer. De opdrachtbeschrijving voorkomt misverstanden en leidt tot sneller en kwalitatief hoogwaardig werk.
Het contract moet ook verduidelijken dat de contractor vrij is om het tempo te bepalen waarin hij het project voltooid, zolang hij maar voldoet aan eventueel gespecificeerde deadlines. Het opdrachtgevende bedrijf heeft weinig controle over de methoden van de contractor om leveringen te verkrijgen; ze hebben alleen recht op de levering van de afgesproken producten op de gespecificeerde datum.
Toestemming om andere freelancers in te huren
Dit gedeelte van de overeenkomst moet aangeven of de contractor het recht heeft om assistenten als freelancer in te huren om diensten voor het opdrachtgevende bedrijf uit te voeren.
De opdrachtgever moet vooraf schriftelijke toestemming geven voor dergelijke inhuur. Deze clausule moet ook vermelden dat de contractor verantwoordelijk is voor het betalen van de freelancer en hun belastingen, waarmee de opdrachtgever wordt vrijgesteld van financiële aansprakelijkheid. Benadruk dat zelfs als de opdrachtgever akkoord gaat met het inschakelen van freelancers, zij de verantwoordelijkheid zijn van de independent contractor en niet van het opdrachtgevende bedrijf.
Vermeld duidelijk dat naleving van de overeenkomst voor freelancers ook geldt voor freelancers.
Apparatuur en faciliteiten
Contractanten voeren doorgaans alle diensten uit vanuit hun eigen faciliteiten, of dat nu een kantoorruimte is of hun eigen huis. Als je een contractor inhuurt die op afstand kan werken, verduidelijk dan dat hij geen recht heeft op kantoorruimte of apparatuur die door fulltime medewerkers kan worden gebruikt. Als je van plan bent de contractor toegang te geven tot je apparatuur of faciliteiten, vermeld dan de gebruiksvoorwaarden in dit gedeelte.
Vergoeding voor de geleverde diensten
De overeenkomst specificeert hoeveel het bedrijf de contractor zal betalen, of de betalingen in termijnen plaatsvinden en details over de betalingsfrequentie. Bijvoorbeeld, de overeenkomsten kunnen vermelden of de betaling afhankelijk is van geleverde producten en de verwachte leverdatum.
Hoewel specifieke zaken zoals de betaalmethode en de datum van betaling mogelijk niet in de overeenkomst worden genoemd, is het een goede praktijk om te vermelden dat het bedrijf zich redelijkerwijs zal inspannen om de contractor tijdig te betalen.
Boek een Demo!
💸 Ben je klaar om internationaal personeel aan te nemen via Deel?
✅ Boek een demo van 30 minuten met een van onze experts!
Kosten, reizen en vergoedingsbeleid
Over het algemeen leveren independent contractors diensten met hun eigen apparatuur vanuit hun eigen werkplek. In sommige gevallen zijn echter gespecialiseerde apparatuur en reizen nodig om de in het contract beschreven diensten te kunnen leveren.
Neem een gedeelte op waarin wordt gespecificeerd welke soorten apparatuur het bedrijf zal verstrekken en of de contractor moet reizen. Beschrijf je vergoedingsbeleid als dit van toepassing is.
Ingangsdatum van de overeenkomst
De ingangsdatum is de datum waarop de overeenkomst en het betreffende werk beginnen. Dit verduidelijkt wanneer de zakelijke relatie begint en wanneer de contractbepalingen van kracht worden.
Voordelen en uitsluiting van aansprakelijkheid
Bevestig de status van freelancer door te verduidelijken dat de contractor geen aanspraak kan maken op gebruikelijke werknemersvoordelen. In dit gedeelte van de overeenkomst staat dat het opdrachtgevende bedrijf de volgende zaken niet dekt voor de contractor:
- Arbeidsongeschiktheidsverzekering
- Ziekte- of vakantiegeld
- Pensioen
- Etc.
Deze uitsluitingen stellen het opdrachtgevende bedrijf in staat om loonbelastingen achterwege te laten. De independent contractor is zelf belastingplichtig. Freelancers moeten dit zelf aangeven bij de belastingdienst.
Beëindiging van de overeenkomst
Gewoonlijk zal de beëindiging van de overeenkomst waarschijnlijk gekoppeld zijn aan de voltooiing van de te leveren producten. Definieer die producten zo gedetailleerd mogelijk, inclusief een verwachte einddatum.
Soms nemen bedrijven freelancers voor een langdurige of zelfs onbepaalde tijd in dienst. Geef de voorwaarden voor beëindiging van deze overeenkomst aan, samen met het aantal dagen opzegtermijn dat vereist is voor beëindiging.
Indemniteitsclausule
De indemniteitsclausule dekt de aansprakelijkheid van de opdrachtgever voor eventuele kosten, vergoedingen en vonnissen tegen de contractor. Hierin staat dat de contractor ermee instemt de opdrachtgever te vrijwaren, of te compenseren, voor alle verliezen en claims die voortvloeien uit de onjuiste handelingen van de contractor. Deze clausule dient voornamelijk ter bescherming van de opdrachtgever tegen juridische gevolgen voor de handelingen van hun contractor.
Scheidbaarheid
De scheidbaarheidsclausule bepaalt dat als bepalingen van deze overeenkomst niet afdwingbaar of ongeldig worden, de rest van het contract intact blijft. Met andere woorden, als een gedeelte van het contract zou veranderen of ongeldig zou worden, blijft de rest van het contract geldig en behouden beide partijen de bescherming die het biedt.
Toepasselijk recht
In het gedeelte over toepasselijk recht wordt vermeld wiens wetten van de staat of het land van toepassing zullen zijn op de overeenkomst als er juridische problemen ontstaan tijdens de looptijd van deze overeenkomst. Het verduidelijken van toepasselijk recht is vooral belangrijk als de betrokken partijen zich niet in hetzelfde land bevinden en een probleem niet kunnen oplossen via arbitrage.
De staat en het land waar het hoofdkantoor van het opdrachtgevende bedrijf is gevestigd, zijn de meest gebruikelijke keuze voor toepasselijk recht. Als echter het merendeel van de diensten plaatsvindt op de woonplaats van de contractor, kan de rechtbank de verklaring van het toepasselijk recht in de overeenkomst terzijde schuiven. Er is hier geen eenvoudig antwoord, daarom raden we je aan om contact op te nemen met een advocaat of gebruik te maken van een dienst die speciaal is ontwikkeld voor internationale relaties met freelancers.
Vrijwaringen
De vrijwaringsclausule heeft tot doel om eventuele rechten in de zakelijke relatie tussen het inhurende bedrijf en de contractor vrij te geven. Vrijwaringsclausules zijn gebruikelijke praktijk, maar moeten schriftelijk worden vastgelegd.
Garanties en professionele capaciteit
Het gedeelte over garanties en capaciteit is een van de belangrijke bepalingen in overeenkomsten met freelancers. Hier stemt de contractor ermee in dat hij de capaciteit, methoden en apparatuur heeft die garanderen dat hij de taak zal vervullen.
freelancers hebben het recht om met meerdere bedrijven samen te werken en leveringen te verzorgen zoals zij dat willen. Het opdrachtgevende bedrijf moet echter weten of ze de capaciteit en bekwaamheid hebben om de klus waarvoor ze de independent contractor inhuren uit te voeren.
Intellectueel eigendom en eigendomsrechten
Samenwerken met contractors of freelancers vereist duidelijke grenzen over wie het eindresultaat van het project bezit. Leg het eigendom van elk intellectueel eigendom dat door de contractor wordt ontwikkeld vast om juridische geschillen te voorkomen. Dit is vooral belangrijk bij internationale aanstellingen, omdat de wetten inzake intellectueel eigendom per land verschillen.
Vertrouwelijkheid
freelancers werken vaak met gevoelige en soms zelfs vertrouwelijke informatie. Het delen van deze informatie kan ongemak veroorzaken, aangezien er nog geen vertrouwensband is opgebouwd en de independent contractor geen voltijdse werknemer is.
Neem een vertrouwelijkheidsclausule (een geheimhoudingsovereenkomst) op in de overeenkomst met de contractor om risico's te beperken. Verduidelijk wat als vertrouwelijke informatie wordt beschouwd, waaronder:
- Octrooirechten
- Auteursrechten
- Bedrijfsgeheimen
- Marketingplannen
- Bedrijfsstrategie
- Klantendatabases
- Etc.
Dit gedeelte erkent dat de contractor begrijpt wat als vertrouwelijke informatie wordt beschouwd en ermee instemt deze informatie niet bekend te maken aan derden. Het schenden van een geheimhoudingsovereenkomst kan reden zijn voor beëindiging van het contract.
Non-concurrentiebeding
Een non-concurrentiebeding is een bindend document dat een freelancer verhindert om tijdens de duur van het contract en soms gedurende een bepaalde periode daarna te werken voor de concurrent van hun opdrachtgever.
Als het land of de staat waarin je actief bent geen non-concurrentieovereenkomst toestaat, kunt je in plaats daarvan kiezen voor een NDA.
Hoe onderhandel je over een overeenkomst met een freelancer?
Opdrachtgevende bedrijven stellen vaak overeenkomsten met freelancers op, maar zij hebben niet het alleenrecht. Je krijgt waarschijnlijk de kans om je overeenkomst met de freelancer te onderhandelen, vooral als je hierom vraagt.
freelancers onderhandelen meestal over details met betrekking tot:
- Werkomvang
- Op te leveren resultaten
- Deadlines
- Beëindigingsvoorwaarden
- Betalingsvoorwaarden
- Vertrouwelijkheid en non-concurrentie clausules
Denk niet te veel na over de onderhandelingen: opdrachtgevende bedrijven die de moeite waard zijn om mee samen te werken, zijn flexibel en zullen rekening houden met redelijke behoeften die je naar voren brengt. Voordat je het contract ondertekent, maak je een lijst en vraag je om eventuele wijzigingen die je graag zou willen zien.
Hoe vaak moet een overeenkomst met een freelancer worden vernieuwd?
De meeste overeenkomsten met freelancers vermelden de duur (en einddatum) van de werkrelatie. Het is echter belangrijk om de overeenkomst te vernieuwen als er wijzigingen zijn met betrekking tot:
-
Basisinformatie (bedrijfsnaam, adres, soort entiteit)
-
Werkomvang, vereisten voor op te leveren resultaten of vervaldatums
-
Betalingsvoorwaarden of vergoeding
Hoe beëindig je een overeenkomst met een freelancer?
Hoewel opdrachtgevers technisch gezien freelancers niet kunnen ontslaan, kunnen zij in bepaalde gevallen de overeenkomst met de freelancer beëindigen. Dit gebeurt meestal wanneer het werk van de contractant niet volgens verwachting is geleverd of wanneer een van de partijen de voorwaarden van de overeenkomst niet naleeft.
Zorg ervoor dat je de wettelijke aspecten van de overeenkomst met de freelancer respecteert en de contractant betaalt voor het voltooide werk, zelfs als je de overeenkomst beëindigt.
Het opstellen van een waterdicht contract kost tijd, maar het is zeker de investering waard. Als je freelancers wilt inhuren voor je bedrijf, kan Deel je helpen bij het stroomlijnen van het wervings- en inwerkproces. We bieden lokale overeenkomsten en contracten met contractanten, een vereenvoudigde verzameling van belastingformulieren en de beste betaalervaring voor zowel jou als de contractanten. We kunnen je ook helpen bij belangrijke keuzes maken, zoals het kiezen tussen een EOR (zie betekenis EOR) en een PEO (zie betekenis PEO).
Boek een Demo!
💸 Ben je klaar om internationaal personeel aan te nemen via Deel?
✅ Boek een demo van 30 minuten met een van onze experts!
Disclaimer: Dit bericht is bedoeld voor informatieve doeleinden en mag niet worden beschouwd als juridisch advies. Neem contact op met een jurist – zoals een arbeidsrechtadvocaat – voor meer informatie.
.svg)
