HR- och löneregler i EMEA: allt du behöver veta

Visste du att:

• I Storbritannien finns det ingen minimilängd eller maximilängd för tidsbegränsade kontrakt?
• I Slovakien krävs uttryckligt samtycke för att öka anställdas övertidstimmar till maximalt 400 timmar per år?
• Inom EU skyddas tillfälliga arbetstagare och frilansare av ett EU-direktiv som ger dem rätt till liknande förmåner som tillsvidareanställda?

I en global affärsmiljö är det avgörande att hålla sig uppdaterad om lagar och regler i de länder där du anställer, samt att implementera lämpliga policys för att skydda ditt företag mot ansvar, ekonomiska sanktioner och skadat rykte.

Denna uppgift blir ännu mer komplex och riskfylld när du anställer globalt, eftersom varje region eller land har sina egna arbetslagar, skatteregler och anställningsstandarder. Dessutom förändras HR- och lönelagar ofta – under 2022 gjordes över 61 000 regeländringar världen över.

Vad innebär regelefterlevnad för HR och lönehantering?

Regelefterlevnad för HR och lönehantering innebär att följa juridiska regler, standarder och krav som styr personalhantering och lönebearbetning inom ett företag. Det är en pågående process som innefattar flera skyldigheter, inklusive arbetslagar, skatteregler, sociala avgifter, dataskyddslagar och medarbetarförmåner.

Regelefterlevnad säkerställer att företag agerar etiskt, lagligt och ansvarsfullt, samtidigt som de skyddar anställdas rättigheter och intressen.

För företag som verkar i flera regioner är löne- och HR-efterlevnad avgörande av flera skäl:

• Minskar risken för juridiska skyldigheter och sanktioner genom att säkerställa att organisationen följer tillämpliga lagar och regler i varje jurisdiktion
• Hjälper till med att upprätthålla ett positivt rykte och främjar förtroende bland anställda, kunder och intressenter
• Främjar konsekvens och rättvisa gällande HR-arbetet, vilket leder till bättre relationer med anställda och högre medarbetarlojalitet
• Bidrar till företagets övergripande framgång och hållbarhet

Här är de viktigaste komponenterna i regelefterlevnad för HR och löner:

• Arbetslagar som reglerar förhållandet mellan arbetsgivare och anställda och omfattar saker som avtal, arbetsvillkor, policyer mot diskriminering och trakasserier, uppsägningsprocesser samt anställdas rättigheter.
• Skatteregler som fastställer arbetsgivarens skyldigheter gällande löneskatter, inkomstskatteavdrag och andra skatterelaterade frågor.
• Sociala avgifter som ger anställda viktiga förmåner såsom pension, sjukförsäkring och försäkring vid arbetsoförmåga.
• Dataskyddslagar som styr insamling, hantering och användning av personuppgifter, inklusive känslig information om anställda.
• Medarbetarförmåner som omfattar olika former av icke-lönebaserade ersättningar till anställda, såsom betald ledighet, sjukförsäkring, pensionsplaner och andra förmåner.
• Arbetsrelationer: Lagar om arbetsrelationer styr förhållandet mellan arbetsgivare, anställda och fackföreningar.
• Dokumentation och rapportering som innebär att korrekta register förs och att organisationen uppfyller lagstadgade rapporteringskrav.

Utmaningar för regelefterlevnad i Europa, Mellanöstern och Afrika

Att följa regelverk i Europa innebär unika utmaningar för företag, särskilt på grund av de komplexa EU-reglerna och den stora variationen i rättssystemen mellan olika länder.

De tre största utmaningarna för regelefterlevnad i Europa inkluderar:

Efterlevnad av GDPR för dataskydd

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) är en av världens strängaste regler för dataskydd och gäller för alla organisationer som behandlar personuppgifter för individer inom EU. Bristande efterlevnad av dessa lagar kan utsätta ditt företag för betydande juridiska risker, inklusive stämningar om du inte lyckas skydda anställdas dataintegritet.

De viktigaste utmaningarna företag möter med GDPR-efterlevnad inkluderar:

• Strikta krav: GDPR ställer höga krav på databehandling, vilket inkluderar att inhämta uttryckligt samtycke, implementera effektiva dataskyddsåtgärder, utse dataskyddsombud och rapportera dataintrång till relevanta myndigheter.
• Gränsöverskridande dataöverföringar: Att överföra personuppgifter utanför EU kräver att företag följer GDPR:s restriktioner för internationella dataöverföringar. Detta innebär att implementera lämpliga skyddsåtgärder eller säkerställa att adekvata beslut har fattats för länder utanför EU.
• Komplexitet i regelefterlevnad: Att följa GDPR innebär att hantera omfattande juridiska och tekniska krav. Detta kan vara särskilt utmanande för mindre företag eller organisationer som saknar dedikerade juridiska och efterlevnadsteam.

Hantering av flera länder och rättssystem

Även om Europa är en enda kontinent, är det inte en homogen marknad och kan inte ses som en enhetlig juridisk miljö. Att bedriva verksamhet i flera europeiska länder innebär ökade utmaningar för regelefterlevnad på grund av skillnader i regelverk, kulturella olikheter och språkbarriärer.

Kulturella nyanser kan också påverka HR-arbetet, kommunikationsstilar och affärsnormer. Att förstå och respektera dessa kulturella skillnader är avgörande för regelefterlevnad och för att bygga framgångsrik verksamhet i varje land.

Språkliga skillnader skapar ytterligare utmaningar för företag som är verksamma i flera europeiska länder. Dessa kan uppstå vid översättning av juridiska dokument, kommunikation med anställda och tolkning av lokala lagar och regler.

Utmanande ekonomisk och geopolitisk kontext

I Mellanöstern och Afrika kan det finnas betydande ekonomiska skillnader mellan länder, där vissa har avancerade ekonomier medan andra kämpar med ekonomiska utmaningar.

Företag som verkar i mindre utvecklade länder kan stöta på resursbegränsningar, såsom brist på juridisk expertis och resurser för att säkerställa regelefterlevnad. Detta kan försvåra deras förmåga att följa lokala regler och krav.

Förändringar i regeringens politik, regleringar och tillsynspraxis kan skapa osäkerhet för företag som verkar i MEA-regionen. Detta kräver att företag håller sig informerade, anpassningsbara och eventuellt har en plan för att lämna marknaden vid behov.

Exempel på mångfalden i HR- och löneefterlevnad i EMEA-regionen:

Här är några exempel på hur anställnings- och lönelagar kan variera beroende på vilket land du anställer i. Från krav på dokumentation till årlig ledighet – det är viktigt att ha kunskap om alla dessa regler för att säkerställa full regelefterlevnad i varje specifikt land.

Storbritannien

• Skriftligt anställningskontrakt: Valfritt
• Årlig ledighet: 28 dagar per år (inklusive helgdagar)
• Minimilön: Kan bero på arbetstagarens ålder
• Lönecykel: Månadsvis
• Övertidsersättning: Inte obligatorisk
• Bevarande av anställningsdokumentation: Sex år

Observera: Sedan Storbritannien lämnade EU behöver de anställningslagar som gäller inom unionen inte nödvändigtvis följas i Storbritannien.

Tyskland

• Skriftligt anställningskontrakt: Obligatoriskt för tidsbegränsade anställningar
• Årlig ledighet: 20 dagar per år
• Minimilön: 2 088–2 253,30 EUR (~2 250–2 430 USD) per månad
• Lönecykel: Månadsvis
• Övertidsersättning: Kompenseras med ledig tid eller ekonomisk ersättning
• Bevarande av anställningsdokumentation: Tidrapporter ska sparas i två år, övriga dokument i sex år

Observera: Den lagstadgade minimiuppsägningstiden för anställda i Tyskland är fyra veckor före antingen den 15:e eller den sista dagen i nästkommande månad.

Frankrike

• Skriftligt anställningskontrakt: Obligatoriskt för vissa typer av kontrakt och måste vara på franska
• Årlig ledighet: 25 dagar per år
• Minimilön: 1 709,28 EUR (~1 843 USD) per månad
• Lönecykel: Månadsvis
• Övertidsersättning: Kan bero på kontraktstyp
• Bevarande av anställningsdokumentation: Minst fem år

Observera: Till skillnad från de flesta andra länder, där standardarbetstiden är 8 timmar per dag och 40 timmar per vecka, är arbetstiden i Frankrike 7 timmar per dag och 35 timmar per vecka.

Italien

• Skriftligt anställningskontrakt: Lagstadgat
• Årlig ledighet: 20 dagar per år (+ ytterligare 32 timmar)
• Minimilön: Inga krav
• Lönecykel: Månadsvis
• Övertidsbetalning: Obligatorisk, 150 procent av timlönen för de första 8 timmarna
• Arkivering av anställningsuppgifter: Fem år

Observera: I Italien ingår 13:e och 14:e lönen i den anställdes bruttolön och betalas ut i december och juni.

Nederländerna

• Written employment contract: Optional
• Annual leave: 20 days per year
• Minimum wage: 2,317.83 EUR (~2,500 USD) for employees over 21
• Payroll cycle: Monthly
• Overtime payment: Not mandatory
• Employee records keeping: At least seven years

Observera: Anställda i Nederländerna får semesterersättning, vilket ingår i den anställdes årsinkomst.

Irland

• Skriftligt anställningsavtal: Obligatoriskt
• Årlig ledighet: 20 dagar per år
• Minimilön: 11,30 EUR (~12,20 USD) per timme
• Lönecykel: Månadsvis
• Övertidsbetalning: Inte obligatorisk (maximalt 48 timmar per vecka)
• Arkivering av anställningsuppgifter: Tre år

Observera: Irland har systemet Pay As You Earn (PAYE), vilket innebär att arbetsgivare är skyldiga att dra av skatt och socialförsäkringsavgifter från lönerna när de tjänas in av de anställda.

Belgien

• Skriftligt anställningsavtal: Muntliga avtal tillåtna för vissa typer av överenskommelser
• Årlig ledighet: 20 dagar per år
• Minimilön: 1 593,81 EUR (~1 718 USD) per månad
• Lönecykel: Månadsvis
• Övertidsbetalning: Obligatorisk för timmar som överstiger 38 timmar per vecka
• Arkivering av anställningsuppgifter: Tre till tio år, beroende på dokumentation

Observera: I Belgien finns det inga provanställningar.

Schweiz

• Skriftligt anställningsavtal: Vissa typer av avtal måste vara skriftliga för att vara giltiga
• Årlig ledighet: 20 dagar per år, om inte anställd är under 20 eller över 50 år, i så fall 25 dagar
• Minimilön: Ingen nationell minimilön
• Lönecykel: Månadsvis
• Övertidsbetalning: Inte obligatorisk
• Arkivering av anställningsuppgifter: Minst fem år

Observera: I Schweiz kan den standardiserade arbetsveckan variera mellan 38,5 och 42,5 timmar.

Förenade Arabemiraten (UAE)

• Skriftligt anställningsavtal: Obligatoriskt
• Årlig ledighet: 2 dagar per månad under det första anställningsåret, därefter 30 dagar per år
• Minimilön: Inga krav på minimilön
• Lönecykel: Månadsvis
• Övertidsbetalning: Obligatorisk för icke-ledande tjänster
• Arkivering av anställningsuppgifter: Minst två år

Observera: Anställda i Förenade Arabemiraten betalar inte inkomstskatt, men vissa kan ändå behöva betala socialförsäkringsavgifter.

Nigeria

• Skriftligt anställningsavtal: Obligatoriskt senast tre månader efter anställningens början
• Årlig ledighet: Sex dagar per år efter 12 månaders anställning
• Minimilön: 65 000 NGN (~50 USD) per månad
• Lönecykel: Månadsvis
• Övertidsbetalning: Inte obligatorisk
• Arkivering av anställningsuppgifter: Tre år

Observera: I Nigeria finns det inget lagstadgat krav på att ge en uppsägningstid. Dock inkluderar bästa praxis 30 dagars uppsägningstid för icke-seniora anställda och minst 30 dagar för seniora anställda.

Få mer information om 150+ länder i vår globala rekryteringsguide.

Hur Deels kunder hanterar EMEA-kompatibilitet med framgång

Deel har redan hjälpt tusentals företag att säkerställa HR- och lönekompatibilitet världen över, inklusive inom EMEA-regionen.

Take Us2.ai, for example. This company used Deel’s EOR to hire compliantly across Europe because opening their own office around the world would have taken too much time and required “numerous compliance regulations, legal works, admin tasks, and associated fees.”

Ta Us2.ai som exempel. Företaget använde Deels EOR-tjänst för att anställa i enlighet med reglerna i hela Europa. Att öppna egna kontor världen över skulle ha tagit för mycket tid och krävt "otroligt många regler, juridiskt arbete, administrativa uppgifter och höga kostnader."

Vi hjälpte den APAC-baserade startupen att navigera de lagstadgade kraven inom EMEA. Det gjorde det möjligt för dem att anställa åtta internationella arbetstagare med enkelhet, samtidigt som de säkert kunde digitalisera, lagra och organisera sina viktiga HR-dokument direkt på plattformen.

Ett effektivt tillvägagångssätt för att säkerställa regelefterlevnad gör det möjligt för våra kunder att lansera på kortare tid. Som Zoomo, ett australiensiskt företag som anställde arbetare från Spanien, Tyskland och Frankrike, med en onboarding-process på högst några arbetsdagar.

Inga problem med regelefterlevnad i EMEA med Deel

Att outsourca regelefterlevnad till experter är det säkraste sättet att minska juridiska och ekonomiska risker när man anställer i EMEA-länder.

Deels EOR, hantering av oberoende kontraktörer, global regelefterlevnad och lönehantering, HRIS, visumansökningshjälp och andra tjänster gör det möjligt för dig att anställa vem som helst, var som helst, utan att oroa dig för om du följer lokala anställnings- och skattelagar.

Med ett internt juridiskt team på 200 experter och vår unika funktion för kontinuerlig regelefterlevnad håller Deel dig uppdaterad om gällande regler och policyer i över 150 länder. Detta minskar riskerna för bristande regelefterlevnad som annars kan hindra din tillväxt.

Förenkla onboarding och offboarding av global personal och ta ledningen över dina konkurrenter i EMEA. Boka en demo med vårt team idag för att lära dig mer om hur vår plattform fungerar.