Så onboardar Google nya medarbetare – och så gör du likadant

Efter att ha mött en rad avslag i tio år lyckades Advin Roy Netto, en UX-designer, äntligen få sitt drömjobb på Google 2022. Att börja på Google var hans dröm.

Precis som Advin är Google ett drömföretag för många. Och Google ser till att ge dessa kandidater en positiv start när de väl anställs. 76 % av nya medarbetare på Google uppger att de har en positiv onboarding, vilket är betydligt högre än branschsnittet.

Den här fallstudien går igenom Googles onboardingprocess och hur du kan återskapa den.

Hur genomför Google sin onboardingprocess?

Minns du Advin, som kämpade i tio år innan han landade sitt drömjobb på Google? Det finns tusentals Advins runt om i världen.

Det betyder att alla timmar som Google lagt på att sålla profiler, hålla intervjuer och skriva erbjudanden kan vara bortkastade om deras nya medarbetare inte lyckas. Onboarding är ett av de bästa sätten att säkerställa att så inte sker.

Googles onboardingstrategi är enkel men omfattande. Deras onboarding av nya medarbetare bygger på nio centrala delar.

1. Preboarding

Google tar sitt preboarding -steg på stort allvar för att undvika dåliga upplevelser för nya medarbetare.

Kandidater får tillgång till en företagsportal som innehåller en att göra-lista, där de bland annat går igenom avtal, sätter upp konton och läser in sig på regelefterlevnadspolicys, förmåner och andra delar av Googles företagskultur. Deras bakgrundskontroll slutförs innan start, och den nödvändiga tekniska utrustningen levereras också i samband med detta.

Precis som nya medarbetare får även deras chefer en just-in-time-onboardinglista med fem åtgärdspunkter:

1. Ha ett samtal om roll och ansvarsområden
2. Para ihop den nya medarbetaren med en buddy
3. Hjälp den nya medarbetaren att bygga ett nätverk inom företaget
4. Boka in onboardinguppföljningar en gång i månaden under den nya medarbetarens första sex månader
5. Uppmuntra till en öppen dialog.

Den här checklistan skickas ut en dag före startdatumet för att få omedelbar uppmärksamhet.

Onboarding at Google reviews | Source: Comparably

2. Onboarding-buddy

Google har också ett roligt namn för sina nya medarbetare: Noogler. Cheferna på Google parar ihop nya medarbetare (alltså Nooglers) med en onboarding- eller buddykollega. På så sätt har Nooglers en vän redan innan de börjar på företaget.

Buddyn träffar Nooglern redan första dagen, visar runt och hjälper dem att steg för steg känna sig hemma på sin nya arbetsplats och i företagets kultur.

3. Introduktion

En Noogler-introduktion pågår i upp till en eller två veckor, där nya medarbetare:

• Färdigställer den tekniska setupen

• Deltar i sessioner om företagskultur, organisationsstruktur, policys med mera.

• Får den klassiska Noogler-kepsen och Noogler-kitet

Noogler-keps | Källa: Instagram

Noogler-kit | Källa: LinkedIn

Som pricken över i:et hålls en kepsceremoni i slutet, där Nooglers tar på sig sina kepsar och gör sig redo för en fotografering.

Kepsceremonin, en onboardingritual på Google | Källa: Facebook

4. Rundtur på kontoret

Hur många företag tänker på att ge en kontorsrundtur? Det är en speciell detalj som ingår i Googles onboarding, där Nooglers får en rundtur på kontoret av en befintlig Google-medarbetare. Rundturen görs ofta mer lekfull genom ett tema, till exempel en skattjakt.

Och det bästa av allt? Förutom hissar och trappor finns det rutschkanor i de flesta av Googles kontor för att ta sig mellan våningarna. Att åka rutschkana väcker härliga barndomsminnen – och påminner Nooglers om att det här inte är vilket kontor som helst. Det är Google.

Rutschkana på Googles kontor i Schweiz | Källa: Insider

5. Rollspecifik utbildning

Google upprätthåller en bra balans mellan generell onboarding på företagsnivå (som policys, kultur och organisationsstruktur) och rollspecifik utbildning.

Nooglers har tillgång till både lärarledda och självstudiebaserade kurser som är kopplade till deras roll.

Rollspecifik utbildning på Google | Källa: LinkedIn

Till exempel genomförde Cherie Lim, Communications Associate på Google, en fem timmar lång kodrelaterad utbildning under sin första introduktionsvecka.

Onboardingupplevelse på Google | Källa: LinkedIn

6. Individuella möten

Google ser till att nya medarbetare får en tydlig förståelse för sitt jobb och sina förväntningar. Chefen träffar Nooglers för att gå igenom deras roller och ansvarsområden redan under den första veckan.

Nooglers får också information om:

• Objectives and Key Results OKR:er som förväntas under det första kvartalet. Målet är vad som ska uppnås, och nyckelresultaten är de mätbara resultaten – till exempel kan målet för en nyanställd mjukvaruingenjör vara att bli fullt produktiv inom tre månader. Ett mätbart nyckelresultat kan då vara att hen självständigt slutför minst ett projekt.
• Affärsmål och vilken roll de har i att uppnå dem
• Teamets mål
• När det första samtalet om prestationsledning kommer att äga rum

Och det stannar inte vid ett möte. Därefter hålls månatliga uppföljningar tills varje Noogler är helt varm i kläderna.

7. Startprojekt

Nooglers får börja med ett enkelt startprojekt som vanligtvis pågår i ungefär två veckor. Ett startprojekt är ett lågriskprojekt utan någon affärskritisk påverkan.

Startprojektet är deras chans att tillämpa allt de lärt sig under introduktionen och den rollspecifika utbildningen. Det är alltså ett utmärkt sätt att komma in i arbetet.

8. Bygga relationer

Öppen kommunikation är en viktig del av Googles kultur.

Omid Scheybani, en före detta Google-medarbetare, säger att alla på Google bara är en kopp kaffe bort. Chefer och buddys hjälper till att bryta isen. Dessutom uppmuntras medarbetare att visa varandra sina hem under de första videosamtalen.

Att se någons hem säger mycket om personen – intressen, omgivning, hobbies och annat. På så sätt kan man lära känna sina teammedlemmar bättre.

9. Meningsfulla påminnelser

För att hålla kommunikationen och återkopplingen igång får Nooglers en påminnelse efter två veckor om att:

1. Ställa frågor, massor av frågor
2. Boka in regelbundna individuella möten med sin chef
3. Lära känna sitt team
4. Aktivt be om återkoppling
5. Acceptera utmaningen (det vill säga ta risker och var inte rädd för att misslyckas – andra Googlers kommer att stötta dig)

Därmed är alla de nio centrala delarna klara.

Google tar inga genvägar när de onboardar nya medarbetare. I stället pågår en kontinuerlig cykel av lärande, återkoppling och kommunikation för att stötta en Noogler. Det finns inget fast tidsspann för när en Noogler "tar examen", men det tar vanligtvis minst sex månader.

Noogler-examen | Källa: LinkedIn

Viktiga skäl bakom Googles nuvarande onboardingstrategi

1. Experimentet med påminnelser

Laszlo Bock, tidigare SVP of People Operations på Google, berättar i sin bok Work Rules om hur Google tog fram sin just-in-time-onboardingchecklista.

De gjorde först ett pilotprojekt där de skickade en checklista till Nooglers chefer kvällen före startdatumet. Resultaten var anmärkningsvärda: Nooglers vars chefer agerade på checklistan blev fullt effektiva 25 % snabbare än sina kollegor. I dag är detta en permanent del av Googles onboardingprocess.

2. Fokus på en avslappnad och kreativ energi

Google är inget traditionellt företag – och har aldrig försökt vara det heller. Här är några slagkraftiga rader från Googles filosofi:‍

9. Meaningful nudges

To keep the communication and feedback rolling in, Noogler gets a nudge after two weeks to:

1. Ask questions, lots of questions
2. Schedule regular 1:1s with their manager
3. Get to know their team
4. Actively solicit feedback
5. Accept the challenge (i.e., take risks and don’t be afraid to fail. Other Googlers will support you)

That completes all the nine core elements.

Google does not take any shortcuts when onboarding new hires. Instead, there is a continuous learning, feedback, and communication cycle to help a Noogler. There is no fixed window for a Noogler to graduate. But it usually takes at least 6+ months.

Noogler graduation | Source: LinkedIn

Google håller arbetsplatsen avslappnad och gör till och med onboardingen rolig för att skapa en atmosfär av kreativitet och utmaning.

3. Öppna dörrar och ett team som känns som en familj

På Google är det lätt att ta kontakt med seniora medarbetare. Ledningen ser företaget som en familj, och redan under onboardingen tas små steg för att skapa den här atmosfären.

Onboardingrecension | Källa: LinkedIn

Nooglers uppmuntras att bygga relationer och ha regelbundna individuella möten. Under introduktionen anordnas också roliga aktiviteter för att stärka teamkänslan.

(Bilden "google-new-hire-innovative-workshop.png" refereras, men kräver ingen översättning eftersom det är en bildfil.) En Noogler deltar i en pizzaworkshop med sitt team | Källa: Google Blog

Varför Googles onboarding är en succé: Viktiga delar

Det finns många fördelar med en bra onboarding. Här är de fem främsta anledningarna till att Googles onboarding fungerar så bra.

1. Förenklade och väl tajmade påminnelser

När påminnelser används på rätt sätt är de mycket effektiva. Två saker som Google gör rätt med sina påminnelser är:

• De håller dem enkla och lätta att agera på
• De skickar dem precis i rätt tid för omedelbar uppmärksamhet

Det korta tidsintervallet mellan en påminnelse och den nya medarbetarens första dag gör att uppgifterna hålls färska i chefens minne.

2. Spelifiering

Onboardingen på Google handlar inte bara om arbete – den innehåller också mycket skoj. Lekar och aktiviteter livar upp introduktionsveckan. Den roliga kepsceremonin med en fotografering bidrar också till stämningen. Allt detta sammantaget skapar en engagerande medarbetarupplevelse.

Spelifiering av onboarding ökar engagemanget hos nya medarbetare och minskar tiden till produktivitet.

3. Relationsbyggande

Google ser sina medarbetare som en familj, och det speglas i deras onboarding. Det finns många aktiviteter där teamen kan umgås och prata avslappnat. Dessutom är individuella möten en fast del av processen för att få igång samtal.

Så vad leder allt detta till? 77,63 % av medarbetarna anser att relationer på jobbet är viktiga eller mycket viktiga för att skapa en bra företagskultur. Att ha vänner på jobbet hjälper både nya medarbetare – och företaget.

Samarbetskultur och gemenskap på Google | Källa: LinkedIn

4. Uppmuntran till återkoppling

Chefer sätter tydliga förväntningar tillsammans med Nooglers redan från start genom att formulera OKR:er. Utöver det säkerställer täta uppföljningar och återkoppling vid rätt tillfällen att Nooglers är på rätt spår.

Och vi behöver inte leta långt för att bevisa det. Google genomförde en intern studie som visade att Nooglers som aktivt bad om återkoppling var mer produktiva än de som inte gjorde det.

5. Välstrukturerad process

Googles onboardingprocess kanske verkar lekfull och rolig.

Men i grunden finns en tydlig struktur som binder ihop allt och säkerställer att medarbetarna får all den information de behöver. Nya medarbetare får onboarding både kring företagskultur och sin roll, och det sker steg för steg.

Google-onboardingrecension | Källa: LinkedIn

Hur kan du onboarda nya medarbetare som Google?

Googles onboarding är en komplett upplevelse, i linje med vår syn på onboarding.

På Deel anser vi också att onboarding ska vara en blandning av kultur, lärande, roliga inslag och relationer – och inte en torr process. I den här delen visar vi hur du kan skapa onboarding i Google-stil med hjälp av Deel Engage.

Tilldela en onboarding-buddy

Med Deel Engage kan du enkelt integrera buddyprogram i din onboardingprocess. Du kan skicka ut enkäter för att hitta frivilliga buddys eller låta chefer nominera en buddy i samband med att du förbereder onboardingen av den nya medarbetaren.

Genomför preboarding

Med Deel Engage kan du skapa ett preboardingflöde med detaljerade uppgifter för chefer:

1. Informera dem om den nya medarbetarens startdatum
2. Informera dem om IT-onboardingrutinerna
3. Ge en översikt över deras onboardingansvar, till exempel att tilldela en onboarding-buddy och hålla ett samtal om roll och ansvarsområden

Planera alla onboardingaktiviteter och sessioner

Vår onboardingplugin gör det också möjligt att planera onboardingaktiviteter där medarbetarna är som mest aktiva: i Slack. När det gäller utbildning hjälper våra L&D-konsulter dig att utforma hela onboardingutbildningen med hjälp av vår LMS-modul. Du kan skapa olika utbildningsprogram anpassade efter specifika roller.

Genom att erbjuda dessa utbildningar som inspelade kurser kan du effektivt skala upp onboarding över olika platser och hantera ett stort antal nya medarbetare.

Schemalägg individuella samtal

Deel Engage erbjuder ett Slack-plugin för att schemalägga individuella samtal. Det innehåller inbyggda påminnelser och en anteckningsfunktion som uppmuntrar till samarbete mellan chefer och nya medarbetare.

Lansera en lärportal för utveckling och kompetenshöjning

Samla era utbildnings- och utvecklingskurser på ett ställe och skapa en central lärportal för alla anställda. Här kan nya medarbetare enkelt hitta och anmäla sig till relevanta utbildningsprogram som matchar deras behov.

Allt arbete du lägger ner på att få medarbetare att använda plattformen går inte till spillo efter onboardingprocessen. Istället blir Deel Engage din partner för att stärka medarbetare genom kontinuerlig feedback och nya lärmöjligheter.

Mänskliga kontakter

Google satsar mycket på teambuilding och att uppmuntra samtal. Det kan du också göra (helt automatiskt).

Deels kontaktprogram matchar automatiskt ihop anställda för kaffemöten. Det är ett utmärkt sätt att bryta isen och skapa nya vänskaper.

Ge feedback för kontinuerlig utveckling

Sist men absolut inte minst lyfter Google vikten av feedback. Feedback är en nyckel till att nya medarbetare snabbt blir produktiva. Med vår 360-feedbackprogramvara kan nya anställda få värdefull återkoppling från kollegor, sin onboardingpartner och sin chef.

Efter onboarding väntar en ny fas för de nyanställda – de stänger inte bara av plattformen:

• Ge dem en struktur för regelbunden feedback och återkommande utvecklingssamtal genom automatiserad feedbackhantering
• Skapa tydliga karriärvägar för bättre insyn och förväntningar kring rollutveckling
• Satsa på kontinuerlig utbildning och bygg en stark lärandekultur
• Definiera utvecklingsplaner som hjälper medarbetare att växa i sina roller och bredda sina kompetenser

Skapa en meningsfull och engagerande onboardingupplevelse för dina nyanställda med Deel Engage. Boka en demo och upptäck hur våra lösningar kan hjälpa dig att bygga en stark lärandekultur inom organisationen.