Så utformar du en platsanpassad lönepolitik

Även om många företag redan har experimenterat med distansarbete står vissa fortfarande inför nya utmaningar när de ska införa eller ompröva policys för distansarbete – särskilt när det gäller ersättning.

När du anställer medarbetare i en ny geografisk region måste du följa lokala arbetslagar och anpassa dig till nya lönekrav, men finns det andra faktorer som du bör ta hänsyn till när du utformar din lönepolicy? Hur bör ersättningen se ut i olika geografiska områden?

I den här artikeln går vi igenom viktiga aspekter att ta hänsyn till samt rekommenderar bästa praxis för platsbaserad ersättning.

Enas om en gemensam ersättningsfilosofi

Om din organisation har medarbetare på flera olika platser bör ledningen inledningsvis enas kring en grundläggande fråga: Ska geografisk placering påverka medarbetarnas ersättning?

För vissa organisationer är svaret ja, för andra nej, och inget av dessa val är fel. Oavsett vilken väg ni väljer måste dock alla i organisationen vara eniga om strategin.

För att säkerställa att alla är samstämmiga när företaget utvecklas rekommenderar vi att ni integrerar denna ståndpunkt i er ersättningsfilosofi som en tydlig och återkommande grund för alla lönebeslut.

Ersättningsfilosofin är den övergripande strategi som styr hur företaget värderar och belönar arbete. Den uttrycker organisationens syn på rättvisa, marknadsanpassning, interna jämförelser och prestation. Filosofin fungerar som en vägledande princip vid alla kompensationsbeslut och bör vara konsekvent, långsiktigt och förankrad i företagets kultur och affärsmål.

Enas om en strategi

Om företaget tycker att plats inte ska vara en faktor som påverkar medarbetarnas lön blir ersättningsstrategin ganska enkel. I detta fall jobbar ni med en gemensam lönestruktur för alla roller.

Om ni däremot fastställer att geografisk plats ska påverka lönen blir strategin lite mer komplicerad. I detta fall behöver företaget ta ställning till fyra andra viktiga frågor som hjälper er att bygga en rättvis och fungerande ersättningsmodell.

1. Ska vi hantera varje stad eller storstadsområde individuellt eller gruppera dem?

Om ni anställer personer i ett fåtal specifika städer kan det vara både möjligt och rimligt att ha separata lönenivåer för varje stad eller storstadsområde. Men om ni är ett företag som utgår från distansarbete kan det bli för många platser för att detta ska vara en hållbar strategi. Det kan i stället vara bättre att gruppera platserna utifrån geografisk eller annan relevant indelning.

Det finns olika sätt att gruppera platser på:

• Skapa regionala zoner: Platser grupperas efter geografisk närhet, till exempel Norra Europa eller Sydöstra USA.
• Skapa kostnads- eller konkurrensbaserade nivåer: Platser grupperas efter marknadens konkurrenskraft, till exempel Nivå 1 för städer som San Francisco eller London.
• Andra metoder: Ni kan också använda andra systematiska sätt för att gruppera platser baserat på unika faktorer som är relevanta för just er organisation.

2. Bör plats påverka alla befattningar lika mycket?

De flesta företag vill skapa rättvisa och konsekventa ersättningar för samtliga roller. Samtidigt kan detta beslut medföra vissa kostnader och utmaningar eftersom det kan leda till att vissa positioner överkompenseras (vilket ökar företagets kostnader) medan andra underkompenseras (vilket försvårar rekrytering och medarbetarnöjdhet).

På grund av dessa utmaningar väljer vissa organisationer att optimera ersättningen för konkurrenskraft. Denna strategi hjälper dem att attrahera och behålla eftertraktade talanger, samtidigt som det är enklare att kontrollera kostnaderna. Att hantera ersättningen separat per roll och plats ökar komplexiteten, men säkerställer att organisationen förblir konkurrenskraftig på olika marknader.

Vill du ha ett exempel på en konkurrensbaserad ersättningsstrategi? Vissa snabbt växande Tech-företag bortser helt från geografisk plats för roller inom teknik och försäljning. I dessa företag får alla anställda inom dessa avdelningar samma lön som sina kollegor i motsvarande position på andra geografiska platser.

3. Bör plats påverka både kontant lön och aktieersättning lika mycket?

Svaret på den här frågan är mer filosofiskt och skiljer sig mycket mellan olika organisationer.

Vissa företag anser att plats endast bör påverka kontantlönen eftersom denna direkt påverkar medarbetarnas levnadskostnader och vardagsliv. Här menar man att långsiktiga incitament, som aktieersättning, inte bör påverkas av var i världen medarbetaren är baserad.

I en perfekt värld har dessa företag olika lönenivåer för kontantlön beroende på plats, samtidigt som aktieersättningen följer samma nivåer oavsett geografisk placering.

Andra företag har en mer samlad syn på ersättningen och ser i stället till totalbeloppet där platsens påverkan beaktas lika för både kontantlön och aktieersättning.

4. Ska vi ta fram platsbaserade lönespann utifrån en gemensam referensstruktur eller bygga separata lönenivåer för varje plats?

Vissa organisationer föredrar att skapa helt fristående lönenivåer för varje geografisk plats. Detta ger stor flexibilitet men innebär också en högre administrativ börda. Dessutom finns risken att ersättningsnivåerna blir inkonsekventa mellan olika platser. Om medarbetare byter ort kan det dessutom skapa löneskillnader och öppna för att chefer eller anställda försöker utnyttja systemet.

På Deel rekommenderar vi en enklare och mer hållbar modell: börja med att ta fram en gemensam referensram, ett så kallat source set av lönenivåer. Justera sedan dessa lönenivåer utifrån varje plats eller platsgrupp som ett andra steg. Det här tillvägagångssättet är inte bara mer enhetligt och effektivt men även lättare att hantera och kommunicera internt.

Om er organisation till exempel har sitt huvudkontor i Stockholm kan ni utgå från lönenivåerna där som er referensram. För att skapa lönenivåer för en ort med lägre levnadskostnader justerar ni sedan Stockholms-nivån nedåt, antingen med ett procentuellt avdrag (vilket vi rekommenderar) eller med ett fast belopp.

Exempel från verkligheten: Företag som tillämpar platsbaserad lön

Låt oss titta på några konkreta exempel på ersättningsstrategier där geografiska löneskillnader spelar en central roll:

Wise

Wise valde en lönepolicy som bygger på karriärkartor för olika roller och erfarenhetsnivåer inom teamet. Här är ett exempel på hur lönenivåer kan se ut i olika valutor och för olika regioner för en produktchef:

Biträdande produktchef

• 55,000-70,000 GBP
• 125,000-148,000 USD (i Austin och New York)
• 90,000-120,000 SGP
• 42,000-52,800 EUR (i Estland)
• 12,000,000-15,000,000 HUF

Källa: Wise.jobs

GitLab

GitLab använder en platsfaktor i sin lönekalkylator för att fastställa ersättningen på arbetsmarknadsbedömningar snarare än enbart på levnadskostnader. Företaget jämför lönenivåer globalt, med San Francisco som referenspunkt, baserat på data från bland annat ERI, Comptryx och Radford.

GitLab använder följande beräkningsformel:

Din ersättning = San Francisco referenslön x platsfaktor x nivåfaktor x valutakurs

• San Francisco referenslön = San Francisco används som referenslön för andra platser
• Platsfaktor = Marknadslönens nivå i förhållande till San Francisco
• Nivåfaktor = Justering baserad på hur pass senior rollen är
• Valutakurs = Eftersom lönen betalas ut i lokal valuta uppdateras valutakurserna två gånger per år för att kompensera för valutaförändringar och behålla köpkraften lokalt.

Slite

Slite använder platsbaserad ersättning för att säkerställa rättvisa löner i nio olika länder. Anställda i Frankrike (där de flesta är baserade), frilansare och EOR-medarbetare (Employer of Record) har olika ersättningsstrukturer för att hantera skatter och sociala avgifter. För att motverka valutafluktuationer beräknar Slite genomsnittliga växelkurser över fyra år, och ersättning för ledande befattningar hanteras separat.

Microsoft

Microsoft anpassar sina grundlöneintervall efter medarbetarens arbetsort för att säkra konkurrenskraftiga och enhetliga löner. Grundlönen varierar utifrån primär arbetsplats, arbetsuppgifternas komplexitet, ansvarsområden och erfarenhetsnivåer. Löneintervallen revideras dessutom årligen.

Lumen

Lumen säkerställer full transparens för sina platsbaserade löner i USA genom att ange tydliga löneintervall i varje jobbannons.

Källa: Lumens jobb-sida

Luminovo

Some companies like Luminovo opt to primarily hire within a region, giving an exact salary band for that region and mentioning other places are subject to location-based pay.

Att knyta ihop helheten: Välj en struktur för lönenivåer

Vi har beskrivit de flesta steg som behövs för att forma din platsbaserade ersättningsstrategi, men en avgörande pusselbit återstår, nämligen ramverket för lönenivåer. Generellt sätt använder företag ett av tre olika ramverk. Tabellen nedan ger dig en översikt över detta och vi fördjupar oss sedan i varje metod.

1.Anpassning efter levnadskostnader

I den här metoden styr skillnader i levnadskostnader ersättningsnivåerna för samma roll på olika platser. Organisationer hämtar data gällande levnadskostnader från flera olika källor. Vi rekommenderar bland annat Expatistan, Numbeo och Council for Community and Economic Research.

Att använda anpassning efter levnadskostnader som bas för era lönenivåer är både enkelt att administrera och lätt att förklara. Samtidigt ökar risken för att ni överbetalar (vilket leder till ökade kostnader) eller underbetalar (vilket försvårar rekrytering och gör det svårt att behålla medarbetare).

Hur implementerar man ett ramverk baserat på anpassning efter levnadskostnader?

1. Samla in levnadskostnadsdata för varje geografisk plats.
2. Beräkna skillnaden mot ert huvudsäte (till exempel +10% påslag eller -15% avdrag).
3. Tillämpa skillnaden på er referenslön för att skapa platsanpassade lönenivåer.

2.Anpassning efter arbetsmarknadskostnader

I den här metoden styr marknadsdata ersättningen på olika platser. Många leverantörer erbjuder data över lönejämförelser men dessa kan vara kostsamma, ofullständiga eller mindre exakta. Få är dessutom uppdaterade kontinuerligt. För att få en helhetsbild köper och analyserar företag ofta flera olika marknadsdata-set.

Även med relativt korrekta uppgifter kan arbetsmarknadsanpassningar vara utmanande, då varje roll och plats måste granskas och lönen fastställas individuellt.

Hur tolkar man data för arbetsmarknadsanpassningar?

När ni tar fram lönenivåer måste ni bestämma hur marknadsdata ska påverka era justeringar. Här är några vanliga metoder:

• Genomsnitt över alla roller: Beräkna den genomsnittliga löneskillnaden mellan era olika platser för samtliga relevanta befattningar.
• Genomsnitt per avdelning: Jämför genomsnittliga löneskillnader inom respektive avdelning
• Genomsnitt per inriktning: Utgå från roller på olika nivåer inom samma inriktning för att räkna ut genomsnittsskillnader.
• Genomsnitt per befattning: Granska varje specifik roll för att fastställa genomsnittlig löneskillnad mellan platser.

Detta är inte en uttömmande lista, ni kan till exempel lika gärna använda median, min- eller maxvärden. Hitta det tillvägagångssätt som är mest rättvist och lätt att motivera för medarbetarna.

Jessica Pillow, Chef för löner och förmåner på Deel, varnar dock för att en helt enhetlig modell kan skapa problem:

Hur implementerar man ett ramverk baserat på anpassning efter arbetsmarknadskostnader?

1. Samla in marknadsdata om löner för varje relevant roll och plats (gärna från flera källor)
2. Skapa platsanpassade lönenivåer med utgångspunkt i datan, eller beräkna skillnaden mot er referensort (till exempel +10% påslag eller -15% avdrag).
3. Tillämpa skillnaden på er referenslön för att skapa platsanpassade lönenivåer.

3.En hybrid av levnadskostnads- och arbetsmarknadsanpassningar

I en hybridmodell används både data för levnadskostnader och marknadslöner eftersom båda perspektiven är viktiga för en helhetsbild. Genom att kombinera levnadskostnads- och arbetsmarknadsanpassningar får ni störst kontroll, men det kan också bli mer utmanande att förklara och administrera denna modell.

Hur implementerar man ett ramverk baserat på både anpassning efter levnads- och arbetsmarknadskostnader?

1. Samla in levnadskostnadsdata och marknadsdata för varje relevant roll och plats (gärna från flera källor)
2. Beräkna skillnaden mot er huvudort eller referensort (till exempel +10% påslag eller -15% avdrag).
3. Tillämpa skillnaden på er referenslön för att skapa platsanpassade lönenivåer.

Att få gehör och fatta beslut

Utöver allt förarbete, underlag och research behöver ni även säkra ledningens stöd. Inkludera därför beslutsfattande intressenter redan tidigt i processen för att göra den så effektiv och transparent som möjligt.

Börja med att enas kring er ersättningsfilosofi genom att förklara varför ni valt ert angreppssätt och gå sedan över till detaljerna. Reflektera över vad ni vill optimera och vilka begränsningar som gäller. Använd data som underlag, men låt den inte styra ert beslut. Det bör i stället vara er filosofi som styr vilket ramverk ni väljer.

När ert ramverk är konsekvent, begripligt och enkelt att både genomföra och underhålla ökar chansen för att få med hela organisationen på ert förslag. Genom att involvera medarbetare och förklara både filosofin och praktiska konsekvenser bygger ni förtroende och förståelse vilket ökar engagemanget. Det skapar en kultur där ersättning ses som en del av en gemensam strategi för att belöna rätt kompetens och prestation. Dessutom underlättar det framtida underhåll och justeringar av systemet då alla parter känner sig delaktiga och kan bidra med värdefulla insikter. På så vis blir ramverket för ersättningar både robust och flexibel.

Jessica Pillow, Chef för löner och förmåner på Deel, understryker dessutom hur viktig chefernas roll är för at säkerställa transparent lönesättning:

Hantera global ersättning med Deel

Om du har läst ända hit vet du nu att platsbaserad ersättning kan vara både komplex och tidskrävande. Med Deel får du kontroll över hela processen, hela vägen från strategi till utbetalning. Hantera global ersättning med Deel för att:

• Effektivisera din globala ersättningsstrategi med Deel Ersättning som definierar och hanterar lönenivåer (platsbaserade eller platsoberoende), säkerställer transparens och förenklar återkommande löneutvärderingar
• Fatta datadrivna beslut med hjälp av Deels globala lönejämförelser
• Koppla lön till prestation mer vår talanghantering Deel Engage
• Säkerställ efterlevnad av lokala regler med Deels efterlevnadsverktyg
• Betala medarbetare över hela världen snabbt och smidigt med Deel Global Payroll

Med Deel kan du införa smidiga och skalbara modeller för platsbaserade löner. Plattformen ger dig tillgång till tillförlitliga verktyg för att definiera lönenivåer utifrån geografiska faktorer som levnadskostnader och lokala lönenivåer. Detta gör att du kan skapa rättvisa och transparenta lönestrategier för medarbetare i flera länder, utan att kompromissa med vare sig efterlevnad eller effektivitet. Processer som tidigare tagit månader kan med Deel hanteras på bara några timmar.

Boka en demo för att utforska dina möjligheter för lönehantering!