9 HR-processer du kan automatisera – så gör du med Deel

Även om fördelarna med HR-automation kan vara tydliga för dig, är det en helt annan sak att komma igång. Du kanske är osäker på vilket system du ska välja, hur lång tid det tar att implementera det – eller ens vilka processer som går att effektivisera med AI-drivna automatiseringar.

Den här artikeln guidar dig genom nio HR-processer du enkelt kan automatisera med Deels HR-plattform – och visar hur du gör det snabbt utan att störa det dagliga arbetet.

Vad är HR-automation?

HR-automation innebär att man använder mjukvarulösningar för att effektivisera och automatisera återkommande HR-processer – så att de blir snabbare, mindre tidskrävande och mindre känsliga för fel.

HRIS (Human Resources Information Systems), talent management-system, rekryteringsverktyg, löneprogram och självbetjäningsportaler för medarbetare är exempel på verktyg som kan automatisera, digitalisera och optimera HR-arbetet.

HR-automation gör det möjligt för HR-avdelningen att:

• Spara tid och pengar genom att minska manuellt arbete
• Säkerställa högre datakvalitet och färre fel
• Följa anställningslagar i olika länder och regioner
• Fatta datadrivna affärsbeslut
• Erbjuda en jämlik och förbättrad medarbetarupplevelse
• Optimera arbetet med att attrahera och behålla kompetens
• Stödja organisationens tillväxt

Även om fördelarna med HR-automation kan vara tydliga, är det en helt annan sak att komma igång. Du kanske är osäker på vilket system du ska välja, hur lång tid det tar att implementera – eller vilka processer du faktiskt kan effektivisera med AI-drivna automatiseringar.

Den här artikeln guidar dig genom nio HR-processer du enkelt kan automatisera med Deels HR-plattform – och visar hur du gör det snabbt - utan att störa dina dagliga rutiner.

Vad är HR-automation?

HR-automation innebär att man använder mjukvarulösningar för att effektivisera och automatisera återkommande HR-processer – så att de blir mer effektiva, mindre tidskrävande och mindre känsliga för fel.

HRIS (Human Resources Information Systems), talent management-system, rekryteringssystem, löneprogram och självbetjäningsportaler för medarbetare är alla verktyg som kan automatisera, digitalisera och effektivisera HR-arbetet.

HR-automation gör det möjligt för HR-avdelningen att:

• Spara tid och pengar genom att minska manuellt arbete
• Säkerställa högre datakvalitet
• Följa anställningslagar och regler i olika länder
• Fatta datadrivna affärsbeslut
• Erbjuda en jämlik och förbättrad medarbetarupplevelse
• Optimera arbetet med att attrahera och behålla kompetens
• Stödja organisationens tillväxt

Introduktion och avslut

Onboarding av medarbetare är en av de mest använda HR-automationerna enligt vår kunddata. Det är inte särskilt förvånande – processen är återkommande, sker ofta (särskilt i snabbväxande startups), följer tydliga steg och innebär hantering av mycket persondata, arbetsrättsliga krav och löneinformation.

Det tar för mycket tid och resurser för HR att hantera onboarding manuellt. Du behöver:

• Mata in nya medarbetares uppgifter i olika verktyg eller kalkylblad
• Hålla koll på dokumentation enligt lokala regler i varje land
• Godkänna medarbetares åtkomst till arbetsverktyg
• Beställa och skicka utrustning
• Samordna registrering av medarbetarförmåner
• Skicka välkomstmejl, påminnelser och annat

Att automatisera dessa processer kan spara upp till 86 timmar i månaden på administrativa uppgifter – baserat på resultat från våra kunder.

När du använder ett automatiserat HRIS-system för att onboarda din (globala) arbetsstyrka samlas all data på ett och samma ställe – du slipper jaga information i kalkylblad eller olika system. Uppgifterna uppdateras automatiskt (och medarbetarna kan själva göra ändringar via självbetjäningsfunktioner), och du kan skapa automatiska flöden som skickar notiser till nyanställda.

Samma gäller för offboarding. I stället för att manuellt avsluta alla konton en medarbetare använt kan du automatisera processen:

• Ta bort åtkomst till olika verktyg
• Boka ett avslutande samtal
• Skapa avslutsdokumentation
• Skicka instruktioner för retur av utrustning

I det här fallet spelar HR-automation även en roll för datasäkerheten, eftersom den minskar risken för dataläckor.

Du kan förenkla onboardingprocessen med Deel genom att aktivera vårt onboarding-plugin för Slack. Det låter dig skapa automatiserade flöden där uppgifter tilldelas automatiskt baserat på medarbetarens plats och kontraktstyp.

Resultatet blir mindre manuellt arbete för HR-teamet, full överblick över hela onboardingprocessen – och ökad förmåga att behålla och engagera medarbetare.

Tid- och frånvarohantering (spårning av ledighet)

"Att skicka ledighetsförfrågningar via mejl eller Slack innebär ofta mycket kommunicerande fram och tillbaka mellan flera personer – närmaste chef, HR och ibland även ledningsgruppen. Det ökar risken för att viktig information förbises eller att godkännandet drar ut på tiden, vilket kan påverka verksamheten och teamets dynamik negativt. Dessutom saknas insyn i realtidsdata kring medarbetares frånvaro. "

Genom att automatisera tidrapportering och inlämning av tidrapporter frigör HR-teamet tid för att mer genomtänkt hantera medarbetares ledighet. Det ger också utrymme att besvara viktiga frågor kring PTO-policyn och hur den ska tillämpas, till exempel:

• Vilka medarbetare tar ut för lite ledighet?
• Hur hög är organisationens frånvarofrekvens?
• Har medarbetarna hög sjukfrånvaro?

HR-ansvariga kan använda HR-automationsverktyg som Time off by Deel för att frigöra tid till strategi och medarbetararbete – och därmed bygga en positiv och effektiv arbetsplatskultur. Vårt Slack-plugin används redan av över 1 200 team, som nyttjar det minst fem gånger i veckan. Time off by Deel centraliserar ledighetsförfrågningar och godkännanden, så att du kan hantera frånvaro utan att lämna Slack.

Hantering av medarbetardata

I växande team och större organisationer är det både svårt och tidskrävande att hålla koll på medarbetare från olika avdelningar, deras chefer, möjliga befordringar eller interna byten, ändringar i personuppgifter och mycket mer.

Utan ett bra HR-system behöver HR-teamet hantera detta manuellt – vilket lätt leder till fel och innebär att mycket tid går åt till att samla in och organisera data, i stället för att analysera den.

Ett HRIS samlar all medarbetardata på ett ställe, vilket eliminerar behovet av manuell inmatning och ger hela organisationen en gemensam, tillförlitlig källa till information.

Medarbetardata kan enkelt nås, uppdateras, lagras säkert och överskådligt visas via ett organisationsschema. Det säkerställer korrekt information och enkel åtkomst, samtidigt som HR kan skapa automatiserade arbetsflöden för att arbeta snabbare och få bättre insikter om personalstyrkan.

Deels Org Chart-plugin för Slack hjälper ditt team att hålla sig samordnat – oavsett plats eller tidszon. Få enkel tillgång till organisationsinformation om teammedlemmar, koppla det till ditt HRIS för automatiska uppdateringar och använd sökbara profiltaggar för att snabbt hitta rätt person för varje fråga.

Attrahera och rekrytera rätt kompetens

Generativ AI har redan väckt hopp och optimism inom HR, genom att snabba upp manuella uppgifter, underlätta beslutsfattande och bidra till en bättre upplevelse för både kandidater och medarbetare.

Global rekrytering har öppnat upp för att anställa världens bästa talanger – men samtidigt innebär det ofta att rekryterare måste gå igenom betydligt fler jobbansökningar än tidigare.

Automatiserade lösningar för CV-granskning och kommunikation med kandidater tar bort tidskrävande moment från rekryteringsteamets bord – och frigör tid för att hålla meningsfulla intervjuer och fatta bättre rekryteringsbeslut.

Deel integreras med Ashby, vilket gör det enkelt för våra kunder att gå från erbjudande till onboarding så snart kandidaten tackat ja. Systemet använder informationen från erbjudandet för att automatiskt skapa ett kontraktsförslag till kandidaten.

Bakgrundskontroller

Att genomföra manuella bakgrundskontroller på alla medarbetare vid global rekrytering är i princip omöjligt. Det skulle kräva tidskrävande efterforskningar – som att kontakta tidigare arbetsgivare eller besöka domstolar – vilket både tar för lång tid och riskerar att du förlorar värdefulla kandidater.

Modern HR-automationsmjukvara gör det möjligt att genomföra smidiga bakgrundskontroller på både potentiella och nuvarande medarbetare – oavsett var du rekryterar ifrån. Faktum är att 93 % av företagen använder sådana kontroller för att höja kvaliteten i sin rekrytering och säkerställa att allt sker enligt regelverket, med hjälp av specialiserade företag som samlar in all relevant information.

Certn är Deels partner för bakgrundskontroller och ger dig tillgång till 80 % av all relevant medarbetarinformation inom några minuter – med möjlighet att följa processen direkt i appen. Vår partner uppfyller kraven för SOC 2, SOC 3 och GDPR, samt är ISO 27001-certifierad, vilket innebär att dina resultat är säkra och skyddade.

Lönehantering

Så sent som för tre år sedan använde omkring en tredjedel av företagsägarna fortfarande kalkylblad för att hantera löner – något som ofta tog över en vecka per månad. I takt med att fler team blir globala blir detta arbetssätt alltmer riskfyllt och felbenäget.

Genom att automatisera lönehanteringen minskar du dubbelarbete för HR, sänker kostnaderna för löneadministration och säkerställer korrekta beräkningar av lön, provisioner, övertidsersättning, avdrag med mera. Du snabbar upp löneprocessen, skyddar löneuppgifter från obehörig åtkomst och kan samtidigt lagra uppgifterna så länge det krävs.

Deel gör det möjligt att effektivisera lönehanteringen för hela ditt team – oavsett hur medarbetarna är anställda. Med våra tjänster för Global Payroll kan du samla direktanställda, EOR-anställda och frilansare i ett och samma system, utan att behöva flera olika verktyg eller processer. Deel tar hand om bland annat:

• Förmåner och avdrag för medarbetare
• Rapportering av uppgifter till lokala myndigheter
• Utbetalning av lön och skatt (där det är tillämpligt)
• Skapande och leverans av lönebesked
• Introduktion och avslut i enlighet med lokala regelverk

Kompetensutveckling och uppföljning av prestationer

Att följa upp medarbetares kompetensutveckling och prestationer samt ge regelbunden feedback kan ha en positiv effekt på engagemang, produktivitet och utveckling.

Utan en effektiv och automatiserad process riskerar du att förlora tillgången tidigare utvecklingssamtal och sakna insyn i teamets framsteg över tid. Du lägger dessutom onödigt mycket tid på att skapa och följa upp feedback i kalkylblad eller ta fram utbildningsmaterial som kanske inte engagerar teamet tillräckligt.

Automatiserade processer gör det enklare att genomföra utvecklingssamtal och skapa utbildning för medarbetare – på ett smidigare, mindre tidskrävande och mer engagerande sätt. Det ger en bättre medarbetarupplevelse samt mer tillgänglig och korrekt data för chefer och HR.

Med Deel Engage kan företag:

– Underlätta omfattande feedback, från 360°-utvärderingar till anpassade processer, säkerställa rättvisa prestationsbedömningar utan bias och använda OKR:er och andra mål för att driva teamets utveckling framåt på ett enhetligt sätt – Skapa, tilldela och följa upp engagerande kompetensutvecklingsprogram för medarbetare – Skapa tydlighet i roller och öka motivationen genom att erbjuda en tydlig utvecklingsväg med kompetensbaserade karriärstrukturer – och spara månader av manuellt arbete med stöd av AI.

Hantering av dokumentation och lagkrav

Att samla in, organisera och lagra dokumentation kopplad till lagkrav utan ett automatiserat HR-system innebär att HR-teamet måste:

• Sätta sig in i anställningslagar i alla länder där organisationen är verksam
• Använda manuella processer och kalkylblad för att hålla koll på all dokumentation
• Skicka påminnelser manuellt till medarbetare som ännu inte lämnat in nödvändiga dokument

"Att använda HR-automation för att uppfylla lokala lagkrav är avgörande för globala team, eftersom det minskar risken för mänskliga misstag som annars kan leda till ekonomiska eller juridiska problem för företaget. Det snabbar dessutom upp anställningsprocessen och gör det möjligt att säkra rätt kandidater utan att byråkrati sätter käppar i hjulet. "

Med Deel kan du:

• Redigera, skicka och signera avtal på några minuter direkt i din Deel-panel
• Förvara all dokumentation säkert på ett och samma ställe
• Få lokalt anpassade avtal för både anställda och frilansare
• Känn dig trygg med att avtalen granskas regelbundet för att ligga steget före ändringar i lokala lagar – utan att du själv behöver ha koll på regelverket

Rapportering

HR-rapportering är avgörande om du vill dra lärdom av tidigare misstag eller få insikter som hjälper dig att identifiera trender och hitta möjligheter att optimera kostnader eller teamets prestation. När du hanterar teamet via kalkylblad eller flera olika verktyg tar det både tid och resurser att samla in och strukturera data på ett sätt som ger dig värdefull överblick.

Den här bristen på datainsyn kan hämma företagets tillväxt, eftersom du inte kan fatta välgrundade beslut, fördela resurser effektivt eller följa upp utvecklingen på ett tillförlitligt sätt. Avsaknaden av transparens kan också leda till att intressenter tappar engagemang och förtroende för HR:s initiativ, vilket i sin tur försvårar ett fungerande samarbete.

Deel ger dig realtidsinsikter via globala analyser, så att du enkelt kan granska, jämföra och förstå dina kostnader för att optimera de globala utgifterna. Med hjälp av löne­rapporter kan du snabbt upptäcka avvikelser mellan valutor eller fel mellan lönecykler – och anpassa din dashboard så att den blir mer lättöverskådlig för intressenter.

Få mer gjort – utan att störa dina HR-processer – med Deel

Genom att automatisera dina HR-processer tar du HR-arbetet till nästa nivå – mer effektivt, pålitligt och snabbare. Du fokuserar på det mänskliga i human resources, så tar vi hand om resten!

Deel HR effektiviserar dina globala HR-processer och frigör tid så att du kan fokusera på att utveckla och stötta din globala arbetsstyrka. Hantera hela medarbetarresan i en enda smidig lösning där data rör sig sömlöst mellan prestation, kompensation och personalplanering.

Med inbyggt regelstöd, realtidsanalys och AI-drivna insikter hjälper Deel HR dig att fatta smartare beslut och driva tillväxt i verksamheten.

Prata med våra experter för att lära dig mer om Deel redan i dag.