7 utmaningar när du anlitar frilansare som globalt företag

Att anlita frilansare ger tillgång till en global pool av talang och expertis. Men att hantera en internationell arbetsstyrka innebär också särskilda utmaningar.

Den här guiden fördjupar sig i juridiska och regulatoriska utmaningar, hur man hanterar kulturella och kommunikativa hinder samt hur man säkerställer hög kvalitet. Vi tittar närmare på svårigheterna med internationella betalningar, onboarding och utbildning av frilansare, och hur du skyddar din data. Till sist tar vi upp den ofta förbisedda frågan om att behålla frilansare och skapa lojalitet, med tips på hur du bygger ett starkt nätverk av pålitliga frilansare.

Läs vidare och se hur Deel kan hjälpa dig att möta dessa utmaningar!

1. Juridisk och regelmässig efterlevnad

Att följa juridiska och regulatoriska krav är en stor utmaning för globala företag som anlitar frilansare. Varje land har sina egna arbetsrättsliga lagar, skatteregler och krav på regelefterlevnad som styr hur frilansare ska klassificeras och hanteras.

Felaktig klassificering av arbetskraft kan medföra kraftiga sanktioner, inklusive återbetalning av skatter, uteblivna förmåner och kännbara böter. Frågan är högaktuell, och så sent som i maj 2023 blev Nike föremål för omfattande granskning och riskerade över 530 miljoner dollar i böter på grund av påstådd felklassificering av tusentals tillfälliga anställda världen över.

För att hantera dessa utmaningar bör multinationella företag:

• Förstå lokala lagar: Förstå och följ varje lands specifika regler kring anställning och skatt där du anlitar frilansare. Håll dig uppdaterad om förändringar för att säkerställa regelefterlevnad.
• Granska klassificeringspraxis: Genomför återkommande kontroller för att säkerställa att arbetsklassificeringar är korrekta och följer gällande lagar. Rätta snabbt till fel för att undvika böter och säkerställa fortsatt regelefterlevnad.
• Implementera tydliga kriterier för arbetsklassificering: Använd tydliga kriterier för att avgöra om en arbetstagare ska klassas som anställd eller frilansare, baserat på graden av kontroll, självständighet och typ av arbete.
• Skriv tydliga avtal: Se till att avtalen tydligt beskriver arbetsrelationen, vad som ska göras, hur betalning sker, sekretess och immateriella rättigheter. Lägg till skiljeklausuler eller liknande lösningar för att effektivt lösa tvister och minska juridiska risker.
• Etablera processer för skatteregelefterlevnad: Ta reda på vilka skatteregler som gäller i varje frilansares land och se till att uppfylla krav på avdrag och rapportering. Använd verktyg som hjälper dig att hantera skatter över landsgränser.

2. Kulturella och kommunikativa hinder

Företag som anlitar frilansare globalt möter ofta stora utmaningar kopplade till kultur och kommunikation. Sådana hinder kan snabbt leda till missförstånd, lägre effektivitet och konflikter som påverkar resultatet negativt.

• Språkbarriärer: Kommunikation är nyckeln när man leder internationella team. Språkskillnader kan göra att instruktioner och feedback misstolkas. Använd översättningstjänster och håll språket enkelt och tydligt för att undvika förvirring.
• Tidszoner: Att få arbetet att flyta mellan olika tidszoner är svårt. Om arbetstiderna inte synkar kan kommunikationen dröja och projektet försenas. Lös det genom att bestämma gemensamma arbetstider och använd bra verktyg för att planera möten och deadlines.
• Olika kulturer: Vad som anses normalt i ett land kan vara annorlunda i ett annat, vilket påverkar både samarbetet och kommunikationen. Genom att förstå och respektera kulturella skillnader blir samarbetet smidigare. Ge gärna utbildning i kulturförståelse till både chefer och frilansare.

3. Kvalitetssäkring och prestationskontroll

Att leda frilansare innebär särskilda utmaningar när det gäller att hålla koll på kvalitet och prestation. Det kan ibland kännas som att försöka fånga rök:

• Avstånd: Frilansare jobbar ofta på helt olika platser, vilket gör det svårt att se hur de arbetar eller upptäcka problem i tid. Detta kan påverka kvaliteten på leveranserna.
• Olika arbetsstandarder: Frilansare har ofta egna arbetsstilar och olika syn på kvalitet. Om förväntningarna inte kommuniceras tydligt kan resultatet bli bristfälligt, vilket leder till merjobb och förseningar.
• Mindre kontroll: Du har inte samma möjlighet att övervaka en frilansare som en anställd. Det gör det svårare att tidigt upptäcka problem, vilket kan påverka både tidplan och kostnader.
• Svårt att mäta: Det är inte alltid lätt att mäta hur bra en frilansare presterar. Vanliga mätmetoder för anställda fungerar inte alltid. Ett bra system för att följa upp relevanta mått, som fel eller uppnådda delmål, behövs – men det kräver noggrann planering.

4. Hantering av internationella betalningar

Att hantera internationella betalningar är en komplex uppgift för globala företag som arbetar med oberoende frilansare. Dessa utmaningar inkluderar valutaväxling, överföringsavgifter och regelefterlevnad av skattelagstiftning.

• Valutaskiftningar: Växelkurser kan svänga rejält, vilket påverkar både din budget och vad frilansaren faktiskt får betalt. Genom att låsa kursen eller använda mittkursen på betalningsdagen kan du minska risken.
• Överföringskostnader: Internationella betalningar innebär ofta extra avgifter. Var tydlig från början om vem som står för kostnaden (oftast företaget) för att undvika senare problem.
• Skatteproblem: Skatt på internationella betalningar kan bli krångligt. Du måste ha koll på om det finns källskatt i frilansarens land och vad som måste rapporteras både hos dig och hos dem. Ett litet fel kan bli dyrt – till exempel fick JPMorgan Chase böta 98,2 miljoner dollar 2023 för att inte ha följt regler för internationella betalningar och skatt.
• Betalningsmetoder: Det finns många sätt att betala frilansare – banköverföring, betalplattformar, kort. Det är bra att ge dem valmöjligheter, men varje metod har sina nackdelar – lång tid, dolda kostnader, problem med valutor eller att tjänsten inte finns där frilansaren bor.
• Faktureringsrutiner: En tydlig faktureringsrutin är superviktig men ofta förbisedd. Om det saknas en standard för fakturor och tydliga regler för hur och när de ska skickas kan betalningarna bli sena eller felaktiga, vilket leder till onödiga tvister.
• Tydliga betalningsplaner: För längre projekt kan oklara betalningsvillkor skapa stora problem. Frilansaren får svårt med sin ekonomi och projektet stannar av. Du blir stressad över att få jobbet gjort, medan de oroar sig för sina räkningar. En tydlig betalningsplan med fasta tider gör att alla vet vad som gäller och slipper onödig oro.

5. Onboarding och utbildning

Frilansare kommer med mycket kompetens och flexibilitet, men det är inte alltid lätt att få dem att snabbt bli en del av teamet. De är inte lika insatta i din företagskultur och era rutiner som en anställd är. Här är några av de vanligaste utmaningarna när du ska onboarda och utbilda frilansare:

• Utmaningarna med onboarding på distans: Eftersom oberoende frilansare oftast arbetar på distans kan det vara svårt att förmedla företagets kultur, arbetsrutiner och förväntningar på ett effektivt sätt under onboarding.
• Kunskapsluckor och kompetensbrister: Frilansare har egna färdigheter men kanske saknar kännedom om just era verktyg och processer. Att ge dem rätt utbildning för att kunna arbeta effektivt är inte alltid enkelt.
• Tids- och kostnadspress: Att skapa och genomföra heltäckande utbildningar tar både tid och pengar. Eftersom frilansare arbete ofta är projektbaserat, krävs det noggrann planering för att rättfärdiga denna investering.
• Konsekvens mellan projekt: Med många olika frilansare kan det vara svårt att säkerställa en enhetlig onboarding och utbildning. Resultatet blir ibland kunskapsluckor och varierande resultat i olika projekt.
• Motivation och engagemang: Frilansare hanterar ofta flera uppdrag samtidigt, vilket kan göra det svårt att hålla dem motiverade och engagerade i era specifika mål och utbildningar.

6. Maintaining data security

Att skydda data när man jobbar med frilansare är en svår balansgång. Du vill skydda känslig information, men externa samarbeten medför extra risker. Därför är datasäkerhet en utmaning:

• Begränsad kontroll: Du har inte samma kontroll över frilansarnas säkerhet som över dina egna anställda. Deras rutiner kan skilja sig från dina, vilket kan skapa sårbarheter.
• Utmaningar med datadelning: Frilansare behöver ofta tillgång till konfidentiell data för att göra sitt jobb, men det gäller att begränsa tillgången så mycket som möjligt.
• Den mänskliga faktorn: Oavsiktliga dataläckor är ett ständigt hot. En frilansare kan skicka fel mejl eller tappa bort en dator med känsliga uppgifter.
• Ständigt föränderliga hot: Cyberhot utvecklas hela tiden, med nya metoder som kräver ständig uppmärksamhet. Att hänga med kräver resurser och kan innebära att du behöver ett team som fokuserar på cybersäkerhet och regelefterlevnad.

7. Behålla frilansarna och skapa lojalitet

Att bygga ett nätverk av pålitliga frilansare är en av de smartaste investeringarna för företag som ofta samarbetar med frilansare. Det ger ett jämnt flöde av arbete med hög kvalitet. Men många globala företag glömmer att tänka på hur de ska behålla dessa viktiga samarbetspartners. Här är några av utmaningarna med att behålla frilansare:

• Gigekonomins påverkan: I dagens gigekonomi har frilansare fler val än någonsin. De kan lätt hoppa mellan olika uppdrag och kunder, vilket gör det svårt att skapa långsiktig lojalitet – och tvingar företag att erbjuda mer för att få dem att stanna.
• Pris eller värde: Det gäller att hitta balansen mellan prisvärdhet och kvalitet. Om man bara jagar låga priser riskerar man att hamna i ett ständigt byte av opålitliga frilansare.
• Bristande kommunikation: För att skapa förtroende krävs tydlig och regelbunden kommunikation. Om frilansare upplever att de inte blir hörda, eller möts av otydlighet, kan det leda till att de lämnar.
• Ingen uppskattning: Alla vill känna sig värderade. Om en frilansare inte får erkännande för sitt arbete, eller aldrig får positiv feedback, kommer de snart söka sig till uppdragsgivare som visar uppskattning.

Övervinn utmaningarna med att hantera frilansare med Deel.

Har du tröttnat på hur krångligt det är att hantera ett internationellt team av frilansare? Deel gör din hantering av frilansare enkel – från anställning till betalning.

Så här förenklar Deel global frilansarhantering:

• Flexibla avtal: Välj mellan olika betalningsvillkor – fast pris, betalning per uppdrag, eller milstolpar – beroende på vad ditt projekt kräver.
• Automatiserad regelefterlevnad och betalningar: Med Deels automatiserade system slipper du bekymra dig om lokala skatteregler och får snabba, säkra betalningar världen över.
• Smidig onboarding och hantering: Gör onboarding-processen enklare med juridiskt korrekta digitala avtal och ett användarvänligt gränssnitt för att hantera många frilansare samtidigt.
• Effektiv HR och lönehantering: Integrera Deel med dina HR- och lönesystem för en sömlös hantering av dina frilansare.
• Skydd mot felklassificering: Med Deels Employer of Record minimerar du risken för juridiska problem kopplade till felaktig klassificering av personal.

Och för era frilansare erbjuder Deel:

• Smidig fakturering och skattehantering: Med automatiserade verktyg blir fakturor och skatter enkla att hantera.
• Snabba och flexibla betalningar: Få betalt snabbt, med flera olika betalningsalternativ och scheman att välja på.
• Deel-kort & sjukförsäkring: Få direkt tillgång till dina intjänade pengar och sjukvårdsalternativ.
• Ett starkt nätverk: Bygg relationer med andra frilansare och distansarbetare.

Nyfiken på mer? Utforska hela listan över Deels förmåner för frilansare.

Boka ett möte med Deels experter för att se hur plattformen fungerar och hur du kan få en effektiv och trygg global arbetsstyrka. Boka en demo här.