Lös konflikter med frilansare eller anställda – rättssäkert

Avgifter, rättsliga processer och risk för fängelse

Det är bara några av de möjliga konsekvenserna av att felklassificera arbetstagare som frilansare, när de i praktiken utför arbete som anställda. Vissa företag anlitar personer som frilansare för att slippa betala sociala avgifter, sjukförsäkring, andra anställningsförmåner och lönerelaterade skatter.

Det kan vara så att vissa arbetsgivare felklassificerar sina arbetstagare utan att veta om det. Myndigheter har tagit fram flera olika tester för att hjälpa arbetsgivare avgöra om en person ska räknas som frilansare eller anställd – men kriterierna är inte alltid helt tydliga.

I den här artikeln går vi igenom vilka steg du bör ta om du misstänker att en frilansare i praktiken bör räknas som en anställd.

Du har kanske anledning att oroa dig för frilansarens status om:

• Du styr när och hur frilansaren utför sitt arbete
• Frilansaren har arbetat för dig under en längre tid
• Frilansaren arbetar heltid för dig
• Frilansaren har inga andra uppdragsgivare
• Frilansaren är en integrerad del av ditt team (till exempel säljteamet)

5 sätt att avgöra om din frilansare egentligen är en anställd

Anställda har vissa rättigheter som frilansare inte har, enligt Fair Labor Standards Act (FLSA). Dessa omfattar bland annat minimilön, arbetslöshetsförsäkring och ersättning vid arbetsskador.

Myndigheterna vill skydda felklassificerade arbetstagare – och det kräver att arbetsgivare avgör om personen har rätt anställningsform. Dessutom innebär skattebortfall för staten. Därför har olika tester tagits fram för att avgöra om en arbetstagare ska räknas som anställd eller frilansare.

IRS 20-faktortestet

Även kallat ”rätten att kontrollera” eller common law-testet, ger IRS 20-faktortest arbetsgivare 20 bedömningspunkter för att avgöra anställningsform utifrån tre huvudområden: beteendemässig kontroll, ekonomisk kontroll och relationens varaktighet.

Några av frågorna du behöver besvara är:

• Styr du var, när och hur frilansaren ska arbeta?
• Kräver du att personen följer fasta arbetstider?
• Arbetar personen heltid för dig?
• Får personen utbildning eller introduktion av dig?
• Ersätter du personens affärsrelaterade kostnader?
• Arbetar personen enbart för dig?
• Kan du avskeda personen?

Om du svarar ja på de flesta av frågorna är det troligt att personen i praktiken är en anställd.

Se hela listan med alla 20 frågor här.

Prövning av rimlig grund

Testet om rimlig grund prövar om du har skäl att inte dra statlig skatt för en arbetstagare. Det kan vara rimligt att ge någon frilansstatus om:

• En tidigare IRS-granskning inte hittade några felaktigheter i hur arbetsgivaren klassificerat sina arbetstagare, och arbetsgivaren fick därför inga böter eller sanktioner.
• Det är redan praxis inom arbetsgivarens bransch att klassificera arbetstagare i liknande situationer som frilansare.
• Arbetsgivaren har ett domstolsbeslut som bekräftar att det är korrekt att klassificera arbetstagare som frilansare i liknande situationer.
• Arbetsgivaren har klassificerat sina arbetstagare utifrån officiell rådgivning från en jurist eller auktoriserad revisor.

DOL:s bedömning av den ekonomiska verkligheten

USA:s Department of Labor använder det ekonomiska realitetstestet för att avgöra en arbetstagares status. Testet utgår från hur ekonomiskt beroende en frilansare är av en arbetsgivare. Tänk på att frilansare är egenföretagare – de driver sitt eget företag och är inte beroende av en enda uppdragsgivare på samma sätt som heltidsanställda.

Testet bygger på fem huvudfaktorer för att avgöra en arbetstagares status:

• I vilken utsträckning arbetstagaren själv styr över sitt arbete
• Arbetstagarens möjlighet att göra vinst eller förlust baserat på sin egen investering
• Hur mycket specialistkunskap som krävs för att utföra arbetet
• Hur varaktig arbetsrelationen är mellan arbetstagaren och arbetsgivaren
• I vilken grad arbetstagarens uppgifter är en del av företagets kärnverksamhet

De två första faktorerna väger tyngre än de övriga, även om ingen enskild faktor i sig är avgörande i varje klassificeringsfall.

ABC-testet

ABC-testet bygger på tre avgörande faktorer för att fastställa en arbetstagares status. Det används i hela USA, men fastställdes först i Kalifornien av delstatens högsta domstol.

De faktorer som ingår i ABC-testet innebär att en arbetstagare endast kan klassificeras som frilansare om personen uppfyller följande:

• Vanligtvis utför samma typ av arbete för andra uppdragsgivare också
• Utför arbete som inte räknas som en del av arbetsgivarens ordinarie verksamhet
• Inte får instruktioner om hur arbetet ska utföras

Klassificeringen enligt ABC-testet har nyligen ändrats när det gäller hur frilansare definieras och vilka yrkesgrupper som omfattas – särskilt vad gäller förare hos företag som Uber eller DoorDash. Du kan läsa mer om det här.

Formulär SS-8

Formulär SS-8 är ett dokument som du skickar in till IRS för att få en officiell bedömning av dina arbetstagares anställningsstatus.

Om du är osäker på om någon ska klassificeras som anställd eller frilansare kan du be IRS om hjälp. Tänk på att även dina frilansare har rätt att skicka in formuläret om de misstänker att de egentligen borde vara anställda.

Dina alternativ för att undvika felklassificering

Om du fortfarande behöver frilansarens tjänster har du två alternativ för att kunna fortsätta samarbetet: antingen omdefiniera uppdragets omfattning och din kontroll över arbetet, eller erbjuda personen en anställning.

Omdefiniera frilansarens uppdrag och din grad av kontroll

Om du vill behålla personen i teamet som frilansare bör du se över ditt frilansavtal och omdefiniera arbetsvillkoren.

Du kan till exempel:

• Minska frilansarens arbetsbörda (eller anlita en annan frilansare som tar över en del av uppgifterna)
• Ge frilansaren flexibla arbetstider
• Låta frilansaren arbeta var de vill, inte bara på din arbetsplats
• Låta frilansaren själv välja hur arbetet ska utföras
• Minska frilansarens arbetstid så att de kan ta uppdrag från andra uppdragsgivare

Erbjud frilansaren en anställning

Om du vill att frilansaren ska fortsätta arbeta under liknande villkor, men är orolig för risken att klassificera fel, kan du avsluta frilansavtalet och i stället erbjuda en tillsvidareanställning.

Den nya arbetsgivarrelationen kräver ett nytt skriftligt avtal och ny skattedokumentation. Som arbetsgivare får du nya skyldigheter – till exempel att betala arbetsgivaravgifter och erbjuda sjuklön – något som den nya medarbetaren inte hade rätt till som frilansare.

Så omvandlar du en frilansare till en anställd

Om din budget och affärsplan tillåter det kan du omvandla en frilansare till en anställd. Här är stegen.

Ge ett erbjudande till frilansaren

Vissa undersökningar visar att många frilansare faktiskt gärna skulle ta en fast anställning. Din frilansare kan vara intresserad, men erbjudandet behöver vara attraktivt. Frilansare värdesätter ofta flexibilitet, så försök att erbjuda till exempel flexibla arbetstider eller flexibel semester som en del av förmånerna.

Använd vår kostnadskalkylator för anställda för att räkna ut hur mycket du behöver budgetera för den nya medarbetaren – inklusive lön, förmåner och lönerelaterade skatter.

Samla in uppgifter för den nya anställningen

När frilansaren har tackat ja till erbjudandet är det dags att samla in de skatteformulär som krävs för en anställd, till exempel W-2 och W-4.

Du kan också behöva annan information för anställningsförmåner och skattemässiga ändamål – till exempel om den nya medarbetaren är gift, har barn, studieskulder eller behöver utrustning för att kunna utföra sitt arbete.

Presentera den nya medarbetaren för teamet

För att den nya medarbetaren ska känna sig välkommen, ordna introduktionssamtal med resten av teamet så att alla får möjlighet att lära känna varandra. Onboardingprocessen bör också innehålla introduktionspass med teamchefen, så att din tidigare frilansare får inblick i interna processer och företagets kultur.

Att skicka företagets profilprodukter till din nya medarbetare är ett trevligt sätt att få dem att känna sig som en del av teamet.

Lägg till den nya medarbetaren i lönesystemet

Din nya medarbetare är nu en del av din lönelista och skickar inte längre fakturor, så personens uppgifter måste föras in i lönesystemet. Det är ett viktigt steg för att säkerställa korrekta skatteavdrag och hantering av anställningsförmåner.

Läs vår kom igång-guide om lönehantering.

Vad händer om din frilansare är baserad utomlands?

Om du anställer frilansare utomlands och deras roll börjar likna en anställning, gäller i stort sett samma principer. Du måste fortfarande utvärdera samarbetet och avgöra vilken status personen bör ha – med en (avgörande) skillnad: du måste ta hänsyn till anställningslagar och skatteregler i frilansarens hemland.

Läs mer om dina alternativ för att anställa internationella medarbetare.

Olika sätt att anställa

Om den utländska medarbetaren stannar i sitt hemland och arbetar på distans kan du anställa personen via en Employer of Record eller genom att öppna en lokal juridisk enhet och anställa direkt. Oavsett metod måste du följa landets skatteregler, göra skatteavdrag och erbjuda lagstadgade anställningsförmåner i det aktuella landet.

Utländska arbetslagar

Oavsett om du anställer från Tyskland, Kina, Nigeria eller Peru kommer du att stöta på olika arbetslagar som definierar frilansare och anställda på olika sätt. Det är avgörande att sätta sig in i lokala anställningsregler och upprätta avtal som följer lagstiftningen.

Ta en titt på vår globala anställningsguide för att läsa om arbetslagar och andra regler i olika länder världen över.

Skatteavdrag

När ditt företag överväger att anställa sina tjänsteleverantörer bör du känna till att det finns olika regler för skatteavdrag och rapportering. Du måste ta hänsyn till både amerikanska regler (om företaget är baserat i USA) och skattereglerna i tjänsteleverantörens hemland.

Om du sponsrar din nya medarbetare för att komma till USA och arbeta för dig, ska du dra inkomstskatt på samma nivå som för amerikanska medborgare. Skatteavdraget kan dock minskas eller undantas helt om medarbetarens hemland har ett skatteavtal med USA, och om personen begär undantag genom att fylla i Formulär 8233.

Permanent verksamhet i utlandet

En permanent verksamhet uppstår när ett företag har stabil och kontinuerlig verksamhet i ett land som genererar lokala intäkter. I många fall räcker det att ha anställda – särskilt inom försäljning – för att myndigheterna ska bedöma att en sådan verksamhet föreligger.

Varje land har sina egna regler för vad som räknas som fast verksamhet, och vissa länder är strängare än andra. Det är klokt att rådgöra med lokala skatteexperter innan du anställer medarbetare i ett annat land.

Alternativ till fast verksamhet

Ett sätt att undvika att det räknas som fast verksamhet är att anlita frilansare som har registrerat sig som juridisk enhet i sitt hemland – till exempel som företag eller byrå. Ett affärsavtal mellan två företag tolkas i många länder oftare som ett frilansförhållande.

Du kan även anlita personer som inhyrd personal via ett bemanningsföretag eller en lokal samarbetspartner som anställer dem. På så sätt har ditt företag ett avtal med det lokala företaget, som levererar tjänsterna som extern leverantör.

Anlita frilansare och anställ medarbetare smidigt med Deel – helt utan krångel

Oavsett om du väljer att behålla personen som frilansare eller omvandla dem till en anställd, kan Deel hjälpa dig att anställa vem som helst – var som helst – på bara några sekunder.

Med vår allt-i-ett-plattform kan du göra massutbetalningar till hela teamet med ett enda klick och hantera avtal som följer lokala regler för hela din globala arbetsstyrka. Vårt supportteam finns tillgängligt dygnet runt för att hjälpa dig, och våra juridiska experter ser till att allt sker i enlighet med regelverket – så att du enkelt kan ta del av internationella kompetenser.

Vill du se hur Deel fungerar i praktiken? Boka en demo med en av våra experter.