Arbeitsbescheinigung – Alles Wichtige erklärt

Die Arbeitsbescheinigung ist ein fester Bestandteil des deutschen Arbeitsrechts und seit Jahrzehnten ein verlässliches Dokument bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen. Auch in einer zunehmend digitalen und flexiblen Arbeitswelt bleibt sie ein verpflichtender Nachweis für die Bundesagentur für Arbeit und ein wichtiges Instrument zur Absicherung der Arbeitnehmerrechte.

Arbeitgebende sind verpflichtet, auf Anfrage eine vollständige und korrekte Arbeitsbescheinigung auszustellen. Diese Bescheinigung liefert alle relevanten Informationen über das beendete Arbeitsverhältnis und ist oft die Grundlage für den Bezug von Arbeitslosengeld oder weiteren Sozialleistungen.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Die Arbeitsbescheinigung ist ein Formular bzw. offizielles Dokument, das von Arbeitgebenden an ehemalige Mitarbeiter:innen ausgestellt wird, sobald ein Arbeitsverhältnis endet. Es beschreibt grundlegende Informationen über das Arbeitsverhältnis, wie die Art der Tätigkeit und den Zeitraum der Beschäftigung.

Es gilt als offizieller Nachweis über ein beendetes Beschäftigungsverhältnis und wird von Arbeitssuchenden benötigt, um Arbeitslosengeld oder andere Sozialleistungen zu erhalten und dessen Höhe zu bestimmen. Arbeitgebende sind verpflichtet, dieses Dokument auf Anfrage an die ehemaligen Angestellten auszustellen.

Wichtige Inhalte einer Arbeitsbescheinigung:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• Personalien des Arbeitnehmers
• Beschäftigungszeitraum
• Wöchentliche Arbeitszeit
• Letzte Tätigkeit bzw. Berufsbezeichnung
• Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses
• Angaben zum Verdienst (brutto/monatlich)
• Angaben zu Abfindungen oder Sonderzahlungen
• Angaben über die Beitragspflicht zur Sozialversicherung

Diese Informationen dienen der Bundesagentur für Arbeit dazu, die Ansprüche der Arbeitnehmenden auf Arbeitslosengeld korrekt zu berechnen.

Ausstellung der Arbeitsbescheinigung – nur noch elektronisch

Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, Arbeitsbescheinigungen ausschließlich durch elektronische Übermittlung an die Agentur für Arbeit zu übergeben. Der traditionelle Versand per Post in Papierform ist seitdem nicht mehr gültig. Grundlage für die digitale Übermittlung ist der sogenannte BEA-Service („Bescheinigungen elektronisch annehmen“), der eine sichere und strukturierte Datenübertragung gewährleistet. Die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung ist nur zulässig, wenn das Ende des Arbeitsverhältnisses eindeutig feststeht.

Optionen zur elektronischen Übermittlung:

Per Lohnabrechnungssoftware: Zahlreiche aktuelle HR-Softwarelösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sind bereits an das BEA-Verfahren angebunden. Arbeitgebende sollten prüfen, ob ihre Software BEA unterstützt. Gegebenenfalls ist ein Software-Update oder die Rücksprache mit dem Anbieter erforderlich.

Über das SV-Meldeportal: Für Betriebe ohne passende Lohnsoftware stellt das SV-Meldeportal eine praktikable Lösung dar. Über die Standardversion des Portals lassen sich sowohl Arbeits- als auch Nebeneinkommensbescheinigungen elektronisch übermitteln. Das SV-Meldeportal besteht seit dem 4. Oktober 2023 und löst in seiner Funktion das Vorgängerprodukt sv.net ab.

Ausnahmen von der digitalen Übermittlungspflicht mittels BEA

Obwohl die elektronische Übermittlung von Arbeitsbescheinigungen seit dem 1. Januar 2023 gesetzlich vorgeschrieben ist, bestehen in bestimmten Fällen Ausnahmen von dieser Regelung.

Zum einen kann die Agentur für Arbeit bereits während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses eine Bescheinigung anfordern – etwa wenn eine arbeitslose Person eine geringfügige Beschäftigung unter 15 Wochenstunden aufnimmt. In solchen Fällen ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine sogenannte Nebeneinkommensbescheinigung auszustellen und ebenfalls elektronisch über das BEA-Verfahren zu übermitteln.

Zum anderen gibt es Übergangsregelungen für Arbeitgeber, deren zertifizierte Lohnprogramme noch keine spezielle Fallbearbeitung über BEA ermöglichen. In diesen Einzelfällen darf ausnahmsweise weiterhin eine Arbeitsbescheinigung in Papierform verwendet werden, auch wenn das Arbeitsverhältnis nach dem 31. Dezember 2022 endet.

Ist die Ausstellung der Arbeitsbescheinigung verpflichtend? – Gesetzliche Grundlagen

Die Aushändigung der Arbeitsbescheinigung ist ein nachträglicher Teil des professionellen Offboardings, der auf Verlangen des Arbeitnehmers vollzogen werden muss. Diese Pflicht zur Ausstellung einer Arbeitsbescheinigung ergibt sich aus dem § 312 SGB III (Drittes Sozialgesetzbuch). Dort heißt es sinngemäß, dass der ehemalige Arbeitgebende verpflichtet ist, Arbeitnehmenden auf Verlangen eine Bescheinigung über das Beschäftigungsverhältnis zur Vorlage bei der Bundesagentur für Arbeit auszustellen.

Das Unternehmen ist verpflichtet, die Bescheinigung zeitgerecht und wahrheitsgetreu auszustellen. In keinem Falle dürfen ehemalige Arbeitgeber eine Herausgabe dieses Dokuments verweigern oder verzögern. Weder der Grund für die Beendigung der Beschäftigung (Kündigung von Arbeitgeber:in oder Arbeitnehmer:in, Aufhebungsvertrag) noch laufende Kündigungsschutzklagen oder bestehende Ansprüche des Arbeitgebenden spielen dabei eine Rolle.

Verweigert der Betrieb die Ausstellung oder liefert sie zu spät, kann dies eine Ordnungswidrigkeit darstellen und von der Bundesagentur für Arbeit mit einem Bußgeld von bis zu 2.000 Euro bestraft werden (§ 404 SGB III). Überdies ist das Unternehmen gemäß § 321 SGB III verpflichtet, der Agentur für Arbeit etwaigen entstandenen Schaden zu ersetzen.

Frist für die Arbeitsbescheinigung

Wann genau eine Ausstellung zu spät eingereicht wurde, ist nicht durch eine konkrete Frist im Gesetz verankert. Es wird jedoch erwartet, dass die Ausstellung zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erfolgt. Häufig setzen die Agenturen für Arbeit eine Frist von zwei bis vier Wochen, innerhalb derer die Bescheinigung vorliegen muss.

Was passiert, wenn eine Arbeitsbescheinigung fehlerhaft ausgestellt wurde?

Grundsätzlich haben Arbeitgebende keine rechtlichen Konsequenzen zu befürchten, wenn sie versehentlich falsche Angaben übermitteln. Lediglich bei grober Fahrlässigkeit oder vorsätzlicher Falschangabe drohen rechtliche Folgen. Zudem haben Arbeitgebende jederzeit die Möglichkeit, fehlerhafte Angaben in einer bereits ausgestellten Arbeitsbescheinigung zu berichtigen.

Der einfachste Weg dafür geht über eine schriftliche Mitteilung an die zuständige Ansprechperson bei der Agentur für Arbeit. Eine erneute Einreichung des Formulars ist in der Regel nicht erforderlich. Zudem kann es sein, dass die zuständigen Sachbearbeiter:innen ergänzende Unterlagen anfordern, um die Richtigkeit der Angaben sicherzustellen.

Die Arbeitsbescheinigung nach § 57 SGB II – eine besondere Form der Auskunft

Neben der allgemeinen Arbeitsbescheinigung existiert eine besondere Form, die auf § 57 des Zweiten Buches Sozialgesetzbuch (SGB II) basiert. Diese spezielle Bescheinigung wird vom Jobcenter bzw. der Agentur für Arbeit eingefordert, wenn eine Person Leistungen nach dem SGB II wie etwa Bürgergeld, beantragt, insbesondere wenn diese ergänzend zum Arbeitsentgelt gewährt werden sollen.

In diesem Fall ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine detaillierte Auskunft über alle relevanten Tatsachen zu erteilen, die für die Entscheidung über den Leistungsanspruch von Bedeutung sein könnten. Dazu gehören zum Beispiel Informationen über die Art des Beschäftigungsverhältnisses, das Einkommen, Arbeitszeiten sowie eventuelle Unterbrechungen oder Sonderzahlungen.

In der betrieblichen Praxis kommt es allerdings nur selten vor, dass Arbeitgebende zur Ausstellung dieser besonderen Bescheinigung aufgefordert werden. Dennoch sind sie gesetzlich dazu verpflichtet, einem entsprechenden Verlangen der Behörde nachzukommen.

Unterschiede zum Arbeitszeugnis und ähnlichen Dokumenten

Die Arbeitsbescheinigung sollte nicht mit dem Arbeitszeugnis oder einer Arbeitsbestätigung verwechselt werden, auch wenn sie häufig synonym verwendet werden.

Die Arbeitsbescheinigung dient in erster Linie als Nachweisdokument gegenüber Behörden, vornehmlich der Agentur für Arbeit, und beschränkt sich auf faktische, neutrale Angaben. Sie wird meist ausgestellt, wenn ein Arbeitsverhältnis endet und die betreffende Person etwa Arbeitslosengeld beantragen möchte.

Im Gegensatz dazu verfolgt das Arbeitszeugnis einen anderen Zweck. Es richtet sich nicht an Behörden, sondern an potenzielle neue Arbeitgebende und dient als Orientierungshilfe im Bewerbungsprozess. Das Zeugnis enthält neben einer Auflistung der Aufgaben und Verantwortungsbereiche auch eine Beurteilung der Leistung und des Sozialverhaltens. Üblicherweise wird dabei eine wohlwollende Sprache verwendet. Es ist ein zentrales Dokument im Bewerbungsprozess

Daneben gibt es noch die Arbeitsbestätigung, sie ist ähnlich wie die Arbeitsbescheinigung eine stark reduzierte Form der Dokumentation über das Arbeitsverhältnis. Sie enthält lediglich eine kurze Bestätigung, dass eine Person für einen bestimmten Zeitraum in einer bestimmten Funktion beschäftigt war. Bewertungen oder nähere Beschreibungen der Tätigkeit fehlen hier vollständig.

Typische Anlässe für die Ausstellung sind, wenn ein:e Mitarbeiter:in nur für kurze Zeit im Unternehmen tätig war, etwa im Rahmen einer Probezeit, und das Unternehmen frühzeitig wieder verlässt. Auch im privaten Umfeld kann eine Arbeitsbestätigung nützlich sein. So verlangen Vermieter:innen bei einem Wohnungswechsel gelegentlich einen Nachweis über das bestehende Arbeitsverhältnis, um sich ein Bild von der wirtschaftlichen Situation der Interessent:innen der Wohnung zu machen. Zudem ist es üblich, dass Kreditinstitute im Rahmen eines Antrags auf Finanzierung oder Darlehen eine Bestätigung der beruflichen Tätigkeit einfordern. Die Arbeitsbestätigung dient hierbei als Beleg für ein bestehendes Einkommen und eine gewisse wirtschaftliche Stabilität.

Arbeitsbescheinigung – Wie lange kann sie rückwirkend ausgestellt werden?

In der Regel umfasst eine Arbeitsbescheinigung den Zeitraum der letzten zwölf Monate. Waren Arbeitnehmer:innen in diesem Zeitraum bei mehreren Arbeitgebenden beschäftigt, so werden alle Beschäftigungen innerhalb dieser Zeitspanne berücksichtigt.

Die Bundesagentur für Arbeit verwendet die Angaben aus diesen zwölf Monaten als Grundlage zur Berechnung des Arbeitslosengeldes. In bestimmten Fällen kann es hierbei jedoch zu besonderen Regelungen kommen, etwa dann, wenn Arbeitnehmende zeitweise ein reduziertes Gehalt bezogen haben oder wenn die Beschäftigungsdauer unter 150 Tagen im Jahr lag. Solche Situationen erfordern oft eine individuelle Prüfung durch die Arbeitsagentur.