Be­triebs­be­ding­te Kün­di­gung

Wir erklären Ihnen, was unter einer betriebsbedingten Kündigung zu verstehen ist, unter welchen Voraussetzungen Arbeitgebende diese aussprechen dürfen und worauf Arbeitnehmende im Falle einer solchen Kündigung achten sollten. Der Artikel geht zudem auf die rechtlichen Vorgaben, die Arbeitgebende bei einem Personalabbau und bei der Auswahl der zu entlassenden Mitarbeiter:innen, der sogenannten Sozialauswahl, einhalten müssen. Außerdem wird aufgezeigt, in welchen Fällen eine betriebsbedingte Kündigung als unwirksam gilt.

Entlassungen und Freistellungen sind in den letzten Jahren aufgrund wirtschaftlicher Faktoren wie Inflation, höhere Zinssätze und Korrekturen durch pandemische Überbelegung häufiger geworden. Der zunehmende Einsatz von KI hat auch zu Veränderungen in den Teamstrukturen geführt, die Effizienz erhöht und den Bedarf an Personal gesenkt.

Diese Veränderungen können für alle Beteiligten eine Herausforderung darstellen, angefangen bei den betroffenen Arbeitnehmer:innen und Kolleg:innen bis hin zu den Lohnbuchhaltungs- und HR-Teams, die den Offboarding-Prozess verwalten.

Was versteht man unter einer betriebsbedingten Kündigung?

Im Falle einer betriebsbedingten Kündigung verhindern zwingende betriebliche Gründe, wie etwa Umstrukturierungen oder Maßnahmen zur Effizienzsteigerung, die weitere Anstellung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters im Unternehmen. Arbeitgebende dürfen eine solche Kündigung nur aussprechen, wenn dringende betriebliche Erfordernisse die Entlassung rechtfertigen und sie keine andere Möglichkeit zulassen.

Typische, betriebsbedingte Kündigungsgründe sind:

• Schließung oder Verlagerung von Abteilungen,
• Umstrukturierungen im Unternehmen,
• Vollständige Stilllegung des Betriebs, z. B. aufgrund einer Insolvenz.

Es kann sowohl innerbetriebliche Gründe als auch außerbetriebliche Gründe für betriebsbedingte Kündigungen geben.

Beispiel für einen innerbetrieblichen Grund: Ein Unternehmen beschließt, durch die Einführung einer neuen Softwarelösung bestimmte Arbeitsprozesse zu automatisieren. Dadurch entfällt der Bedarf an mehreren Sachbearbeitenden, deren Aufgaben künftig von der Software übernommen werden.

Beispiel für einen außerbetrieblichen Grund: Ein Zulieferbetrieb verliert einen Großkunden, der bisher 60 % des Umsatzes ausmachte. Trotz stabiler interner Abläufe führt der Umsatzrückgang dazu, dass bestimmte Produktionslinien stillgelegt werden müssen.

Sobald ein Arbeitsverhältnis dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG) unterliegt, muss ein gesetzlich anerkannter Grund vorliegen, damit eine Kündigung, ob fristlos oder fristgemäß, wirksam ausgesprochen werden kann.

Für Arbeitgebende bedeutet dies: Der gesetzliche Kündigungsschutz greift, wenn in Ihrem Betrieb ein Arbeitsverhältnis mit einem Beschäftigten besteht, der länger als sechs Monate angestellt ist, und mehr als zehn Arbeitnehmende im Unternehmen tätig sind. Eine ordentliche Kündigung ist dann nur unter den im Gesetz vorgesehenen Gründen zulässig.

Das KSchG unterscheidet dabei drei Kündigungsarten, die sozial gerechtfertigt sein müssen (§ 1 KSchG):

• personenbedingte Kündigung
• verhaltensbedingte Kündigung
• betriebsbedingte Kündigung

In welchen Fällen können Arbeitgebende aus betriebsbedingten Gründen kündigen?

Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist eine betriebsbedingte Kündigung nur dann rechtlich wirksam, wenn vier zentrale Voraussetzungen erfüllt sind. Fehlt auch nur eine dieser Bedingungen, ist die Kündigung unwirksam und kann erfolgreich angefochten werden.

Im Einzelnen sind folgende Punkte zu beachten:

1. Vorliegen betrieblicher Erfordernisse:
   Arbeitgebende müssen nachvollziehbar darlegen, dass innerbetriebliche Umstände zu einem dauerhaften Wegfall des Beschäftigungsbedarfs geführt haben. Dies kann beispielsweise durch die Schließung einer Abteilung, eine Filialauflösung oder durch organisatorische Veränderungen wie Prozessautomatisierung der Fall sein.
2. Dringlichkeit der Kündigung:
   Es darf keine Möglichkeit bestehen, die betroffenen Arbeitnehmer:innen auf einem anderen, vergleichbaren Arbeitsplatz im Unternehmen weiterzubeschäftigen. Die Kündigung muss somit das letzte Mittel („ultima ratio“) darstellen.
3. Interessenabwägung:
   Das Interesse der Arbeitgebenden an der Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss das Interesse der Arbeitnehmenden an deren Fortführung überwiegen. Diese Abwägung muss sorgfältig und individuell erfolgen.
4. Sozialauswahl:
   Bei mehreren vergleichbaren Arbeitnehmenden müssen Arbeitgebende soziale Gesichtspunkte ausreichend berücksichtigen. Hierbei zählen unter anderem das Lebensalter, die Dauer der Betriebszugehörigkeit, Unterhaltspflichten und eine etwaige Schwerbehinderung. Nur wenn diese Kriterien korrekt angewendet wurden, ist die Auswahl rechtlich haltbar.

Wann liegen betriebliche Erfordernisse für einen Personalabbau vor?

Die Erfordernisse, die eine Kündigung für Unternehmen rechtfertigen können, sind dann vorhanden, wenn Arbeitgebende eine unternehmerische Entscheidung treffen, die unmittelbar dazu führt, dass bestimmte Arbeitsplätze künftig dauerhaft wegfallen.

Das Kündigungsschutzgesetz gesteht den Arbeitgeber:innen zu, ihren Betrieb im Rahmen des unternehmerischen Ermessens so umzugestalten, dass durch diese Veränderung der Arbeitsbedarf sinkt und infolgedessen betriebsbedingte Kündigungen ausgesprochen werden dürfen.

Kommt es zu einem arbeitsgerichtlichen Kündigungsschutzverfahren, sind Arbeitgebende verpflichtet, zwei zentrale Punkte im Detail zu erläutern:

1. Die konkrete unternehmerische Entscheidung, die dem Personalabbau zugrunde liegt,
2. Die daraus resultierende Notwendigkeit, warum der Arbeitsplatz des konkret gekündigten Mitarbeitenden betroffen ist.

Allgemeine Hinweise auf einen Umsatzrückgang oder Sparmaßnahmen genügen nicht. Solche Faktoren können höchstens als Ausgangspunkt einer unternehmerischen Entscheidung dienen. Entscheidend ist, was konkret aus diesen Umständen folgt, etwa die Schließung einer Abteilung oder die Umstellung auf digitale Vertriebswege.

Häufig bedeuten Personalveränderungen auch, dass verbleibende Mitarbeitende ein breiteres Aufgabenspektrum übernehmen. In diesem Fall müssen Arbeitgebende nachvollziehbar erklären, wie die neue Aufgabenverteilung aussieht und weshalb dadurch bestimmte Stellen entfallen.

Dabei gilt: Die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit der Entscheidung wird vom Arbeitsgericht nicht beurteilt. Es reicht, wenn die unternehmerische Maßnahme und deren Folgen für den Personalbedarf logisch und nachvollziehbar dargelegt werden.

Es ist zu beachten, dass eine betriebsbedingte Kündigung keine wirtschaftliche Notlage voraussetzt. Auch in wirtschaftlich stabilen Zeiten dürfen Betriebe umstrukturieren oder Rationalisierungsmaßnahmen durchführen, etwa durch Outsourcing oder organisatorische Neuordnung.

Eine betriebsbedingte Kündigung muss „dringlich“ sein

Selbst wenn betriebliche Gründe grundsätzlich einen Wegfall des Arbeitsplatzes rechtfertigen, reicht dies allein für eine wirksame Kündigung noch nicht aus. Die Kündigung muss darüber hinaus „dringlich“ sein. Das bedeutet, eine Weiterbeschäftigung muss ausgeschlossen sein.

Eine Kündigung ist nicht dringlich, wenn die betroffenen Arbeitnehmenden auf einem anderen, vergleichbaren und freien Arbeitsplatz im selben Unternehmen weiterbeschäftigt werden können. Arbeitgebende sind in diesem Fall verpflichtet, vorrangig eine Versetzung zu prüfen, bevor sie kündigen.

Als frei gelten Arbeitsplätze, die zum Zeitpunkt der Kündigung unbesetzt sind oder die mit hoher Wahrscheinlichkeit bis zum Ende der Kündigungsfrist verfügbar sein werden. Zudem muss die freie Stelle mit dem bisherigen Aufgabenfeld des Mitarbeitenden vergleichbar sein. Die Arbeitgebenden müssen im Rahmen ihres Weisungsrechts die Möglichkeit haben, die Arbeitnehmenden auf diesen Arbeitsplatz zu versetzen. Ist hierfür eine Vertragsänderung erforderlich, liegt rechtlich kein freier Arbeitsplatz vor.

Auch wenn kein freier Arbeitsplatz im engeren Sinne besteht, kann eine Kündigung trotzdem unwirksam sein, wenn „die Wei­ter­beschäfti­gung des Ar­beit­neh­mers nach zu­mut­ba­ren Um­schu­lungs- oder Fort­bil­dungs­maßnah­men oder ei­ne Wei­ter­beschäfti­gung des Ar­beit­neh­mers un­ter geänder­ten Ar­beits­be­din­gun­gen möglich ist und der Ar­beit­neh­mer sein Ein­verständ­nis hier­mit erklärt hat.” (§ 1 Abs. 2 Satz 3 KSchG).

Bei ersten Anzeichen für zukünftige, betriebsbedingte Kündigungen ist es für Arbeitnehmende empfohlen, frühzeitig die Bereitschaft zur Fortbildung oder Umschulung zu signalisieren. Das kann den Arbeitsplatz sichern oder in einem Kündigungsschutzprozess zugunsten des Arbeitnehmenden gewertet werden.

So­zi­al­aus­wahl

Nach dem bereits erwähnten Kündigungsschutzgesetz dürfen Arbeitgebende im Falle eines erforderlichen Personalabbaus nicht willkürlich entscheiden, wem gekündigt wird. Bei dauerhaftem Wegfall von Arbeitsplätzen ohne Weiterbeschäftigungsmöglichkeit in anderen Bereichen ist die Regel, eine Sozialauswahl zu treffen. Dieses Verfahren stellt sicher, dass vorrangig diejenigen Arbeitnehmenden gekündigt werden, die sozial am wenigsten schutzbedürftig sind.

Kriterien der Sozialauswahl

Bei der Auswahl der zu kündigenden Personen müssen folgende persönliche Merkmale berücksichtigt werden:

• Betriebszugehörigkeit (je länger, desto schutzwürdiger)
• Lebensalter (ältere Arbeitnehmende gelten als schutzwürdiger)
• Unterhaltspflichten (z. B. gegenüber Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen)
• Vorliegen einer Schwerbehinderung

Arbeitnehmende, die jung, kinderlos, körperlich uneingeschränkt und erst kurze Zeit im Unternehmen tätig sind, werden im Rahmen dieser Kriterien grundsätzlich als sozial weniger schutzbedürftig eingestuft und sind daher eher von einer Kündigung betroffen.

Praktische Umsetzung der Sozialauswahl

Zur einheitlichen Bewertung der vier Kriterien kann ein Punktesystem eingeführt werden. Solch ein System ist nicht festgeschrieben und kann von Arbeitgebenden nach ihrem Ermessen erstellt werden. Hier ist ein Beispiel für eine solche Bewertungsmatrix:

Existiert ein Betriebsrat im Unternehmen, ist es nach § 95 Abs. 1 BetrVG verpflichtend, dessen Mitbestimmungsrecht bei der Erstellung und Verwendung des Punktesystems zu beachten.

Wer wird in die Sozialauswahl einbezogen?

Die Sozialauswahl ist in der Praxis unter anderem deswegen herausfordernd, da es nicht leicht ist zu wissen, welche Angestellten in die Sozialauswahl eingeschlossen werden sollen. Nicht alle Mitarbeitende eines Betriebs werden automatisch berücksichtigt. Es sind nur solche Arbeitnehmende einzubeziehen, die auf derselben Hierarchieebene stehen und vergleichbare Qualifikationen, Tätigkeiten und Funktionen erfüllen. Man spricht hierbei von „horizontaler Vergleichbarkeit“.

Es existieren auch Gruppen, die von der Sozialauswahl ausgenommen werden. Dazu zählen unkündbare Arbeitnehmer:innen (z. B. tariflich geschützt) sowie Arbeitnehmende mit besonderen Kenntnissen oder Qualifikationen, auf die der Betrieb dringend angewiesen ist.

Wann ist eine betriebsbedingte Kündigung unwirksam?

Auch wenn ein Arbeitsplatz aus betrieblichen Gründen entfällt, ist es möglich, dass eine Kündigung unwirksam sein könnte. Dies ist immer dann der Fall, wenn gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensregeln nicht eingehalten wurden. Gekündigte Arbeitnehmer:innen sind dazu geneigt, die Möglichkeit einer Kündigungsschutzklage zu prüfen, selbst dann, wenn bereits ein Abfindungsangebot vorliegt. Es existieren verbindliche und formale Anforderungen, die von Arbeitgebenden nicht missachtet werden dürfen, andernfalls kann es eine derartige Kündigung unwirksam machen.

Eine betriebsbedingte Kündigung muss nicht nur inhaltlich, sondern auch formell einwandfrei vorbereitet und durchgeführt werden. Arbeitnehmenden bietet sich ansonsten die Möglichkeit, eine Kündigung erfolgreich anzufechten, wenn Fehler vorliegen.

Typische Fälle, in denen eine betriebsbedingte Kündigung unwirksam ist:

1. Unterlassene oder fehlerhafte Anhörung des Betriebsrats: Besteht im Betrieb ein Betriebsrat, ist dieser gemäß § 102 Abs. 1 BetrVG vor jeder Kündigung ordnungsgemäß anzuhören. Wird dies versäumt oder unzureichend durchgeführt, ist die Kündigung nichtig.
2. Besonderer Kündigungsschutz für bestimmte Arbeitnehmergruppen: Für Schwerbehinderte oder Gleichgestellte gelten zusätzliche Schutzvorschriften, die strikt einzuhalten sind. Vor Kündigung müssen der Betriebsrat, die Schwerbehindertenvertretung und das Integrationsamt beteiligt bzw. deren Zustimmung eingeholt werden.
3. Mitglieder des Betriebsrats: Diese sind grundsätzlich unkündbar, es sei denn, der gesamte Betrieb oder eine komplette Abteilung wird stillgelegt oder es liegt ein außerordentlicher Kündigungsgrund vor. In letzterem Fall muss der Betriebsrat der Kündigung ausdrücklich zustimmen. Verweigert der Betriebsrat die Zustimmung, müssen Arbeitgebende gerichtlich eine Ersetzung der Zustimmung beantragen.
4. Schwangere Arbeitnehmerinnen: Eine Kündigung während der Schwangerschaft ist nur mit vorheriger Zustimmung der zuständigen Landesbehörde für Arbeitsschutz zulässig (§ 17 MuSchG). Ohne diese behördliche Erlaubnis ist die Kündigung automatisch unwirksam.

Lohn- und Gehaltsabrechnung während einer Beurlaubung

Es muss nicht immer gleich eine betriebsbedingte Kündigung sein. Weltweit gibt es verschiedene Regelungen und Möglichkeiten der zeitlich befristeten Beurlaubung von Angestellten. Im internationalen Geschäftsumfeld, unter dem englischen Begriff "Furlough" gefasst, ist eine vorübergehende Abwesenheit von der Arbeit häufig möglich. Im Deutschen könnte dieser Begriff als "Beurlaubung" übersetzt werden.

Diese Art der Beurlaubung ist eine vorübergehende, oft unbezahlte Freistellung von der Arbeit, die von Arbeitgebenden aufgrund der wirtschaftlichen Bedingungen verhängt wird.

Im Gegensatz zu einer Entlassung, bei der das Arbeitsverhältnis dauerhaft beendet wird, behalten die beurlaubten Mitarbeitenden in der Regel ihren Arbeitsplatz und ihre Sozialleistungen, haben aber möglicherweise eine reduzierte Arbeitszeit oder müssen für einen bestimmten Zeitraum die Arbeit niederlegen. Ziel der Entlassungen ist es, die Arbeitskosten zu senken und gleichzeitig den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren, sobald das Unternehmen finanziell stabil ist.

Die Arbeitsgesetze können diesen Prozess in bestimmten Ländern erschweren. Diese regionalen Unterschiede sind oft mit den lokalen Arbeitsgesetzen verbunden, sodass es wichtig ist, die Vorschriften im jeweiligen Land zu kennen, um kostspielige rechtliche Probleme zu vermeiden. Im Folgenden finden Sie einige wichtige regionale Unterschiede bei der Freistellung von Mitarbeitenden:

USA

• Angestellte behalten ihre Leistungen, können aber nicht arbeiten, solange sie nicht vollständig bezahlt werden
• Arbeiter:innen können selektiv beurlaubt werden
• Nicht beurlaubte Angestellte, wie sie im Fair Labor Standards Act (FLSA) definiert sind, haben in der Regel die Möglichkeit, weniger Stunden zu arbeiten

UK

• Bezeichnet als Entlassungen und Kurzarbeit
• Eine Entlassung bedeutet, dass man mindestens einen Arbeitstag lang von der Arbeit freigestellt ist. Kurzarbeit bezieht sich auf eine Verkürzung der Arbeitszeit
• „Furlough“ wird in der Regel im Zusammenhang mit dem Coronavirus Job Retention Scheme verwendet

Deutschland

• Das Kurzarbeitsprogramm bietet kurzfristige staatliche Unterstützung für Arbeitnehmende
• Gekündigte Arbeitnehmer:innen können weniger Stunden zu ihrem normalen Satz arbeiten
• Kurzarbeit subventioniert 60 % der verlorenen Stunden für bis zu 6 Monate

Frankreich

• In Frankreich müssen Entlassungen eine ernsthafte und echte wirtschaftliche Grundlage haben
• Unternehmen können staatliche Lohnzuschüsse beantragen, um Arbeitnehmende zu halten
• Mitarbeitende mit reduzierten Arbeitszeiten oder vollständiger Suspendierung können sich für staatliche Unterstützung qualifizieren

Australien

• Furloughs werden als „stand downs“ bezeichnet
• Die Mitarbeitenden müssen nicht bezahlt werden, werden aber für alle Feiertage bezahlt und können auf der Grundlage ihrer normalen Arbeitszeit Urlaubstage sammeln
• Die Einzelheiten sind im Arbeitsvertrag und/oder im Fair Work Act geregelt

Philippinen

• Furloughs werden als „vorübergehende Entlassungen“ oder als „Floating Status“ bezeichnet
• Vorübergehende Entlassungen dürfen nicht länger als sechs Monate dauern – die Mitarbeitenden müssen schließlich gekündigt oder dauerhaft entlassen werden
• Nach philippinischem Recht sind Mitarbeitende, die sich in einem Floating Status befinden, nicht zur Zahlung verpflichtet, bestimmte Leistungen sollten jedoch nach Möglichkeit überwiesen werden

Best Practices für globale Gehaltsabrechnungen

Treffen Sie rechtzeitig datengestützte Entscheidungen

Wenn Sie mit Personalabbau oder Entlassungen konfrontiert sind, kann ein Aufschieben von Maßnahmen schwerwiegende finanzielle und betriebliche Folgen haben. Ein zu langes Warten kann zu Liquiditätsengpässen führen, die es unmöglich machen, Mitarbeiter:innen rechtzeitig zu bezahlen, was rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen kann.

Durch eine proaktive Entscheidungsfindung auf der Grundlage von Echtzeit-Finanzdaten können Sie handeln, bevor sich die Situation verschlimmert, sodass Sie Ihren Verpflichtungen nachkommen und gleichzeitig die Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs minimieren können.

Strenge Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze

Die Einhaltung globaler Lohn- und Gehaltsvorschriften ist komplex, vor allem wenn es um die gesetzlichen Anforderungen für Entlassungen und Freistellungen in verschiedenen Regionen geht.

Jedes Land hat seine eigenen Vorschriften zu Kündigungsfristen, Abfindungen und Leistungsansprüchen. Die Nichteinhaltung dieser Gesetze kann zu erheblichen Geldbußen, Klagen von Mitarbeitenden oder Strafen von Arbeitsbehörden führen.

Um dieses Risiko zu verringern, nutzen Sie den Compliance Hub von Deel, der Echtzeit-Updates zu den lokalen Vorschriften liefert, damit Ihre Mitarbeiter:innen die Gesetze in jedem Land, in dem sie tätig sind, besser einhalten können.

Steuern, Beiträge und Sozialleistungen präzise handhaben

Eine große Herausforderung beim Personalabbau ist die korrekte Verwaltung von Steuererklärungen, Beiträgen und Sozialleistungen, selbst für beurlaubte Mitarbeiter:innen. Fehler in diesem Bereich – wie z.–B. die Untererfassung von Steuern oder die Vernachlässigung von gesetzlichen Leistungen – können zu Prüfungen und weiteren finanziellen Belastungen führen.

Die automatisierte Lohn- und Gehaltsabrechnungsplattform von Deel vereinfacht diese Prozesse und ermöglicht es Ihnen, die steuerlichen Meldepflichten zu erfüllen und die Leistungen für Ihre Mitarbeiter während des gesamten Lebenszyklus zu verwalten.

Mit Deel weltweit tätige Mitarbeiter:innen ordnungsgemäß entlassen und bezahlen

Mit Deel können Sie den Personalabbau sicher verwalten und gleichzeitig die internationalen Arbeitsnormen einhalten, sodass Ihr Unternehmen auch in schwierigen Zeiten auf sicherem Boden steht.

Mit Deel Global Payroll können Sie diese Prozesse effizient und konform verwalten, das Risiko von Strafen verringern und genaue Zahlungen gewährleisten. Ganz gleich, ob Sie mit vorübergehendem Personalabbau oder dauerhaften Entlassungen konfrontiert sind, die Deel-Plattform automatisiert Lohn- und Gehaltsabrechnungen, verwaltet Leistungsverpflichtungen und unterstützt Sie bei der Einhaltung von Vorschriften in verschiedenen Rechtsordnungen.