Betriebsstättenrisiko erkennen und vermeiden: Unsere Tipps

Die globale Marktwirtschaft wird von Tag zu Tag dynamischer. Um mit ihr Schritt zu halten, müssen Unternehmen immer weiter wachsen: Sie müssen neue Märkte erschließen, internationale Talente rekrutieren und einen grenzüberschreitenden Betrieb aufbauen. Das sind enorme Herausforderungen. Dazu zählt nicht zuletzt auch das Betriebsstättenrisiko – also die Möglichkeit, dass im Ausland tätige Unternehmen den lokalen Steuervorschriften des Gastlandes unterliegen.

Bei Deel wissen wir, wie komplex das Thema Betriebsstättenrisiko ist. Wir kennen die damit einhergehenden potenziellen Gefahren, wozu auch eine unerwartete Steuerlast und Bußgelder gehören, welche die finanzielle und operative Stabilität Ihres Unternehmens gefährden können. Wir helfen Ihnen dabei, das Betriebsstättenrisiko zu verstehen. Unser Artikel erklärt Best Practices für das Betriebsstättenmanagement und zeigt proaktive Maßnahmen gegen das Betriebsstättenrisiko auf. Stellen Sie sicher, dass Ihr globaler Betrieb flexibel und mit allen Auflagen konform ist. Wir verfügen über die nötige Expertise in den Bereichen Gehaltsabrechnung, Compliance und globales Recruiting, um Ihr Wachstum zu unterstützen und Ihr Unternehmen vor unerwarteten regulatorischen Folgen zu schützen.

Betriebsstättenrisiko: Was ist das eigentlich?

Als Betriebsstätte gilt laut der Abgabenordnung jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient (§ 12 Satz 1 AO). Darunter fallen die Stätte der Geschäftsleitung ebenso wie Zweigniederlassungen, Werkstätten oder Bergwerke. Das Betriebsstättenrisiko beschreibt das Risiko, dass ein Unternehmen durch seine Geschäftstätigkeit im Ausland steuerpflichtig wird. Im Folgenden definieren wir beide Begriffe ausführlicher:

Was ist eine Betriebsstätte?

Bei Betriebsstätten handelt es sich nicht um rechtlich selbstständige Einheiten, sondern um Teile eines Gesamtunternehmens. Eine Betriebsstätte hat eine physische Adresse, an der das Unternehmen eine gewerbliche Tätigkeit ausübt. Außerdem muss die Betriebsstätte für länger als sechs Monate bestehen.

Es gibt mehrere Arten von Betriebsstätten, die Sie kennen sollten. Wir erklären jede dieser Arten im Folgenden genauer:

Feste Geschäftssitze

Kurz gesagt handelt sich bei festen Geschäftssitzen um eine Einrichtung, auf die ein Unternehmen bei der Durchführung von Geschäften in einem fremden Land zugreifen kann. Hierzu zählen laut der Abgabenordnung

• die Stätte der Geschäftsleitung,
• Zweigniederlassungen,
• Geschäftsstellen,
• Fabrikations- oder Werkstätten,
• Warenlager,
• Ein- oder Verkaufsstellen und
• Bergwerke, Steinbrüche oder andere stehende, örtlich fortschreitende oder schwimmende Stätten der Gewinnung von Bodenschätzen.

Bau- oder Projektbetriebsstätten

Viele Abkommen enthalten genaue Regeln in Bezug auf Baustellen. Nach diesen Abkommen stellt eine Baustelle oder ein Bau- oder Installationsprojekt nur dann eine Betriebsstätte dar, wenn die Dauer einen bestimmten Zeitraum überschreitet. Diese Zeitspanne variiert je nach Abkommen.

Agenturbetriebsstätten

Mitarbeiter:innen, die nicht als unabhängige Vertreter gelten, die als Handelsvertreter arbeiten und die Fähigkeit haben, Verträge im Namen eines Unternehmens abzuschließen, können ebenfalls eine Betriebsstätte auslösen. Die entscheidende Bedingung ist, dass die Befugnis regelmäßig und nicht nur einmalig ausgeübt wird. Außerdem müssen der Großteil der Diskussionen, die Vertragsgestaltung und die Unterzeichnung der Verträge im Ausland erfolgt sein.

Dienstleistungsbetriebsstätten

Wenn ein Unternehmen oder seine Mitarbeiter:innen fortlaufende Dienstleistungen (z. B. technische, Management- oder Beratungsdienste) für andere Unternehmen oder Einzelpersonen im Ausland erbringen, kann dies ebenfalls eine Betriebsstätte auslösen. Die Dienstleistungsbetriebsstätte unterscheidet sich von anderen Arten von Betriebsstätten, da es möglicherweise keinen festen Geschäftssitz gibt. Deshalb werden bei der Bestimmung andere Elemente der Betriebsstätte berücksichtigt, wie die Dauer oder Häufigkeit der Dienstleistung.

Was ist das Betriebsstättenrisiko?

Mit einer Betriebsstätte im Ausland gehen bestimmte Gefahren einher – von Steuerrisiken bis hin zu rechtlichen Folgen.

Was sind die steuerlichen Risiken?

Betriebsstättenrisiko und Steuerpflichten sind ein wichtiges Thema. Sobald nämlich ein Unternehmen als Betriebsstätte eingestuft wird, erhöht sich seine Steuerlast erheblich. Im Ausland erzielte Einnahmen müssen entsprechend den Steuergesetzen des Landes besteuert werden, was auch die Mehrwertsteuer umfasst.

Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Geschäftstätigkeiten im Ausland dieses Risiko auslösen, da nicht alle Geschäftstätigkeiten Einnahmen generieren. Beispiele hierfür sind vorläufige Maßnahmen wie frühe Verkaufsverhandlungen oder die Erkundung des ausländischen Markts durch Messebesuche und das Einholen relevanter Informationen.

Was sind die rechtlichen Risiken?

Zu den rechtlichen Folgen eines Betriebsstättenrisikos zählen die Compliance-Anforderungen, die mit der Gründung einer Betriebsstätte im Ausland einhergehen. Der administrative Aufwand, um die Compliance sicherzustellen und strafrechtlichen Konsequenzen zu entgehen, kann enorm sein. Die Vermeidung rechtlicher Konsequenzen bei Betriebsstätten kann aufwändig sein, macht sich aber bezahlt.

Wie hat die Pandemie das Betriebsstättenrisiko beeinflusst?

Die Steuerbehörden vieler Länder hatten sich geeinigt, die Betriebsstättenrisiko-Exposition aufgrund von Covid-19-Reiseverboten und „gestrandeten“ Arbeitnehmer:innen zu erlassen.

Das von der Bundesrepublik Deutschland unterzeichnete Doppelbesteuerungsabkommen lehnt sich eng an das Musterabkommen der OECD (Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung) an.

Es beschreibt Szenarien wie Grenzpendler:innen, die aufgrund der pandemiebedingten Einschränkungen nicht in ihr Arbeitsland pendeln konnten. Diese Arbeitnehmer:innen wurden vorübergehend zu Remote-Arbeiter:innen, die ihre Arbeit von ihrem Heimatland aus erledigten. In der Folge hat sich dadurch unbeabsichtigt das primäre Besteuerungsrecht vom Arbeitsland auf das Heimatland verlagert.

Die OECD stellt fest, dass einige Abkommen Bedingungen enthalten, die es ermöglichen, eine bestimmte Anzahl von Tagen im Heimatland zu arbeiten und dennoch dem Arbeitsland das erste Besteuerungsrecht zu geben.

Was passiert, wenn das Betriebsstättenrisiko nicht angemessen gesteuert wird?

Best Practices für das Betriebsstättenmanagement lohnen sich. Wird das Betriebsstättenrisiko von einem Unternehmen nämlich nicht effektiv gesteuert, drohen Konsequenzen. Dazu gehören:

• Strafzahlungen und Zinsbelastungen,
• potenzielle regulatorische Probleme,
• Arbeitgeberberichterstattungspflichten, einschließlich Gehaltsabrechnung und Sozialversicherung,
• erhöhte Prüfungen durch Steuerbehörden, die wertvolle Zeit und Ressourcen eines Unternehmens in Anspruch nehmen,
• Unternehmenssteuerverpflichtungen,
• Einwanderungsangelegenheiten für Mitarbeiter:innen,
• mögliche unvorhergesehene Steuerkosten in einem Gebiet, wenn keine entsprechenden Mehrwertsteuerregistrierungen vorgenommen wurden, und
• Reputationsschäden.

Welche Aktivitäten tragen zum Betriebsstättenrisiko bei?

Es gibt viele Aktivitäten, die dazu führen können, dass Ihr Unternehmen als Betriebsstätte eingestuft wird. Dazu gehören:

• der kontinuierliche und regelmäßige Geschäftsbetrieb von einem bestimmten und festgelegten Standort aus,
• das regelmäßige Entsenden von Mitarbeiter:innen an denselben Standort im Ausland,
• der Zugang zu einer Einrichtung, die nicht ausschließlich für geschäftliche Zwecke genutzt wird, aber dennoch unter der Kontrolle des Unternehmens steht,
• das Entsenden von Vertretern und Vertreterinnen ins Ausland, um einen Vertrag abzuschließen oder im Namen des Unternehmens zu arbeiten und dabei Einnahmen zu generieren,
• das Wort „Verkauf“ oder „Sales“ in der Stellenbezeichnung von Mitarbeiter:innen,
• der sporadische Besuch im Ausland, um technische Unterstützung oder Schulungen im Zusammenhang mit Ihren Produkten anzubieten,
• das Verwenden einer ausländischen Postadresse für den Standort oder das Bankkonto des Unternehmens,
• das Einbehalten der Einkommensteuer und Sozialversicherungsabgaben der Mitarbeiter:innen und
• der Erhalt von Zahlungen von Kund:innen im selben Land und der Einbehalt von Steuern, die sich daraus ergeben.

Wie können Sie das Betriebsstättenrisiko minimieren?

Glücklicherweise lässt sich das Betriebsstättenrisiko für Ihr Unternehmen mit verschiedenen Maßnahmen reduzieren, ohne dass sich dies ungünstig auf Ihre internationale Rekrutierung oder Ihre Expansionsziele auswirken muss.

Arbeiten Sie mit Steuerexpert:innen vor Ort zusammen

Je früher Sie sich an Steuerberater:innen wenden, die sich mit den Ländern auskennen, in denen Sie tätig sind, desto besser. Eine rechtzeitige und ausführliche Steuerberatung hilft Ihnen dabei, Ihr Betriebsstättenrisiko frühzeitig zu erkennen. So sind Sie sich über potenzielle Herausforderungen in Bezug auf den ständigen Wohnsitz und Ihren Status als ausländischer Steuerzahler von Anfang an im Klaren. Zu den Erkenntnissen einer solchen Beratung können Einblicke über die lokalen Steuersätze, die Planung von geschuldeten Steuern und das Verhindern rechtlicher Konsequenzen zählen. Die Expert:innen unterstützen Sie, indem sie Dienstleistungsverträge mit Mitarbeiter:innen und lokalen Geschäftspartnern überprüfen, zu lokalen Steuerverpflichtungen beraten und Ihr Unternehmen vor größeren Steuerverpflichtungen im Zusammenhang mit dem Betriebsstättenrisiko schützen.

Gründen Sie eine lokale Geschäftseinheit

Sie könnten auch in Betracht ziehen, eine ausländische Tochtergesellschaft in Ihrem Geschäftsland zu gründen. Dies bietet Ihrem Unternehmen steuerliche Vorteile und eliminiert das Betriebsstättenrisiko für Ihr Unternehmen, da Sie als ausländische Tochtergesellschaft die Compliance mit den lokalen Steuervorschriften sicherstellen.

Die Tochtergesellschaft

• operiert autonom vom Mutterunternehmen,
• ist für eigene Vermögenswerte und Verbindlichkeiten verantwortlich und
• wird von Steuer- und Aufsichtsbehörden als separate juristische Person eingestuft.

Bei der Gründung einer lokalen Geschäftseinheit sollten Sie jedoch beachten, dass dies eine sehr kostspielige und zeitaufwändige Aufgabe ist*.*

Arbeiten Sie mit einem globalen Arbeitgeber zusammen

Angesichts der hohen Kosten für die Gründung einer ausländischen Einheit arbeiten viele Unternehmen stattdessen mit einem globalen Arbeitgeber zusammen. Dieser wird auch als internationaler PEO bezeichnet: „Professional Employer Organization“. Er fungiert als Ihr offizieller und rechtlicher Arbeitgeber für ausländische Arbeitnehmer:innen und ist verantwortlich für die Einreichung aller Arbeitgeber- und Arbeitnehmersteuern im Einklang mit den lokalen Steuervorschriften. Im Grunde nimmt er Ihnen administrative Aufgaben rund um Ihre internationalen Mitarbeiter:innen ab, damit Sie sich auf Ihr Wachstum konzentrieren können.

So kann Deel Ihnen helfen

Es ist wichtig, ein Betriebsstättenrisiko frühzeitig zu erkennen, um rechtliche und Steuerrisiken für Ihr Unternehmen zu vermeiden. Genau hier setzt Deel an. Wenn Sie nach einem vertrauenswürdigen Partner für die Verwaltung Ihrer ausländischen unabhängigen Auftragnehmer:innen oder Mitarbeiter:innen und die Navigation durch internationale Gehaltsabrechnung und Compliance suchen, sind Sie bei uns genau richtig. Erstellen Sie in Sekundenschnelle Verträge im Einklang mit den lokalen Vorschriften, bezahlen Sie Ihre globalen Teams in ihrer bevorzugten Währung und Methode und gewährleisten Sie die Compliance Ihres Unternehmens – wo auch immer sich Ihr Team befindet.