How To Manage Currency Exchange Rates When Processing Payroll

Gestion de la paie : comment gérer les taux de change ?

Au sein d'une équipe internationale, il est crucial de disposer d'un moyen efficace pour gérer les fluctuations des taux de change. Découvrez comment gérer les taux de change lors du traitement des salaires.

PJ Quenardel
Written by PJ Quenardel
juin 15, 2024
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Ce qu'il faut retenir

  1. Les entreprises internationales doivent impérativement prendre en compte les risques de change lorsqu'elles gèrent la paie de leurs employés situés dans différents pays afin de garantir une rémunération correcte.
  2. La volatilité des devises étrangères, les prévisions inexactes, les retards opérationnels et les processus manuels fastidieux constituent autant de défis à relever pour une gestion optimale des taux de change.
  3. La plateforme tout-en-un de Deel facilite la gestion de la paie pour les entreprises réparties dans le monde entier, en permettant une rationalisation des salaires dans différentes devises et zones géographiques.

Prévoir et gérer efficacement les salaires favorise non seulement un environnement financier stable pour les entreprises. Il contribue également de manière significative à la satisfaction des employés. Cependant, contrairement aux équipes locales pour lesquelles la prévisibilité de la paie peut sembler simple, la paie mondiale introduit la complexité des taux de change, nécessitant un traitement minutieux.

Découvrez dans cet article Deel tout ce qu'il faut savoir sur la gestion de la paie et les taux de change et comment le service de paie international de Deel peut vous aider dans vos processus de paie.

Définition du taux de change

Le taux de change décrit le taux auquel la monnaie d'un pays peut être échangée contre une devise étrangère, indiquant également la force des conditions économiques du pays. Les taux de change sont influencés par les taux d'intérêt, l'inflation et le sentiment du marché. Ces différents facteurs économiques ont alors un impact significatif sur le commerce et la finance internationaux, ainsi que sur la gestion de la paie à l'échelle mondiale.

Comment fonctionne le marché des changes ?

Le marché des changes, également connu sous le nom de marché forex (foreign exchange), est un marché mondial décentralisé où les devises sont échangées. Il s'agit du plus grand marché financier au monde, avec un volume quotidien de transactions dépassant plusieurs billions de dollars.

Le marché des changes repose sur le principe d'achat et de vente des devises. Les participants, qu'il s'agisse de banques, de sociétés multinationales, de gouvernements, de traders individuels ou d'institutions financières, réalisent des opérations de change d’une monnaie contre une autre à un taux de change déterminé. Par exemple, si vous souhaitez échanger des euros contre des dollars américains, vous le ferez au taux de change EUR/USD en vigueur.

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Quels sont les défis de la gestion des taux de change dans la gestion de la paie ?

Lorsqu'une entreprise recrute et paie pour la première fois des employés internationaux, que ce soit des travailleurs étrangers en France, dans l’Union européenne ou hors zone euro comme aux États-Unis, elle peut ne pas anticiper certains des défis majeurs qui en découlent. Avec pour conséquences : des retards de paiement, des obstacles à la conformité et des problèmes de budgétisation. Vous souhaitez en savoir plus sur les principaux défis à relever ? On vous explique tout.

Volatilité des devises et du cours de change

Les fluctuations soudaines des devises étrangères peuvent entraîner des inexactitudes dans le calcul des salaires lors de la conversion dans la monnaie locale de l'entreprise, ou vice versa. Cela peut engendrer des pertes financières pour votre entreprise, car vous risquez de payer plus ou moins que prévu vos employés internationaux. L'imprévisibilité de la volatilité des devises étrangères peut également avoir un impact négatif sur la satisfaction des employés, ainsi que sur les résultats globaux de l'entreprise.

Prévisions financières imprécises rendant difficile la gestion des salaires

Étant donné que la masse salariale représente une part importante des dépenses d'une entreprise, il est essentiel d'établir des prévisions financières précises, surtout dans le cas d'une main-d'œuvre internationale. Lorsque les équipes chargées de la paie manquent d'informations, comme des taux de change obsolètes ou inexacts, cela peut conduire à des projections erronées, à un sous-investissement et à une allocation inefficace des ressources. Le risque accru de surpayer le personnel au-delà du budget préétabli est un problème spécifique à la gestion des salaires à l'échelle mondiale.

Retards opérationnels

Les entreprises qui recrutent des salariés ou des travailleurs indépendants dans différents pays peuvent être amenées à convertir la monnaie étrangère de chaque travailleur. Plusieurs problèmes se posent et sont susceptibles d'avoir un impact sur l'efficacité opérationnelle. Ce processus implique des tâches administratives méticuleuses, le calcul des taux de change et l'atténuation du risque de pertes de change. Tous ces facteurs contribuent aux retards opérationnels, ce qui a un impact sur la rapidité et l'efficacité du traitement des salaires.

Concernant les équipes qui s'appuient uniquement sur la saisie manuelle des données et les calculs, les enjeux sont encore plus élevés. La nature manuelle de ces processus allonge non seulement le temps nécessaire à leur mise en place, mais augmente également le risque d'erreurs et de divulgation de données sensibles. La précision du traitement de la paie s'en trouve fortement compromise, affectant l'efficacité opérationnelle globale des services RH et financiers.

Un peu de lecture complémentaire sur le sujet vous intéresse ? Découvrez les 6 raisons d’adopter l’externalisation de la paie en 2024.

Quelles sont les meilleures pratiques pour la gestion des devises étrangères dans la paie ?

Vous pouvez aider votre équipe à surmonter les difficultés liées aux fluctuations des taux de change en adoptant les meilleures pratiques pour la gestion des devises dans la paie. Pour cela, suivez nos meilleures pratiques listées ci-dessous.

Assurer le suivi et les mises à jour en temps réel

En suivant en permanence les taux de change et les données financières, vous pouvez ajuster en temps voulu les calculs de la paie, réduire le risque d'erreurs et vous assurer que les salariés soient payés correctement. Et ce, même lorsque les marchés des taux de change sont particulièrement volatils.

L'adoption de cette approche proactive contribue également à maintenir la confiance des employés. Lorsque les employés constatent que leur employeur s'engage activement à garantir des paiements exacts et opportuns, ils éprouvent un sentiment de confiance et de fiabilité. Cette attitude proactive témoigne d'un engagement en faveur d'une rémunération équitable et contribue à une perception positive des pratiques financières de l'entreprise.

Utiliser des solutions logicielles de gestion de la paie à l'échelle mondiale

En faisant appel à un prestataire de services de paie international, vous pouvez automatiser les conversions de devises, rationaliser les calculs, réduire les risques d'erreurs et garantir un traitement efficace des salaires dans tous les pays. L'externalisation vers un système de paie mondial peut également contribuer à renforcer votre conformité aux réglementations fiscales locales, ainsi qu'aux lois sur la sécurité et la protection des données, telles que le règlement général sur la protection des données (RGPD) en Europe.

Nous vous invitons à visionner la vidéo ci-dessous (en anglais) pour en savoir plus sur les solutions de gestion de la paie à l'échelle mondiale.

 

 

Collaborer avec des experts financiers, quel que soit votre secteur d’activité

Les experts financiers peuvent aider les entreprises à élaborer et à mettre en œuvre des stratégies efficaces d'atténuation du risque de change, ce qui se traduit par une fiche de paie exacte, quel que soit le lieu de résidence de vos employés.

En collaborant avec des experts financiers, vous améliorez la capacité de votre entreprise à faire face à des fluctuations monétaires complexes et à maintenir sa stabilité financière tout en rémunérant une main-d'œuvre internationale. Une autre solution : vous pouvez vous associer à une entreprise de portage salarial (EOR), l’un des types de contrats de travail possibles en France. Le portage salarial offre une solution d'embauche complète comprenant le respect des lois locales sur le travail, les paiements internationaux et les ressources humaines.

Assurer la prise en charge du paiement de vos employés dans leur monnaie étrangère locale

Payer les employés dans leur monnaie locale s’avère une pratique salariale fondamentale qui garantit l'équité et la stabilité financières à la fois pour les employés et l'entreprise. Les paiements en monnaie locale minimisent l'impact des fluctuations des taux de change en réduisant les coûts de conversion des devises, en améliorant la stabilité des revenus des salariés et en simplifiant le processus de paie. Cela permet également de respecter les réglementations locales, telles que le salaire minimum (comme le SMIC en France) et d'autres lois sur l'emploi.

Établir un taux de change garanti

Une approche plus prudente de la gestion des fluctuations de change consiste à établir un taux de change garanti. Ce processus consiste à déterminer à l'avance un taux de change fixe pour la conversion des revenus étrangers. Un taux de change garanti peut être appliqué de plusieurs manières, telles que les contrats de change à terme, les contrats à terme standardisés et les options sur devises. Chaque option comporte un risque qu'il convient d'évaluer au préalable.

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Vous souhaitez mettre en place un système de paie global sans passer d'un prestataire de services de paie à un autre ? Découvrez les avantages de la consolidation de la paie.

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Comment Deel aide les entreprises à gérer les fluctuations des taux de change ?

Deel propose un système de gestion des salaires optimisé qui permet de gérer les salaires et la conformité des équipes internationales. En ce qui concerne les taux de change, Deel propose les solutions de la gestion de la paie suivantes.

Financement de la paie

En tant que solution globale de gestion des salaires, les clients peuvent financer leurs salaires auprès de Deel dans la devise de leur choix. Avec plus de 120 devises locales, les clients peuvent choisir leur devise préférée pour réduire les risques de change, qu'il s'agisse de l'AUD, de l'USD ou de la GBP jusqu'au CHF, NZD et TRY. Ce système permet non seulement de minimiser les pertes de change, mais aussi d'assurer une gestion de trésorerie optimale.

Vous pouvez également choisir parmi une variété de méthodes de paiement, notamment :

  • Carte de débit ou de crédit ;
  • Débit direct ;
  • Virement bancaire sur un compte bancaire local ;
  • Virement sur un compte Wise ;
  • Virement sur un compte Mercury ;
  • Transferts de compte Brex ;
  • Transferts de cryptos depuis Coinbase.

Il suffit d'approvisionner le compte de paie quelques jours avant le jour de paie, et Deel veillera à ce que tous les employés et entrepreneurs soient payés correctement et à temps, tout en gérant, convertissant et décaissant les fonds dans leur devise locale.

Utiliser les taux à terme

Deel détermine les taux de change en utilisant les taux à terme, qui sont des taux convenus pour une date spécifique. Le taux de change est fixé sur la base des 25 et 30 de chaque mois. L'utilisation des taux à terme aide les équipes chargées de la paie à établir le budget, en leur permettant de prévoir avec précision les dépenses futures dans une seule devise. Parfois, les taux à terme font partie d'une stratégie de couverture de change, compensant l'impact des fluctuations des taux de change.

Intégrer les coûts de change dans les factures

Avec Deel, le taux à terme et tous les autres coûts pertinents sont intégrés dans votre facture. Cette pratique stratégique vous évite d'être surpris par des frais bancaires inattendus et vous permet de simplifier votre planification financière. Cette approche transparente garantit un processus de budgétisation plus prévisible et plus facile à gérer. Vous atténuez ainsi l'impact des fluctuations des taux de change et améliorez la gestion du risque de change de votre compagnie.

Outre la gestion des taux de change intéressants pour assurer la gestion de la paie de votre entreprise, découvrez les autres raisons d’investir dans un sirh global.

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Rationalisez votre processus de gestion de la paie transfrontalière avec Deel

Les fluctuations des taux de change peuvent avoir une incidence sur la précision de la rémunération des employés, la stabilité financière et l'efficacité opérationnelle globale des entreprises internationales. Deel propose une solution efficace qui simplifie le processus de paie internationale dans différentes devises étrangères, quel que soit le lieu de travail de vos employés.

Avec les services Global Payroll de Deel, vous pouvez garder le contrôle de la paie et de la conformité tout en atténuant les risques de fluctuation des taux de change.

Demandez une démo de la plateforme dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la mise en place de solutions efficaces pour gérer les taux de change et les processus de paie dans différents pays.

Avertissement : cet article ne remplace pas un conseil juridique ou fiscal. Veuillez toujours consulter les sites officiels ou demander un avis juridique avant d'agir.

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