Internationale opdrachtnemers & contracten: complete gids

De basisprincipes van een overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer

Een goede overeenkomst is het fundament van elke zakelijke relatie. Je zou het kunnen vergelijken met het bouwen van een huis: daarvoor heb je een stevige fundering nodig. Zonder dit basisprincipe ben je als een schip zonder kompas; je drijft wel, maar je hebt geen idee waarheen. Als je een samenwerking aangaat met een buitenlandse opdrachtnemer is zo’n overeenkomst helemaal essentieel – sla je deze stap over, dan kan dit leiden tot misverstanden, juridische complicaties en zelfs het falen van de samenwerking. Hieronder vind je een aantal belangrijke onderdelen die thuishoren in een overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer:

• Betalingstermijnen: duidelijke afspraken over wanneer en hoe er betaald wordt
• Vertrouwelijkheid: een clausule die bepaalt welke informatie geheim moet blijven
• Aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk als er iets misgaat?

Wanneer je deze cruciale basisonderdelen zorgvuldig formuleert in de overeenkomst tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, creëer je een stevige basis voor een soepele en succesvolle samenwerking. Deel zorgt voor zo’n solide overeenkomst, zodat jij het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden.

Houd rekening met internationale wetgeving voor overeenkomsten

Bij het aangaan van een internationale samenwerking met buitenlandse freelancers, krijg je te maken met een labyrint aan wetten en regels waar je waarschijnlijk nog niet bekend mee bent. Belastingen en arbeidsvoorwaarden kunnen per land sterk verschillen – zorg er dus voor dat je je huiswerk hebt gedaan. Je wil natuurlijk voorkomen dat onbekende wetten of regels je ambitieuze plannen in de weg staan.

Belangrijke zaken om in de gaten te houden zijn onder meer:

• Belastingregelingen in het betreffende land
• De zorgplicht van de opdrachtnemer
• Specifieke arbeidsvoorwaarden- en rechten
• Regelgeving rondom intellectueel eigendom
• Eventuele vergunning van de onafhankelijke opdrachtnemer

Wet DBA buitenlandse opdrachtnemer

Ook moet je rekening houden met de wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties). Deze Nederlandse wet is in 2016 geïntroduceerd om duidelijkheid te verschaffen over de relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers (zoals freelancers en zzp'ers) en om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Wil je weten of jij als opdrachtgever misschien loonheffingen moet inhouden en afdragen voor de freelancer waar je mee werkt? Dan moet je de regels van de Wet DBA volgen. Deze wet helpt je te bepalen of er sprake is van een daadwerkelijke opdracht of een verkapte dienstbetrekking.

Als we kijken naar de EU, dan mogen zelfstandigen uit andere EU-landen onder de wet DBA ook in Nederland werken – binnen de EU kennen we namelijk de vrijheid van diensten. Dat betekent wel dat je als opdrachtgever een modelovereenkomst moet sluiten met deze freelancer, die goedgekeurd is door de Nederlandse Belastingdienst. Dit contract beschrijft hoe de samenwerking eruitziet en zorgt ervoor dat beide partijen weten waar ze aan toe zijn. Daarnaast moet je er zeker van zijn dat deze freelancer echt als zelfstandige werkt en dat het werk dat gedaan wordt overeenkomt met wat er in deze modelovereenkomst staat.

Klinkt als veel gedoe? Geen zorgen, Deel is er om je te helpen. Wij regelen alles rondom deze overeenkomsten, zodat jij je kunt richten op je core business. Zo stellen wij een passende modelovereenkomst voor de opdrachtnemer op en passen deze indien nodig verder voor je aan. Met Deel kun je dus met een gerust hart internationaal samenwerken.

Samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: optionele clausules

In een contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer heb je natuurlijk de basisonderdelen, maar soms wil je net dat beetje extra zekerheid. Dat kan met aanvullende clausules. Bijvoorbeeld clausules die je beschermen tegen concurrentie of het benaderen van jouw klanten door de opdrachtnemer. Maar één tip: probeer het contract wel in balans te houden. Als het te veel in jouw voordeel is, kan een rechter dit als onredelijk zien. En dan? Dan kan je contract zomaar minder stevig staan dan je dacht.

Hier een paar clausules die je zou kunnen overwegen:

• Non-concurrentie clausule: hiermee zorg je ervoor dat de opdrachtnemer niet zomaar dezelfde diensten aanbiedt bij de concurrent tijdens en na jullie samenwerking
• Non-sollicitatie clausule: zo voorkom je dat de opdrachtnemer jouw collega's of klanten benadert voor eigen gewin
• Boetebeding: komt iemand een afspraak niet na? Met deze clausule leg je vast welke financiële sancties daaraan gekoppeld zijn
• Verlengingsoptie: misschien wil je wel verder samenwerken als alles goed gaat. Hier leg je vast hoe dat in z'n werk gaat en welke vooraf bepaalde voorwaarden van toepassing zijn
• Intellectueel eigendom: wie mag wat claimen van het werk dat tijdens de klus wordt gedaan? Handig om te weten.
• Geheimhouding: hebben jullie gevoelige info gedeeld? Met deze clausule zorg je dat die info veilig is

Door slim te kiezen uit deze extra clausules, zet je een solide contract op dat helpt bij een soepele verhouding tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Zo weet iedereen waar 'ie aan toe is!

Kies Deel als partner voor internationale zakendoen

Internationaal samenwerken klinkt spannend, en dat is het soms ook met al die verschillende wetten, optionele clausules en culturele nuances. Maar geen stress! Deel staat voor je klaar. Wij regelen de moeilijke juridische en HR-dingen, zodat jij lekker kunt ondernemen. Met de expertise en hulp van Deel wordt internationaal zaken doen een fluitje van een cent, en een stuk veiliger bovendien.

Veelgestelde vragen

Kan ik een standaardovereenkomst gebruiken voor internationale opdrachtnemers?

Het klinkt makkelijk, een standaardcontract voor iedereen. Maar pas op: elk land heeft zijn eigen regels en ook cultuurverschillen kunnen je verrassen. Daarom is maatwerk een stuk veiliger dan 'one-size-fits-all'.

Wat als de opdrachtnemer de overeenkomst schendt?

Dit hangt af van de clausules die je hebt opgenomen rondom geschillenbeslechting en aansprakelijkheid. In het ergste geval kan een schending leiden tot juridische stappen, wat zowel tijdrovend als kostbaar kan zijn. Daarom is het zo belangrijk om van tevoren duidelijke afspraken te maken.

Is een mondelinge overeenkomst voldoende?

Een mondelinge overeenkomst is moeilijk te bewijzen en biedt weinig bescherming, dus dat is behoorlijk riskant. Het is altijd beter om alles schriftelijk vast te leggen. Een schriftelijke overeenkomst biedt een duidelijk referentiepunt in geval van geschillen en zorgt ervoor dat beide partijen precies weten wat er van hen wordt verwacht.

Hoe zit het met valuta en wisselkoersen in internationale overeenkomsten?

Valuta kan schommelen, dus het is slim om vooraf af te spreken welke munteenheid je gebruikt en hoe je omgaat met wisselkoersverschillen. Zo voorkom je verrassingen in je budget.

Is het nodig om de overeenkomst te laten vertalen in de taal van de opdrachtnemer?

Het is wel zo vriendelijk én duidelijk om de overeenkomst in beide talen te hebben. Zo weet je zeker dat beide partijen hetzelfde begrijpen. En mocht het tot een geschil komen, dan is het handig om een versie in de taal van het land waar je mogelijk gaat procederen.

Wat gebeurt er als een van de partijen failliet gaat tijdens de looptijd van de overeenkomst?

Als iemand failliet gaat, wordt het lastig. Vaak betekent dit dat de overeenkomst niet meer nagekomen kan worden. In je contract kun je afspraken maken over zo'n situatie, bijvoorbeeld over het beëindigen van de overeenkomst of een eventuele schadevergoeding.

Zijn er specifieke regels voor het inhuren van freelancers versus vaste medewerkers internationaal?

Jazeker, elk land heeft zo zijn eigen regels. Voor freelancers gelden vaak andere wetten en belastingregels dan voor vaste medewerkers. Goed om je hierover te laten informeren voordat je iemand inhuurt. Onze experts kunnen je hier alles over vertellen.

Hoe worden geschillen behandeld als de opdrachtgever en opdrachtnemer in verschillende rechtsgebieden zijn gevestigd?

Meestal spreek je in het contract af welk recht en welke rechter van toepassing is als er geschillen ontstaan. Dit kan een rechtbank zijn in het land van de opdrachtgever, opdrachtnemer, of soms een internationaal arbitragehof. Belangrijk om dit vooraf duidelijk af te stemmen.

Disclaimer: Dit artikel is bedoeld als algemene informatie en moet niet gezien worden als juridisch en/of boekhoudkundig advies. Baseer je zakelijke beslissingen niet enkel op deze informatie. Overleg altijd met een professional voordat je stappen onderneemt.