Betaald krijgen voor je diensten zou de universele regel van zakendoen moeten zijn. Echter, sommige klanten hebben een extra zetje nodig om ze eraan te herinneren. Niet vanwege slechte bedoelingen, maar omdat ze het druk hebben met hun bedrijf.
Met goede communicatie van beide kanten kunnen freelancers factureren eenvoudig maken en late of achterstallige facturen tot het verleden laten behoren! Bekijk onze sjablonen en zie hoe je betaling van je klanten kunt vragen zonder veeleisend te klinken en alles professioneel te houden.
Wanneer betaling vragen aan klanten
Je zou je klanten twee e-mails over je betaling moeten sturen vóór de vervaldatum. Hopelijk is er niet meer nodig dan dat, maar mocht dat wel zo zijn, dan hebben we je gedekt.
Het betalingsverzoek als e-mail
Zodra je klaar bent met je werkzaamheden, moet je een e-mail met het betalingsverzoek en de factuur naar hen sturen. De betaling moet uiterlijk twee weken en niet later dan een maand na de voltooiingsdatum verschuldigd zijn. Dit is de eerste keer dat je een klant om betaling vraagt.
Daarna moet je je klant herinneren op de dag dat de betaling verschuldigd is. Dit is slechts een vervolg e-mail en die moet niet te lang zijn.
Hopelijk is dit het en kort na de tweede e-mail ontvang je de bevestiging van je klant en het geld op je rekening.
Het gaat echter niet altijd zo soepel. Als je klant een week na de vervaldatum nog niet heeft betaald, moet je ze nog een betalingsherinnering sturen. Zorg dat je beleefd en professioneel blijft. Er kan een onvoorziene complicatie zijn geweest, dus maak dit meer een vriendelijke herinnering.
Tot slot is het niet ongepast om je klant elke week na de vervaldatum van de factuur te contacteren.
Het beste is echter om je betalingsvoorwaarden en de termijn voor klanten om betalingen te doen duidelijk te definiëren voordat je met iemand zaken doet. Dit moet worden vermeld in een contractuele overeenkomst die je met je klant tekent. Op deze manier hoef je je geen zorgen te maken over misverstanden of vertragingen wanneer het tijd is om de betaling te doen.
Hoe om betaling te vragen aan klanten
Sommige mensen vinden het ongemakkelijk om te vragen om betaald te worden. Een deel van het probleem kan liggen in het feit dat "vragen" soms voelt alsof je iets verzoekt dat de goedkeuring of instemming van de andere partij vereist. Jij en je klant hebben al afgesproken om "waarden te ruilen".
Jij levert de dienst, en de klant zou ervoor moeten betalen. Betaald krijgen als zelfstandige zou niet intimiderend moeten voelen.
Dit betekent echter niet dat je ronduit moet eisen om te krijgen waar je recht op hebt. Op de juiste manier communiceren kan niet alleen garanderen dat je op tijd wordt betaald, maar ook dat je in de toekomst meer werk krijgt. Wanneer je je klanten vraagt om je te betalen, denk dan aan de drie gouden P's. Wees:
- Professioneel - ga direct ter zake, verspil geen tijd en wees vastberaden wanneer je het hebt over achterstallige betalingen
- Beleefd - blijf kalm, schreeuw niet of beschuldig je klant niet
- Volhardend - blijf je klant op een kalme manier herinneren en wees niet opdringerig of agressief
Vragen om betaling van klanten via e-mail
E-mail is het meest gebruikte medium voor professionele communicatie. Het is ook de beste manier om betaling voor je diensten te vragen. Wees beleefd maar direct. Hoe bondiger, hoe beter - zorg dat je e-mails bronnen van relevante informatie zijn.
Voordat je de eerste e-mail verstuurt, moet je echter zeker zijn dat:
- Je de verkeerde persoon niet contacteert - je moet schrijven naar de persoon die verantwoordelijk is voor de betaling of de persoon met wie je de betaling in eerste instantie hebt afgesproken.
- Het factuurnummer correct is - zorg ervoor dat het de juiste factuur voor de juiste klant is.
- Het totaal verschuldigde bedrag klopt - controleer dubbel of de cijfers op de factuur en e-mail overeenkomen.
- De projectdetails kloppen - welke diensten je voor de klant hebt geleverd.
Als je klaar bent, ga dan nog eens alles na, want fouten in facturen kunnen voor vertraging zorgen en dagen duren om op te lossen. Uiteindelijk is dat gewoon meer tijd zonder cashflow op je rekening.
Betalingsverzoek aan klanten via de telefoon
Helaas werken e-mails niet altijd wanneer je klanten om betaling vraagt, en soms moeten ondernemers zich wenden tot directere communicatiemiddelen. Dit betekent meestal dat je je klanten moet bellen.
De meeste mensen grijpen pas naar de telefoon na een paar herinneringse-mails te hebben gestuurd. Dit komt deels doordat het persoonlijker is om via de telefoon te praten dan via e-mail.
Dit is waarschijnlijk de snelste manier om iemand te bereiken en kan handig zijn als je klanten je via e-mail ontwijken. We raden je aan om een script klaar te hebben, zodat je niet in de war raakt. Er zijn een paar dingen om in gedachten te houden:
- Zorg ervoor dat je met de juiste persoon praat.
- Stel jezelf voor.
- Heb een goed idee van wat je wilt.
- Kom direct ter zake.
- Spreek kalm en duidelijk.
- Laat je niet meeslepen door emoties.
- Vat alles samen aan het einde van het gesprek.
Het zou er ongeveer zo uit moeten zien:
"Hallo, [Naam van de Klant]. Dit is [jouw naam]. Ik heb ongeveer twee weken geleden aan het [projectnaam] met u gewerkt. Ik heb een paar e-mails gestuurd over de betaling voor [jouw diensten/factuurnummer], en het kan zijn dat u deze gemist heeft. Heeft u ze ontvangen?"
Voordat je het gesprek begint, moet je alle informatie over de betaling (zoals het verschuldigde bedrag, betalingstermijn, factuurnummer, etc.) en het project bij de hand hebben. De klant kan hiernaar verwijzen en je wilt zien of er eventuele verschillen zijn die de late betaling veroorzaken.
Daarnaast, om te voorkomen dat je de draad kwijtraakt, kun je een notitieblok bij de hand hebben om tijdens het gesprek aantekeningen te maken of te lezen. Geef je klant het voordeel van de twijfel, en als er echt iets mis is gegaan met de e-mails, kun je samenwerken om dit op te lossen.
Software die je kan helpen met betalingen
Als je te veel e-mails moet sturen om je klanten te herinneren aan achterstallige betalingen, en je vindt het niet prettig om erover te praten aan de telefoon, kun je online tools gebruiken om je klanten om betalingen te vragen.
Paypal, Payoneer en Google Pay laten je automatisch herinneringen sturen voor onbetaalde facturen op dagelijkse of wekelijkse basis.
Zorgen dat je betaald wordt is belangrijk, maar het mag niet te veel tijd in beslag nemen. Als je Deel gebruikt om met je klanten te werken, hoef je slechts op een knop te klikken. Kies het type overeenkomst dat voor beide partijen werkt, ontvang betaling in één van de 100+ valuta's (inclusief crypto) en blijf compliant.
Lees ook over onze software HRIS.
Achterstallige betalingen van klanten
In sommige gevallen werkt helaas niets. Geen enkele hoeveelheid volharding, e-mails of telefoontjes kan je klanten dwingen je te betalen. Als je deze ongelukkige omstandigheden ervaart, zijn er een paar manieren om hiermee om te gaan.
Je kunt vertrouwen op een incassobureau om de betaling voor je te innen. Je moet hen alle documentatie sturen met betrekking tot de factuur en de diensten die je hebt geleverd en in ruil voor een percentage kunnen zij achterstallige betalingen voor je innen.
Juridische stappen ondernemen is de andere optie. Je kunt een advocaat inhuren om juridische stappen te ondernemen tegen je klanten of hun bedrijf. Hoewel het proces lang kan zijn, zal het uiteindelijk de moeite waard zijn, al was het maar om te zorgen dat je klanten zoiets niet opnieuw doen. Als je van plan bent je klanten aan te klagen, zorg er dan voor dat je hen vooraf informeert. Soms kan het lange juridische proces worden vermeden en kun je je betaling krijgen met slechts een vermelding van aanklacht.
Toekomstige opdrachten en betalingen
Als een klant vaak te laat is met betalingen of gewoon veel herinneringen nodig heeft elke keer, wil je misschien overwegen om in de toekomst niet meer voor hen te werken. Betaald krijgen mag niet moeilijker zijn dan het werk zelf.
Een ander ding dat je kunt doen is vooraf een aanbetaling vragen of zelfs de volledige betaling vooraf. Dit kan het moeilijker maken om nieuwe klanten aan te trekken, maar zodra ze zien dat je levert, zouden ze er geen probleem mee moeten hebben.
Veelvoorkomende betalingsvoorwaarden begrijpen en correct gebruiken
Voordat je je e-mailtemplates opstelt of betalingsherinneringen naar je klanten stuurt, moet je op de hoogte zijn van de meest voorkomende betalingsvoorwaarden en ervoor zorgen dat je ze correct gebruikt. Hier is een beknopte lijst:
- NET (of N): Verwijst naar het aantal dagen dat is toegestaan voor betaling na de factuurdatum. Bijvoorbeeld, "Net 30" betekent dat de betaling binnen 30 dagen na de factuurdatum verschuldigd is.
- EOM: Staat voor "Einde van de Maand." In betalingsvoorwaarden betekent dit dat de betaling aan het einde van de huidige maand waarin de factuur is uitgegeven verschuldigd is.
- COD: Staat voor "Contant bij Aflevering." Dit betekent dat volledige betaling vereist is op het moment van levering of bij ontvangst van goederen of diensten.
- DUE ON RECEIPT: Geeft aan dat onmiddellijke betaling wordt verwacht bij ontvangst van de factuur of goederen/diensten.
- 1/10 NET 30: Geeft een korting voor contante betaling aan klanten die binnen een bepaalde periode betalen. "1/10 Net 30" betekent dat er een korting van 1% wordt aangeboden als de betaling binnen 10 dagen wordt gedaan, maar het volledige bedrag is verschuldigd binnen 30 dagen.
- PO: Staat voor "Inkooporder." Een inkooporder is een document uitgegeven door een koper aan een verkoper, met de details van goederen of diensten die gekocht zullen worden.
- ACH: Verwijst naar "Automated Clearing House." Het is een elektronisch betalingssysteem waarmee geld kan worden overgemaakt tussen bankrekeningen in de Verenigde Staten.
- AR: Staat voor "Debiteuren." Dit zijn de uitstaande betalingen die een bedrijf nog moet ontvangen van zijn klanten.
- AP: Staat voor "Crediteuren." Dit zijn de uitstaande betalingen die een bedrijf nog verschuldigd is aan zijn leveranciers.
- PDC: Staat voor "Post-Dated Check." Dit is een cheque met een datum in de toekomst en zal worden gedeponeerd of geïnd op de gespecificeerde datum.
- L/C: Staat voor "Letter of Credit." Dit is een financieel document uitgegeven door een bank, waarin wordt gegarandeerd dat er aan een verkoper wordt betaald na het vervullen van gespecificeerde voorwaarden.
- DDP: Staat voor "Delivered Duty Paid." Dit geeft aan dat de verkoper verantwoordelijk is voor alle kosten en risico's die gepaard gaan met het leveren van de goederen naar de gespecificeerde bestemming.
E-mail voorbeelden voor het vragen van betalingen van klanten
Hier zijn enkele voorbeelden van e-mails in het Nederlands voor het aanvragen van betaling van klanten:
Hoe je NIET moet vragen om betaling van je klanten:
Om ervoor te zorgen dat je geen fouten maakt bij het vragen om betaling van je klanten, volgen hier enkele slechte voorbeelden en de redenen waarom ze niet het gewenste effect zouden hebben.
E-mail voor de vervaldatum
Onderwerp: Betaling voor diensten
Hi [naam],
Hoe gaat het vandaag met je? Ik hoop dat het goed gaat en dat je niet zo moe bent als ik. Hoe dan ook, ik heb het ontwerp voor die webpagina die je wilde afgerond. Het was echt zwaar werk en ik was er tot laat mee bezig.
Ik stuur je de factuur #1234 voor de opdracht, dus zorg ervoor dat je deze in februari betaalt.
Bedankt,
Jan Jansen
Fouten:
- Onduidelijk onderwerp
- Geen betaalinformatie
- Geen factuurinformatie
- Geen vervaldatum
- Te informeel
- Te veel onnodige informatie
Eén tot drie weken na vervaldatum
Onderwerp: Een klein probleem met de betaling
Hallo [naam],
Ik vroeg me af of je mijn e-mails over factuur #1234 en het totale bedrag van €5,678 hebt gezien. De betaling was verschuldigd op maandag 1 februari, en dat is nu ongeveer twee weken geleden. Ik hoopte het geld al te hebben. Zou je binnenkort kunnen betalen?
Het spijt me dat ik je lastigval tijdens zo'n spannende tijd voor je bedrijf. Dus als je nu geen tijd hebt om te antwoorden, is het goed. Laat het me gewoon weten wanneer je de betaling hebt gedaan.
Ik hoop dat je een fijne dag hebt en snel van je hoor!
Jan Jansen
Fouten:
- Lang en onbeduidend
- Niet direct
- Geen duidelijke oproep tot actie
- Vraagt niet om een bevestigingsmail
Een maand te laat
Onderwerp: Te late betaling op factuur #1234
[naam],
Het is een maand geleden en je hebt me nog steeds niet betaald. Ik snap het niet! Ik was niet laat toen ik die webpagina voor je ontwierp.
Omdat je 30 dagen te laat bent, worden er extra kosten aan de rekening toegevoegd. Voor elke dag wordt het bedrag met $90 verhoogd. Betaal me wat je me schuldig bent via PayPal (name@email.com) of directe storting (12345667890).
Als je de betaling binnen een week nog niet hebt gedaan, ben ik genoodzaakt een incassobureau in te schakelen en je aan te klagen.
Jan Jansen
Fouten:
- Eisend
- Emotioneel
Laatste tips en dingen om te overwegen
- Het innen van betalingen hoeft geen verschrikkelijke taak te zijn, of je nu een kleine ondernemer of freelancer bent. Slim en beleefd zijn hierover, en een vast proces hebben, kan alles veel gemakkelijker en efficiënter maken.
- Zorg ervoor dat je alle informatie hebt over je totale debiteuren en alles wat je nog te goed hebt voor freelance werk.
- Laat je emoties niet de overhand krijgen, blijf gewoon professioneel en gefocust op de taak.
- Heb een noodplan voor het ergst mogelijke scenario en wijzig je toekomstige zakelijke voorwaarden om rekening te houden met klanten die veel herinneringen nodig hebben om voor jouw diensten te betalen.
Stroomlijn internationale betalingen met Deel
Succesvol op tijd betaald krijgen is de bekroning van je harde werk, maar het is slechts de laatste stap van een complexer proces. Jouw professionele succes hangt af van verschillende factoren, van de manier waarop je netwerkt tot hoe responsief je bent, de efficiëntie van je workflows en meer!
Zorg ervoor dat je elke stap van je werk optimaliseert, zodat je tevreden klanten en gemakkelijke betalingen voor al je projecten garandeert. Ga naar onze blog voor meer tips, inspiratie en ideeën om je werk naar nieuwe hoogten te tillen, bijvoorbeeld over Human Capital Management.
FAQ over betalingen
Wanneer kan ik verwachten dat ik betaald word voor mijn diensten als freelancer?
De betalingstermijnen kunnen variëren afhankelijk van de overeenkomst die je hebt met je opdrachtgever. Het is belangrijk om duidelijke betalingsvoorwaarden vast te stellen voordat je aan het project begint. Veelvoorkomende betalingsvoorwaarden variëren van directe betaling bij voltooiing van het project tot betaling binnen een specifiek aantal dagen na het indienen van een factuur.
Welke betalingsmethoden worden doorgaans gebruikt voor freelancers?
De betalingsmethoden voor freelancers kunnen variëren op basis van de voorkeuren van de klant en branchenormen. Veelgebruikte betalingsmethoden zijn directe bankoverschrijvingen, cheques, online betalingsplatforms zoals PayPal of Stripe, of gespecialiseerde betalingsplatforms voor freelancers. Het is essentieel om de voorkeursbetaling methode met je klant te bespreken en overeen te komen.
Kan ik betalingsvoorwaarden met mijn klanten onderhandelen als freelancer?
Ja, als freelancer kun je vaak over betalingsvoorwaarden onderhandelen. Het is belangrijk om open en transparant te communiceren met je klanten over betalingsverwachtingen en voorwaarden. Betalingsvoorwaarden van tevoren bespreken kan helpen ervoor te zorgen dat beide partijen tevreden zijn met de overeengekomen voorwaarden.
Wat moet ik doen als een klant te laat is met betalen?
Als een klant te laat is met betalen, is het belangrijk om snel op te volgen. Stuur een vriendelijke herinnering, via e-mail of telefonisch, om te informeren naar de status van de betaling. Indien nodig kun je de kwestie escaleren door een formele betalingsherinnering te sturen of te praten over boetes voor te late betaling zoals vastgelegd in je overeenkomst.
Welke acties kan ik ondernemen als een klant consequent vertraging oploopt of betaling vermijdt?
Als een klant consequent betaling vertraagt of vermijdt, is het mogelijk dat je de kwestie verder moet escaleren. Overweeg om een definitieve betalingsaanmaning te sturen, hulp te zoeken bij een incassobureau, of te overleggen met een advocaat om de juridische opties die voor je beschikbaar zijn te verkennen.
Hoe kan ik betalingszekerheid garanderen als freelancer?
Om betalingszekerheid te garanderen, overweeg om schriftelijke contracten of overeenkomsten te gebruiken die duidelijk de betalingsvoorwaarden, leveringen en geschillenbeslechtingsprocessen uiteenzetten. Gebruik daarnaast veilige en betrouwbare betalingsmethoden of platforms om betalingen te ontvangen.
Kan ik een gedeeltelijke vooruitbetaling of aanbetalingen van klanten vragen?
Ja, het is gebruikelijk voor freelancers om gedeeltelijke vooruitbetalingen of aanbetalingen te vragen, vooral voor grotere projecten of lange termijn verbintenissen.
Welke stappen kan ik nemen om betalingen als freelancer te stroomlijnen en bij te houden?
Overweeg het gebruik van boekhoudkundige of facturatie software waarmee je professionele facturen kunt genereren, betalingsstatus kunt bijhouden en betalingsherinneringen kunt instellen.
Join our monthly newsletter
The latest insights on today's world of work straight to your inbox.
.svg)
