Was ist Onboarding?

Onboarding bezeichnet den Prozess, in dem neue Mitarbeitende durch Schulungen, internes Netzwerken und praxisnahe Aktivitäten in ein Unternehmen integriert werden. Der Begriff „Onboarding“ stammt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich übersetzt „an Bord nehmen“.

Worin besteht der Zweck des Onboardings?

Das Ziel des Onboardings besteht darin, neue Mitarbeitende über einen bestimmten Zeitraum hinweg mit allen Aspekten ihrer neuen Rolle und des Unternehmens vertraut zu machen.

Gute Onboarding-Programme für neue Mitarbeitende erfüllen folgende Punkte:

• Sie iInformieren über die Mission, Werte und Geschichte des Unternehmens
• Sie mMachen mit direkten und erweiterten Teammitgliedern bekannt, damit Neuzugänge ihr internes Netzwerk aufbauen und die Unternehmenskultur erleben können
• Sie mMachen mit den Prozessen, Erwartungen, Tools und Aufgaben der Rolle vertraut
• Sie bBieten eine positive Erfahrung der neuen Tätigkeit
• Sie stellen den einen Zugang zu den benötigten Tools (Hard- und Software) bereit

Im Folgenden informiert Deel Sie über die einzelnen Schritte, die für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess notwendig sind.

Onboarding vs. Orientierung

Bei der Orientierungsphase handelt es sich um nur eine der vier Phasen des Onboardings.

Orientierungssitzungen finden in der Regel am ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeitenden statt und werden von People-Operations- oder HR-Manager:innen geleitet. Die Länge dieser Sitzungen kann zwischen 30 Minuten und einem ganzen Tag betragen. Es können auch mehrere neue Mitarbeitende gleichzeitig daran teilnehmen.

Während der Sitzung erhalten die neuen Mitarbeitenden grundlegende Informationen über das Unternehmen, etwa in Form von Mitarbeiterhandbüchern oder Unternehmensrichtlinien. Gegebenenfalls werden auch Dokumente zur Prüfung und Vervollständigung noch ausstehender Informationen ausgehändigt.

Nach der Orientierungsphase setzt sich der Onboarding-Prozess fort.

Warum ist das Onboarding von Mitarbeitenden wichtig?

Neue Mitarbeitende erhalten während des Onboardings ihren ersten Eindruck vom Unternehmen. Wenn dieser Prozess schlecht umgesetzt wird, könnte man wertvolle Talente schnell wieder verlieren. Tatsächlich werden 20 % aller Kündigungen innerhalb der ersten 45 Tage eines neuen Jobs getätigt.

Ein gut durchgeführtes Onboarding legt schon in den ersten Wochen das Fundament für eine hohe Mitarbeiterbindung, geringere Fluktuationsraten und eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit sowie eine langfristige Jobzufriedenheit.

Welche Schritte umfasst das Onboarding?

Jedes Unternehmen hat seinen eigenen Onboarding-Plan – dieser sollte zusätzlich auch individuell auf alle Mitarbeitenden zugeschnitten sein. Falls Sie einen solchen Einarbeitungsplan von Grund auf erstellen, sollten Sie folgende Schritte darin unterbringen:

1. Preboarding

Das Preboarding findet nach der Vertragsunterzeichnung, aber noch vor dem ersten Tag statt. Manche Unternehmen kombinieren das Preboarding mit der Orientierung.

Diese erste Onboarding-Phase soll dafür sorgen, dass neue Talente noch vor dem ersten Arbeitstag weiter mit dem neuen Unternehmen in Kontakt bleiben und damit die Vorfreude auf den Arbeitsbeginn steigern.

Typische Preboarding-Maßnahmen können enthalten:

• Eine Tour durch das Büro, um das Arbeitsumfeld kennenzulernen (sofern Präsenzarbeit stattfindet)
• Ein informelles Kennenlernen mit dem Team (z. B. virtuelle Kaffeepause oder gemeinsames Mittagessen)
• Zusendung von Unternehmensinformationen wie Mitarbeiterhandbuch, Unternehmenskultur-Leitfaden, Informationen zu Mitarbeitervergünstigungen oder einem Organigramm der Unternehmensstruktur
• Zusendung eines Willkommenspakets mit Unternehmens-Merchandise wie Notizbüchern, einem T-Shirt oder Pullover, einer Edelstahlflasche oder einer Kaffeetasse

2. Mitarbeiterorientierung

Die Orientierung erfolgt in aller Regel am ersten Arbeitstag. Es handelt sich dabei um einen formellen Termin, bei dem ein:e HR-Mitarbeitender die neuen Angestellten durch verschiedene Materialien und Prozesse führent.

Typischerweise werden der oder die Onboarding-Verantwortlichen mit dem Neuzugang die Unternehmensgeschichte und -mission durchgehen sowie auf alle weiteren wichtigen Informationen, wie etwa verpflichtende Richtlinien, sowie auf erforderliche Schulungen hinweisen.

Während der Orientierung vervollständigen die neuen Mitarbeitenden, falls noch nicht geschehen, die notwendigen Informationen für die administrativen Prozesse – etwa für die Gehaltsabrechnung – und richten System-Log-ins ein.

3. Teamintegration

Sobald neue Mitarbeitende alle administrativen Schritte zur Aufnahme in das Unternehmen durchlaufen haben, steht die soziale Integration in das neue Team an. Sorgen Sie für ein gutes Teambuilding, indem Sie das Kennenlernen der Kolleg:innen aktiv fördern.

Neue Mitarbeitende sollten ihre Kolleg:innen in der ersten Arbeitswoche in informellen 15- bis 30-minütigen Kaffeepausen kennenlernen. Anschließend können sie sich mit den erweiterten Teammitgliedern vertraut machen.

In den ersten zwei Wochen im neuen Job sollte Zeit eingeplant werden, in der neue Mitarbeitende Unternehmensmaterialien durchsehen und verpflichtende Schulungen absolvieren können. In dieser Zeit sollten diese sich außerdem mit der aktuellen Arbeit und den Arbeitsabläufen des Teams sowie mit allen relevanten Apps, Tools und Programmen vertraut machen.

Sobald sie sich eingewöhnt haben und bereit sind, mit der Arbeit zu beginnen, sollte Neuzugängen ein Teammitglied aus ihrem direkten Team als erfahrene:r Ansprechpartner:in und Mentor:in zugewiesen werden. Im Rahmen des Einarbeitungsprozesses unterstützt es bei den neuen Aufgaben oder Projekten und beantwortet offene Fragen.

4. Fortlaufende Unterstützung und Entwicklung

Manager:innen sollten in den ersten vier Wochen wöchentlich Einzelgespräche mit dem neuen Teammitglied führen. Planen Sie außerdem monatliche Besprechungen ein, um den vergangenen Monat zu reflektieren und Ziele für die nächsten Wochen zu setzen. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden über die ersten drei Monate hinweg schrittweise mehr Autonomie, während die Arbeitsbelastung zunimmt.

Sobald das neue Teammitglied vollständig ins Team integriert ist, benötigt es nur noch minimale Betreuung. Dennoch werden regelmäßige Feedback-Gespräche – am besten wöchentlich oder zweiwöchentlich – empfohlen, um die berufliche Entwicklung zu besprechen und eine starke Verbindung zwischen Manager:innen und Mitarbeiter:innen aufrechtzuerhalten.

Wann endet das Onboarding?

Das Onboarding neuer Teamm-Mitglieder endet, wenn diese vollständig in das Unternehmen integriert sind und sich in ihren Rollen wohlfühlen. Sie sind mit den Prozessen vertraut, kennen die anderenihre Teammitglieder und können ihre Aufgaben mit minimaler Anleitung erledigen.

Was sindie lauten die Best Practices für ein erfolgreiches Onboarding?

• Nutzen Sie einen personalisierten Zeitplan: Je nach Rolle und Unternehmen kann die Einarbeitungszeit zwischen einer Woche und einem Jahr betragen. In aller Regel benötigt die Einarbeitung neuer Mitarbeitender jedoch 90 Tage.
• Binden Sie mehrere Teammitglieder ein: Während für die Ausführung des Onboarding-Konzepts in erster Linie das HR-Team zuständig ist, sollten – je nach Bedarf – auch weitere Personen aus dem Team involviert sein. Das können sein:
  • Direkte Vorgesetzte
  • Direkte Kolleg:innen
  • Mentor:in/Buddy
  • Erweiterte Teammitglieder
  • IT-/Technik-Support
• Personalisieren Sie die Erfahrung: Ein effektives Onboarding sollte nicht nur Standardthemen wie Unternehmensrichtlinien, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege abdecken, sondern auch auf die individuelle Personoder den Einzelne:n zugeschnitten sein. Fördern Sie etwa 1:1-Meetings zwischen dem neuen Teammitglied und seinen direkten Kolleg:innen, legen Sie gemeinsam persönliche Ziele fest und bieten Sie an, es durch die Mitarbeitervorteile zu führen (insbesondere wenn diese auf die Position oder den Standort zugeschnitten sind).
• Nutzen Sie Onboarding-Software: Erleichtern Sie den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende und Ihr HR-Team durch die Nutzung einer Onboarding-Software, welche die Verwaltung digitaler Formulare sowie E-Signaturen und automatisierte Abläufe unterstützt.

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So unterstützt Deel Ihr Unternehmen:

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• Globale Compliance-Unterstützung: Möchten Sie Mitarbeiter:innen im Ausland einstellen? Stellen Sie sicher, dass Ihre Onboarding-Prozesse den lokalen Vorschriften der jeweiligen Länder entsprechen – mit den Deels globalen HR- und Compliance-Lösungen von Deel
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• Nahtlose Slack-Integration: Erleichtern Sie das Onboarding direkt über Slack, damit neue Mitarbeitende problemlos auf Schulungsmaterialien zugreifen und an Aktivitäten teilnehmen können

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