Personalbestand

Wie viele Mitarbeitende hat Ihr Unternehmen genau und wie viele wird es zukünftig einstellen? Die Personalbestandsplanung stellt einen strategischen Bestandteil der Personalverwaltung dar und beantwortet solche Fragen. Sie erfasst systematisch den gegenwärtigen Bestand an Mitarbeitenden innerhalb eines Unternehmens und bildet damit die Planungsgrundlage für einen zukünftigen Zeitraum. Es werden dabei sämtliche Veränderungen in der Belegschaft, ob geplant oder ungeplant, durch Abgänge und Zugänge gegeneinander aufgerechnet.

Ohne eine sorgfältig durchgeführte Personalbestandsplanung war und ist es dem Personalwesen nicht möglich, verlässliche Prognosen über den künftigen Personalbedarf zu erstellen. Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht kommt ihr eine tragende Rolle zu: Sie ist ein zentrales Instrument, das zielgerichtetes und verantwortungsbewusstes unternehmerisches Handeln ermöglicht. Aus diesem Grund sollten unter der bewährten Führung der Unternehmensleitung neben der Personalabteilung auch die Fachbereiche und das Controlling in den Planungsprozess eingebunden werden.

Eine gründliche und tragfähige Personalplanung stützt sich auf bewährte Kennzahlen der Unternehmensplanung. Es wird definiert, wie viele Positionen innerhalb eines definierten Zeitraums erforderlich sind, um die gesteckten Unternehmensziele zu erreichen.

Was genau ist der Personalbestand?

Der Personalbestand ist die Anzahl der Mitarbeitenden, die ein Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt im Unternehmen beschäftigt.

In den meisten Fällen umfasst der Personalbestand alle Mitarbeitenden, einschließlich aller Vollzeit-, Teilzeit-, Remote-, Zeitarbeitenden- und Vertragsmitarbeitenden.

Die Personalabteilung kann anhand des Personalbestands feststellen, wie viele Mitarbeitende an einem bestimmten Standort oder in einer bestimmten Abteilung des Unternehmens arbeiten. Unternehmen profitieren davon, dass sie sowohl wissen, wer die einzelnen Mitarbeitenden sind, als auch wie viele Mitarbeitende sie haben.

Wie berechnet man den Personalbestand?

Bei der Berechnung der Zahl der Mitarbeitenden sollten Arbeitgebende oder Personalverantwortliche darauf achten, so genau wie möglich zu sein. Der erste Schritt besteht darin, zu definieren, wen das Unternehmen als Arbeitnehmenden betrachtet, und festzulegen, ob Leih- oder Zeitarbeitende in die Berechnung einbezogen werden.

Der nächste Schritt besteht darin, alle Mitarbeitenden in einem zentralen Dokument zur Mitarbeiterzahl zu erfassen. Dieses Dokument enthält in der Regel den Namen, die Berufsbezeichnung, die Abteilung, den Arbeitsort und die geleisteten Arbeitsstunden eines jeden Mitarbeitenden. Anhand dieser Informationen können die Arbeitgebenden dann die Produktivität und die allgemeinen Ziele für die Personalplanung bestimmen.

Schließlich müssen Sie Ihre Berechnungen durchführen. Die Standardmethode zur Berechnung der Zahl der Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigten lautet:

• Vollzeitbeschäftigte, die 40 Stunden pro Woche arbeiten, werden als eine Arbeitskraft gezählt
• Teilzeitbeschäftigte, die 20 Stunden pro Woche arbeiten, werden als 0,5 Arbeitskräfte gezählt

Angenommen, Sie haben 100 Mitarbeitende – 75 davon sind Vollzeitbeschäftigte und 25 sind Teilzeitbeschäftigte. Die Gesamtzahl Ihrer Mitarbeitenden würde 87,5 betragen. Unternehmen können ihren Personalbestand individuell anpassen, indem sie ihr Vollzeitäquivalent berechnen.

Warum ist es wichtig, den Personalbestand zu kennen?

Die Kenntnis des Personalbestands liefert den Personalverantwortlichen wertvolle Informationen über folgende Punkte:

• Mitarbeitereffizienz
• Informationen über die Rate von Austritt und Zugehörigkeit von Mitarbeitenden
• Produktivitätsniveaus innerhalb des Unternehmens oder einer bestimmten Abteilung
• Kurz- und langfristige Personalplanung
• Prognosen zur Personalentwicklung
• Schulungs- und Entwicklungsmanagement

Was ist ein Bericht zur Mitarbeiterzahl?

Mithilfe eines Personalbestandsberichts berechnen Personalverantwortliche die Anzahl der im Unternehmen beschäftigten Personen. Anhand von Personalbestandsberichten können Unternehmen besser nachvollziehen, wer für sie arbeitet und wie gut diese Mitarbeitenden ihre Anforderungen erfüllen.

Diese Dokumentation, die auch als HR-Kennzahlenbericht bezeichnet wird, umfasst in der Regel die in einem bestimmten Zeitraum im Unternehmen beschäftigten Mitarbeitenden. Dabei wird Folgendes berücksichtigt:

• Alle Neueinstellungen des Unternehmens
• Alle Kündigungen, die das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums vorgenommen hat
• Die bestehende Belegschaft

Unstimmigkeiten in solchen Berichten, einschließlich einer falschen Klassifizierung der Mitarbeitenden, können die Lohnabrechnung erschweren und Probleme bei externen Berichten und Prüfungen verursachen.

Vorteile von Berichten zum Personalbestand

Headcount-Berichte helfen Unternehmen zu verstehen, wen sie einstellen, wie viele Mitarbeitende sie einstellen und welche Ziele sie für die Zukunft setzen sollten. Anhand dieser Berichte können Unternehmen fundierte Entscheidungen zur Personalplanung treffen, z. B. ob das Unternehmen Initiativen zur Erhöhung oder Verringerung seiner Einstellungen einleiten muss oder eben nicht.

Für große und expandierende Unternehmen kann die Personalbedarfsplanung wichtige Erkenntnisse liefern:

Sicherstellung des Personalwachstums

Der Personalbestand kann einen Hinweis auf den allgemeinen Zustand der Belegschaft eines Unternehmens geben. Dies hilft dabei, das im Unternehmen verfügbare Humankapital zu verstehen und festzustellen, inwieweit diese Investition den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Minimierung des Risikos einer zu hohen Belegschaft

Bei der Finanzplanung kommt es darauf an, dass die Mitarbeitenden produktiv genug sind, um die betrieblichen Ziele zu erreichen und gleichzeitig die Arbeitskosten so gering wie möglich zu halten. Präzise Prozesse zur Personalplanung tragen dazu bei, das Risiko einer kostspieligen Überbesetzung zu minimieren.

Sicherstellung der Ressourcenplanung für das Personal

Unternehmen müssen wissen, ob sie neue Mitarbeitende einstellen sollten und wie das Unternehmen diese Mitarbeitenden bezahlen wird. Welche Leistungen und Ressourcen sind verfügbar?

Erreichen von Produktivitätszielen

Mithilfe von Headcount-Berichten können Teamleitende ihren aktuellen Personalbestand im Vergleich zu ihren vierteljährlichen und jährlichen Zielen überprüfen, um festzustellen, ob sie genügend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben, um ihre Ziele zu erreichen. Auf der Grundlage ihrer Personalbestandsdaten und Produktivitätstrends können sie prognostizieren, wie viele Mitarbeitende sie benötigen, um ein Projekt in einer bestimmten Zeitspanne abzuschließen.

Fundierte Entscheidungen für Einstellungen, Rekrutierung und Budgetierung

Die Notwendigkeit, neue Mitarbeitende einzustellen, Rekrutierungskampagnen zu starten und andere Entscheidungen zur Personalplanung zu treffen, hängt von der Genauigkeit der Personalbestandsberichte ab. Erschließt sich aus den Berichten, dass Sie Ihren Personalbestand erhöhen müssen, sollten Sie die Einstellung internationaler Mitarbeiter:innen in Erwägung ziehen.