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Artikel

3 min

Vertragsarbeit vs. Angestellter: Was ist der Unterschied?

Recht & Compliance

Globales Hiring

Autor

Das Deel-Team

Veröffentlicht

18 November, 2021

Letzte Aktualisierung

31 Januar, 2025

Inhaltsverzeichnis

Was ist Vertragsarbeit?

Was ist ein Mitarbeiter?

Was sind die Hauptunterschiede?

Wann handelt es sich um Vertragsarbeit?

Wie werden Vertragsarbeiter bezahlt?

Fehlklassifizierung von Mitarbeitern

Schnelles und einfaches Einstellen von Mitarbeitern mit Deel

Kennen Sie den Unterschied zwischen einem unabhängigen Auftragnehmer und einem Mitarbeiter? Haben Sie Schwierigkeiten, die sich aus den beiden Beschäftigungsmodelle ergebenden rechtlichen Folgen korrekt einzuordnen?

Die Grenzen zwischen beiden Arbeitsverhältnissen können recht schwammig sein. Daher ist es nicht immer leicht, exakt festzustellen, welchen Mitarbeitertyp Sie für Ihr Unternehmen benötigen - ob nun als Kleinunternehmer oder C-Suite-Manager in einem großen Unternehmen.

Dieser Artikel unterstützt Sie dabei, die Vorteile, rechtlichen Auswirkungen und steuerlichen Überlegungen bei der Einstellung von Mitarbeitern oder unabhängigen Auftragnehmern besser überblicken zu können.

Was ist Vertragsarbeit?

Vertragsarbeit bezieht sich auf jede Arbeit, die im Rahmen eines individuell geschlossenen und schriftlich festgehaltenen Vertrags ausgeführt wird. Heißt konkret, dass ein Vertragsarbeiter bei Ihrem Unternehmen nicht offiziell angestellt ist. Vertragsarbeiter erhalten kein Gehalt und auch keine zusätzlichen Arbeitnehmerleistungen.

Ein Vertragsarbeiter wird immer dann bezahlt, sobald dieser einen von Ihnen vergebenen Auftrag abgeschlossen hat. Mit dem Auftragsabschluss endet auch Ihre zeitlich begrenzte Geschäftsbeziehung. Es sei denn, Sie wollen die Zusammenarbeit verlängern und weitere Dienste in Anspruch nehmen.

Nicht selten hat auch der Auftragnehmer selbst ein eigenes Unternehmen. Weshalb das Gewohnheitsrecht unabhängige Auftragnehmer als Selbstständige betrachtet, die quasi für sich selbst arbeiten. Aufgrunddessen sind sie auch nicht durch die bundesstaatlichen Arbeitsgesetze abgedeckt.

Da der Internal Revenue Service (IRS) unabhängige Auftragnehmer als selbstständig betrachtet, müssen diese auch ihre eigenen Steuern zahlen - auch bekannt als Selbstständigensteuer.

Wenn Sie einen unabhängigen Auftragnehmer einstellen, müssen Sie dessen Lohn von Ihrem Einkommen abziehen. Ebenso müssen Sie einem unabhängigen Auftragnehmer ein 1099-MISC und das IRS-Formular 1096 geben, damit Sie die an ihn geleisteten Zahlungen exakt auflisten können.

Allgemeiner Überblick zur Vertragsgestaltung:

  • Der Arbeitnehmer erstellt seine eigene Rechnung.
  • Der Arbeitnehmer legt selbst fest, wie viele Stunden er arbeitet.
  • Der Arbeitnehmer verwendet in der Regel seine eigenen Werkzeuge.
  • Ihr Unternehmen kann den Arbeitnehmer jederzeit aus dessen Position entlassen, solange der Vertrag nicht gebrochen wird.
  • Ihr Unternehmen zahlt keine Pflichtleistungen für Arbeitnehmer wie bspw. - Krankenversicherung, Krankenhausversicherung, Sozialversicherung, Arbeitsunfallversicherung, staatliche Arbeitslosensteuer (z. B. Arbeitsministerium), gesetzliche Vorgaben wie bspw. Urlaubstage bei Elternzeit oder im Krankheitsfall usw.

Warum unabhängige Auftragnehmer einstellen?

Diese Vorteile bietet die Einstellung unabhängiger Auftragnehmer:

  • Kostengünstige Alternative: Unabhängige Auftragnehmer sind in der Regel nur eine Übergangslösung, für die kein jährliches Gehalt oder zusätzliche Ausgaben wie bspw. Arbeitslosenversicherung erforderlich ist. Außerdem müssen Sie kein Vermögen ausgeben für etwaige Schulungsmaßnahmen oder eine langwierige Eingewöhnung in Ihre Geschäftsabläufe.
  • Sofortige Wirkung: Ein unabhängiger Auftragnehmer wird nur für einen kurzen Zeitraum Teil Ihres kleinen Unternehmens. Trotz relativ kurzer Verweildauer können sie dennoch unmittelbar Wirkung entfalten.
  • Flexibilität: In der Regel sind Sie bei einem unabhängigen Auftragnehmer nicht an langfristige Projekte gebunden oder müssen ein dauerhaftes Anstellungsverhältnis eingehen. Zugleich profitieren Sie von einer gewissen Flexibilität, um die gemeinsame Geschäftsbeziehung sowohl kurz- als auch langfristig zu gestalten.

Was ist ein Mitarbeiter?

Bei einem Mitarbeiter handelt es sich um einen Arbeitnehmer, der direkt auf der Gehaltsliste Ihres Unternehmens steht, in Vollzeit für Sie arbeitet und die gesetzlich vorgeschriebenen Mitarbeiterleistungen erhält.

In der Regel werden die Bedingungen für eine Festanstellung im Rahmen eines Angebotsschreiben oder eines Arbeitsvertrags festgelegt. Zwar können Mitarbeiter ihr Gehalt verhandeln, doch nur die wenigsten nutzen diese Möglichkeit tatsächlich.

Für gewöhnlich sind Sie dazu angehalten, von jedem Ihrer Mitarbeiter entsprechende Bundes- und Staatssteuern einzubehalten. Gleiches gilt für die FICA, die Sozialversicherungssteuern und die Krankenversicherungssteuern. Hinzukommend haben Mitarbeiter nicht selten Anspruch auf zusätzliche Leistungen, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Urlaub und andere berufliche Vergünstigungen.

Wenn Sie einen Mitarbeiter einstellen, gehen Sie im Wesentlichen eine langfristige Geschäftsbeziehung ein. Und in den meisten Fällen legen Sie im Arbeitsvertrag eine bestimmte Anzahl von Stunden fest, die der Mitarbeiter abzuleisten hat - sei es in Vollzeit oder Teilzeit. Je nachdem, welches Modell Ihr Unternehmen präfertiert, bezahlen Sie den Mitarbeiter entweder auf Stundenbasis oder in Form eines Monats- bzw. Jahresgehalts.

In den meisten Fällen stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Werkzeuge und Ausrüstung zur Verfügung, die für die Ausübung einer Tätigkeit erforderlich sind. Zum Beispiel werden in der Regel ein Telefon, einen Computer, einen Laptop, einen Schreibtisch sowie Büromaterialien zur Verfügung gestellt.

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Warum Mitarbeiter einstellen?

Es gibt vielerlei Gründe, einen Mitarbeiter einzustellen. Zum Beispiel dann, wenn Ihr Unternehmen großen Wert auf Teambuilding legt. Zudem kann ein Vollzeitmitarbeiter einen aktiven Beitrag dazu leisten, stärkere und besser synchronisierte Teams aufzubauen.

Die Einstellung eines Mitarbeiters macht auch bei der Suche nach neuen Talenten durchaus Sinn, da sich diese mit Ihrem Unternehmen erst vertraut machen müssen. Weil ein neu eingestellter Mitarbeiter mit großer Wahrscheinlichkeit effizienter arbeitet und mehr Arbeitsleistung erbringt, als ein seit Jahren für Sie arbeitender Angestellter.

Was sind die Hauptunterschiede?

Was ist also der Hauptunterschied zwischen einem Arbeitnehmer und einem unabhängigen Auftragnehmer? Was unterscheidet die beiden Arten von Arbeitskräften? Welcher davon eignet sich am besten für Ihr Unternehmen?

Hier finden Sie konkrete Antworten auf diese Fragen.

Arbeitsgesetze

Bundes- und staatliche Arbeitsgesetze (z.B. Fair Labor Standards Act in den USA) gelten für Arbeitnehmer, aber nicht für unabhängige Auftragnehmer.

Einstellungsverfahren

Ein potenzieller Mitarbeiter bewirbt sich auf eine Stelle in Ihrem Unternehmen. Wenn Ihr Personalverantwortlicher oder Ihre HR-Abteilung die Qualifikationen und Erfahrungen des Kandidaten für gut befindet, bieten Sie ihm die vakante Position an.

Nachdem der Mitarbeiter das Jobangebot angenommen hat, kann Ihr Unternehmen weitere Informationen zur Identifikation bitten wie bspw. Geburtsdatum, Familienstand und/oder aktueller Status der Staatsbürgerschaft.

Demgegenüber verhandelt ein unabhängiger Auftragnehmer in der Regel mit einer spezifischen Fachabteilung innerhalb Ihres Unternehmens. Der Auftragnehmer könnte bspw. ein Angebot erstellen, in dem die von ihm angebotenen Dienstleistungen dargelegt werden. Anschließend wird der Auftragnehmer einen Vertrag mit dem Team Ihrer Rechtabteilung unterzeichnen.

Steuerdokumente

Für Steuerzwecke füllt ein Mitarbeiter in der Regel ein W4-Formular aus. Darin werden neben Name und Adresse auch die Sozialversicherungsnummer, der Steuerstatus und die Anzahl der Freibeträge festgehalten.

Ein unabhängiger Auftragnehmer füllt als Steuerzahler der Regel ein W9-Formular aus, in dem Name, Adresse, Steueridentifikationsnummer und eine Bescheinigung über die Sicherung der Einkommensteuerabzüge durch die IRS ausgewiesen werden.

Berichterstattung an andere Institutionen

Mitarbeiter können staatliche und bundesstaatliche Arbeitslosenunterstützung erhalten, während unabhängige Auftragnehmer darauf keinen Anspruch haben. Entscheidend ist dabei aber, dass der Beschäftigungsstatus des Arbeitnehmers korrekt bestimmt wird, da die Strafen bei einer falschen Klassifizierung von Arbeitnehmern sowohl finanzielle als auch rechtliche Folgen haben kann.

Zahlung

Bereits bei der Übernahme einer Vollzeitstelle einigen sich Unternehmen und Mitarbeiter auf ein vertraglich festgehaltenes Jahresbruttogehalt. Basierend auf einem festen Zahlungszeitraum erhält ein Mitarbeiter seitens der Buchhaltung eine entsprechende Vergütung. Monetäre Zusatzleistungen werden im Arbeisvertrag für gewöhnlich als Teil der Arbeitnehmerentschädigung ausgewiesen.

Demgegenüber bezahlt die Kreditorenbuchhaltung einen unabhängigen Auftragnehmer erst nach Erhalt und Prüfung einer von ihm eingereichten Rechnung. Dabei ist im Vertrag festgelegt, wann und wie oft Sie bezahlen - nicht selten sogar projektbezogen.

Wann handelt es sich um Vertragsarbeit?

Der Status eines unabhängigen Auftragnehmers hängt in erster Linie von der Art der Vertragsgestaltung ab. Demnach ist Vertragsarbeit jede geleistete Arbeit, die seitens des Arbeitgebers auf Projektbasis bezahlt wird, nicht stundenweise.

Selbst wenn Sie die Zahlung auf Grundlage einer bestimmten Stundenzahl berechnet wurde, muss dennoch der im Vertrag vereinbarte Betrag ausgezahlt werden.

Wie werden Vertragsarbeiter bezahlt?

Damit Sie einen unabhängigen Auftragnehmer bezahlen können, muss dieser zunächst ein W9-Formular ausfüllen. Darin werden all jene persönlichen Informationen festgehalten, die Sie für die Meldung seines jährlichen Verdienstes brauchen.

Nachdem ein Vertragsarbeiter die ihm zugeteilte und vertraglich festgehaltene Aufgabe erfüllt hat, werden Sie ihn entweder per Scheck oder per direkter Einzahlung vergüten.

So bezahlen Sie unabhängige Auftragnehmer:

  • Stellen Sie sicher, dass Sie diese korrekt klassifizieren und genau definieren, ob es sich um einen Auftragnehmer, Freiberufler oder regulären Mitarbeiter handelt.
  • Wählen Sie die beste Zahlungsmethode und legen Sie die Zahlungsbedingungen fest.
  • Sammeln Sie die richtigen Dokumente für das IRS.
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Fehlklassifizierung von Mitarbeitern

Wenn Sie einen Mitarbeiter fälschlicherweise als unabhängigen Auftragnehmer einstufen, könnten am Ende tausende Dollar an Strafen und Steuerschulden auf Sie zukommen.

Viele Organisationen machen den Fehler, Arbeitnehmer falsch zu klassifizieren, weil sie zusätzliche Mitarbeiterleistungen umgehen wollen wie z. B. bezahlten Urlaub (PTO), Krankenversicherung oder den zu leistenden Arbeitgeberanteil bei der Lohnsteuer.

Wenn Sie Zweifel haben, ob Ihr Auftragnehmer möglicherweise als Mitarbeiter einzustufen ist, nutzen Sie den "wirtschaftlichen Realitätstest" der FLSA. Damit lässt sch schnell und bequem festzustellen, ob Sie alle aktuell gültigen Vorschriften einhalten.

Unabhängige Auftragnehmer in feste Mitarbeiter verwandeln: So klappt's!

Vielleicht haben Sie schon mehrmals mit einem Auftragnehmer zusammengearbeitet. Und jetzt möchten Sie ihn vollständig in Ihr Unternehmen integrieren. Hierfür brauchen Sie nur die folgenden vier Schritte berücksichtigen, um einen unabhängigen Auftragnehmer in einen festen Mitarbeiter umzuwandeln:

1. Bestimmen Sie den Arbeitnehmerstatus.

Bevor Sie versuchen, einen Auftragnehmer in eine Vollzeitbeschäftigung zu überführen, sollten Sie dessen aktuellen Beschäftigungsstatus bestimmen. Dazu sollten Sie ein Formular SS-8 einreichen und den Dreipunkt-Test der IRS anwenden.

Folgende Details werden über den Test ermittelt:

  • Welchen Grad an Kontrolle haben Sie über das Verhalten des Arbeitnehmers?
  • Haben Sie die finanzielle Kontrolle über den Arbeitnehmer?
  • Wie lange besteht Ihre Beziehung zu dem Arbeitnehmer? Welche Art von Beziehung ist es?

Wenn Sie feststellen, dass Sie den Auftragnehmer in einen Mitarbeiter umwandeln können, wechseln Sie von Formular 1099 zu Formular W-2.

2. Benachrichtigen Sie den Arbeitnehmer über die Änderung.

Stellen Sie sicher, dass der Arbeitnehmer weiß, dass Sie ihn von einem unabhängigen Auftragnehmer zu einem Angestellten gemacht haben. Idealerweise sollten Sie ihn schriftlich darüber informieren. Denn letztendlich ist es deutlich einfacher, ein schriftliches Memo nachzuweisen als eine mündliche Benachrichtigung.

Beachten Sie, dass unabhängige Auftragnehmer ihre Freiheit schätzen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie ihnen ein wettbewerbsfähiges Leistungspaket anbieten, das sich nur schwer ablehnen lässt.

3. Nehmen Sie die notwendigen Anpassungen für den neuen Mitarbeiter vor.

Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen willkommen fühlt. Ein erster Schritt hierzu wäre, ihn dem restlichen Team vorzustellen und den gängigen Onboarding-Prozess durchlaufen zu lassen. Außerdem könnten Sie in Erwägung ziehen, ihm einen Mentor zuzuweisen. Dieser unterstützt den neuen Mitarbeiter dabei, sich an seine neue Rolle anzupassen und zu lernen, wie die Dinge für Vollzeitmitarbeiter funktionieren.

4. Fügen Sie den neuen Mitarbeiter zur Gehaltsabrechnung Ihres Unternehmens hinzu.

Wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung, um alle notwendigen Informationen zu sammeln und im neuen Mitarbeiterdatensatz zu speichern. Denn ab sofort werden Sie den neuen Mitarbeiter nicht mehr über ein W9 bezahlen. Stellen Sie also sicher, dass Sie diese Änderung umsetzen, noch bevor Sie ihn in Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung aufnehmen.

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Schnelles und einfaches Einstellen von Mitarbeitern mit Deel

Die Feinheiten bei der Übernahme bzw. Einstellung von unabhängigen Auftragnehmern sind nicht so einfach zu verstehen, wie man anfangs zunächst denken mag. Insbesondere dann, wenn es sich um die Personalbeschaffung im Ausland handelt.

An dieser Stelle sorgt Deel für kompetente Unterstützung. Unsere Lösung kann Ihnen dabei helfen, die weltweite Einstellung von Mitarbeitern rechtskonform durchzuführen und von Anfang an Fehler bei der Personalbeschaffung im Ausland zu vermeiden.

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