Embauche d’un salarié étranger : les démarches à connaître

Recruter un salarié étranger en France représente une vraie opportunité, mais c’est aussi un défi réglementaire. Autorisation de travail, titre de séjour, DPAE : chaque étape est encadrée et le moindre oubli peut entraîner des sanctions.

Que le candidat soit déjà en France ou encore à l’étranger, les démarches diffèrent selon son pays d’origine (UE ou hors UE). Pour les RH, bien comprendre ces obligations est essentiel pour sécuriser l’embauche.

Dans ce guide, nous détaillons les étapes clés, les risques à éviter et les solutions proposées par Deel pour simplifier vos recrutements internationaux.

Vérifier le droit au travail du salarié étranger

Avant toute embauche, la première obligation de l’employeur est de s’assurer que le salarié étranger a bien le droit de travailler en France. Cette vérification est indispensable quelle que soit la durée du contrat et elle conditionne la régularité de l’embauche.

UE, EEE, Suisse : pas d’autorisation nécessaire

Les ressortissants de l’Espace économique européen (EEE), de l’Union européenne (UE), et de la Suisse n’ont pas besoin d’autorisation de travail. Ils peuvent être recrutés dans les mêmes conditions qu’un salarié français. Seule une pièce d’identité en cours de validité est requise.

Hors UE : titre de séjour obligatoire

Pour les ressortissants non européens, la détention d’un titre de séjour autorisant le travail est obligatoire. L’employeur doit en vérifier la validité, s’assurer que le statut permet bien l’exercice d’une activité salariée, et conserver une copie du document pour la durée du contrat plus un an.

Si le salarié est hors de France : les étapes clés à connaître

Recruter une personne installée à l’étranger ne s’improvise pas. Même si le poste proposé est en télétravail ou temporaire, certaines démarches restent incontournables côté employeur. En clair, il faut prouver que la personne est en règle pour venir travailler en France. Pas de raccourci possible : titre de séjour et autorisation de travail sont exigés.

L’autorisation de travail : une formalité à ne pas négliger

Avant toute chose, vous devrez faire une demande d’autorisation de travail auprès de l’administration française. Et depuis 2021, inutile de chercher un guichet : tout se passe en ligne, sur la plateforme ANEF (Administration numérique des étrangers en France). La procédure n’est pas forcément compliquée, mais elle demande un dossier solide — contrat de travail, justificatifs d’activité, CV du salarié, lettre explicative. Mieux vaut ne rien oublier si vous voulez éviter les allers-retours.

Une fois instruite, l’autorisation est transmise directement aux services consulaires du pays d’origine du salarié.

Démarches consulaires et visa long séjour

Une fois l’autorisation obtenue, le futur salarié devra se tourner vers le consulat de France de son pays pour demander un visa de travail pour salarié étranger, aussi appelé visa long séjour valant titre de séjour – salarié (VLS-TS). Ce visa lui ouvre les portes du territoire et l’autorise à commencer à travailler dès son arrivée.

À ce stade, l’employeur peut conclure l’embauche. Mais attention : les délais peuvent varier du simple au triple selon les pays, les périodes de l’année ou la charge des services consulaires. En général, il faut compter entre quatre et douze semaines.

Un processus à anticiper pour sécuriser l’arrivée

Entre la constitution du dossier, les délais d’instruction administrative et l’obtention du visa, la procédure peut rapidement s’étendre sur plusieurs semaines. Pour éviter tout décalage de la prise de poste, mieux vaut anticiper chaque étape et intégrer ces délais dans votre calendrier de recrutement.

Si le salarié est déjà en France : ce que vous devez vérifier

La présence du salarié en France ne dispense pas l’entreprise de ses obligations légales. Vous devez impérativement vérifier que le titre de séjour est valide et autorise une activité salariée. Cela inclut les cartes « salarié », « travailleur temporaire » ou un VLS-TS.

Avant l’embauche, une copie du titre doit être transmise à la préfecture du lieu de travail, deux jours ouvrables avant la date d’entrée en poste. Sans retour, la vérification est réputée faite.

Comme pour toute embauche, la DPAE est obligatoire. Elle doit être envoyée à l’URSSAF dans les huit jours précédant l’arrivée.

Enfin, conservez tous les justificatifs pendant trois ans : titre, preuve de vérification, DPAE, contrat. En cas de contrôle, leur absence peut entraîner des sanctions, même si le salarié est en situation régulière.

Justificatifs à conserver en cas de contrôle

L’ensemble des documents liés à la situation administrative du salarié étranger doit être archivé pendant au moins trois ans. Cela inclut :

• Le titre de séjour ou le VLS-TS,
• La preuve de vérification auprès de la préfecture,
• La DPAE et le contrat de travail.

En cas de contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF, l’absence de ces pièces peut entraîner de lourdes sanctions, même si le salarié est en situation régulière.

Risques en cas de non-conformité

Recruter un salarié étranger sans respecter les obligations légales expose l’entreprise à des sanctions lourdes, sur plusieurs plans. Ces risques concernent aussi bien la validité du contrat de travail que la responsabilité pénale du dirigeant.

1. Risque juridique : contrat de travail invalide

Un contrat signé avec un salarié étranger non autorisé à travailler en France est considéré comme nul. L’inspection du travail peut exiger sa rupture immédiate, avec des conséquences financières :

• Versement des salaires dus,
• Indemnités pour rupture irrégulière,
• Dommages et intérêts pour préjudice subi.

2. Sanctions administratives et pénales

L’article L8251-1 du Code du travail interdit formellement l’emploi de personnes sans titre de séjour ou autorisation de travail. En cas de contrôle, l’entreprise s’expose à :

• Une amende administrative jusqu’à 15 000 € par salarié irrégulièrement employé,
• Une interdiction de bénéficier d’aides publiques ou de marchés publics,
• Des poursuites pénales pour le représentant légal (emprisonnement possible en cas de récidive).

3. Impact réputationnel et RH

Au-delà des sanctions, une procédure pour emploi irrégulier nuit à la crédibilité de l’entreprise auprès de ses partenaires, de ses équipes internes et de ses talents futurs. Elle peut également freiner les efforts de mobilité ou de recrutement international à venir.

Bonnes pratiques RH pour intégrer un salarié étranger en toute conformité

Recruter à l’international ne s’arrête pas à la signature du contrat. Pour sécuriser l’intégration d’un salarié étranger, les équipes RH doivent à la fois garantir la conformité réglementaire et favoriser une prise de poste fluide, sans rupture administrative ni incompréhension culturelle. Voici les étapes clés à suivre.

1. Structurer l’onboarding administratif dès l’arrivée

Avant même le premier jour, formalisez chaque étape de l’accueil :

• Vérification du titre de séjour et de son échéance,
• Enregistrement auprès des organismes sociaux,
• Remise du contrat de travail (et sa traduction le cas échéant),
• Création d’un dossier RH complet avec tous les justificatifs légaux.

Un processus documenté, partagé avec le service juridique, limite les erreurs et fluidifie la prise de poste.

2. Clarifier les règles internes et le cadre de travail

Un salarié étranger ne maîtrise pas toujours les spécificités du droit du travail français. Pour éviter les malentendus, il est utile de présenter :

• Les droits et devoirs applicables (temps de travail, congés, protection sociale),
• Les usages managériaux locaux (entretiens, communication, validation),
• Les interlocuteurs clés (manager, RH, paie).

Une fiche de bienvenue ou un livret d’intégration peut servir de référence durant les premières semaines.

3. Mettre en place un suivi actif du titre de séjour

Le maintien du contrat dépend souvent de la validité du titre de séjour. Un tableau de bord RH partagé permet de suivre les échéances, d’anticiper les renouvellements, et d’éviter les situations à risque.

Pensez à engager les démarches administratives au moins trois mois avant l’expiration du titre.

4. Préparer les équipes à la diversité culturelle

Intégrer un profil international, c’est aussi renforcer la cohésion d’équipe. Organisez des sessions d’information ou un système de parrainage pour sensibiliser les équipes à l’interculturalité, fluidifier la communication et lever les incompréhensions liées aux différences de pratiques professionnelles.

Comment Deel peut vous aider à sécuriser chaque étape

Naviguer dans les règles d’immigration, gérer plusieurs juridictions ou suivre les échéances des titres de séjour : les démarches liées à l’embauche d’un salarié étranger exigent une rigueur constante. Deel propose deux solutions complémentaires pour sécuriser chaque étape du processus.

Deel EOR : embaucher sans entité légale

Vous souhaitez recruter un profil hors de France sans ouvrir de filiale locale ? Deel Employer of Record vous permet d’employer légalement un talent international en toute conformité, en s’appuyant sur notre réseau d’entités partenaires dans plus de 100 pays. Deel prend en charge le contrat de travail, les obligations fiscales et les contributions sociales, tout en vous laissant le pilotage opérationnel.

Deel Immigration : fiabiliser les démarches administratives

Deel Immigration vous accompagne à chaque étape : vérification du droit au travail, constitution du dossier via ANEF, suivi des échanges avec les préfectures.

Notre équipe juridique interne assure la conformité, réduit les risques d’erreur et simplifie la charge administrative pour vos équipes RH. En France comme à l’international, vous fiabilisez vos démarches d’embauche sans multiplier les ressources internes.