Article
5 min
Qu’est-ce que le préboarding en entreprise ?

Auteur
L'équipe Deel
Publié
30 décembre, 2024
Dernière mise à jour
21 janvier, 2025

Sommaire
Définition
Pourquoi faire un préboarding ?
Préboarding et onboarding : est-ce la même chose ?
Que faut-il inclure dans une stratégie de préboarding ?
Quel est le rôle des ressources humaines dans le processus de préboarding ?
Comment adapter le préboarding à différents postes ?
Les avantages du préboarding côté candidat
Pourquoi le préboarding est-il important pour les employés à distance ?
Comment savoir si la stratégie de préboarding fonctionne ?
Quel est le rôle de la technologie dans le préboarding ?
Utilisez Deel pour faciliter votre stratégie de préboarding
Points clés à retenir
- Le préboarding permet de préparer l’arrivée des nouvelles recrues avant leur premier jour et de renforcer leur engagement envers l’entreprise.
- Ce processus favorise la fluidité des démarches administratives, l’accès aux outils nécessaires et la communication des valeurs de l’entreprise.
- Une stratégie de préboarding bien pensée contribue à réduire le risque de « ghosting » et facilite l’intégration des nouvelles recrues.
Le préboarding est une étape essentielle du parcours d’intégration des nouvelles recrues. En structurant ce processus, les entreprises réduisent les risques de « ghosting » et optimisent la rétention des talents. Grâce à des solutions innovantes comme Deel, vous pouvez simplifier et personnaliser le préboarding, où que soient vos collaborateurs.
Définition
Le préboarding désigne le laps de temps entre le moment où le candidat accepte la promesse d’embauche et son premier jour au sein de l’entreprise. C’est l’occasion de commencer à l’intégrer, à lui présenter la culture de l’entreprise et à lui donner tous les outils nécessaires pour la réussite de son poste.
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Pourquoi faire un préboarding ?
Le préboarding n’est pas une étape à négliger. C’est un processus RH important, qui permet de fluidifier l’arrivée dans l’entreprise des nouvelles recrues et assurer qu’ils se sentent impliqués, informés et prêts à attaquer leur premier jour de travail en toute sérénité. C’est d’ailleurs un facteur déterminant de la fidélisation des nouveaux salariés qui peuvent ainsi avoir une bonne première impression de l’entreprise !
Préboarding et onboarding : est-ce la même chose ?
Pas tout à fait ! L’onboarding a lieu à partir du premier jour du nouvel employé, alors que le préboarding se passe avant. L’onboarding est donc la continuation naturelle du préboarding.
Pendant l’onboarding, qui peut durer quelques jours, voire quelques semaines ou mois, l’employé est immergé dans un processus d’intégration complet de l’entreprise et découvre la culture d’entreprise, mais aussi les bonnes pratiques liées à son nouvel emploi. Ce processus inclut des périodes de formation, des entretiens mensuels avec les ressources humaines et la mise en place de KPI pour évaluer sa performance et son évolution au sein de l’entreprise.
Le préboarding, quant à lui, est plutôt axé sur des tâches administratives qui permettent au nouveau collaborateur de préparer tous les documents et accès nécessaires pour sa première journée en entreprise. Ce sont les tout premiers pas des nouveaux employés, et le moment de créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Préboarding | Onboarding | |
---|---|---|
Vue d’ensemble | Fait le lien entre la promesse d’embauche du candidat et son premier jour dans l’entreprise, le début de l’onboarding. | Commence le premier jour de travail du nouveau collaborateur. |
Objectif | Le but du processus de préboarding est de préparer l’arrivée du nouveau salarié et de lui donner une bonne première impression de l’entreprise. | Le but de l’onboarding est d’aider les nouvelles recrues à s’intégrer dans leur nouveau poste et avec leur future équipe. C’est le moment de leur expliquer leurs nouvelles responsabilités, les outils dont ils vont avoir besoin et la culture d’entreprise. |
Activités typiques | Vous pouvez prévoir un déjeuner, un café ou une réunion informelle pour qu’ils puissent rencontrer leurs futurs collègues. Pensez à les ajouter aux chaînes d’emails de l’entreprise. | L’onboarding est une étape clé des premiers pas d’un collaborateur dans l’entreprise. Il doit être encadré avec des équipes RH. Vous pouvez assigner au nouveau salarié un mentor, le faire participer à diverses formations et assurer des entretiens réguliers pour obtenir du feedback sur son intégration. |
Que faut-il inclure dans une stratégie de préboarding ?
Le processus de préboarding idéal dépend de votre entreprise. Néanmoins, voici quelques éléments qui facilitent toujours une bonne expérience collaborateur avant son premier jour dans son nouvel environnement :
- Envoyer un email de bienvenue ;
- Lui donner accès à un portail dédié au préboarding ;
- Partager les informations de l’entreprise, comme un livret d’accueil ou un manuel de l’employé ;
- Créer ses accès mails et tout autre compte digital dont il pourrait avoir besoin ;
- Présenter le futur collaborateur aux équipes, via un rendez-vous en visioconférence, par exemple, ou à l’aide d’un email annonçant à vos employés en place qu’une nouvelle recrue intégrera prochainement vos effectifs ;
- Créer les documents administratifs nécessaires à l’arrivée conforme d’un nouvel employé, comme le contrat de travail, etc. ;
- Échanger avec la nouvelle recrue sur les aspects logistiques de sa prise de poste, du jour de la signature de son contrat de travail aux horaires de travail ou encore au type de dress code attendu.
Quel est le rôle des ressources humaines dans le processus de préboarding ?
Les équipes RH sont au cœur du processus de préboarding. Ce sont elles qui vont prendre le relais immédiat des recruteurs pour intégrer le candidat dans sa nouvelle entreprise ; un travail qui commence avant son premier jour de travail. Voici quelques responsabilités qui incombent aux équipes RH pendant cette période :
- Prendre en charge les tâches administratives. Les RH vont créer les contrats de travail, certains formulaires fiscaux et administratifs, les accords de confidentialité (NDA), et inscrire le salarié aux avantages sociaux proposés par l’entreprise.
- Donner accès aux ressources nécessaires. Il faut que les nouveaux collaborateurs aient accès à tout le matériel dont ils auront besoin pour leur prise de poste : badge d’accès, email d’entreprise, et accès, pourquoi pas, à un portail d’entreprise dédié au préboarding, où ils pourront trouver des vidéos et informations sur le fonctionnement et la culture d’entreprise.
- Créer de l’engagement et de la motivation. Les équipes RH doivent fidéliser les nouvelles recrues à la marque employeur avant même leur arrivée dans l’entreprise. Elles peuvent, par exemple, créer un email personnalisé du fondateur ou chef d’entreprise, offrir des objets ou goodies floqués, organiser des présentations virtuelles entre les nouveaux arrivants et leurs équipes. Le but est de créer un sentiment d’appartenance et de vendre un environnement de travail positif et accueillant.
- Communiquer sur la culture d’entreprise. Les ressources humaines n’ont pas qu’un but administratif. Elles doivent aussi communiquer sur les valeurs et la culture de l’entreprise dès l’offre d’emploi pour s’assurer que cela corresponde aux nouvelles recrues.
- Réduire l’anxiété liée au premier jour en entreprise. Le jour j est parfois stressant pour les nouveaux arrivants. Les équipes RH sont là pour apporter du soutien et assurer une transition ou un premier jour en douceur.
Ces responsabilités RH ne sont pas à prendre à la légère, car elles peuvent avoir un impact significatif et positif sur l’expérience candidat, ce qui aidera à les fidéliser sur le long terme.
Comment adapter le préboarding à différents postes ?
Le préboarding peut être adapté en fonction des différents rôles et responsabilités que va prendre le nouveau candidat.
Par exemple, un poste technique peut nécessiter au candidat d’avoir accès dès que possible à différents outils ou logiciels. Les commerciaux, quant à eux, pourront avoir besoin de rencontrer en amont les clients ou avoir des formations précises sur les produits vendus par l’entreprise.
En adaptant le processus de préboarding à chaque métier, vous vous assurez de préparer au mieux vos nouveaux collaborateurs, ce qui facilite l’atteinte de leurs objectifs de façon rapide et fluide.
Les avantages du préboarding côté candidat
Le préboarding est très important pour l’employeur, mais aussi pour les candidats ! C’est ce qui permet de fidéliser les nouvelles recrues avant même leur premier jour sur poste, ce qui peut avoir de nombreux avantages pour leur évolution au sein de la structure.
Créer un sentiment d’anticipation positif
Le préboarding est ce qui vous permet de créer de l’excitation et de l’anticipation chez vos nouveaux collaborateurs et de vous assurer qu’ils aient hâte de rejoindre l’entreprise. Partagez des goodies floqués aux couleurs de l’entreprise ou avec votre logo, envoyez des messages personnalisés de bienvenue et créez des vidéos explicatives à regarder en amont du premier jour. Tous ces éléments peuvent faciliter l’engagement collaborateur avant même la signature du contrat de travail.
Rendre votre entreprise attractive sur le marché du travail
Une bonne stratégie de préboarding peut aussi avoir un impact positif sur votre processus de recrutement ! En fidélisant vos collaborateurs, vous vous assurez une bonne réputation sur le marché du travail, ce qui pourra faciliter par la suite l’embauche de nouveaux talents.
Éviter l’absentéisme dès le premier jour
Si l’absentéisme est un problème RH bien connu des entreprises, celui-ci est encore plus embêtant quand il s’agit d’un nouvel employé qui décide tout simplement de ne pas venir dès son premier jour de travail. C’est ce qu’on appelle le « ghosting », ce qui peut vous amener à devoir relancer un processus de recrutement, avec des coûts associés et un manque de productivité engendré par ce manque de main-d’œuvre. Avec un bon préboarding, vous vous assurez de maintenir un lien fort entre l’entreprise et la nouvelle recrue, et de limiter au maximum le « ghosting » du premier jour.
Motiver les nouveaux employés
Un préboarding réussi doit donner aux employés toutes les clés nécessaires à une prise de poste fluide. En ayant accès en amont aux outils, formations et ressources nécessaires, les nouveaux collaborateurs arrivent dans l’entreprise déjà prêts et motivés pour leurs nouvelles fonctions.
Assurer la fidélisation des nouvelles recrues
En créant un sentiment d’appartenance immédiat et en laissant une bonne première impression, le préboarding facilite la fidélisation des nouveaux employés. Quand un nouvel arrivant se sent soutenu et attendu, il a plus de chances de vouloir rester dans son nouveau poste.
De plus, le préboarding réduit l’anxiété souvent associée à une nouvelle prise de fonctions, ce qui mène à une meilleure satisfaction employé sur le long terme.
Pourquoi le préboarding est-il important pour les employés à distance ?
Le préboarding est particulièrement important pour les employés à distance. C’est ce qui permet de faire le lien entre la nouvelle recrue et l’entreprise malgré la distance physique. Si les employés à distance se sentent souvent isolés ou déconnectés de l’entreprise, le préboarding permet de créer un véritable sentiment d’appartenance et de communauté, même dans des pays ou villes différentes.
Pour faciliter le préboarding à distance, vos équipes peuvent organiser des visioconférences pour se présenter, et s’assurer que le nouvel employé possède tous les éléments dont il aura besoin pour ses débuts dans l’entreprise (accès digitaux, équipement, etc.).
Comment le préboarding soutient-il les efforts de recrutement international ?
Une bonne stratégie de préboarding est un soutien de taille pour le recrutement de salariés à temps plein ou de freelance à l’international. C’est un processus standardisé qui peut être adapté à différentes régions du monde et cultures ; une approche qui garantit que tous les nouveaux collaborateurs, peu importe leur origine ou emplacement géographique, se sentent intégrés à leur nouveau poste.
Comment savoir si la stratégie de préboarding fonctionne ?
Évaluer ses processus internes de façon régulière permet de les ajuster si nécessaire et de s’assurer que ces stratégies soient toujours pertinentes par rapport au marché et à l’évolution de l’entreprise.
Pour mesurer la réussite d’une stratégie de préboarding, vous pouvez analyser :
- La satisfaction des nouveaux employés, à l’aide de sondages,
- Le temps que mettent les nouvelles recrues pour être productives,
- Le taux de rotation des employés.
Demander des feedbacks employés sur leur satisfaction vis-à-vis du processus de préboarding peut vous permettre d’identifier les axes d’amélioration potentiels. Vous pouvez aussi mesurer le taux de complétion des formations proposées pendant le préboarding et l’engagement des nouveaux collaborateurs.
Quel est le rôle de la technologie dans le préboarding ?
La technologie joue un rôle clé dans le préboarding, en facilitant la communication et l’accès aux différentes informations ou formations. Les tâches administratives sont aussi bien souvent digitalisées.
Des logiciels RH comme Deel Engage offrent une plateforme centralisée où les nouvelles recrues peuvent remplir les formalités administratives, accéder aux ressources clés de l’entreprise et entrer en contact avec leurs futurs collègues.
Les outils de visioconférence et les plateformes de collaboration permettent également de renforcer le lien avec les équipes, notamment en organisant des réunions de présentation et des activités de team building avant le premier jour officiel.
Utilisez Deel pour faciliter votre stratégie de préboarding
Deel Engage propose de nombreuses fonctionnalités pouvant aider vos processus de préboarding et d’onboarding, qu'ils soient en présentiel ou à distance.
Deel Engage vous fait gagner du temps et rend l’expérience plus engageante pour les nouveaux employés grâce à :
- Des workflows de préboarding et d’onboarding personnalisables : créez des parcours personnalisés par poste. Intégrez des tâches automatisées, des modules de formation et des checklists pour garantir une expérience d’onboarding structurée et sur mesure.
- Des LMS (Learning Management System) basés sur l'IA : créez des cours interactifs avec l’aide de l'IA, suivez les progrès des employés et évaluez leurs acquis.
- Des contenus interactifs et engageants : proposez des contenus interactifs, tels que des tutoriels vidéo et des quiz.
- Une amélioration en continu : recueillez les retours des nouvelles recrues sur leur expérience de préboarding et d’onboarding. Utilisez ces retours pour affiner et améliorer ces processus.
- Un SIRH gratuit : Deel HR, notre solution SIRH internationale, est incluse gratuitement. Elle permet également de gérer l'envoi d'équipements informatiques pour chaque nouvelle recrue et de suivre l’ensemble de votre parc de matériel à l'échelle mondiale.
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