Wat is een internationaal arbeidscontract? Gids voor werkgevers

Het inhuren van werknemers uit het buitenland heeft vele voordelen: het helpt bedrijven hun talentpool te vergroten, culturele diversiteit op te bouwen en de kosten voor werkgevers te verlagen.

Echter, bedrijven die internationaal personeel aannemen, moeten omgaan met een nieuwe reeks arbeidswetten. Ze moeten specifiek arbeidscontracten opstellen die voldoen aan de lokale arbeidswetten, belastingvereisten, wettelijke voordelen en andere moeilijk te beheren nalevingsaspecten van elke nieuwe werknemer.

Deze gids leidt je door de essentiële elementen van internationale arbeidscontracten. Je krijgt ook de nodige stappen om een uitgebreid en conforme contract op te stellen dat jouw bedrijf beschermt tegen juridische en financiële straffen.

Wat is een internationaal arbeidscontract?

Een internationaal contract is een juridisch bindende overeenkomst tussen een werkgever uit het ene land en een werknemer uit het andere land, die moet voldoen aan de arbeidswetten van de werknemer. De lokale arbeidswetten van de werkgever zijn niet van toepassing bij het inhuren in het buitenland.

Internationale arbeidscontracten kunnen niet worden gebaseerd op één sjabloon voor elke internationale aanstelling, omdat arbeidswetten van land tot land verschillen. Elk contract vereist verschillende werknemersvoordelen afhankelijk van het land waar de werknemer belastingplichtig is., zoals:

• Het minimumloon
• Beleid voor overwerk
• Beëindigingsclausules
• Intellectuele eigendomsrechten

Bijvoorbeeld, als je een Nederlands bedrijf bent dat werknemers in Colombia, Italië en de Filipijnen in dienst neemt, moet je de lokale arbeidswetten en belastingregels van elk land onderzoeken om drie unieke contracten op te stellen.

Wanneer heb je een internationaal arbeidscontract nodig?

Internationale arbeidscontracten zijn noodzakelijk wanneer je een werknemer inhuurt die in een ander land woont en voor je werkt.

De toename van remote werk en internationale aanstellingen heeft veel werknemers en bedrijven in deze situatie gebracht. De werkgever is gevestigd in één land, terwijl de werknemer vanuit zijn thuisland werkt of als digital nomad door meerdere landen reist terwijl hij werkt.

Sommige werkgevers verhuizen hun werknemers naar het land waar het bedrijf is gevestigd. In dit scenario heb je geen internationaal arbeidscontract nodig, omdat de werknemer in hetzelfde land woont. Hun inkomen wordt lokaal verdiend en de belastingen van dat land zijn van toepassing.

Waarom is het essentieel om een internationaal arbeidscontract te hebben?

Internationale werknemers inhuren brengt meer complexiteit met zich mee in zakelijke relaties en stelt bedrijven bloot aan juridische risico's. Een internationaal arbeidscontract is van essentieel belang voor zowel de bescherming van de werkgever als de werknemer in een multinational arbeidsregeling.

Het dient als leidraad en bewijs bij geschillen

In geval van een geschil tussen de werkgever en de werknemer kan het schriftelijke contract dienen als referentiepunt om het geschil op te lossen.

Bijvoorbeeld, als het contract een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) bevat en de werknemer vertrouwelijke bedrijfsinformatie deelt met een onbevoegde partij, kan het bedrijf teruggrijpen op het contract om de werknemer te informeren en het contract als bewijs te gebruiken als de kwestie escaleert.

Het helpt je te voldoen aan complexe internationale arbeidswetten

Arbeidswetten verschillen per land: minimumlonen, wettelijke redenen voor beëindiging van het contract en proeftijden kunnen volledig verschillend zijn in Latijns-Amerikaanse landen in vergelijking met de Balkan of Azië, bijvoorbeeld.

Werkgevers moeten een contract opstellen dat werknemers voorziet van de unieke wettelijke arbeidsrechten van hun land om juridische en financiële sancties te voorkomen.

Het bijhouden van de complexiteit van internationale arbeidswetten kan behoorlijk ingewikkeld worden bij het aannemen van personeel uit meerdere landen, vooral voor kleine HR-teams. Het risico van het niet hebben van een juist contract is te groot.

Een mogelijke oplossing die bedrijven juridische bescherming biedt, is het openen van een dochteronderneming en lokaal opereren. Echter heb je hier vaak niet de tijd en middelen om dit veeleisende proces te doorlopen. In dat geval kunt je vertrouwen op een Employer Of Record(EOR) om expertise te bieden over lokale voorschriften.

Een EOR is een organisatie die internationale werknemers namens jouw in dienst neemt en volledige juridische aansprakelijkheid op zich neemt. EOR's zijn meestal verantwoordelijk voor het opstellen van de vereiste documentatie (zoals bijvoorbeeld een werk visa) en het inwerken van nieuwe werknemers, het beheren van je wereldwijde salarisverwerking, het toekennen van werknemersvoordelen, het indienen van belastingen en het beëindigen van contracten wanneer dat nodig is.

EOR's werken met teams van lokale experts die de noodzakelijke kennis hebben om volledige naleving van lokale arbeidswetten te waarborgen bij het opstellen van internationale arbeidscontracten.

Plaatselijke wetten vereisen het meestal

Werkgevers en werknemers moeten soms alleen een arbeidscontract ondertekenen in sommige andere landen, zoals bijvoorbeeld:

• Spanje
• België
• Brazilië

Een schriftelijk arbeidscontract is echter vaak verplicht in veel landen ongeacht de locatie van de werkgever, waaronder o.a.:

• Het Verenigd Koninkrijk
• China
• Nieuw-Zeeland

Vergroot je team en bereik

De resource hub voor het uitbreiden van uw bedrijf en marktbereik door middel van wereldwijde schaalvergroting.

 

9 essentiële elementen van een internationaal arbeidsovereenkomst

Je hebt de ideale buitenlandse kandidaat geworven. Nu is het tijd om de arbeidsrelatie te definiëren. Bij het opstellen van het internationale arbeidsovereenkomst moeten deze negen essentiële elementen worden opgenomen:

1. Basisgegevens

Aan het begin van het contract moeten de basisinformatie over de werkgever, werknemer en de functie die de werknemer zal uitvoeren worden vermeld:

• Persoonlijke informatie van de werknemer (volledige wettelijke naam, adres, belastingidentificatienummer)
• Informatie van de werkgever (bedrijfsnaam, adres, werkgeversidentificatienummer)
• Start- en einddatum van het contract
• Functietitel

2. Type arbeidscontract

Definieer het type contract op basis van het aantal uren dat de werknemer zal werken en de duur van het dienstverband:

• Voltijd contract of deeltijd contract
• Contract voor bepaalde tijd of contract voor onbepaalde tijd

Sommige landen kunnen een contract voor onbepaalde tijd vereisen na een bepaalde periode, dus je moet de reden voor en duur van een tijdelijk dienstverband definiëren. Bijvoorbeeld, de werknemer kan een vervanger zijn voor een werknemer met ouderschapsverlof of een seizoenswerker.

Daarnaast moet je, indien je dat nog niet hebt gedaan, tijd besteden aan het evalueren of je de nieuwe werknemer moet classificeren als een werknemer of als een zelfstandige. Het niet correct classificeren van de werknemer kan leiden tot opleggen van boetes.

3. Werkuren en beleid omtrent overwerk

Definieer de werkuren en jouw beleid omtrent overwerk indien de functie van de werknemer overwerk toestaat.

In de meeste landen variëren de standaard werkuren van 40 tot 44 uur per week. Andere landen kunnen andere voorschriften hebben. Bijvoorbeeld, de Europese Unie (EU) stelt dat werknemers:

• Niet langer dan 48 uur per week mogen werken
• Minstens 24 uur ononderbroken rust per week moeten hebben
• Minstens 11 uur rust per dag moeten hebben

4. Salaris en voordelen voor werknemers

Werknemerssalarissen en verplichte arbeidsvoorwaarden verschillen wereldwijd zoals bijvoorbeeld:

• Het minimumloon
• Sociale zekerheid
• Ziektekostenverzekering
• Arbeidsongeschiktheidsverzekering
• Betaald verlof

Deze verschillen per land, dus je moet ervoor zorgen dat jouw internationale contract een buitenlandse werknemer al zijn wettelijke rechten garandeert.

Bijvoorbeeld, sommige LATAM- en Aziatische landen vereisen een 13e maandsalaris voor voltijdwerknemers, terwijl het in sommige landen alleen als een extraatje wordt beschouwd. Bekijk onze calculator voor werknemerskosten om meer te weten te komen over de lokale werkgeverseisen en om de totale kosten van tewerkstelling te berekenen.

5. Proeftijd

De wet in het land van de werknemer kan bepalen hoe lang een proeftijd kan duren. Na afloop van de proeftijd moet de werkgever de werknemer in de meeste landen een arbeidsovereenkomst geven, omdat deze niet kan worden verlengd.

In sommige landen, zoals Turkije, kan de werknemer bijvoorbeeld tot twee maanden op proeftijd worden gehouden. In België is een proeftijd bijvoorbeeld niet meer toegestaan. Aan de andere kant heeft de Verenigde Arabische Emiraten proeftijden tot zes maanden.

6. Beleid omtrent beëindiging en opzegtermijn

In de meeste landen moet je een geldige reden of wederzijds akkoord hebben om een arbeidsovereenkomst te beëindigen. Bij een internationaal arbeidscontract gelden lokale voorschriften met betrekking tot beëindiging.

Let op dat er in de meeste landen bepaalde beperkingen of verboden zijn met betrekking tot het beëindigen van een dienstverband. Hier zijn enkele voorbeelden:

• Je kunt een werknemer niet ontslaan tijdens zwangerschapsverlof.
• Je kunt een werknemer niet ontslaan omdat deze een klacht tegen je heeft ingediend.
• Je kunt een werknemer op ziekteverlof niet zonder geldige reden ontslaan.
• Je kunt een werknemer die met vervroegd pensioen gaat niet zonder geldige reden ontslaan.

Internationale arbeidscontracten moeten ook een bepaling bevatten over de opzegtermijn, die kan variëren van tien dagen tot twee maanden, afhankelijk van het land. De opzegging moet meestal schriftelijk plaatsvinden.

Afhankelijk van het land van de werknemer kan het ook verplicht zijn om een ontslagvergoeding te betalen. In bijvoorbeeld Ierland krijgen alleen werknemers die wegens overbodigheid worden ontslagen een ontslagvergoeding als ze twee jaar voor de werkgever hebben gewerkt.

7. Intellectuele eigendomsrechten

Het hebben van een internationaal arbeidscontract is essentieel als je jouw intellectuele eigendom wilt beschermen. Intellectuele eigendom, waaronder ontwerpen, auteursrecht, bedrijfsgeheimen en bedrijfskennis, behoort meestal toe aan de werkgever, zolang de werknemer deze heeft gecreëerd in het kader van de arbeidsovereenkomst. Alles wat buiten dit contract wordt gecreëerd, wordt beschouwd als intellectuele eigendom van de werknemer.

Neem ook een clausule voor bescherming van intellectueel eigendom op in de overeenkomst met internationale freelancers als jr met hen werkt. In sommige landen hebben freelancers recht op hun intellectuele eigendom, tenzij het contract anders vermeldt

8. Vertrouwelijkheidsvereisten

Internationale contracten moeten ook afspraken bevatten voor na het ontslag die de werknemer verbiedt vertrouwelijke informatie met onbevoegde partijen te delen. Deze overeenkomsten zijn geldig gedurende de arbeidsperiode en kunnen het volgende omvatten:

• Concurrentiebedingen
• Geheimhoudingsovereenkomsten (NDA's)
• Verbod op het werven van klanten
• Verbod op het werven van werknemers

De duur van de beperkingsperiode hangt af van het land. Sommige overeenkomsten zijn mogelijk niet afdwingbaar in bepaalde landen of alleen onder specifieke omstandigheden. Bijvoorbeeld, als je iemand uit Mexico in dienst neemt, dan is een verbod op het werven van klanten na een ontslag niet afdwingbaar.

9. Aanvullende land-specifieke clausules

Het land waaruit je werknemers inhuurt, kan specifieke bepalingen hebben. Deze worden vaak in lokale contracten opgenomen. Deze wil je dan mogelijk ook opnemen in het contract.

Bijvoorbeeld, Rome I is een EU-regelgeving die bepaalt welk recht van toepassing is op contracten die zijn gesloten binnen de EU vanaf 17 december 2009. Deze regelgeving is van toepassing op alle contracten in EU-landen, behalve Denemarken.

Volgens deze regelgeving hebben de partijen bij een contract de vrijheid om het toepasselijke recht te kiezen. Het zorgt er echter nog steeds voor dat werknemers hun lokale arbeidsrechten ontvangen.

Als de partijen geen rechtskeuze maken, is het recht van toepassing van het land waar de werknemer het grootste deel van zijn werk verricht.

Veelvoorkomende problemen bij internationale arbeidsovereenkomsten

Zelfs de meest zorgvuldige internationale arbeidsovereenkomsten kunnen fouten bevatten. Enkele van de meest voorkomende problemen en lacunes op het gebied van salarisadministratie en naleving zijn:

Onjuiste CAO's (collectieve arbeidsovereenkomsten)

Een collectieve arbeidsovereenkomst is een schriftelijke, wettelijk bindende overeenkomst tussen een werkgever en een vakbond die de werknemers vertegenwoordigt. Sommige landen (vooral in de EU, zoals bijvoorbeeld ook Zweden of Denemarken) vereisen dat je een CAO ondertekent als onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Als je dit niet doet, of als het niet voldoet aan de specifieke wetgeving die is opgesteld voor dit type overeenkomst, kun je tegen problemen oplopen.

Oplossing: Een EOR zoals Deel biedt de meest robuuste compliance in de branche en zorgt ervoor dat je voldoet aan de lokale arbeidswetgeving, belastingwetgeving en regelgeving, met interne juridische specialisten die internationale contracten opstellen en beoordelen.

Problemen met global payroll

Naarmate het bedrijf internationaal groeit, moet je financiële team rekening houden met nieuwe factoren die van invloed zijn op het salarisadministratieproces. Deze factoren kunnen onder andere zijn:

• Verschillende bankkosten voor internationale geldoverboekingen
• Valutawissel
• Beschikbaarheid van betaalmethoden

Oplossing: Met de global payroll oplossing van Deel kunt u nauwkeurige, tijdige salarisadministratie uitvoeren in slechts een paar klikken. Kom meer te weten over wereldwijde payroll of bekijk de video hieronder.

Onjuiste salarisverhogingen

Sommige landen controleren duidelijk wanneer en hoe beloningen kunnen worden verhoogd. Deze regelgeving kan variëren van het instellen van een maximum aantal keren per jaar waarin salarisverhogingen zijn toegestaan tot het opleggen van een verplicht percentage waarmee salarissen moeten worden verhoogd op basis van inflatie, het aantal dienstjaren bij een bedrijf, enzovoort.

Bijvoorbeeld, in Servië hebben werknemers wettelijk recht op een salarisverhoging van 0,4% van hun nettoloon voor elk jaar dat ze bij de werkgever hebben gewerkt.

Oplossing: Lokale arbeidswetten veranderen voortdurend. Deel beschikt over de beste juridische experts in landen over de hele wereld om elk contract elk kwartaal up-to-date te houden.

Opgebouwd verlof

Wanneer een werknemer een bedrijf verlaat, heeft hij vaak recht op een uitbetaling voor de niet-gebruikte verlofdagen. Dit kan worden geregeld door zowel lokale wetgeving als interne bedrijfsregels.

Oplossing: Wanneer je via Deel personeel inhuurt, worden verplichte verlofregelingen automatisch in je arbeidscontracten opgenomen.

Veelgestelde vragen over internationale arbeidsovereenkomsten

Kan een freelancer een internationale overeenkomst hebben?

Ja, freelancers kunnen als zelfstandige ook internationale contracten hebben wanneer ze werken met buitenlandse opdrachtgevers. Deze contracten definiëren de relatie tussen de zelfstandige en de opdrachtgever, waarin de werkzaamheden, betalingsmethoden, deadlines en andere relevante aspecten van de zakelijke afspraak worden uiteengezet.

Overeenkomsten met internationale freelancers beschermen zowel de opdrachtgever als de zelfstandige, waarbij duidelijk wordt vermeld dat de opdrachtgever geen juridische werkgever is en de zelfstandige geen aanspraak hoeft te maken op wettelijke arbeidsvoorwaarden.

Hebben expats een internationale arbeidsovereenkomst nodig?

Normaliter moet een expat die in het buitenland woont en werkt en op de loonlijst van een buitenlands bedrijf staat, een internationale arbeidsovereenkomst hebben. Als de expat nog steeds in dienst is bij een Nederlands bedrijf, wordt het antwoord per situatie basis bepaald.

Bestaan er mondelinge internationale arbeidsovereenkomsten?

In veel landen zijn mondelinge overeenkomsten rechtsgeldig, maar wanneer je internationaal personeel inhuurt, wordt het aanbevolen om een schriftelijke overeenkomst te hebben om geschillen te voorkomen en deze gemakkelijker op te lossen.

Wat zijn de voordelen van internationaal inhuren?

Internationaal werknemers inhuren kan veel voordelen bieden voor bedrijven. Werkgevers kunnen bijvoorbeeld mensen aannemen uit landen met lagere kosten van levensonderhoud, wat hun totale werkgeverskosten verlaagt. Bovendien kunnen ze op zoek gaan naar wereldwijd talent wanneer specifieke vaardigheden lokaal niet beschikbaar zijn.

Wereldwijd talent biedt werkgevers ook verschillende culturele perspectieven, eerstehands ervaringen uit een nieuwe markt en dekking voor meerdere tijdzones, wat wereldwijde expansie kan vergemakkelijken.

In welke taal moet de internationale arbeidsovereenkomst zijn?

In de meeste landen wordt de taal van een internationale arbeidsovereenkomst niet bepaald door de wet. Het kan in elke taal worden opgemaakt zolang beide partijen die het contract ondertekenen het maar begrijpen.

Internationale overeenkomsten zijn meestal in het Engels, hoewel sommige landen zoals Indonesië of China vereisen dat ze worden opgesteld in een van hun nationale talen.

Creëer compliant internationale arbeidsovereenkomsten met Deel

Zelf een internationale arbeidsovereenkomst opstellen is mogelijk. Maar het is ook vermoeiend, tijdrovend en vol risico's. Bovendien moet je het laten beoordelen door een juridisch team dat bekend is met de arbeidswetten van het specifieke land waaruit je personeel inhuurt. Het is complex. Maar dat mag je er niet van weerhouden om internationaal personeel aan te nemen.

Deel is een wereldwijd platform voor het inhuren van personeel waarmee bedrijven over de hele wereld zonder gedoe legaal kunnen inhuren in meer dan 150 landen. Je kunt nieuwe werknemers binnen enkele minuten aan boord brengen, ze volledig conforme contracten laten ondertekenen, ze met één klik betalen, automatisch belastingaangifte doen en werknemersvoordelen bieden die anders mogelijk niet beschikbaar zouden zijn. Wij treden op als juridisch werkgever en nemen alle wettelijke verantwoordelijkheid voor jouw internationale team op ons, terwijl je hun dagelijkse activiteiten beheert.

Klinkt dit als een ideale oplossing voor je uitbreidingsplannen? Boek een demo met ons team en stel al je vragen.

Disclaimer: Deze post wordt verstrekt voor informatieve doeleinden en mag niet als juridisch advies worden beschouwd. Raadpleeg een arbeidsrechtadvocaat voor meer informatie.