Como a DevBase automatizou mais de 20 processos de recrutamento e RH com a Deel

A DevBase é uma empresa de desenvolvimento de software que oferece soluções de software personalizadas para empresas de todos os setores. É especialista em desenvolvimento de produtos personalizados, desenvolvimento web, desenvolvimento mobile e muito mais. Com uma equipe de engenheiros experientes, a DevBase entregou com sucesso vários projetos para uma ampla gama de clientes.

O que diferencia o DevBase dos concorrentes é seu modelo de trabalho totalmente remoto, para que ele possa fornecer serviços a clientes em todo o mundo. Todos os profissionais qualificados são contratados pela Deel, garantindo que o contrato de cada membro da equipe seja totalmente compatível, não importa onde morem.

Inicialmente, os fundadores do DevBase processaram manualmente todos os pagamentos internacionais usando transferências internacionais e plataformas como Wise e Payoneer. No entanto, a empresa começou a se expandir rapidamente e eles não conseguiam continuar fazendo isso sozinhos. Mas delegar isso à sua equipe de RH foi um desafio, já que cada plataforma de pagamento tinha suas próprias credenciais exclusivas. Precisavam de uma solução tudo-em-um que simplificasse o processo de pagamento e garantisse práticas de contratação em conformidade.

A princípio, os fundadores optaram por um dos concorrentes da Deel. No entanto, era mais caro e menos fácil de usar do que outras plataformas no mercado. Quando descobriram o número incomparável de opções de retirada e a solução tudo-em-um da Deel, eles rapidamente mudaram.

Por fim, a DevBase migrou todos os contratos globais para a Deel e, com a ajuda do CSM da Deel, facilitou a migração de mais de 130 trabalhadores.

O DevBase usa o Airtable, uma plataforma de banco de dados, para gerenciar seu orçamento e armazenar todos os dados de seus funcionários. O problema era que, ao criar os contratos, adicionar despesas e demitir trabalhadores em Deel, eles tinham processos duplicados em que precisavam adicionar manualmente os dados da Deel à Airtable para que tudo fosse sincronizado. Eles dedicavam cerca de 5 horas por semana a isso, e estava ficando difícil porque a equipe de RH não é grande. Precisavam de automatização para acompanhar o número de funcionários e continuar a realizar todas as tarefas de que necessitavam.

With Deel's API, Mastroberti, together with Javier Maso and Daniel Ballarini, automated and integrated everything in the employee lifecycle they have at Airtable with a middleware application they created. That way, they can send all expense creations, cancellations, contract changes, and more from Airtable to Deel.

Onboarding automation: DevBase sends job offers to candidates over Airtable. After the candidate accepts the job offer, the contract is automatically created in Deel, signed by the Head of HR, and sent to the contractor thanks to Deel's API. When the contractor signs the Deel's contract, their status changes both in Deel and Airtable to “Onboarding”. Because of the API integration, with just a few clicks, a process that used to take up to 1 hour of manual work is now seamlessly automated.

Expenses: Initially, DevBase workers had to submit their expenses through Airable, where they keep all their accounting and budgeting, and they also had to log them into the Deel platform so the expense was approved and the amount added into their invoices. Once they integrated Deel with Airtable, they could automatically sync the expenses in the two platforms ensuring that every submitted expense will be paid on time through Deel, and correctly reflected in their budget with Airtable, saving a lot of time.

Contract amendments: Thanks to Deel's API, DevBase can now make custom amendments to existing contracts in Deel and instantly update them in Airtable. This way, the team can have all the workers’ information easily synced across systems.

The DevBase team also customized the automation with the Deel team, so they can get automatic email notifications in case there’s some element in the contract amendment that needs to be manually reviewed. ** Contracts terminations:** To automate the end-to-end contract lifecycle, DevBase together with Deel's API team, are building a custom integration, so any time a contract is terminated in Deel, it’s also terminated in Airtable.

Usually, HR staff represents 10-15% of the total headcount. But with Deel’s API automation, it’s different for DevBase.

“We still are a 5% HR staff company for 130 people right now. That’s extremely lean for any company. It’s a great KPI that shows us we’re extremely productive because of all the integrations we have. Deel played a huge role in this efficiency and productivity we have. All of the validations that the recruiting team used to do, thanks to Deel, are now done automatically.” said Mastroberti.