EU:s lönedirektiv – det här behöver HR- och löneteam veta

EU:s lönedirektiv är en ny uppsättning regler som föreslagits och godkänts av Europeiska rådet. Målet med direktivet är att minska löneskillnader och diskriminering samt förbättra tillgången till lösningar för anställda i hela EU.

Direktivet fastställer minimikrav, mål och en enhetlig ram som EU-länder och företag inom unionen ska använda för att bedöma och främja insyn i lönesättning, och säkerställa att arbetstagare får lika lön för likvärdigt arbete – oavsett kön.

Bakgrund och sammanhang

Kvinnor i EU tjänar i genomsnitt 12,7 % mindre än män, och kvinnliga chefer har 23 % lägre lön än sina manliga kollegor. I Tyskland rapporteras ett löneskillnadsgap mellan könen på 18 %, där kvinnor tjänar mindre än män i 45 av 46 branscher. I Estland är könsstereotyper den främsta orsaken till ett fortsatt löneskillnadsgap på 20 %.

För att främja lika lön för lika arbete föreslog Europeiska kommissionen EU:s direktiv om öppenhet i lönesättning i mars 2021. Direktivets huvudmål är att:

• Minska löneklyftan mellan könen och eliminera direkt eller omedveten partiskhet som leder till ojämlika och diskriminerande lönestrukturer för kvinnor och män
• Stärka tillgången till rättslig prövning för dem som utsatts för lönediskriminering
• Öka medvetenheten om rättigheter och skydd kopplade till lika lön
• Göra lönesystem så transparenta som möjligt för arbetssökande och anställda
• Införa strängare sanktioner för arbetsgivare som bryter mot reglerna

Efter överläggningar och revideringar antog Europeiska rådet formellt direktivet, som trädde i kraft den 6 juni 2023. EU:s medlemsländer har dock tre år på sig – fram till den 7 juni 2026 – att anpassa sin nationella lagstiftning till de nya reglerna och börja införa krav på lönerapportering för företag.

Vem omfattas av EU:s lönedirektiv?

EU:s lönedirektiv gäller alla arbetsgivare och företag i privat och offentlig sektor som bedriver verksamhet inom Europeiska unionen. Det omfattar även alla arbetstagare med ett anställningsavtal eller anställningsförhållande enligt gällande lag. Det inkluderar deltidsanställda, bemanningsanställda, behovsanställda, praktikanter eller lärlingar samt visstidsanställda – oavsett om de arbetar på plats eller på distans.

Men vad händer om ditt företag är registrerat i Storbritannien eller ett annat land utanför EU? Så länge ni har över 100 anställda som bor i EU-länder förväntas ni följa reglerna för öppenhet i lönesättning och rapporteringskraven i det aktuella landet.

Viktiga bestämmelser i EU:s lönedirektiv

Låt oss titta närmare på direktivets omfattning och de viktigaste bestämmelserna som arbetsgivare bör känna till.

Insyn i lönesättningen

För att främja rättvisa och ge arbetstagare starkare förhandlingsposition kräver direktivet att företag ska:

• Ta fram tydliga, objektiva och könsneutrala kriterier för hur löner fastställs och hur beslut om karriärutveckling fattas. Informationen ska också vara lättillgänglig för alla.
• Informera arbetssökande om ingångslön eller löneintervall för lediga tjänster, antingen i platsannonsen eller före intervjutillfället
• Säkerställa att titlar och innehåll i jobbannonser är helt könsneutrala och att rekryteringsprocesser genomförs på ett icke-diskriminerande sätt
• Avstå från att be om information om kandidaters nuvarande lön eller lönehistorik
• Ge anställda rätt att prata om sin lön. Företag får alltså inte längre använda sekretessavtal eller tystnadsplikter för att hindra anställda från att dela och jämföra sina löner med varandra.
• Ge anställda relevant information om lönenivåer, utvecklingsmöjligheter och de objektiva kriterier som används för att fastställa dem

Rätt till information

Direktivet ger anställda rätt att ta del av löneinformation på sin arbetsplats. Med den informationen kan de bedöma om de får rättvis lön jämfört med andra som utför samma eller likvärdigt arbete. Det innebär att:

• Anställda har rätt att begära och få skriftlig information om sin egen lön och lönen för kollegor som utför samma eller likvärdigt arbete, uppdelat efter kön
• Arbetstagare kan begära löneinformation själva eller via representanter och tillsynsmyndigheter för likabehandling, och har rätt att kräva ytterligare förklaringar och information om uppgifterna är ofullständiga eller felaktiga
• När en begäran om information har gjorts måste arbetsgivaren lämna ett utförligt svar inom två månader
• Företag måste informera alla anställda om deras rätt att få tillgång till löneinformation inom organisationen en gång per år

Rapporteringsskyldigheter

I linje med målet att motverka orättvisa löneskillnader kräver direktivet att organisationer spårar och rapporterar löneskillnader för alla kategorier av arbetstagare som utför samma eller likvärdigt arbete, uppdelat efter kön, till relevanta myndigheter. Rapporten ska innehålla följande uppgifter:

• Genomsnittlig och median löneskillnad mellan könen
• Genomsnittliga lönenivåer per medarbetarkategori, uppdelat efter kön
• Andelen kvinnor och män i varje lönekvartil
• Andelen kvinnor och män som får tillägg och bonusar
• Genomsnittlig och median löneskillnad mellan könen i rörliga ersättningar som bonusar och förmåner
• Löneskillnaden mellan könen inom varje medarbetarkategori, uppdelad i grundlön, tillägg och bonusar
• Andelen medarbetare som fått en löneökning efter att ha återvänt från föräldraledighet eller ledighet för att vårda anhörig, uppdelat efter kön

Rapporteringsfrekvensen för arbetsgivare kommer att vara följande, med start i juni 2027 för kalenderåret 2026:

• Organisationer med 250 anställda eller fler ska rapportera årligen
• Organisationer med 150–249 anställda ska rapportera vart tredje år
• Organisationer med 100–149 anställda ska rapportera vart tredje år med start i juni 2031 för kalenderåret 2030
• Organisationer med färre än 100 anställda har ingen rapporteringsskyldighet

Obs: Tidsramar för rapportering och krav för företag med färre än 150 anställda kan komma att ändras beroende på beslut i enskilda EU-länder.

Om en rapport visar en löneskillnad mellan könen på 5 % eller mer inom medarbetarkategorier, och denna inte kan förklaras med objektiva och könsneutrala faktorer, har organisationen två alternativ:

• Utjämna löneskillnaderna inom sex månader, eller
• Genomföra en gemensam löneanalys tillsammans med arbetstagarrepresentanter för att ta fram en jämställdhetsplan som rättar till situationen inom rimlig tid

Åtgärdsmekanismer

Enligt direktivet kan anställda som utsätts för direkt eller indirekt lönediskriminering vidta rättsliga åtgärder mot sin arbetsgivare. Det är företaget som bär bevisbördan och måste visa att löneskillnader mellan medarbetare med likvärdig roll och kompetens inte är diskriminerande, utan grundar sig på objektiva faktorer som arbetsinsats, ansvar, utbildning, kompetens och arbetsförhållanden.

Direktivet fastslår att:

• Anställda har rätt till ersättning för skador till följd av brott mot rätten till lika lön, inklusive full retroaktiv lön, bonusar, kompensation för förlorade möjligheter, icke-ekonomisk skada och ränta på försenade betalningar
• Det får inte sättas något övre tak för hur mycket ersättning en anställd har rätt till om deras rättigheter har kränkts
• Arbetstagare och deras representanter får inte utsättas för repressalier för att de utövar sin rätt till lika lön eller stöttar någon annan i att göra det
• Medlemsstaterna måste införa stränga och proportionerliga sanktioner, inklusive böter, för företag som inte följer reglerna

Vad innebär EU:s lönedirektiv för löneteam?

Här är några sätt som EU:s lönedirektiv kommer att påverka ert lönearbete:

Datainsamling och hantering

EU:s lönedirektiv kommer att påverka hur ni samlar in, följer upp och lagrar anställdas data. För att bedöma risken för bristande efterlevnad behöver ni samla in relevant information kopplad till medarbetarnas ersättning.

Detta inkluderar uppgifter om alla medarbetares kvalifikationer, roller och ansvarsområden, deras ingångslöner, lönenivåer, eventuella bonusar, förmåner eller löneökningar de har fått samt data för lönematchning.

Ni kommer att behöva investera i rätt teknik för att minska tiden det tar att utföra uppgifter, minimera fel, organisera insamlad information och visualisera historiska data för att följa löneutveckling och fördelning över tid.

Se även: Förenkla lönerapportering för stora företag med Deel

Följa rapporteringsskyldigheter

Att skapa en kultur med ökad öppenhet och lika lön för lika arbete kräver en genomlysning av er personalstyrka och en tydlig handlingsplan. Det finns mycket som måste vara på plats för att ni ska vara redo att uppfylla de nya rapporteringskraven när de börjar gälla.

Detta innebär:

• Bekräfta antalet anställda för att avgöra vilken rapporteringsfrist och frekvens som gäller för er organisation
• Skapa en tidsplan för att genomföra arbetet
• Notera vilka nyckelpersoner som ska vara delaktiga i processen, till exempel teamledare, avdelningschefer, HR, IT och juridik
• Gå igenom era register för att identifiera vilka lönerelaterade dokument ni redan har och vilka ni behöver samla in

Anpassa lönesystemen

Om era nuvarande löneprocesser inte redan uppfyller direktivets krav på rättvisa och insyn, behöver ni göra nödvändiga uppdateringar för att bli redo.

Det innebär att ni behöver ha ett system som snabbt kan identifiera löneskillnader och meddela berörda parter. Det kan till exempel vara ett dashboard som visar löneintervall för varje roll och hur lönen fördelas inom respektive intervall, så att ni enkelt ser om löneklyftan mellan könen överstiger 5 % för en viss roll eller om en anställds lön ligger under eller över det fastställda intervallet.

Slutligen behöver ni ta fram en standardiserad lönrapporteringsrutin som alla kan följa. Genom att införa ett enhetligt arbetssätt effektiviserar ni rapporteringsprocesserna, undviker onödigt merarbete under intensiva perioder och kan enklare anpassa er till de specifika kraven i olika länder.

Vad innebär EU:s lönedirektiv för HR-team?

Direktivet kommer utan tvekan att påverka era nuvarande HR-system, men de största förändringarna gäller:

Uppdatering av riktlinjer och policys

Det är dags att se över era nuvarande lönepolicys och börja göra nödvändiga justeringar för att uppdatera företagets kultur.

Se över era nuvarande ersättningspaket och hur ni beräknar vad varje roll är värd – eller hur ni avgör vem som förtjänar befordran, bonusar och förmåner. Om ni inte är redo att dela den informationen med medarbetarna än, ta fram en ersättningsfilosofi som förklarar hur faktorer som roll, kompetens, värde, utbildning och liknande påverkar era beslut om lön.

Bryt ner ansvarsområdena för varje roll och vilka krav medarbetarna behöver uppfylla för att kvalificera sig för karriärutveckling eller löneökning. Etablera en tydlig process för hur ni hanterar prestationsbedömningar och fördelning av belöningar.

Gå igenom era rekryteringsprocesser för att identifiera diskriminerande mönster och säkerställ att allt från platsannonser till intervjuer är könsneutralt och i linje med direktivet.

Medarbetarutbildning och ökad medvetenhet

Eftersom det inte längre kommer att vara business as usual är det en hög prioritet att HR-personalen får rätt utbildning i de uppdaterade processerna. Säkerställ att de är insatta i reglerna i EU:s lönedirektiv och förstår sin roll i att driva frågor som inkludering, mångfald, lönejämlikhet och transparens kring löner.

Ge HR-personalen vägledning i hur de ska hantera lönesamtal, svara på medarbetares frågor och lösa potentiella konflikter på ett taktfullt sätt. Ta sedan fram en tydlig kommunikationsplan för att informera medarbetarna om förändringar i policyer och rutiner, så att de fullt ut kan ta tillvara sina rättigheter. Förklara hur de går tillväga för att lyfta frågor, lämna in klagomål eller begära upprättelse vid lönediskriminering eller annan orättvis behandling på arbetsplatsen.

Direktivet kräver att ni informerar medarbetarna årligen om deras rätt att begära information om karriärutveckling och lön. Er avdelning behöver fastställa bästa tidpunkt och metod för att kommunicera detta till personalen.

Åtgärda löneskillnader

Att genomföra årliga granskningar av lönejämlikhet hjälper er att upptäcka och åtgärda löneskillnader innan de leder till missnöje bland medarbetarna eller får allvarliga juridiska konsekvenser.

Kombinera statistiska verktyg med er teknik för analys av medarbetardata för att koppla samman era skyldigheter kring lönetransparens med övergripande mål för medarbetarutveckling och företagskultur. Det gör det lättare att identifiera dolda biaser och hinder för utveckling.

Ni kan få en uppfattning om hur medarbetarna ser på era nuvarande lönestrukturer och policys genom att genomföra enkäter eller uppmuntra till anonyma rapporter. Använd insikterna ni får in för att identifiera de mest akuta behoven eller riskområdena – och börja sedan genomföra förändringar.

Steg för att säkerställa regelefterlevnad med EU:s lönedirektiv

Följ dessa steg för att framtidssäkra verksamheten och förbereda er på att hantera lönetransparens samt medarbetares rättigheter och förväntningar enligt den nya lagstiftningen.

1. Genomför en lönegranskning

Med lönegranskningar kan ni identifiera potentiella problem och belysa de attityder och arbetssätt som ligger till grund för er ersättningsstrategi.

Få med nyckelpersoner: När ni har fått med er ledningen behöver ni bestämma vilka som ska vara involverade i er lönegranskning. Beroende på företagets storlek kan det vara en uppgift för en eller två personer – eller så kan det kräva att ni tar in kompetens och insikter från flera olika roller och avdelningar, till exempel:

• HR, för tillgång till policydokument, demografisk information om medarbetare och prestationsdata
• Ekonomi och löneavdelningen, för tillgång till lönebesked och relevant ekonomisk data
• Juridik, för att förklara komplexa lönestrukturer och identifiera möjliga riskområden för klagomål

Ni kan också välja att involvera arbetstagarrepresentanter eller anlita externa konsulter som är specialiserade på arbetsvärdering och analyser av lika lön.

Samla in och dokumentera viktig medarbetardata: Ju mer information ni har, desto bättre insikter får ni – och desto mer träffsäkra blir era slutsatser.

Om företaget har enkla och enhetliga HR- och lönedatabaser eller för noggranna register bör det vara enkelt att ta fram den information ni behöver. Men om systemet är mer komplext eller består av isolerade system behöver ni samla in och kvalitetssäkra datan i förväg. Några exempel på data som bör ingå i granskningen är:

• Demografisk information såsom kön, etnicitet, ålder med mera
• Befattningar och arbetsbeskrivningar
• Nivåer, avdelningar, roller och ansvarsområden
• Erfarenhetsnivå, utbildning och andra kvalifikationer
• Löneintervall och lönestrukturer
• Individuella erbjudandebrev, nuvarande grundlöner, övertidsersättning, bonusar och förmåner
• Befordringar, takt och frekvens för löneökningar
• Arbetade timmar
• Anställningstid

Analysera era resultat: Den metod ni använder för att analysera datan beror på företagets storlek och mängden information ni har att arbeta med. Mindre organisationer med ett fåtal anställda kan troligen lägga in all data i ett kalkylblad och granska den direkt för att identifiera eventuella löneskillnader mellan medarbetare som utför samma eller likvärdigt arbete.

För större organisationer med hundratals anställda och mer komplexa datamängder kan ni använda regressionsanalys för att identifiera vilka faktorer som påverkar löner och eventuella löneskillnader. Undersök sedan om dessa faktorer är rimliga och legitima – eller om de snedvrids av kön, etnicitet eller funktionsnedsättning.

2. Inför transparenta lönestrukturer

När ni har identifierat existerande löneskillnader och deras bakomliggande orsaker är nästa steg att åtgärda skillnaderna – särskilt de som överstiger 5 % och som inte kan förklaras på ett objektivt sätt. Ett sätt att göra detta är genom att införa processförbättringar och strukturella policyförändringar som förhindrar att de brister eller diskriminerande mönster som lett till löneskillnaderna får fortsätta.

Ni behöver också höja lönerna och erbjuda andra kompensatoriska förmåner till de medarbetare som har påverkats av orättvisa lönepolicys, så att deras ersättning motsvarar den som ges till likvärdiga kollegor framöver.

Om lönegranskningen inte visar några skillnader – ge er själva en klapp på axeln och förbered er rapport för inlämning i enlighet med EU-direktivet.

3. Följ upp och rapportera regelbundet

Lönegranskning är ingen engångsinsats. Skillnader och bias kan smyga sig in igen när medarbetare slutar, ansvarsområden förändras och organisationen omstruktureras.

Oavsett resultatet av er första utvärdering behöver ni etablera en löpande rutin för att granska och rapportera era processer för rekrytering, ersättning och talent management. På så sätt kan ni säkerställa fortsatt regelefterlevnad och upptäcka problem innan de blir systematiska eller normaliseras.

Regelbundna uppföljningar kan också hjälpa er att mäta hur långt ni har kommit i arbetet med era övergripande mål kring inkludering, mångfald och företagskultur.

Utmaningar och bästa praxis för att införa lönetransparens

Även om lönetransparens medför positiva effekter för både organisationen och medarbetarna, kommer ni sannolikt att stöta på hinder under implementeringen. Här är några potentiella utmaningar ni kan möta – och strategier för att hantera dem och skapa en framgångsrik, hållbar och rättvis löneinfrastruktur.

Vanliga utmaningar vid implementeringen av EU:s lönedirektiv

Oro kring dataskydd och integritet

Historiskt har insamling av känsliga personuppgifter om medarbetare – såsom etnicitet, sexuell läggning, religion och funktionsnedsättning – setts som både oetisk och integritetskränkande. I vissa länder är det till och med helt förbjudet att be om den här typen av information, eftersom den kan användas som grund för diskriminering. Samtidigt är det nödvändigt att samla in denna typ av data för att få en heltäckande bild av företagens lönejämlikhet – bortom kön.

EU:s lönedirektiv slår fast att behandling av personuppgifter för att uppfylla kraven på rapportering av löneklyftor mellan könen eller medarbetares rätt till insyn i lönestruktur måste uppfylla kraven i GDPR – och inte får användas för andra syften.

Det är ändå naturligt att viss spänning uppstår när kraven på lönetransparens ska balanseras mot befintliga dataskyddsregler och integritetsrutiner.

Motstånd mot förändring

Om ert företag hittills har behandlat ersättning som konfidentiell information kan chefer och ledning känna sig obekväma med att göra den tillgänglig för alla.

Som HR- eller löneansvarig kan du hamna i en position där du behöver argumentera för varför ökad transparens och rättvisa löneprinciper är affärsmässigt klokt – och samtidigt påminna om konsekvenserna av att inte följa lagstiftningen.

Regelefterlevnad och kommunikation i multinationella organisationer

EU:s lönedirektiv är inte en lösning som passar alla. Varje medlemsland kan tolka lagstiftningen på sitt eget sätt – med olika tidslinjer, krav, rapporteringsregler, definitioner av vem som räknas som arbetstagare och mycket mer.

Om ni har kontor i flera EU-länder kan ni därför behöva hantera olika typer av skyldigheter. Det kan innebära att ni måste ta fram separata strukturer, processer och kommunikationsplaner för medarbetare i respektive region.

Ökad administrativ arbetsbörda

Att följa direktivet och revidera nuvarande löneprocesser och policys kommer att kräva både tid och resurser – särskilt under det första rapporteringsåret.

Det innebär fler uppgifter och ett större ansvar för nyckelpersoner att hantera – men det går helt enkelt inte att komma runt. Lagen träder i kraft snart, så ju tidigare ni börjar förbereda er, desto mer tid har ni att planera och anpassa er, så att ni inte står utan marginaler eller kämpar med att hinna i tid.

Missnöje bland medarbetare

När ni börjar offentliggöra lönenivåer för tjänster och öppna upp kring de kriterier som används vid löne- och karriärbeslut kan vissa medarbetare upptäcka att de får lägre lön än kollegor i liknande roller – vilket kan leda till konflikter eller missnöje. Den goda nyheten är att med rätt förtroendeskapande åtgärder och tydliga åtaganden om förändring kan ni dämpa oron och skapa en arbetsmiljö där alla känner sig värderade.

Bästa praxis för att implementera EU:s lönedirektiv

Tvärfunktionellt samarbete

Lönejämlikhet bör inte enbart hanteras av juridik-, HR- eller löneavdelningen. För att minimera risker – från regelefterlevnad till varumärkesrykte – är det avgörande att involvera intressenter från samtliga dessa områden, samt exempelvis medarbetardata, kommunikation och lärande och utveckling (L&D), i arbetet.

Detta bidrar till ökad effektivitet, minimerar dubbelarbete och skapar samsyn kring mål, prioriteringar och arbetssätt.

Använd teknik som stöd

Använd HR- och lönehanteringssystem, verktyg för prestationsbedömning och analysverktyg för lönejämlikhet för att automatisera arbetsflöden, standardisera processer och identifiera otillåtna lönemönster som kan leda till löneskillnader. Den här typen av teknik kan också minska fel, spara tid och resurser samt hjälpa er att undvika kostsamma tvister och sanktioner i framtiden.

Inför kontrollmekanismer och balanserade processer

Försök att i förväg identifiera utmaningar som kan uppstå med lönetransparens och lönejämlikhet. Ta fram en tydlig plan för hur ni ska hantera dem – så att chefer inte lämnas att fatta beslut på egen hand utan stöd eller riktlinjer.

Till exempel: Vem ansvarar för att granska och godkänna erbjudandebrev för att säkerställa att lönepolicyn följs konsekvent? Hur ska ni agera om en medarbetare begär en löneökning som överstiger det fastställda lönespannet?

Gör er redo för regelefterlevnad med Deel

Förbättrad medarbetarlojalitet, högre engagemang, ökad produktivitet och ett starkare arbetsgivarvarumärke är bara några av de positiva effekter som rättvisa löneprinciper och öppenhet kring lön kan ha på er verksamhet.

Lönetransparensdirektivet innebär att alla arbetsgivare som är baserade i eller rekryterar inom EU måste agera. Det går inte längre att ta saker i egen takt när det gäller att minska lönegapet mellan könen och skapa rättvisa policys och strukturer som ligger till grund för beslut om lön och karriärutveckling.

Det är dags att arbeta proaktivt med att identifiera, förebygga och åtgärda orättvisa löneskillnader – så att ni inte hamnar i en besvärlig situation. Deels allt-i-ett-plattform kan hjälpa er att:

• Hantera löner för både inhemska och internationella team smidigt, och integrera alla löneuppgifter och verktyg i en gemensam källa för korrekt och samlad information
• Hålla er uppdaterade om gällande och kommande regeländringar i över 150 länder för att säkerställa kontinuerlig regelefterlevnad
• Hantera hela processen kring medarbetarengagemang, utbildning och prestationsbedömning
• Centralisera och automatisera hela ert HR-flöde – från rekrytering till avslut – för en smidig och effektiv personalhantering

Boka en demo i dag för att få veta mer.