Betala internationella medarbetare (med eller utan bolag)

Moderna företag som vill expandera globalt söker ofta praktiska insikter om internationell lönehantering – från lokala regelverk och gränsöverskridande betalningsrestriktioner till valet mellan att skapa en egen enhet eller använda en Employer of Record (EOR).

Många företag står inför utmaningen att hantera varierande arbetslagar, skatteregler och betalningsmetoder utan att riskera efterlevnad eller belasta sina resurser.

Deel har hjälpt företag att effektivisera sina processer och minska riskerna med internationell rekrytering. Denna blogg beskriver konkreta steg och skräddarsydda lösningar för företag som vill bygga en stark och regelkompatibel global arbetsstyrka.

Genom att använda Deels expertis och innovativa löneplattform kan du effektivisera verksamheten och tryggt betala internationella medarbetare världen över.

Viktiga faktorer att tänka på innan du betalar internationella medarbetare

Det finns flera faktorer att beakta för att skapa en internationell anställningslösning som passar dina behov.

Lokala arbetslagar och regler

• Minimilön, arbetstider och förmåner: Varje land har specifika krav på minimilön, ordinarie arbetstid, övertid och obligatoriska förmåner. Efterlevnad är avgörande för att undvika juridiska problem.
• Skatteskyldigheter för arbetsgivare och medarbetare: Förstå skatteansvaret i det land där medarbetaren är anställd, inklusive inkomstskatt och arbetsgivaravgifter. Bristande efterlevnad kan leda till sanktioner.

Valutaväxling och kursförändringar

• Betala i lokal valuta eller hemmavaluta: Avgör om medarbetarna ska få lön i sin lokala valuta eller i din hemmavaluta. Att betala i lokal valuta kan underlätta för medarbetarna och är i vissa länder ett lagkrav.
• Hantering av valutarisken: Valutakursförändringar kan påverka lönekostnader. Minska risken genom att exempelvis fastställa växelkurser i förväg eller använda finansiella instrument för att skydda mot volatilitet.

Skatteefterlevnad och rapporteringskrav

• Arbetsgivarens skyldigheter i medarbetarens land: Sätt dig in i skatte- och betalningskrav för arbetsgivare, inklusive bolagsskatt och sociala avgifter.
• Dubbelbeskattningsavtal (DTA) och dess betydelse: DTA mellan länder förhindrar att medarbetare beskattas dubbelt på samma inkomst. Utnyttja dessa avtal för att optimera skattehanteringen. Läs vår guide om hur du undviker dubbelbeskattning för mer information.

Medarbetarförmåner och sociala avgifter

• Obligatoriska förmåner: sjukvård, pension etc.: Många länder kräver att arbetsgivare erbjuder förmåner som sjukförsäkring, pensionsplaner och betald ledighet. Säkerställ efterlevnad av dessa krav.
• Landspecifika sociala avgifter: Förstå varje lands socialförsäkringssystem och de obligatoriska avgifterna för arbetsgivare och medarbetare. Detta säkerställer rätt förmåner och minimerar juridiska risker.

Betalningsmetoder för internationella medarbetare

Etablering av lokal enhet

Så fungerar det: Att etablera ett dotterbolag eller en filial i medarbetarens land möjliggör direkt hantering av löner och efterlevnad. Detta innebär att registrera en juridisk enhet, följa lokala regler och själv ansvara för all anställningsadministration.

Fördelar:

• Full kontroll: Direkt insyn i anställningsvillkor, lönehantering och efterlevnad av lokala lagar.
• Varumärkesnärvaro: Stärker företagets lokala närvaro och varumärkeskännedom.
• Anpassade förmåner: Möjlighet att utforma och erbjuda förmånspaket som motsvarar lokala förväntningar.

Att tänka på:

• Resurskrävande: Att etablera en lokal enhet tar tid, är kostsamt och kräver omfattande administrativt arbete.
• Komplex efterlevnad: Att hantera utländska lagar och regler kan vara utmanande och medföra risker för bristande efterlevnad.
• Begränsad skalbarhet: Att etablera enheter i flera länder kan vara opraktiskt för företag som vill expandera snabbt globalt.

Gratis guide: Guide till att etablera en lokal enhet (resurs på engelska)

Employer of Record (EOR)

Så fungerar det: En EOR är en tredje part som juridiskt anställer medarbetare åt ditt företag i ett annat land. De hanterar alla anställningsrelaterade ansvarsområden, inklusive löner, skatter, förmåner och efterlevnad, vilket gör det möjligt att anställa internationellt utan att skapa en lokal enhet.

Fördelar:

• Snabb marknadsetablering: Möjliggör snabb och regelriktig anställning, vilket underlättar expansion till nya marknader.
• Säkerställd efterlevnad: EOR har expertis inom lokala arbetslagar, vilket minskar risken för juridiska problem.
• Minskad administration: Avlastar hanteringen av löner, skatter och förmåner.

Att tänka på:

• Kostnad: EOR-tjänster kan medföra extra avgifter och påverka de totala anställningskostnaderna.
• Begränsad kontroll: Företag har mindre direkt inflytande över vissa anställningsaspekter, såsom specifika HR-policyer.
• Beroende av tredje part: Att outsourca viktiga anställningsfunktioner kan påverka interna processer.

Internationella löneleverantörer

Så fungerar det: Globala löneleverantörer specialiserar sig på att hantera löner i flera länder och säkerställa efterlevnad av lokala regler. De sköter löneutbetalningar, skatteavdrag och rapportering, ofta via avancerade mjukvaruplattformar.

Fördelar:

• Effektivitet: Förenklar lönehanteringen och minskar den administrativa arbetsbördan.
• Efterlevnadsstöd: Erbjuder expertis inom lokala löneregler och minimerar risker för regelbrott.
• Skalbarhet: Anpassas enkelt för expansion till nya regioner.

Nackdelar:

• Begränsad flexibilitet: Vissa lösningar kan sakna anpassningsmöjligheter för specifika behov, regioner och anställningsformer.
• Integrationsutmaningar: Att anpassa leverantörens system till befintliga processer kan vara svårt om de saknar robusta integrationer eller API:er.

Direktbetalningar

Så fungerar det: Arbetsgivare gör direkta banköverföringar till internationella medarbetare utan att använda formella lönesystem eller strukturer.

Risker:

• Bristande efterlevnad: Denna metod kan leda till brott mot skatte- och arbetslagstiftning.
• Juridiska problem: Risk för tvister på grund av felaktig anställningsklassificering och bristande efterlevnad av lokala lagar.
• Förmånsadministration: Svårigheter att erbjuda och hantera förmåner, vilket kan leda till missnöje och problem med att behålla medarbetare.

Att välja rätt betalningsmetod beror på faktorer som företagets storlek, expansionsmål, budget och önskad kontroll över anställningsprocesser. En noggrann avvägning av varje metods för- och nackdelar är avgörande för en framgångsrik hantering av en internationell arbetsstyrka.

Behåll medarbetaren på ditt hemlands lönelista

Denna metod kräver mindre administration än andra alternativ men är endast möjlig vid kortare uppdrag, distansarbete eller tillfälliga projekt. Vissa länder tillåter detta, och processen är relativt enkel, men det är inget alternativ om du anställer lokala medarbetare eller om de ska arbeta utomlands under en längre tid.

Detta alternativ fungerar inte vid anställning av utländska medarbetare, eftersom de har skyldigheter i sitt hemland och ofta saknar skatte-ID eller bankkonton i USA för att lagligt ta emot betalningar därifrån. Liknande villkor kan gälla för utbetalningar från andra länder.

Vi rekommenderar inte detta alternativ, förutom i specifika fall.

Steg-för-steg-guide för att betala internationella medarbetare

1. Fastställ anställningsklassificering Bedöm om personen ska klassificeras som anställd eller egenanställd, eftersom detta påverkar skatter, förmåner och efterlevnadskrav. Använd Deels AI-drivna klassificeringsverktyg för att bedöma risken.
2. Undersök lokala arbetslagar och efterlevnadskrav Undersök arbetslagar, skatteregler och anställningsstandarder i medarbetarens land för att säkerställa full efterlevnad.
3. Välj rätt betalningsmetod (egen enhet, EOR eller löneleverantör) Välj den metod som passar bäst för din organisation, med hänsyn till faktorer som kontroll, kostnadseffektivitet, regelefterlevnad och administrativ kapacitet.
4. Konfigurera lönesystem och betalningsscheman Implementera lönesystem som hanterar flera valutor och följer lokala regler. Fastställ tydliga betalningsscheman för att säkerställa att ersättningen betalas ut i tid.
5. Säkerställ skatteavdrag och sociala avgifter Beräkna och dra av skatter och sociala avgifter korrekt för varje jurisdiktion för att säkerställa efterlevnad och undvika sanktioner.
6. Granska efterlevnad regelbundet i takt med regeländringar Håll dig uppdaterad om förändringar i internationella arbetslagar, skatteregler och efterlevnadskrav. Regelbundna granskningar och samråd med lokala experter hjälper till att säkerställa kontinuerlig efterlevnad.

Deel gör internationell lönehantering enkel

Att betala din internationella arbetsstyrka ska inte vara ett hinder för din framgång. Även om det kan kännas överväldigande att hitta den bästa betalningsmetoden eller hantera olika valutor och bankavgifter, finns det en lösning: Deel Payroll.

Till skillnad från andra löneplattformar erbjuder Deel oöverträffad efterlevnad, snabbhet och expertis inom global lönehantering. Deels egna infrastrukturer och enheter finns i över 100 länder. Du får stöd av interna löneadministratörer och juridiska experter samt tillgång till en komplett global plattform för lön och HR. Här kan du hantera löner, medarbetarimmigration, frilansare, IT, prestationsledning och mycket mer – allt på ett ställe.

Deel har fått 4,8 av 5 i betyg på Trustpilot baserat på över 2 400 recensioner. Kunder lyfter fram vår förstklassiga kundsupport, blixtsnabba utbetalningar och användarvänliga plattform som några av anledningarna till varför de fortsätter att lita på Deel för sina behov inom lönehantering, HR och efterlevnad.

Läs mer om Deel Payroll eller boka en 30-minuters demo för att prata med en produktspecialist.