Så hanterar du löner korrekt i hårt reglerade branscher

Löneefterlevnad är avgörande för både företagets ekonomi och anseende. Om du gör fel i hur eller när du betalar dina medarbetare – även oavsiktligt – riskerar du allvarliga konsekvenser. Det kan leda till juridiskt ansvar, ekonomiska sanktioner, skador på varumärkets rykte och mycket mer.

I hårt reglerade branscher är löneefterlevnad ännu mer komplex och innebär särskilda risker. Ett flexibelt program för löneefterlevnad hjälper dig att följa regelverket och bygga förtroende hos intressenter, tillsynsmyndigheter, kunder och medarbetare – samtidigt som det stärker ditt varumärkes anseende.

Här nedan går vi igenom hur du säkerställer korrekt lönehantering i hårt reglerade branscher.

Förstå löneefterlevnad i hårt reglerade branscher

Löneefterlevnad innebär att följa myndighetskrav kring hur du betalar dina anställda. Löner är en av de mest reglerade delarna av företagande. Beroende på var ditt företag är baserat omfattas du vanligtvis av lagar på nationell, regional och lokal nivå – och i vissa fall även av globala regelverk.

Företag som verkar i hårt reglerade sektorer omfattas av strängare regler för lönehantering. Myndigheter inför dessa lagar för att skydda konsumenter, aktieägare, anställda och andra intressenter från skador. Utan reglering kan dessa marknader innebära stora risker för allmänheten. Några vanliga hårt reglerade branscher globalt är:

• Kärnkraftsindustrin
• Produktion av ekologisk mat
• Läkemedelsindustrin
• Informationsteknik (IT)
• Alkohol- och tobaksindustrin
• Hälso- och sjukvård
• Finans- och banksektorn
• Fordonsindustrin

Företag inom dessa branscher måste ofta hantera omfattande och snabbt föränderliga arbetslagar. De behöver regelbundet genomföra revisioner, uppfylla skattekrav, skapa en säker arbetsmiljö och säkerställa efterlevnad inom följande nyckelområden:

• Anställning och uppsägning av medarbetare
• Lokala arbetslagar
• Inkomstskattesystem
• Socialförsäkringssystem
• Rapporteringskrav
• Utländsk personal
• Rätt till ledighet

I vissa fall har hårt reglerade marknader de strängaste straffen vid bristande efterlevnad. I Storbritannien kan arbetsgivare som inte betalar ut nationell minimilön bli skyldiga att betala retroaktiv lön med 200 % av det belopp som saknas. Den brittiska skattemyndigheten publicerar dessutom en lista över arbetsgivare som har brutit mot lagen.

Kinas säkerhetslag (Security Law of the PRC) föreskriver liknande påföljder för arbetsgivare som inte betalar en anställds månatliga socialförsäkringspremie. Försenade eller uteblivna betalningar debiteras med 0,05 % ränta per dag efter förfallodatumet och kan dessutom ge ett bötesbelopp på 100 till 300 % av det förfallna eller felaktigt betalda beloppet.

Viktiga krav för regelefterlevnad

För att undvika sanktioner måste arbetsgivare uppfylla de krav på lönehantering som gäller inom deras bransch och jurisdiktion. Här går vi igenom hur regelverken kan skilja sig åt mellan olika hårt reglerade branscher – och vilka lagar du som arbetsgivare bör känna till:

Hälso- och sjukvård

En anledning till att lönehantering inom hälso- och sjukvård är så komplex är att den beror på hur medarbetare klassificeras. Krav på lön, anställning, skatt och övertid skiljer sig mycket beroende på om personen arbetar heltid, deltid, per timme eller som konsult.

Lönehantering inom hälso- och sjukvård styrs också av branschspecifika regelverk. Om du till exempel är verksam i USA finns flera viktiga lagar som påverkar hur du betalar personal inom vården, bland annat:

• HIPAA: Denna amerikanska federal lag kräver att arbetsgivare följer nationella standarder för att skydda känslig patientinformation (PHI) från att delas utan samtycke
• Equal Pay Act (EPA) förbjuder lönediskriminering på arbetsplatsen
• The Federal Insurance Contribution Act (FICA) prescribed the social security and Medicare taxes you must withhold from your employee’s wages
• The Fair Labor Standards Act (FLSA) regulates overtime, minimum wage, recordkeeping, and child labor standards in the US. Under the FLSA, you must maintain payroll and staff records for at least three years.

Olika länder har sina egna regler för lönehantering inom vårdsektorn. Läs mer om globala lönekrav och hur de påverkar efterlevnaden.

Läkemedelsindustrin

Precis som hälso- och sjukvårdssektorn är läkemedelsindustrin starkt reglerad. Utöver tidigare nämnda lagar måste tillverkare följa Good Manufacturing Practices (GMP). GMP-systemet övervakar produktionen för att säkerställa att läkemedel uppfyller kvalitetskraven. När det gäller lönehantering och personaladministration behöver du följa bland annat dessa regler:

• Export- och importkontroll
• Skydd av immateriella rättigheter
• Godkännande och registrering av läkemedel
• Kliniska prövningar
• Lagstiftning mot mutor och korruption

Finans- och banksektorn

I USA måste arbetsgivare inom finans- och banksektorn följa IRS Employer's Tax Guide samt andra skatteregler, såsom FUTA och FICA, Equal Pay Act (EPA) och Davis-Bacon Act. Davis-Bacon Act reglerar löneutbetalningar till personal som arbetar med offentliga byggprojekt.

Internationellt kan du omfattas av:

• Arbetslagen i Folkrepubliken Kina
• Europeiska unionens arbetstidsdirektiv (WTD)
• Tysk lag om deltidsarbete och tidsbegränsade anställningar
• UK Employment Rights Act – brittisk lag om anställningsrättigheter
• Wages Protection System i Förenade Arabemiraten (UAE)
• Japans arbetsstandardlag (Labor Standards Act)

Om du är baserad i USA måste du även följa Sarbanes-Oxley Act från 2002 (SOX). Denna federala lagstiftning antogs som svar på uppmärksammade finansiella skandaler. Lagen består av 11 avsnitt och kräver att arbetsgivare registrerar och rapporterar korrekt finansiell information som kan påverka investerarförtroendet. Den omfattar även betald ledighet (PTO) och andra krav kopplade till lönehantering.

Deel hjälper dig att följa regelverken i över 150 regioner. Oavsett om du rekryterar på distans eller har verksamhet i flera länder kan du ligga steget före alla lönerelaterade regler som påverkar din verksamhet – med hjälp av Deels globala Compliance Hub.

Konkreta steg för att säkerställa löneefterlevnad

För att uppnå löneefterlevnad måste du följa en mängd olika regler kring anställningsvillkor, dataskydd, socialförsäkringar med mera. Du behöver dessutom hålla ordning på korrekta uppgifter, betala rätt skatter, betala dina anställda i tid och hålla dig uppdaterad om regeländringar.

Om det här känns som mycket att hålla koll på, så är det för att löneefterlevnad är en komplex process. Men det går att hantera – i nästa avsnitt bryter vi ner det i fyra konkreta steg som hjälper dig att hålla kursen.

Steg 1: Genomför regelbundna revisioner

Regelbundna interna lönegranskningar hjälper dig att säkerställa att löneuppgifterna stämmer. En noggrann revision gör det möjligt att upptäcka avvikelser eller fel i dina löneuppgifter och rätta till dem innan de leder till problem med efterlevnaden. Så här genomför du en intern lönegranskning:

1. Sätt upp ett schema för hur ofta du ska granska dina löneuppgifter. Det bästa är att göra en revision efter varje löneperiod, men du kan även välja att granska varje månad, kvartal eller år.
2. Uppdatera medarbetaruppgifter så att endast aktiva anställda får lön. Kontrollera att lönen stämmer överens med vad som anges i anställningserbjudandet.
3. Jämför antal arbetade timmar med närvarodata, total ersättning och gällande lönesatser för att säkerställa att allt stämmer.
4. Kontrollera all övertidsersättning, provisioner, dricks, bonusar, ersättningar och andra ovanliga eller rörliga utbetalningar under perioden.
5. Säkerställ att löneavdrag och arbetsgivaravgifter är korrekta.
6. Dokumentera alla begäran om direktinsättning och jämför dina löneuppgifter med bankutdrag.
7. Gå igenom nya ändringar i lönerelaterade regelverk och justera dina löneprocesser därefter.
8. Dela lönerelaterade dokument med berörda parter.

Om du gör en lönegranskning för första gången – ta hjälp av en utbildad löneexpert. En extern granskare ser på materialet med nya ögon och kan upptäcka fel som du själv kanske missar.

Steg 2: Håll dig uppdaterad om regeländringar

Regelverken för löneefterlevnad i hårt reglerade branscher förändras ständigt. I många fall lägger compliance-team mer tid på att bevaka regeländringar än på att implementera nya rutiner – med god anledning, eftersom det kan ogiltigförklara hela löneprocessen om man missar nya krav.

Hur håller du dig uppdaterad om ständigt förändrade regelverk?

Webbinarier, seminarier och branschkonferenser är en bra startpunkt. Experter delar ofta med sig av de senaste regeländringarna och hur de kan påverka din verksamhet – samtidigt som du kan få nya tips för att hantera löneefterlevnad. Deel erbjuder även användbara webbinarier, guider, infografik och andra resurser för att hålla dig uppdaterad om lönerelaterad lagstiftning.

Deels Compliance Hub ger dig heltäckande och kontinuerlig regelefterlevnad. När lagar kring anställning och lön förändras övervakar systemet automatiskt, flaggar upp och uppdaterar din lönepolicy. Boka en demo i dag eller kontakta oss för att prata med en expert.

Ett annat alternativ är att vända dig till din leverantör av lönesystem. Vissa erbjuder automatiserad bevakning och håller dig uppdaterad om de senaste reglerna i just din bransch. Till exempel skannar Deels Compliance Monitor regeländringar i över 150 länder och sammanfattar dem i ett lättbegripligt format.

Se även: How To Control Payroll Costs As An Enterprise

Steg 3: Inför ett robust system för lönehantering

Även om det är viktigt tar regelbundna granskningar och bevakning av regeländringar mycket tid. Ett effektivt sätt att säkra efterlevnad är att automatisera din lönehantering. Det innebär att du lämnar manuella kalkylblad bakom dig och i stället använder ett centraliserat lönesystem som avlastar dina medarbetare.

Automatiserad löneprogramvara hjälper dig att spara tid och minska risken för mänskliga fel i löneprocessen. När du letar efter en leverantör bör du prioritera följande funktioner:

• Automatiska betalningar som säkerställer att du betalar myndigheter och anställda i tid
• Regelverksbevakning som hjälper dig att hålla dig uppdaterad om lönerelaterade regler
• Starka säkerhetssystem för att skydda medarbetaruppgifter
• Globala funktioner som gör det möjligt att hantera löner för hela teamet, oavsett plats
• Plattform för dokumentuppladdning som underlättar rapportering av nyanställningar, skatteformulär och andra dokument
• Integrerad plattform som samlar HR, löner och regelefterlevnad på ett och samma ställe

Steg 4: Utbilda ditt team

Precis som du behöver hålla dig uppdaterad om förändringar i regelverket kring löner, behöver även ditt team göra det. Planera in regelbundna seminarier och utbildningstillfällen för din löneavdelning – så att medarbetarna kan utveckla sina färdigheter, hänga med i ny löneteknik och förstå aktuella krav i lagstiftningen.

Ta även fram en tydlig lönepolicy och utbilda alla medarbetare i hur företagets löneprocesser fungerar. Säkerställ att alla förstår hur lön, bonusar, timtaxor och övertidsersättning räknas ut – och hur de själva kan räkna på sin lön. Det gör det lättare för dem att upptäcka och meddela dig om något blivit fel i utbetalningen.

Här är några resurser du kan använda för att utbilda ditt team:

• Deels uide om global lönehantering
• Deels mall för global lönehantering
• Guide till ersättningsstrategier för distansteam

Vanliga misstag inom löneefterlevnad – och hur du undviker dem

Med stora datamängder och ständigt föränderliga regler är det lätt att göra fel i lönehanteringen. En rapport från 2022 visar att företag i genomsnitt gör cirka 15 lönefel per löneperiod.

Dessa misstag – som felklassificering och bristfällig lönerapportering – kan bli kostsamma. Det är därför viktigt att känna till dem och veta hur man undviker dem. Vanliga misstag företag gör inom löneefterlevnad inkluderar:

Felklassificering av anställda och undantag

Arbetstagarens klassificering avgör om du ska dra skatt från personens lön. I regel gör du skatteavdrag för en anställd, men inte för en frilansare – som själv ansvarar för sin beskattning.

Om du klassificerar en arbetstagare fel och till exempel undantar dem från inkomstskatt av misstag – eller tar ut skatt när du inte borde – kan myndigheterna kräva dig på retroaktiv skatt. I USA ska du alltid skicka in formulär SS-8 till IRS om du är osäker på en persons skattemässiga status.

Använd Deels verktyg för bedömning av felklassificering för att klassificera arbetstagare. Verktyget kombinerar prisbelönt forskning med AI och har en beräknad träffsäkerhet på över 90 %.

Att erbjuda ojämställd lön

Enligt den amerikanska Equal Pay Act måste manliga och kvinnliga anställda få lika lön för likvärdigt arbete på samma arbetsplats. Anställda som anser att du bryter mot denna regel har rätt att stämma dig eller lämna in ett klagomål till Equal Opportunity Commission.

Bristfällig dokumentation

Löne- och anställningsuppgifter ligger till grund för många viktiga processer. I de flesta delar av USA granskar till exempel försäkringsbolag för arbetsskadeförsäkring årligen företagets löneunderlag för att fastställa premiekostnader. Felaktig dokumentation kan leda till högre premier och andra problem kopplade till bristande efterlevnad.

Utnyttja teknik för att säkerställa löneefterlevnad

Även med noggrann dokumentation kan data gå förlorad eller bli fel när den matas in manuellt. Det bästa skyddet mot lönefel är därför att använda sig av modern teknik för lönehantering.

Genom att automatisera och effektivisera din lönehantering sparar du tid och skapar förutsättningar för tillväxt. Med en modern löneplattform som Deel kan du dessutom:

• Samla all lönehantering på ett ställe – oavsett land eller region
• Skapa korrekta och aktuella lönerapporter som du kan dela med berörda parter, tillsynsmyndigheter med flera
• Synka medarbetaruppgifter vid onboarding för att slippa mata in samma information flera gånger
• Övervaka regeländringar och uppdatera dina löneprocesser automatiskt
• Med mera

Säkerställ kontinuerlig löneefterlevnad med Deel

Att betala dina medarbetare korrekt och i tid är en av företagets mest grundläggande uppgifter. Om du verkar i en hårt reglerad bransch är löneefterlevnad ännu viktigare – kraven är strängare och påföljderna för brister kan bli betydligt mer kännbara.

Det enklaste och mest effektiva sättet att säkerställa efterlevnad i en hårt reglerad bransch är att överlåta lönehanteringen till en pålitlig löneleverantör.

På Deel har vi ett dedikerat Compliance Hub, en integrerad HR-plattform och andra löneverktyg som är utvecklade för att övervaka, skanna och uppdatera dina löneprocesser – så att du alltid är i linje med regelverken. Boka en demo och testa Deel Global Payroll i dag för oöverträffad regelefterlevnad.