Was ist ein Organigramm und wie gestaltet man es am besten?

Organigramme veranschaulichen die Berichtsbeziehungen und die Struktur der Mitarbeitenden innerhalb von Unternehmen in Form einer grafischen Darstellung. Oft bezeichnet man sie auch als Organisationsplan, Organisationsschema, Organisations- oder Strukturschaubild. Sie können unterschiedliche Formen haben. Es gibt sie als einfache Excel- und PowerPoint-Dateien, aber auch als spezielle Organigramm-Software.

Vielleicht sind Sie vertraut mit der Aufbauorganisation eines Familienstammbaums. So ähnlich sind auch Organigramme strukturiert. Ein Organigramm zeigt nicht die familiären Beziehungen auf, sondern die Berichtslinien und den Strukturplan unterschiedlicher Abteilungen in einem Unternehmen.

In größeren Unternehmen werden manchmal Organigramme für bestimmte Abteilungen erstellt. Sie veranschaulichen die Rollen innerhalb eines Teams. So vermeidet man, dass es zu unübersichtlich wird. Ein anderer Ansatz besteht darin, statt Beziehungen zwischen Rollen oder Personen die Beziehungen zwischen Abteilungen oder Teams aufzuzeigen. Konzerne können auf diese Weise ein einziges Organigramm für das gesamte Unternehmen erstellen.

Software hat den Zugang zu Organigrammen erleichtert. Nutzender können damit in ein bestimmtes Team hineinzoomen. Sie sehen dann, wie sich eine Gruppe von Mitarbeitenden in die Gesamtstruktur des Unternehmens einfügt.

Warum sind Organigramme wichtig?

Ein gut gestaltetes eigenes Organigramm stellt die Unternehmensstruktur dar. Das sorgt für Transparenz und weist Verantwortlichkeiten zu. Das kann auch die Produktivität erhöhen und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden erleichtern. Ein Organigramm ist hilfreich für alle Mitarbeitenden einer Organisation.

Hier sind einige Anwendungsbeispiele:

• Neue Mitarbeitende erhalten einen Überblick über die Abteilungen, Teams, Projekte und Berichtsstrukturen des Unternehmens.
• Strateg:innen erkennen Bereiche mit mangelnder Kommunikation und unklare Abteilungsgrenzen. Das erleichtert die Erstellung von Aktionsplänen.
• Projektmanager:innen finden sich in komplexen Unternehmensstrukturen zurecht und es fällt ihnen leichter, Projekte zu planen.
• Manager:innen können die Ablauforganisation besser strukturieren und effizienter Entscheidungen treffen. Anhand eines strukturierten Organigramms können sie auch Möglichkeiten für Förderungen, Schulungen oder Mentorenprogramme identifizieren.
• Personalabteilungen erhalten Einblicke in ineffiziente Strukturen, können den Personalbedarf ermitteln und bei Bedarf Stellenbezeichnungen überarbeiten.
• Führungskräfte können besser mit Krisensituationen umgehen, in denen sie schnell Entscheidungen treffen müssen. Ein Organigramm sorgt für die klare Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten und verbessert die Kommunikation und Reaktionszeit.
• Rechtsteams können mithilfe von Organigrammen Berichtsstrukturen besser verstehen. Das ist entscheidend im Hinblick auf Compliance und interne und externe Prüfungen.

Die wichtigsten Bestandteile eines Organigramms

Im Grunde sind Organigramme recht einfach aufgebaut. Das sind die Kernelemente jedes Organigramms:

• Namen der Mitarbeitenden
• Aufgaben/Stellenbezeichnungen
• Berichtslinien oder Weisungskettendelegation

Ähnlich wie bei einem Familienstammbaum sind in einem typischen Organigramm die Mitarbeitenden der gleichen Hierarchieebene mit horizontalen Linien (horizontales Organigramm) verbunden. Vertikale Linien zeigen die Berichtslinien und Weisungsketten.

Wenn man den Stellenplan durch weitere Informationen ergänzt, wird das Organigramm zu einem leistungsfähigen Instrument der Personalverwaltung.

Bei der Gestaltung Ihrer Organigramme sollten Sie in Betracht ziehen, weitere Elemente hinzuzufügen. So kann Ihr Unternehmen sie es noch besser nutzen:

1. Fotos verwandeln eine Liste mit Namen und Aufgaben in einen anschaulichen Überblick über Kolleg:innen und Teammitglieder.
2. Kontaktdaten, etwa E-Mail-Adressen und Telefonnummern, erleichtern die interne Kommunikation.
3. Kernaufgaben geben einen besseren Einblick in die Kompetenzen der jeweiligen Mitarbeitenden.
4. Informationen zu Vertretungen machen sofort deutlich, an wen man sich wenden muss, wenn jemand nicht verfügbar ist.
5. Eintrittstermine von Mitarbeitenden sorgen dafür, dass man die erfahrensten Mitarbeitenden im Unternehmen findet.
6. Standorte von Mitarbeitenden verdeutlichen, in welcher Zeitzone eine Person arbeitet. Das ist vor allem in Unternehmen mit Remote-Arbeit wichtig.
7. Abteilungskennzahlen, etwa wichtige Leistungskennzahlen, bringen Teams in Einklang mit den Zielen des Unternehmens.
8. Besonders hervorgehobene Kompetenzen von Teams verbessern die Zusammenarbeit und Ressourcenverteilung.
9. Klare Aufgaben sollten genannt werden, falls Mitarbeitende keine eindeutige Stellenbezeichnung haben (z. B. Head of Improvement).

Die häufigsten Arten von Organigrammen

Im Wesentlichen gibt es drei Arten von Organigrammen. Ihre Gestaltung kann jeweils angepasst werden an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden..

Hierarchisch – Für traditionelle Top-down-Teams

Hierarchische Organigramme sollen die Unternehmensstruktur anhand einer Top-Down-Darstellung mit klaren Berichtslinien veranschaulichen, wie bei einem Familienstammbaum.

Ausgangspunkt der Struktur des Organigramms ist die Vorstandsebene, gefolgt von der Befehlskette des Unternehmens. Die einzelnen nachfolgenden Management-Linien sind durch gestrichelte Linien verbunden.

Vorteile hierarchischer Organigramme

• Klare Berichtslinien von oben nach unten verdeutlichen die Unternehmensorganisation besser als eine anders strukturierte visuelle Darstellung.
• Ein hierarchisches Organigramm bleibt immer gleich, einzelne Änderungen wirken sich nicht auf das Gesamtsystem aus.
• Alle Mitarbeitenden wissen, wem sSie unterstellt sind, und es gibt klare Verantwortlichkeiten.
• Streitigkeiten können entlang klar definierter Berichtslinien nach oben weitergeleitet und so schneller aus dem Weg geräumt werden.

Nachteile hierarchischer Organigramme

• Hierarchische Organigramme können rigide sein. Bei bedeutenden Änderungen müssen sie unter Umständen umstrukturiert werden.
• Bei größeren Organisationen können einen hierarchische Strukturen überfordern.
• Die Kommunikation zwischen Abteilungen kann beeinträchtigt werden. Es gibt weniger Möglichkeiten für abteilungsübergreifende Teamarbeit.
• Mitunter langsamere Entscheidungsfindung, da Genehmigungen mehrere Managementebenen durchlaufen müssen.

Matrixstruktur -– Für große Teams in komplexen Umgebungen

Ein Matrix-Organigramm veranschaulicht Strukturen mit mehreren Berichtslinien. In großen Organisationen sind Mitarbeitende manchmal mehreren Manager:innen aus verschiedenen Abteilungen unterstellt.

Softwareentwickler:innen können beispielsweise IT- und Produktleiter:innen unterstellt sein. Solche komplexen Berichtsstrukturen veranschaulicht man besser mit einem Matrix-Organigramm als mit einem hierarchischen Organigramm.

Vorteile von Matrix-Organigrammen

• Abteilungsübergreifende Verbindungen sind klarer erkennbar.
• Vernetzte Strukturen bieten Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung von Wissen und Ressourcen.
• Mitarbeitende können an verschiedenen Projekten arbeiten und ihre Fähigkeiten in mehreren Abteilungen zum Einsatz bringen.
• Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit inspiriert zu kreativen Problemlösungen und zum Austausch von Ideen.

Nachteile von Matrix-Organigrammen

• Unklare Berichtshierarchien erschweren die Identifizierung von Entscheidungsträger:innen.
• Mehrere Berichtslinien können zu Verwirrung oder Missverständnissen führen.
• Mitarbeitende erhalten möglicherweise widersprüchliche Anweisungen mehrerer Vorgesetzter und haben Schwierigkeiten, einer Aufgabe Priorität zu geben.
• In Matrixstrukturen müssen sich Vorgesetzte abteilungsübergreifend koordinieren. Das erhöht die Arbeitsbelastung.

Flach –- Für kleine Teams und Startups

Flache Organigramme eignen sich bestens für Startups und kleine Unternehmen mit einfachen internen Strukturen und mittlerem Management in geringem Umfang.
Sie haben in der Regel nur zwei Ebenen: Die obere Führungsebene (Vorstandsebene und Ähnliches) und die Mitarbeitenden, die ihr ihnen direkt unterstellt sind.

Vorteile flacher Organigramme

• Es ist einfach, auf dem neusten Stand zu bleiben.
• Einfache Organigrammstrukturen ermöglichen optimierte Kommunikationswege. Man findet schnell die richtigen Entscheidungsträger:innen.
• Da es weniger Managementebenen gibt, haben Mitarbeitende mehr Freiheiten und können selbst innovative Entscheidungen treffen.
• Der direkte Zugang zur Führungsebene fördert Offenheit und Vertrauen innerhalb der Organisation.

Nachteile flacher Organigramme

• Sie können nicht ausgeweitet werden und sind schnell verwaltet, wenn das Unternehmen wächst.
• Möglicherweise fehlt ein detaillierter Überblick über die Zuständigkeiten.
• Ein kleineres mittleres Management kann Führungskräfte mit strategischen und operativen Aufgaben überfordern.
• Bei einer begrenzten hierarchischen Struktur kann es schwieriger sein, Fachkompetenz zu entwickeln.

Funktional –- Ein zielgerichteter Ansatz

Funktionale Organigramme gruppieren Mitarbeitende nach Spezialisierung oder Fachwissen. Bei Konzernen und größeren Unternehmen ist diese Art von Organigramm weit verbreitet.

Vorteile funktionaler Organigramme

• Gebündeltes Fachwissen führt zu mehr Effizienz und Innovation.
• Einfachere Weiterbildung und Ressourcenverteilung innerhalb von Abteilungen.
• Eindeutig definierte Karrierepfade innerhalb von Abteilungen und klare Möglichkeiten der Weiterentwicklung.
• Manager können sich auf ihr Fachgebiet konzentrieren und innerhalb ihres Aufgabenbereichs besser Entscheidungen treffen.

Nachteile funktionaler Organigramme

• Es können Bunkermentalitäten entstehen, was die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit beeinträchtigt.
• Mitunter langsamere Entscheidungsfindung, da Probleme über Abteilungsleiter:innen nach oben weitergeleitet werden.
• Kommunikationslücken zwischen Aufgabenbereichen können Teamarbeit verhindern.
• Mitarbeitende verstehen unter Umständen nicht die Ziele des Unternehmens außerhalb ihrer Abteilung.

Dynamisch –- Anpassung an moderne Anforderungen

Der Zweck eines dynamischen Organigramms besteht darin, traditionelle Strukturen flexibler zu gestalten. Auf diese Weise können sich Teams schneller auf Veränderungen einstellen.

• Aktualisierungen in Echtzeit: Organigramme können schnelle Personal- oder Strukturwechsel mithilfe von cloudbasierten Lösungen zum Ausdruck bringen.
• Projektspezifische Anpassungen: Ein dynamisches Organisationsdiagramm unterstützt temporäre Teams, die funktionsübergreifend an Projekten arbeiten.

Vorteile dynamischer Organigramme

• Automatische Aktualisierungen bei organisatorischen Änderungen sorgen für Genauigkeit.
• Bessere Zusammenarbeit durch interaktive Funktionen und integrierte Tools.
• Besseres Onboarding durch klaren Überblick über Teamstrukturen in Echtzeit.
• Einfache Anpassung an Wachstum und Umstrukturierungen mit langfristigem Nutzen.

Nachteile dynamischer Organigramme

• Man braucht zuverlässige Technologie und Software. Für Startups könnte das kostspielig sein.
• Kleine Teams oder einfache Organisationsstrukturen können damit überfordert sein.
• Ihre Wirksamkeit und Genauigkeit hängen von einer konsistentenab von konsistenter Dateneingabe ab.
• Wenn sensible Daten nicht geschützt sind, gibt es möglicherweise Bedenken wegen der Datensicherheit.

Führungskräfte profitieren von klaren Einblicken in die Ressourcenverteilung und Entscheidungsfindung. Das Onboarding von Mitarbeitenden verläuft reibungsloser, da sie die Teamdynamik schnell verstehen. Diese Art von Organigrammen können auch ausgeweitet und angepasst werden an das Wachstum des Unternehmens und Umstrukturierungen. Man muss aber dafür sorgen, sie regelmäßig zu aktualisieren. Unternehmen müssen Mitarbeitende über ihren Nutzen aufklären und Maßnahmen für Datensicherheit ergreifen.

Welche Alternativen gibt es zum traditionellen Organigramm?

Disruptive Startups wollen Dinge oft anders angehen. Und einige Unternehmen vermeiden hierarchische Organigramme lieber. Solche Unternehmen arbeiten lieber in flexiblen, agilen Teams. Sie entscheiden sich vielleicht dafür, Fähigkeiten, Entscheidungsbefugnisse oder andere Aspekte ihrer Belegschaft zu erfassen. Manche schaffen auch temporäre Strukturen auf Projektbasis.

Auch in solchen Fällen ist ein Projekt nur dann erfolgreich, wenn die Zuständigkeiten klar definiert sind. Man mag es vielleicht anders nennen. Aber damit ein Projektteam funktioniert, muss man sich auf so etwas wie ein Organigramm einigen.

Anwendungsgrenzen von Organigrammen

Organigramme sind unverzichtbare und leistungsfähige Instrumente, die jedes Unternehmen haben und nutzen sollte. Aber sie haben auch ihre Anwendungsgrenzen.

• Organigramme sind lediglich grafische Darstellungen formeller Beziehungen. Sie erfassen nicht die Dynamik informeller Interaktionen, die in einem kreativen Umfeld von zentraler Bedeutung sind.
• Sie bieten nur einen groben Überblick über die Struktur einer Organisation und bergen die Gefahr einer zu starken Vereinfachung.
• Organigramme können leicht missverstanden werden als Beschreibung von Machtstrukturen und von Strukturen der Entscheidungsfindung. Es geht dabei aber eher um Kommunikation und Beziehungen.
• Organigramme zeigen zwar gut, welche Befugnisse und Zuständigkeiten es gibt. Aber sie beschreiben nicht deren Ausmaß.
• Damit Organigramme ein wirksames Instrument sind, müssen sie ständig aktualisiert werden, vor allem in sich schnell wandelnden Organisationen.

So erstellt man ein gutes Organigramm

Wenn man ein Organigramm regelmäßig aktualisiert, stellt man sicher, dass es weiterhin nützlich ist und nicht an Bedeutung verliert.

• Planmäßige Überprüfungen: Durch regelmäßige Aktualisierungen wird sichergestellt, dass ein Organigramm die aktuellen Aufgaben und Zuständigkeiten widerspiegelt.
• Integration von Feedback: Berücksichtigen Sie Rückmeldungen von Mitarbeitenden und erfassen Sie informelle Beziehungen und praktische Arbeitsabläufe.
• Technik-Upgrades: Automatisieren Sie Aktualisierungen und erstellen Sie Analysen mithilfe moderner Organigramm-Software.
• Klärung von Tätigkeiten: Überprüfen Sie regelmäßig Stellenbezeichnungen und Zuständigkeiten und stellen Sie sicher, dass sie im Einklang stehen mit den Zielen des Unternehmens stehen.
• Vorausplanung für Ausweitungen: Das Organigramm sollte so aufgebaut sein, dass Wachstum oder organisatorische Änderungen flexibel eingebaut werden können.

Ihr Organigramm ist erst dann auf dem neusten Stand, wenn Sie sich bei allen Teams und Abteilungen erkundigt haben. Kleine interne Änderungen von Berichtslinien oder Weisungsbefugnissen können einen großen Unterschied machen.

Die zehn Gebote für Organigramme

Die folgenden zehn Aspekte sollten Sie beachten, wenn Sie ein Organigramm erstellen:

1. Klarheit geht vor: Ein Organigramm sollte leicht verständlich sein, mit klaren Berichtslinien und logischen Gruppierungen. Vermeiden Sie unnötige Komplexität.
2. Bleiben Sie auf dem neusten Stand: Aktualisieren Sie das Organigramm regelmäßig und berücksichtigen Sie Neueinstellungen, Aufgabenwechsel und strukturelle Anpassungen.
3. Nutzen Sie Standardformatierungen: Achten Sie auf einheitliche Gestaltungselemente wie Schriftarten, Farben und Formen, damit das Dokument besser lesbar ist.
4. Heben Sie Schlüsselrollen hervor: Heben Sie Führungspositionen und Hauptansprechpartner:innen hervor. So finden sich Nutzender besser zurecht.
5. Berücksichtigen Sie relevante Details: Geben Sie zusätzlich zu den Basisinformationen (Name und Stellenbezeichnung) gegebenenfalls auch Kontaktinformationen, die Abteilung und die Zuständigkeiten an.

6. Passen Sie sich dem Publikum an: Stimmen Sie die Detailgenauigkeit auf das Zielpublikum ab. Führungskräfte brauchen beispielsweise nur einen Überblick, Personalteams hingegen genauere Angaben.
7. Planen Sie Ausweitungen mit ein: Entwerfen Sie das Organigramm mit Blick auf zukünftiges Wachstum. Sorgen Sie dafür, dass neue Stellen oder Abteilungen ohne umfassende Überarbeitungen eingebaut werden können.
8. Nutzen Sie Technologie: Verwenden Sie Software-Tools, die Aktualisierungen in Echtzeit und Möglichkeiten der Zusammenarbeit bieten und integriert werden können in andere betriebliche Systeme integriert werden können.
9. Zeigen Sie funktionsübergreifende Beziehungen auf: Fügen Sie gestrichelte Linien ein für Tätigkeiten mit abteilungsübergreifenden Interaktionen ein und fördern Sie so die Zusammenarbeit.
10. Betonen Sie Hierarchien nicht zu stark: Das Schaubild soll Kommunikation und Zusammenarbeit fördern und nicht bloß Machtdynamiken veranschaulichen.

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