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Top 10 Vorteile einer HRIS-Integration für Ihr Unternehmen
Globales HR
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Veröffentlicht
23 Januar, 2023
Letzte Aktualisierung
20 Januar, 2025

Das Wichtigste in Kürze
- Da die Arbeitswelt immer globaler und komplexer wird, müssen HR-Tools und -Prozesse den Benutzenden im Human Resources Management eine schnelle Skalierung und Anpassung ermöglichen.
- Ein global orientiertes HRIS bietet eine zentrale Möglichkeit zur einfachen Speicherung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten – DSGVO-konform und unabhängig von deren Standort und Vertragsart.
- Ein HRIS optimiert nicht nur Ihre HR-Abläufe im Personalwesen, sondern steigert auch die Effizienz der unternehmensweiten Prozesse und stellt die globale Compliance sicher. Wiederholende Aufgaben, die viele Kosten verursachen, werden automatisiert.
Ein HRIS (Human Resource Information System) ist eine Softwarelösung, mit der die Kernfunktionen der Personalabteilung optimiert werden. Mitarbeiterdaten können unkompliziert in einer zentralen Datenbank auf externen Servern gespeichert werden.
HR-Software hilft den HR-Teams im Personalwesen, Mitarbeiterdaten schnell und sicher zu organisieren und zu bearbeiten. HR-Software bietet allerdings noch weitaus mehr Potenzial: Sie ermöglicht digitale Personalakten und Datenanalysen und erleichtert datengesteuerte Entscheidungen, automatisiert HR-Prozesse, fördert die Unternehmenskultur und -werte und vereinfacht das Leistungsmanagement.
HR-Software bietet unterschiedliche Funktionen, Preise und Anpassungsmöglichkeiten, sodass Personalleiter:innen im Human Resources Management verschiedene Lösungen sorgfältig vergleichen müssen, um die richtige HR-Software für ihr Unternehmen auszuwählen. Bei dieser Entscheidung spielen viele Variablen eine Rolle, doch der erste Schritt liegt in der Beantwortung der Frage, warum das Unternehmen überhaupt ein HRIS für administrative Aufgaben wählen sollte.
Die folgenden zehn Gründe werden Sie davon überzeugen, dass HR-Software sich auch für Ihr Unternehmen lohnt.
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Spart Zeit und Geld
Ein vereinfachter Zugang zur Dateneingabe und -bearbeitung bedeutet, dass die HR-Abteilung weniger Zeit für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten aufwenden muss, etwa bei der Zeiterfassung. Dadurch werden Ressourcen frei, die Ihre Personalabteilung im HR-Bereich zur weiteren Optimierung ihrer Arbeitseffizienz oder zur Einstellung der besten Talente, zur Erhöhung der Mitarbeiterbindung und zur Kostensenkung einsetzen kann.
Darüber hinaus führt die Analyse von HR-Daten zu Folgendem:
- Effektivere Prozesse
- Erhöhte Produktivität
- Verbesserte Arbeitsplatzrichtlinien
- Niedrigere Betriebskosten
Seit wir Deel HR einsetzen, konnten wir die Zeit für das On- und Offboarding von 3 bis 5 Stunden auf 3 bis 5 Minuten reduzieren. Für uns ist es eine große Erleichterung, dass wir die Bezahlung der Auftragnehmer und die Personalverwaltung an einem Ort erledigen können. Das macht alles reibungslos.
—David Stepania,
Gründer, ThirstySprout
Rationalisierung, Automatisierung und Skalierung
Wenn Personalverantwortliche zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben verbringen statt mit Personalstrategie und langfristiger Entwicklung, kann dies langfristig negative Folgen haben. Unternehmenskultur und Mitarbeiterzufriedenheit bleiben möglicherweise auf der Strecke. Eine gut konzipierte HR-Software hilft Ihrem Unternehmen, Prozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass bei Bedarf Skalierbarkeit gegeben ist.
Beispiele für rationalisierte Prozesse im Human Capital Management sind:
- Sofortige globale Gehaltsabrechnung
- Verwaltung von Benefits
- Verwaltung der Ausstattung
Globale Compliance ganz unkompliziert
Schnelle Expansionen bringen noch deutlich mehr Komplexität mit sich als nur zusätzlichen Papierkram im Personalwesen. Da Unternehmen zunehmend auch weltweit Mitarbeitende einstellen, wird die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und beschäftigungsbezogener rechtlicher Anforderungen immer wichtiger. Vorschriften zu Mitarbeiterverträgen, Urlaubsgeld für Teilzeitkräfte oder Benefits für Freelancer:innen können sich je nach Land, Markt und Unternehmensklassifizierung drastisch unterscheiden. Eine gute HR-Softwarelösung sollte globale Unterstützung für das gesamte HR-Management bieten, da Fehler bei der Einhaltung globaler Vorschriften sehr kostspielig sein können.
HR-Software beinhaltet folgende Vorteile:
- Sichere Verwaltung von Bewerbungen und Lebensläufen während des gesamten Rekrutierungsprozesses
- Gewährleistung, dass die Verträge rechtmäßig und rechtskonform sind
- Garantie, dass die vorgeschriebenen Leistungen erbracht werden
- Mitarbeiterdaten sind in Übereinstimmung mit Vorschriften wie DSGVO, PIPEDA oder CPRA geschützt
Leichtere datengestützte Entscheidungsfindung
HR-Teams verwalten und verarbeiten immer größere Mengen an Daten in Bezug auf Lohnabrechnung und Bewerbermanagement. Wie wir oben gesehen haben, kann HR-Software dazu beitragen, den Aufwand für die Datenverwaltung zu vereinfachen. Aber das ist nicht alles, was sie leisten kann. Die in Ihre HR-Software integrierten Datenanalyse- und Visualisierungsfunktionen können dabei helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, auch in Bezug auf Personalstrategien und -abläufe.
Effektive Mitarbeiterdatenanalysen mit HR-Software können helfen:
- die Vielfalt am Arbeitsplatz zu erhöhen und zu erhalten
- geringes Engagement in Teams oder Abteilungen zu erkennen
- die Kosten pro Einstellung zu überwachen und zu senken
- die Kosten einer geringen Mitarbeiterbindung zu berechnen
- Möglichkeiten zur Prozessverbesserung zu erkennen
Eine solide HR-Software sollte nicht nur die Möglichkeit bieten, Daten zu speichern, sondern auch, diese zu analysieren und zu visualisieren. Dashboards und Berichte zur Überwachung von KPI-Kennzahlen und Zielerreichungen gehören zu den wichtigsten Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Personaldaten in umsetzbare Strategien zu verwandeln.
Ein weltweit einheitliches Erlebnis schaffen
Ein wichtiger Punkt für den Erfolg globaler Marken ist ihre Fähigkeit, ein einheitliches Erlebnis zu bieten. Dies gilt für Kund:innen, Partner:innen und Lieferant:innen, aber auch für Mitarbeitende.
Ein konsistentes Marken- und Mitarbeitererlebnis – egal wo Sie aktiv sind – kann ein großartiges Instrument sein, um sicherzustellen, dass Sie:
- die richtigen Mitarbeitenden einstellen
- eine Struktur aufbauen, die gemeinsame Werte und Ziele verfolgt
- eine Organisation formen, die sich schnell anpassen kann und Skalierbarkeit bietet
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„Was gerade zu tun ist, ist auf der Deel-Plattform immer eindeutig ersichtlich. Das liebe ich. Es ist klar und übersichtlich. Wenn Probleme auftauchen, gibt es eine Chat-Funktion, mit der Fragen sehr schnell beantwortet werden können“, sagt Anita Smith, Head of People.
Schützt die Daten und Mitarbeiterinformationen
Bei den meisten persönlichen Daten, die von der HR-Abteilung verarbeitet werden, handelt es sich um sensible Daten. Hierbei sollte auf den Schutz der Privatsphäre und eine angemessene Behandlung geachtet werden. Dies ist nicht nur eine ethische Forderung. Ein falscher Umgang mit personenbezogenen Daten kann schwerwiegende Strafen und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Deshalb muss ein globales Unternehmen Mitarbeiterdaten sicher verwalten.
Achten Sie bei Ihrer HR-Software auf die Datensicherheit und die Compliance mit der DSGVO und stellen Sie sicher, dass sie über die folgenden Funktionen verfügt:
- Erstklassige Sicherheitsfunktionen
- Ausreichender Speicherplatz für Ihren aktuellen und zukünftigen Bedarf
- Regelmäßiger Support, damit die Sicherheit immer auf dem neuesten Stand ist
- Anpassbare Zugriffsverwaltung, um einen sicheren Datenzugriff zu gewährleisten
Menschliche Fehler reduzieren
Automatisierung und Prozessoptimierung verbessern nicht nur das Ressourcenmanagement und die Effizienz. Auch menschliche Fehler, die bei der manuellen Verarbeitung großer Datenmengen nur allzu häufig auftreten, können erheblich reduziert werden.
Zu häufigen Fehlern, die reduziert oder beseitigt werden können, zählen:
- Tippfehler und Rechtschreibfehler
- Falsch abgelegte Dateien
- Datenverlust oder -beschädigung
Onboarding-Prozesse verbessern
Ein effektives Onboarding ist für den Erfolg jedes wachsenden Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Dies gilt umso mehr in verteilten Arbeitsumgebungen in Zeiten von Remote-Arbeit, in denen das Onboarding einer der wenigen Momente ist, in denen Richtlinien, Erwartungen und kulturelle Werte vermittelt werden können.
Mit der richtigen HR-Software können Sie:
- standardisierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse erstellen
- neue Mitarbeitende leichter vernetzen
- Onboarding-Kohorten einführen
- die Onboarding-Zeit verkürzen
Sie können die Effektivität des Onboardings sogar noch steigern, indem Sie Profile und Organigramme kombinieren. Auf diese Weise entsteht eine übersichtliche Karte der Unternehmensstruktur, die Teamstrukturen und Berichtsbeziehungen verdeutlicht. Gleichzeitig machen leicht zugängliche Informationen die Kontaktaufnahme mit bestimmten Personen einfacher.
Eine bessere Employee Experience schaffen
Viele der oben genannten Gründe für ein HRIS verdeutlichen, wie diese Tools zur Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses beitragen können. Allerdings ist das längst nicht alles. Wenn für den Zugriff auf den Arbeitsvertrag, die Beantragung von bezahltem Urlaub, die Leistungsbeurteilung oder andere personalbezogene Routineaufgaben mehrere Plattformen, Konten und cloudbasierte Benutzeroberflächen verwaltet werden müssen, kann sich das negativ auf das Engagement der Mitarbeitenden auswirken. Durch die Bereitstellung aller HR-Funktionen und Mitarbeiterdaten auf einer leicht zu navigierenden Plattform können Unternehmen für positive und optimierte Erlebnisse der Mitarbeitenden sorgen.
Das Schlüsselwort ist hier die Selbstbedienungsfunktion über Self-Service-Portale für Mitarbeitende. Die Vorteile eines direkten Zugriffs der Mitarbeitenden auf ihre Daten sind u. a.:
- Verringerung der Anzahl von Anfragen an die Personalabteilung
- Reduktion des Erfassungsaufwands und Zeitersparnis für die Personalabteilung
- Echtzeit-Zugriff der Mitarbeitenden auf Dokumente
- Erhöhung der Transparenz
Die Unternehmenskultur verbessern
Unternehmenskultur ist ein komplexes Thema. Auch wenn kein Tool sicherstellen kann, dass eine positive Unternehmenskultur wirklich gelebt und gefördert wird, kann HR-Software einen großen Beitrag zum Aufbau und zur Pflege einer Unternehmenskultur leisten. So werden die Werte gefördert, auf denen Ihr Unternehmen aufgebaut ist.
HR-Software liefert einen wertvollen Beitrag zur Unternehmenskultur. Durch den Einsatz von HR-Software können Sie Folgendes erreichen:
- Schnelleres HR-Aufgabenmanagement
- Transparentere Kommunikation
- Bessere Einblicke in Mitarbeiterdaten
- Leichtere Vernetzung
- Besser zugängliche Dokumentation
Automatisieren Sie Ihre HR-Prozesse mit Deel
Der Aufbau effektiver und produktiver HR-Prozesse beginnt mit der Auswahl der besten Tools. Durch seine langjährige Erfahrung in den Bereichen globale Personalbeschaffung und Compliance sowie Personalmanagement und HR konnte Deel eine HR-Software mit allen wichtigen Funktionen für HR-Aufgaben entwickeln, mit denen Sie Ihre Personalprozesse auf das nächste Level bringen können.
Ob Funktionen, die sicherstellen, dass Ihre Einstellungsprozesse rechtskonform sind, Tools, die die Unternehmenskultur fördern und einen Arbeitsplatz schaffen, an dem Vielfalt und offene Kommunikation geschätzt werden, die Slack-basierte Verwaltung von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten oder virtuelle Watercooler – Deel hat alles, was Sie brauchen!