Cómo Teamflow Ahorró Una Semana de Trabajo Administrativo al Mes Con Deel

Teamflow es un espacio de oficina virtual en 2D donde los equipos distribuidos pueden conectarse y hablar en tiempo real al instante. Su objetivo es recuperar la sensación de estar en la oficina: la energía de colaborar en la misma sala, la espontaneidad de las charlas en los pasillos y la emoción de sentirse como un equipo.

Flo Crivello, Fundador y CEO de Teamflow, quería que su compañía fuera 100 % remota para que pudieran vivir el mismo día a día que sus clientes. También quería que sus equipos internacionales tuvieran la opción de ser contratados como trabajadores independientes o como empleados, por lo que buscó un Employer of Record.

Inicialmente, Teamflow eligió a un competidor de Deel para contratar y pagar a su equipo global con la promesa de un precio más bajo, pero la experiencia resultó bastante difícil.

Los problemas con su proveedor anterior comenzaron cuando Teamflow se dio cuenta de que había más de 100,000 dólares sin conciliar en su cuenta. Contactaron a su proveedor de Employer of Record para pedir una explicación, y este respondió que había cometido un error al usar dólares estadounidenses en lugar de pesos mexicanos al procesar la nómina mexicana.

En lugar de simplemente restar la diferencia de la cuenta, el proveedor sacó todo el ciclo de nómina de la cuenta de Teamflow. Según Chris Baugh, Head of Business Operations en Teamflow, pasó más de una semana antes de que el proveedor admitiera lo ocurrido, y otras siete semanas de escaladas hasta que el proveedor devolvió el dinero a Teamflow.

“Todo el soporte fue el mayor problema porque no tuvieron ninguna urgencia para resolver un error tan significativo,” dijo Baugh.

Pero las frustraciones no terminaron ahí. Teamflow tuvo otro problema cuando su proveedor procesó incorrectamente un despido de empleado y siguió pagando a la persona por más de dos meses antes de que se detectara y corrigiera.

Para Teamflow—y para la mayoría de las empresas de software—una parte significativa de sus gastos proviene de la nómina. Como ese costo central era rutinariamente incorrecto, decidieron dejar de usar los servicios de ese proveedor.

Incluso el proceso de offboarding presentó desafíos: tardó más de dos semanas y el proveedor impuso reglas arbitrarias y no documentadas.

Con la esperanza de evitar trabajar con otro proveedor de Employer of Record que lo gestionara todo manualmente y con el riesgo de cometer errores similares en la nómina, Teamflow buscó una nueva solución. Querían compromiso, automatización, soporte rápido y eficiencia. Deel cumplió con todo eso (y más), así que Teamflow se puso en contacto.

“Elegimos a Deel principalmente por su compromiso extremo con su misión y por priorizar el éxito del cliente,” dijo Baugh.

En definitiva, desde que cambiaron a Deel, Teamflow recupera cerca de una semana de trabajo administrativo al mes.

Gracias a Deel, Teamflow ha logrado mejorar significativamente procesos que les han ayudado a optimizar sus tareas de RR.HH.

En cuanto a automatización, integraron Deel con Quickbooks. Les encanta porque pueden sincronizar rápidamente todos los datos y cerrar los libros al final del mes más rápido y con mucha más precisión, evitando problemas en los estados financieros. En cambio, su proveedor anterior cometió un error enorme al manejar la nómina internacional de forma manual. Esto hizo que Teamflow pasara casi dos meses solicitando soporte hasta que se resolvió el problema.

Con Deel tienen un Gerente de Éxito del Cliente dedicado que los guía y apoya en todos los procesos, resolviendo problemas más rápido; con su proveedor anterior tenían esperas largas y escaladas que no llevaban a nada.

También han gestionado las terminaciones voluntarias de forma más rápida y simple: todo se puede hacer en 3 pasos sencillos en la plataforma de Deel; antes todo se manejaba por correo electrónico mediante un proceso arbitrario y largo que requería más coordinación con los empleados. Además, el proveedor siguió pagando al empleado despedido durante más de dos meses.