¿Qué es la nómina centralizada?

La nómina centralizada es un modelo de gestión en el que se unifican los procesos de nómina de una empresa. Se recopila la información salarial de los empleados y se realizan los pagos desde una única ubicación o departamento. Este proceso se realiza en sinergia entre el área de finanzas y recursos humanos.

Este enfoque permite administrar y consolidar de forma centralizada los pagos de salarios para todas las sucursales o divisiones de la empresa, ya sea en el ámbito público o privado. Simplifica la gestión de nóminas y garantiza una mayor eficiencia en los procesos de pago.

Por consiguiente, se elimina la dispersión de información dentro de un registro patronal y la duplicación de mayores esfuerzos, dado que la nómina centralizada como centro de trabajo para RRHH es sinónimo de unificación y simplificación. No solo se puede contemplar la gestión del salario mínimo de los empleados, sino también la prestación de servicios por servicios profesionales como en el caso de los trabajadores independientes.

¿Cuáles son las ventajas y desafíos de centralizar la nómina?

La implementación de un sistema de nómina centralizada supone una serie de ventajas para tu empresa. Aquí te compartimos las más relevantes:

• Simplificación de los procesos administrativos: dado que se pueden estandarizar los procesos administrativos vinculados con los pagos de salarios de los empleados. Al disponer de una única plataforma para consultar y gestionar todo lo vinculado a la nómina de una relación laboral, es usual que la consecuencia sea la reducción de esfuerzos operativos y la optimización del tiempo y productividad del equipo. Si por ejemplo corres la nómina quincenal o catorcenal y cada vez debes manipular documentos de nómina en cada ubicación o sede donde está tu empresa, el costo operativo será muy alto.

• Reducción de costos operativos: se obtienen ahorros significativos en términos de costos operativos. Porque se elimina la necesidad de tener múltiples sistemas y recursos en distintas ubicaciones para resolver todo lo vinculado con la nómina. Asimismo, contribuye a la automatización de diferentes tareas relacionadas con este proceso, lo cual ayuda a agilizar aún más el tema: no importa si hablamos de organismos públicos o privados.

• Mejora de la precisión y consistencia en los cálculos: otro beneficio es la unificación en los métodos y criterios empleados para el cálculo de los salarios. La centralización de la nómina reduce el margen de error y posibles discrepancias que podrían surgir alrededor de los pagos.

• Facilitación de la gestión de informes y análisis: es más fácil crear informes y análisis relacionados con los salarios y los costos laborales de tu empresa. La consolidación de la información en un único sistema permite acceder de manera más rápida y precisa a los datos necesarios para realizar análisis detallados, tomar decisiones informadas y cumplir con los requisitos de informes según lo estipulado por la normativa de cada país en materia impositiva y prestaciones de la seguridad social (IMSS), por ejemplo, como es el impuesto sobre la renta, jubilaciones, aguinaldo, comprobantes y demás.

Sin embargo, si es la primera vez que recurres a la nómina centralizada, es probable que te enfrentes a desafíos comunes como:

• Integración de sistemas heredados: a nivel técnico, esto puede representar todo un reto para la dirección general o administativa. Por lo tanto, es importante hacer una correcta evaluación y una planificación cuidadosa para la integración de sistemas existentes, con el propósito de garantizar que la transición hacia un sistema unificado sea fluido (después de todo, los negocios no pueden poner un freno a sus procesos internos porque eso supondría quedarse fuera del mercado).

• Adaptación a las regulaciones laborales locales: la normativa de trabajo varía de un país a otro, a pesar de que puede haber coincidencias a nivel regional. Tu empresa debe asegurarse de cumplir con lo establecido en los países de donde procede tu talento, para evitar sanciones, inconvenientes con tu negocio, multas y una imagen de marca empleadora dañada.

• Gestión de la comunicación y el cambio: esto se traduce en cambios significativos en los procesos y estructuras organizativas. Es fundamental involucrar a los empleados y brindarles herramientas de capacitación para impulsar el mindset de flexibilidad y cambio.

Ahora bien, se puede recurrir a diferentes soluciones para el abordaje exitoso de estos desafíos para la implementación de un sistema de nómina centralizada. Por ejemplo, la realización de un análisis exhaustivo acerca de los sistemas disponibles, para hallar una solución tecnológica que se adapte a lo que estás buscando desde Recursos Humanos y que facilite la migración de datos, información y procesos.

Por otro lado, es necesario el establecimiento de una estrategia de comunicación efectiva para informar y educar a los empleados acerca de la importancia de abrazar el cambio para innovar y crecer en un mercado tan dinámico, competitivo y cambiante.

Sobre el último desafío, una buena práctica es contar con la asesoría legal de expertos actualizados en el tema para el cumplimiento de lo estipulado por las regulaciones laborales locales (como la Ley Federal del Trabajo en México).

Consejos para gestionar una nómina centralizada

Estos son los principales:

• Iniciar pruebas a fondo del posible software de nómina centralizada previo a su implementación, con la finalidad de garantizar un funcionamiento acorde a las expectativas.

• Implementar controles internos para evitar el fraude y posibles errores en el suministro de información.

• Establecer políticas y procedimientos claros.

• Utilizar software de nómina confiable y adecuado.

• Capacitar al personal encargado de la nómina.

• Mantener actualizada la información de los empleados.

• Realizar auditorías regulares para garantizar la precisión de los cálculos.

• Mantenerse al tanto de las regulaciones laborales y fiscales.

• Establecer protocolos de seguridad de datos, desde un nombre completo hasta datos más privados.

• Implementar medidas de control de calidad para verificar la confiabilidad en los cálculos.

• Facilitar la comunicación con los empleados sobre temas relacionados con la nómina.

• Establecer canales de retroalimentación para mejorar continuamente el proceso de nómina.

• Contar con un respaldo de datos y un plan de contingencia en caso de fallas o problemas técnicos.

¿Cuál es la diferencia entre una nómina centralizada o payroll centralizado vs. descentralizado?

La principal diferencia radica en la manera en la que se administran las actividades relacionadas con el proceso de gestión de nómina de una empresa. Mientras que la nómina centralizada implica procesos que se realizan en una misma plataforma o ubicación, la descentralizada implica dispersión de la información.

Así, con un sistema de nómina centralizada es posible mantener el control de los procesos realizados, como así también la estandarización en todos los países y se almacenan los datos en la misma plataforma. Sin embargo, en el caso de un payroll descentralizado, ocurre todo lo contrario. En este último, no existe una vista consolidada de equipos y datos de la empresa, además de que son muchas las personas las que tienen acceso a datos confidenciales, lo cual aumenta los riesgos de seguridad y privacidad.

¿Te gustaría conocer más discrepancias? Te invitamos a leer más en la siguiente infografía Sistemas de Payroll centralizados vs. descentralizados.