¿Qué es el formulario W2?

El formulario W-2 o W2-Form es un documento fiscal que los empleadores deben proporcionar a sus empleados al final del año fiscal. Este formulario detalla la cantidad de dinero que un empleado ha ganado durante el año y la cantidad de impuestos federales, impuestos estatales y locales que se han deducido de su salario.

Cabe aclarar que el IRS es el organismo que exige a los empleadores que reporten la información acerca de los salarios de sus empleados por medio de este formulario.

¿Para qué sirve el formulario W-2 y por qué es importante?

El formulario W-2 es importante porque proporciona información detallada a las personas que se encuentran en una relación laboral sobre el salario y los impuestos correspondientes. Además, es necesario para la presentación de las declaraciones de impuestos precisas y asegurarse de que se pagó la cantidad correcta de impuestos a lo largo del año.

Como empleador, hay que tener en cuenta que se debe recurrir al formulario 1099-NEC en el caso de querer informar cuáles son los pagos a los contratistas independientes o autónomos.

Uso del formulario W-2 para la presentación de impuestos

Es necesario completar el form W-2 (diferente al formulario W-4 y el formulario 1099-MISC) para hacer la presentación obligatoria de la declaración de impuestos. Después de todo, el cálculos de los beneficios de seguridad social y medicare se calculan en base a la información proporcionada en dicho formulario.

Por lo tanto, quien tiene la responsabilidad de completarlo es el mismo empleador. Se contempla el salario total del año y la cantidad de impuestos retenidos, ya sean federales, estatales u otros. También, se puede incluir información relacionada con propinas, contribuciones y primas de seguro médico, entre otros.

Asimismo, es necesario prestar suma atención a los datos que aparecen en el formulario para cerciorarse de que sean los correctos; de lo contrario, esto puede perjudicar los beneficios a los que acceden los empleados. Si hubiera un error en el formulario W-2, el empleador puede completar un nuevo formulario con los datos correctos. En el caso de que eso no ocurriera, el empleado puede comunicarse vía telefónica con el IRS de Estados Unidos (EE. UU) o asistir a un Centro de Asistencia al Contribuyente. Luego, el IRS enviará una carta a su empleador solicitando dicho formulario corregido en un plazo de diez días.

Eso sí, en el caso de que no se cumpla la fecha de vencimiento para la presentación, se aplican diferentes cargos.

¿Quién necesita un formulario W-2?

Son muchas las partes que requieren este formulario completado de forma correcta. Aparte del IRS y la SSA, los empleados y empleadores deben estar familiarizados con él. Ya que, como empleado, necesitas un formulario W-2 para ayudarlo a completar con precisión su declaración de impuestos al empleador. Recomendamos mantenerlo seguro con los demás documentos fiscales, considerando las mejores prácticas de ciberseguridad en caso de tenerlo electrónico. Este formulario es crucial para obtener el reembolso de impuestos correcto y saber cuánto recibir.

Por otra parte, los empleados estatutarios son contratistas independientes que se tratan como empleados regulares a los efectos de la retención de impuestos y la responsabilidad fiscal. Por lo tanto, ellos también deben estar familiarizados con el Formulario W-2.

Ahora bien, si se trata de un trabajador independiente, un contratista independiente o un trabajador por cuenta propia, no necesita el formulario W-2 (por eso, es importante no cometer una clasificación errónea). Tampoco necesitará enviar un formulario si es un empleador que utiliza los servicios de un empleador de registro (EOR) para la contratación de empleados en su nombre, porque él lo hará por ti.

¿Cómo funciona y qué información incluye el formulario W2?

Aquí te compartimos los principales puntos:

Es responsabilidad del empleador generar y entregar el formulario W-2.
El form W-2 debe presentarse antes del 31 de enero del año siguiente, para el año fiscal anterior. Por ejemplo, un empleador debe presentar un W-2 antes del 31 de enero de 2024 para el año anterior (es decir, 2023). Puede hacerse de forma electrónica o por correo a la Administración del Seguro Social estadounidense.
El empleado tiene la obligación de recibir y revisar el formulario W-2 en detalle.
El formulario W-2 incluye información como el nombre y la dirección del empleador y del empleado, la cantidad total de salarios, propinas y otros ingresos reportados, además de la cantidad de impuestos retenidos de cada cheque de pago.

¿Qué significa cada espacio del formulario?

Cada espacio de este tipo de formularios de impuestos es numerado secuencialmente, en inglés se denomina “box”:

Casilla 1: la cantidad que se le pagó al empleado en salarios, propinas u otras formas de compensación
Casilla 2: cuánto impuesto federal sobre la renta retuvo el empleador del salario del empleado.
Casilla 3: los salarios del seguro social del empleado. Esta es la parte de la paga que está sujeta al impuesto del Seguro Social.
Casilla 4: cuánto impuesto del Seguro Social se retuvo del pago del empleado.
Casilla 5: muestra cuánto del pago del empleado (casilla 1) está sujeto al impuesto de Medicare.
Recuadro 6: brinda información sobre cuánto impuesto de Medicare retuvo el empleador del salario del empleado.
Casilla 7: la cantidad de ingresos de propinas que el empleado reportó al empleador (esta información está incluida en la Casilla 1) que está sujeta al impuesto del Seguro Social.
Recuadro 8: la cantidad de propinas asignadas (no está incluido en el Cuadro 1).
Casilla 9: debe dejarse vacía.
Casilla 10: cuántos beneficios de cuidado de dependientes pagó el empleador al empleado o en los que incurrió en su nombre. El monto dependerá del estado civil del empleado y si presenta el Formulario W-2 junto con su cónyuge o por separado. Además, el empleado debe completar el Formulario 2441, Gastos de cuidado de menores y dependientes para ver si puede excluir la cantidad de sus ingresos.
Cuadro 11: cuánto dinero se le dio al empleado durante el año fiscal del plan de compensación diferida del empleador.
Recuadro 12: para proporcionar más detalles sobre una parte (o la totalidad) del salario del empleado informado en el Recuadro 1. Hay cuatro áreas asignadas para esto.
Casilla 13: muestra si las ganancias del empleado están sujetas a los impuestos del Seguro Social y Medicare, pero no están sujetas a otras retenciones de impuestos (como impuestos federales) y si participó en algún tipo de planes de jubilación o si obtuvo ciertos tipos de pago por enfermedad.
Casilla 14: para reportar cualquier otra información adicional que no encaje en ninguna de las otras secciones del formulario.
Casilla 15: muestra el número de identificación del empleador (EIN).
Recuadros 16-20: muestran cuánto del pago del empleado está sujeto al impuesto sobre la renta local y/o estatal, y cuánto impuesto sobre la renta estatal y/o local se retuvo del pago.
Casillas de la A a la F: contienen información como el nombre y la dirección tanto del empleado como del empleador.
El único cuadro con letras que requiere atención especial es el Cuadro D, el cual muestra los números de control de dieciséis dígitos asignados por el software de procesamiento de nómina del empleador para identificar cada Formulario W-2. El IRS no lo requiere para procesar el formulario.

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