how to offer payroll advances

Comment offrir des avances sur salaire à vos employés avec Deel

Une avance sur salaire est un arrangement financier dans lequel un employé reçoit une partie de son salaire avant le jour de paie.

Equipe Deel
Written by Equipe Deel
juin 18, 2024
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Ce qu'il faut retenir

  1. Les avances sur salaire sont des avances que les employés reçoivent avant leur jour de paie ordinaire.
  2. Avec Deel, vous pouvez autoriser vos employés à demander une avance sur salaire au travers du paiement à la demande, ou de Deel Advance, selon le statut du travailleur — employé, contractuel, indépendant, intermittent.
  3. Lors de l’évaluation des prestataires de services de paie, prenez en compte leurs délais de versement pour les dépenses et les bonus, les calendriers d’intégration, les capacités de paiement hors cycle et les options d’avance sur salaire.

L’intérêt des travailleurs pour les avances sur salaire (et autres méthodes de paiement flexibles) est en hausse. Aujourd’hui, près de la moitié des travailleurs affirment qu’ils sont intéressés par le paiement à la demande, quel que soit leur nombre d’heures de travail hebdomadaire. Chez les moins de 35 ans, ce chiffre atteint 67 %. Certains évoquent parfois des difficultés financières et des fins de mois compliquées.

Mais l’un des plus grands défis auxquels les employeurs sont confrontés avec les avances sur salaire, c’est de ne pas avoir un système adéquat pour réguler et suivre le flux des fonds. Dans ces conditions, il peut être difficile de savoir qui a été payé en avance et qui doit encore être payé à la date habituelle.

Avec Deel, vous pouvez facilement offrir des avances de paiement aux employés et aux indépendants. Deel est une solution RH et gestion de la paie tout-en-un pour les équipes qui vous permet d’embaucher, de payer et de gérer votre main-d’œuvre internationale, en conformité avec les lois locales et sur une seule plateforme.

Voici les étapes à suivre avant d’offrir des avances de salaire à vos employés et comment Deel peut vous aider.

Qu’est-ce qu’une avance sur salaire ?

Les avances sur salaire sont des sommes que les employés reçoivent de leurs employeurs plus tôt que prévu. Typiquement, les fonds avancés sont déduits du prochain bulletin de salaire de l’employé. L’employeur peut soit inclure l’avance dans un versement anticipé déjà prévu, soit la verser à l’employé en la distinguant du salaire habituel.

Les employés peuvent souhaiter une avance sur salaire pour de nombreuses raisons : peut-être que leur voiture est en panne et qu’ils doivent payer une facture imprévue, ou qu’ils veulent réserver des vacances en famille sans avoir recours à un prêt bancaire ou un paiement en plusieurs fois. Quelle que soit la raison, le fait de proposer des avances sur salaire démontre que vous soutenez le bien-être financier de vos employés. Cela peut aider à réduire votre taux de turnover.


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Créer une politique d’avance sur salaire

Avant de proposer des avances sur salaire à vos employés, définissez les termes et les procédures. Si vous utilisez un prestataire de services de paie, il se peut qu’il dispose déjà de politiques et de processus pour les avances sur salaire. Vous pourriez donc commencer par les contacter.

La plupart des entreprises créent une sorte d’accord d’avance sur salaire que les deux parties signent, puis ajoutent une ligne spécifique dans les bulletins de paie concernés. Si vous disposez d’un logiciel de paie qui intègre déjà les avances sur salaire, il prendra probablement en charge votre documentation.

Si vous êtes une petite entreprise qui gère elle-même sa paie (ou avec une petite équipe de ressources humaines), vous devrez créer une politique qui inclut :

  • les critères d’éligibilité aux avances sur salaire ;
  • le processus de demande pour en obtenir une ;
  • les conditions de l’avance sur salaire ;
  • la fréquence à laquelle les employés peuvent demander une avance.

 

Déterminer les critères d’éligibilité

Commencez par créer votre politique en indiquant quels employés sont éligibles pour demander une avance sur salaire, et quand. En général, les employeurs limitent les avances sur salaire à ceux qui :

  • ont terminé leur période d’essai ;
  • sont en bons termes avec l’entreprise — ne risquent pas le licenciement, une suspension, etc.

Toutefois, il convient de noter que le Code du travail ne fixe pas de critères légaux ni de montant maximum. Ainsi, tout salarié percevant mensuellement sa rémunération peut faire une demande d’acompte sur salaire. Et ce, qu’il s’agisse de contrat à durée déterminée (CDD), indéterminée (CDI), temps plein ou temps partiel.

Dans certains cas, les employeurs exigent que leurs employés fournissent une « raison légitime » pour demander une avance sur salaire. Certains employeurs limitent les circonstances légitimes aux dépenses imprévues ou aux urgences financières, telles que les dépenses médicales ou les réparations de voiture.

Si vous souhaitez limiter les avances sur salaire à certaines circonstances, vous devrez spécifier ce qui est qualifié. Vous pourriez fournir des exemples de dépenses non légitimes : vacances prévues, frais de divertissement, jeux d’argent ou petites amendes.

Vous pouvez également choisir de donner à vos employés la liberté d’utiliser une avance pour n’importe quelle raison, sans poser de question. Dans ce cas, précisez dans votre politique que les employés peuvent demander une avance sur salaire jusqu’à un certain montant chaque fois qu’ils en ont besoin.



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Détailler les processus de demande d’avance sur salaire

Votre politique doit également préciser comment les employés doivent demander une avance sur salaire. Soyez aussi précis que possible : incluez des liens et des captures d’écran pour éviter toute confusion.

En fonction de la taille de votre entreprise, vous pouvez utiliser le courrier électronique pour centraliser les demandes d’avance. Si vous choisissez d’utiliser ce type de processus manuel, indiquez aux employés quelles informations inclure dans leur e-mail, comme le montant demandé et la raison de leur demande. Si vous utilisez un logiciel de paie automatisé, vos employés pourraient cliquer sur un bouton pour demander une avance.

Par ailleurs, vous devrez donner à vos employés un aperçu rapide de ce qui se passera une fois qu’ils auront soumis leur demande. Informez-les de l’endroit où va leur demande (et qui la voit, afin qu’ils ne révèlent pas accidentellement des informations sur la raison de la demande) et quand ils peuvent espérer une réponse.

Décrire les conditions de l’avance

Dans votre politique, ajoutez vos conditions comme le montant que les employés peuvent demander sur leur prochain salaire ainsi que les modalités ou le plan de remboursement de l’avance. Précisez également le moyen de paiement, c’est-à-dire où et comment les fonds seront versés : en espèces, par chèque, par virement bancaire. 

Clarifiez si vous retranchez le montant de l’avance du prochain salaire, ou si le montant sera remboursé en plusieurs versements via des retenues sur salaire effectuées sur les prochaines paies.

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Décider de la fréquence à laquelle les employés peuvent demander une avance

Soyez extrêmement clair avec vos employés sur la fréquence à laquelle les avances sur salaire sont disponibles, que ce soit une fois par an ou pour chaque paie. Documenter ce point dans votre politique (et suivre cette politique) vous évitera une inflation de demandes ou des accusations de favoritisme.

Verser l’avance approuvée

L’étape d’après consiste à verser l’avance à l’employé demandeur. Comme mentionné précédemment, les entreprises offrent des avances de différentes manières : en espèces, par chèque, par virement bancaire. Grâce à Deel, vous pouvez offrir à vos collaborateurs une avance sur salaire avec notre service de paie à la demande ou Deel Advance, selon le contrat du travailleur — employé ou contractuel indépendant.

Paie à la demande avec Deel

Le paiement à la demande, également appelé accès aux salaires gagnés (EWA ou Earned Wage Access), est une possibilité de paiement flexible permettant aux employés d’accéder à une partie de leur salaire gagné avant la date de paie habituelle — qui se situe généralement en fin de mois.

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Le paiement à la demande est disponible pour les clients EOR sur la plateforme Deel. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de payer facilement leurs employés en dehors du cycle de paie régulier, directement depuis leur tableau de bord Deel.

Avec cette option, vous avez la flexibilité de régler les dépenses, indemnités et primes de vos employés, même après le bouclage officiel de la paie. Vous pouvez également verser à vos employés leur salaire complet, jusqu’à un mois à l’avance par rapport à la date de versement habituelle des salaires.

Comment offrir des avances sur salaire aux employés en utilisant la paie à la demande de Deel

1. Cliquez sur le bouton Paie à la demande sur la page de profil d’un employé sur la plateforme Deel.

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2. Sélectionnez l’option Avance sur salaire dans la fenêtre contextuelle, ajoutez les détails de votre demande et soumettez-la.

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3. Si l’équipe EOR approuve le paiement hors cycle, elle émettra simultanément une facture hors cycle aux clients. Les clients recevront une notification et pourront y accéder en sélectionnant l’onglet Paiements sur la page d’accueil.

how to offer payroll advances4. Deel émettra des bulletins de paie hors cycle pour l’employé. Ces bulletins peuvent être fournis instantanément à l’employé dans certains pays, mais dans d’autres pays, le bulletin de paie peut n’être délivré que lors du prochain cycle de paie.

Avec la paie à la demande, nos clients bénéficient d’une flexibilité accrue. Ils peuvent facilement accueillir une embauche tardive ou verser des primes pour des occasions spéciales en dehors du calendrier de paie normal, ce qui conduit à une plus grande satisfaction et rétention des employés.

Ouail El Gharniti, Directeur du Produit (Global Payroll Vertical), Deel

Deel Advance

Deel Advance permet aux travailleurs indépendants éligibles de recevoir une avance à court terme sur leurs salaires gagnés. Cette avance n’est pas un prêt : il n’y a pas d’intérêts et aucune vérification de crédit n’est requise.

 

Les travailleurs indépendants éligibles peuvent facilement demander une avance Deel par le biais du tableau de bord Deel. Voici comment procéder :

1. Sélectionnez Deel Advance sur le tableau de bord.deel advance new

2. Entrez le montant de l’avance que vous souhaitez demander.
deel advance new 2

3. Acceptez les conditions d’utilisation, cliquez sur Obtenir Deel Advance et soumettez la demande.

Deel avancera ensuite les fonds au travailleur. Les fonds seront automatiquement récupérés sur leurs futurs versements. Les contractuels Deel ne peuvent avoir qu’une seule avance en cours à la fois.

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Une fois l’avance remboursée, ils auront la possibilité d’en demander une nouvelle. Les avances Deel sont plafonnées à 10 000 € par avance.

Lors du versement d’une avance sur salaire ou d’un acompte, l’employeur ne prélève aucune charge sociale. Le salarié ne reçoit pas de bulletin de salaire intermédiaire. Les cotisations sociales dues sont calculées et décomptées chaque mois à l’échéance de paie habituelle.

Comment 1840 & Company a utilisé Deel Advance pour soutenir son équipe après le super typhon Rai

1840 & Company est une marketplace mondiale permettant aux entreprises de se développer et d’accélérer leur croissance avec des freelances et des services d’externalisation vérifiés.

Quelques jours avant Noël 2021, le super typhon Rai a frappé la ville de Cebu aux Philippines . La destruction causée par Rai a directement impacté une grande partie de la main-d’œuvre de l’entreprise. Celle-ci a eu besoin d’une aide financière immédiate.

Bryan DiGiorgio, PDG et fondateur de 1840 & Company, a utilisé Deel pour envoyer des paiements anticipés en quelques clics. Aider la main-d’œuvre de DiGiorgio a été d’une grande simplicité : il a calculé les montants, les a téléchargés sur la plateforme Deel et a cliqué sur le bouton payer en avance. De leur côté, les travailleurs ont pu retirer leurs fonds dans la méthode et la devise de leur choix.

L’équipe a immédiatement reçu le versement d’un acompte équivalent à 70 % de son salaire du mois dix jours avant la date de paie habituelle. De plus, l’entreprise a approuvé et traité les fonds d’urgence en seulement cinq minutes, permettant un accès quasi instantané pour ceux qui étaient en détresse, dont une femme attendant son quatrième enfant.

« Sans Deel, notre volonté et notre capacité à aider auraient pris plusieurs jours, voire plus. Soit une éternité pour ceux qui ont été affectés par le typhon » , a déclaré DiGiorgio.

Comptabiliser l’avance dans vos livres

Si vous accordez des avances sur salaire, vous devrez les inclure dans votre comptabilité pour garder une vue d’ensemble de vos finances. Ce point est important, car si vous oubliez d’inclure l’avance, votre bilan présentera alors des écarts inattendus.

La comptabilisation des avances sur salaire tombe généralement dans la grande catégorie de la paie accumulée. La paie accumulée est une méthode comptable qui suit l’argent accumulé (y compris les montants en attente).

Plutôt que de suivre les dépenses lorsqu’elles sont effectuées, la paie accumulée montre l’ensemble des flux de trésorerie correspondant à chaque période de paie, en enregistrant les dépenses à venir telles que les factures, les chèques encore non encaissés, les montants en attente pour les comptes de dépenses et, vous l’avez deviné, les avances sur salaire.

La paie accumulée est le meilleur moyen de suivre les avances sur salaire, car elle simplifie le reporting des dépenses liées aux salaires et évite les erreurs comptables. Vous utiliserez des écritures de journal de paie pour documenter les avances de trésorerie approuvées et les montants totaux des bulletins de salaire.

Avance sur salaire et solde de tout compte

L’article L. 3251-3 du Code du travail autorise l’employeur à récupérer, lors de chaque paie, une partie de l’avance consentie. Si le salarié quitte l’entreprise avant le remboursement total de l’avance, l’employeur peut récupérer l’argent sur le solde de tout compte. Il ne peut cependant pas recouvrer l’avance sur les sommes assimilées à du salaire, telles que les indemnités de congés payés et les indemnités de préavis. Si l’employeur ne parvient pas à récupérer les sommes avancées, il aura la possibilité de saisir le conseil de prud’hommes.

Questions fréquemment posées sur les avances sur salaire

En savoir plus sur les avances sur salaire.

Quelle est la différence entre une avance sur salaire et un prêt ?

Les termes « avance sur salaire » et « prêt aux employés » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils sont très différents.

Une avance sur salaire, également appelée avance sur paie, permet aux employés de toucher (en avance) une somme qu’ils auraient dû toucher lors de leur prochaine paie. Les avances sont un avantage non obligatoire fourni par l’employeur et n’impliquent généralement pas de frais supplémentaires ni d’intérêts.

Un prêt sur salaire est un petit prêt à court terme et à taux d’intérêt élevé. Généralement, les prêteurs tiers offrent ces prêts personnels à des taux d’intérêt élevés. Les modalités de remboursement varient entre 14 à 30 jours ouvrables, et entraînent des pénalités supplémentaires en plus des intérêts en cas de retard. Les prêts sur salaire nécessitent un bon dossier et peuvent affecter négativement les scores de crédit des emprunteurs.


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Pouvez-vous donner une avance sur salaire à un contractuel indépendant ?

Les contractuels reçoivent leur paiement contre des factures, et non par le biais de la paie des employés. Puisque les indépendants ne reçoivent pas de salaire, ils ne reçoivent pas non plus d’avance sur salaire, en théorie. Comme mentionné précédemment, vous pouvez cependant utiliser Deel Advance pour fournir des avances aux indépendants, leur accorder une prime, ou renégocier leur contrat de travail pour leur offrir de meilleures conditions de rémunération par exemple.


Avec Deel, vous pouvez facilement embaucher des personnes du monde entier. Vous avez tous vos employés internationaux dans un seul système et pouvez facilement embaucher des personnes dans un nouveau pays sans avoir à trouver un nouveau service de paie. Pas besoin non plus de mettre en place toute une administration salariale. Dans certains pays, il y a beaucoup d’aménagements supplémentaires qui accompagnent un contrat de travail. Deel s’occupe de tout.

Marieke Sneep, directrice des ressources humaines, Solar Monkey

Offrez des avances sur salaire faciles à votre équipe mondiale avec Deel

Si vous avez des travailleurs internationaux, vous savez probablement déjà à quel point la paie à l’international est complexe. Et si vous n’en avez pas encore, la perspective d’avoir des virements internationaux à faire ne doit pas vous dissuader de monter une équipe internationale.

Lorsque vous évaluez les fournisseurs potentiels de gestion de paie, tenez compte de leurs délais pour les dépenses et les primes, des calendriers d’intégration, des capacités de paiement hors cycle et des options d’avance sur salaire. Voici comment les services de paie à la demande de Deel sont positionnés par rapport à ceux de nos concurrents.

Avec les autres

Avec Deel

Les ajustements de dépenses des employés doivent être effectués 25 jours avant la paie. Sinon, les collaborateurs sont payés jusqu’à 45 jours plus tard.

Les ajustements de dépenses des employés sont payés immédiatement, à tout moment.

Les primes et commissions doivent être soumises jusqu’à 25 jours avant la paie. Sinon, elles sont payées jusqu’à 45 jours plus tard.

Les primes et les commissions peuvent être payées à tout moment.

L’onboarding doit avoir lieu jusqu’à 25 jours avant la paie. Sinon, le processus d’intégration des nouvelles recrues est reporté au mois suivant.

Intégrez de nouvelles recrues à tout moment dans le mois.

La paie hors cycle ne peut être exécutée qu’à la fin du mois.

Versez la paie à tout moment en quelques clics.

Les salaires nets mensuels ne peuvent pas être payés à l’avance.

Payez les salaires des employés jusqu’à un mois à l’avance.

Avec Deel, vous pouvez alimenter la paie en un seul clic et calculer automatiquement les taxes sur les salaires sans lever le petit doigt. Nos options multidevises et nos différentes méthodes de retrait facilitent encore plus le paiement ponctuel de votre équipe, mois après mois.

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