Comprendre le cahier des charges

Un cahier des charges (ou Statement of Work en anglais, SOW) est un document officiel qui détaille les spécificités, les objectifs et les exigences d'un projet ou d'une relation contractuelle entre deux parties : généralement un prestataire de services (comme un freelance, un sous-traitant ou une entreprise) et un client ou donneur d'ordre.

Deel vous accompagne et vous fournit les outils pour créer un cahier des charges performant et complet pour que chaque point essentiel et légal soit couvert. On limite donc le risque de mauvaise classification et les sanctions pour non-conformité.

Quel est le rôle du cahier des charges ?

Le cahier des charges, parfois appelé CDC, joue un rôle clé en établissant des attentes claires et en garantissant que les deux parties comprennent parfaitement le périmètre du projet, les livrables, le calendrier et les modalités de paiement. Il sert de feuille de route pour l'exécution du projet et constitue un cadre légal pour gérer les obligations contractuelles.

Les CDC sont souvent utilisés en complément de deux autres documents :

• Demande de proposition : ce document permet aux organisations de préciser les exigences du projet, de demander des devis et de spécifier les délais, fournissant ainsi aux prestataires les informations nécessaires pour soumettre des offres précises.
• Contrat-cadre de services : il régit la relation globale entre les deux parties en établissant des termes et conditions généraux. En revanche, un CDC est spécifique à un projet, détaillant le périmètre et les livrables pour une mission ou un travail particulier dans le cadre plus large défini par le contrat-cadre.

Quels sont les différents types de cahier des charges ?

Il existe généralement trois principaux types de cahiers des charges, adaptés à différents besoins de projet :

• Basé sur les performances : se concentre sur le résultat attendu, laissant au prestataire la liberté de déterminer comment le travail sera réalisé.
• Conception/détails : spécifie exactement comment le travail doit être effectué, y compris les instructions détaillées et les processus à suivre.
• Basé sur l'effort et les ressources : se base sur le temps et les ressources estimés pour réaliser le projet, utilisé notamment dans le conseil ou les services de support où le résultat n'est pas défini à l'avance.

Ces différents types de CDC permettent de choisir entre flexibilité, clarté ou contrôle selon la nature du projet.

Quels sont les composants clés d’un cahier des charges ?

Un CDC efficace doit inclure plusieurs sections essentielles, chacune couvrant un aspect spécifique du projet. Ces éléments garantissent la clarté et permettent aux deux parties d’éviter les malentendus tout au long du cycle de vie du projet.

Introduction et objectif

L’introduction du cahier des charges donne un aperçu succinct du projet ou du service. Elle explique l’intention de l’accord, définit les objectifs du projet et situe le contexte dans lequel le travail se déroule. Cette section comprend généralement :

• Le nom du client et du prestataire de services ;
• Le titre du projet ou du service ;
• La date de l’accord et une référence à tout contrat ou contrat-cadre (MSA) applicable.

Périmètre du projet

Le périmètre du projet définit les limites de celui-ci. Il précise exactement quelles tâches seront exécutées, ce qui est exclu et quel sera le résultat ou livrable final. Il est essentiel d’y inclure des conditions d’emploi claires, comme les horaires de travail, le lieu d’exécution et les modalités applicables aux travailleurs temporaires.

• Tâches : précisez le découpage des tâches ou activités que le prestataire devra réaliser ;
• Exclusions : indiquez explicitement ce qui est exclu du projet pour éviter toute ambiguïté.

Livrables

Les livrables désignent les résultats tangibles ou intangibles du projet. Ce sont les produits, services ou résultats spécifiques que le prestataire doit remettre au client. Les livrables doivent être aussi précis et mesurables que possible. Par exemple : un rapport écrit, une application logicielle fonctionnelle ou un équipement installé et testé.

Chaque livrable doit être associé à des critères de qualité ou des référentiels garantissant qu’il répond aux attentes du client.

Calendrier et jalons

Cette section fournit un calendrier pour le projet, avec des jalons servant de points de contrôle pour mesurer les progrès. Elle garantit que les deux parties partagent une compréhension commune des échéances pour chaque tâche ou livrable.

Les jalons sont souvent liés à l’achèvement de tâches ou de livrables majeurs et permettent de suivre l’avancement du projet.

Incluez les dates d’échéance pour chaque jalon ou livrable ainsi que les dates de début et de fin du projet.

Rôles et responsabilités

Définir clairement les rôles et responsabilités des deux parties permet d'éviter toute confusion concernant les responsabilités liées à différents aspects du projet. Cette section inclut généralement :

• Une description des membres de l'équipe du prestataire et de leurs tâches spécifiques ;
• Les responsabilités du client, comme fournir l'accès aux ressources, valider les livrables ou donner un retour d'information ;
• Tout sous-traitant ou tiers impliqué dans le projet, en précisant leur rôle et leurs responsabilités.

Modalités de paiement

La section des modalités de paiement précise comment et quand le prestataire sera rémunéré. Elle inclut souvent :

• Le coût total du projet ou une répartition des coûts par livrable ou jalon ;
• Le calendrier des paiements (par exemple, paiement initial, paiements à chaque jalon ou paiement à la fin du projet) ;
• Les frais supplémentaires éventuels pour les travaux hors périmètre ou les dépenses comme les déplacements ou les matériaux ;
• Le mode de paiement (par exemple, virement bancaire, carte de crédit, etc.).

Critères d'acceptation

Les critères d'acceptation définissent comment le client évalue et approuve les livrables à la fin du projet. Cette section est essentielle pour s'assurer que le prestataire répond aux attentes du client et que ce dernier dispose d'une méthode claire pour confirmer la conformité du travail.

Cela peut inclure des normes de qualité, des spécifications techniques ou une liste de fonctionnalités que les livrables doivent respecter.

Les critères de rejet doivent également être précisés pour éviter toute ambiguïté sur les raisons pour lesquelles un travail pourrait être jugé inacceptable.

Hypothèses et contraintes

Les hypothèses sont des conditions que les deux parties considèrent comme vraies au moment de la rédaction du cahier des charges. Elles concernent souvent la disponibilité, les ressources ou des facteurs externes pouvant influencer le projet. Par exemple, si le projet repose sur la disponibilité de certaines technologies ou ressources, ces hypothèses doivent être documentées.

Les contraintes désignent les limitations ou restrictions pouvant affecter l'exécution du projet. Cela peut inclure des plafonds budgétaires, des contraintes de temps ou des exigences de conformité réglementaire.

Gestion des risques

Un CDC bien rédigé inclut une section sur la gestion des risques, qui identifie les risques potentiels pouvant affecter le projet et propose des stratégies pour les atténuer. Cela peut inclure :

• Des retards anticipés dans la disponibilité des ressources ;
• Les risques liés aux évolutions technologiques ou aux conditions du marché ;
• Des plans de contingence en cas de problèmes imprévus.

Clauses de résiliation

La clause de résiliation définit les conditions dans lesquelles le contrat peut être annulé avant la fin du projet. Elle est essentielle pour protéger les deux parties en cas de problèmes majeurs ou d'événements imprévus.

• Précisez les frais ou pénalités en cas de résiliation anticipée.
• Indiquez les conditions entraînant la résiliation du contrat, comme une violation du contrat ou un défaut d'exécution.
• Une lettre de résiliation est souvent utilisée pour formaliser la fin de l'accord.

Importance d’un cahier des charges bien défini

Le cahier des charges (CDC) peut jouer un rôle déterminant dans le succès ou l’échec d’un projet. Un document bien rédigé aide les deux parties à comprendre ce qui est attendu, à éviter les malentendus et à prévenir le travail supplémentaire hors périmètre convenu. Voici les principaux avantages d’un CDC bien conçu :

• Un CDC détaillé apporte une clarté essentielle pour le prestataire comme pour le client, garantissant une compréhension commune du travail à effectuer et de la manière dont il sera livré.
• Le CDC sert de document juridique pouvant être utilisé en cas de litige. Il définit précisément les responsabilités et les droits de chaque partie, réduisant ainsi le risque de conflits légaux.
• Le CDC agit comme une feuille de route pour gérer le projet, fournissant un calendrier clair, un budget défini et une liste de livrables. Cela permet de fixer des attentes et de suivre l’avancement du projet.
• Avec des tâches et des échéances clairement définies, les deux parties peuvent mieux planifier l’allocation des ressources, qu’il s’agisse de temps, de budget ou de personnel.

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