La majorité des professionnels des ressources humaines s'accordent sur un point : le licenciement est la tâche la plus difficile de leur profession. Néanmoins, les licenciements sont inévitables et font partie intégrante du cycle de vie de l'emploi au sein d'une entreprise. Tôt ou tard, vous serez confronté à la nécessité de mettre fin à une relation de travail.
Les licenciements représentent des moments uniques et souvent éprouvants qui exigent une grande attention et beaucoup de respect. Une préparation minutieuse est indispensable pour gérer le processus de licenciement de manière fluide et respectueuse, du début jusqu'à la fin.
Vous devez licencier un travailleur indépendant ? Informez-vous sur les meilleures pratiques à adopter pour licencier entrepreneur indépendant, et ce, en respectant les bonnes démarches.
Quels sont les différents motifs de licenciements ?
Les motifs de licenciement peuvent varier considérablement, chacun ayant ses propres spécificités et implications.
Licenciement pour insuffisance professionnelle
Un employé peut être licencié pour n'avoir pas satisfait aux exigences de son poste. Cela peut inclure :
- Le non-respect des délais.
- La production d'un travail de qualité insuffisante.
- L'échec à atteindre les objectifs fixés par l'entreprise.
Licenciement pour motif disciplinaire
Des comportements tels que le vol, le harcèlement sexuel ou la discrimination peuvent justifier un licenciement pour motif disciplinaire. Ce type de licenciement est prononcé pour faute grave ou faute lourde et peut entraîner le départ immédiat de l'employé sans indemnité de licenciement ni droits au chômage.
Licenciement pour motif personnel
Le non-respect des règles internes, telles que les procédures de sécurité ou le code vestimentaire, voire l’insuffisance professionnelle peut également mener à un licenciement pour motif personnel. Il est crucial que ces politiques soient clairement communiquées aux membres de l’équipe dès leur onboarding et documentées, notamment dans le contrat de travail ou le manuel de l'employé.
Licenciement économique
Les décisions stratégiques visant à réduire les coûts ou à réorienter les activités de l'entreprise peuvent entraîner un licenciement économique. Cette forme de licenciement doit suivre une procédure spécifique, incluant la consultation des représentants du personnel et la recherche de solutions alternatives telles que le reclassement.
Notez que vos démarches ne sont pas les mêmes selon le pays où vous vous trouvez.
Comment licencier un collaborateur pour insuffisance professionnelle ?
Les licenciements ne doivent être envisagés qu'en dernier recours. Ils sont coûteux pour les entreprises (surtout si l'on tient compte du coût de l'embauche d'un nouvel employé) et peuvent être émotionnellement et financièrement dévastateurs pour le travailleur licencié. Avant d'envisager de licencier un employé pour des raisons liées à ses performances, travaillez avec lui de bonne foi pour améliorer la relation.
Guidez vos employés avant de lancer une procédure de licenciement
Identifiez les obstacles au travail et en dehors du travail
Ainsi, s'il s'agit d'un problème de retard, précisez que votre entreprise attend de vous que vous soyez ponctuel. Mais il ne suffit pas de dire "ne soyez pas en retard" : demandez à l'employé pourquoi il est en retard par rapport à l'horaire prévu et ce que votre entreprise est en mesure de faire pour trouver une solution. Dans certains cas, il peut convenir d'adapter l'emploi du temps de l'employé ou de subventionner un abonnement aux transports en commun pour l'aider à arriver à l'heure au bureau.
Cette démarche est conforme aux bonnes pratiques recommandées par le Code du travail français et reflète une gestion bienveillante des membres de l’équipe.
Diagnostiquez des problèmes de performance qui peuvent peser sur votre organisation sur le long terme
Documenter les problèmes de performance d'un employé est une étape cruciale dans la gestion des ressources humaines, spécialement lorsqu'on aborde la question délicate du licenciement. Cette documentation sert de fondement pour justifier la décision de licenciement si cela s'avère nécessaire, tout en respectant le contrat de travail et le Code du travail.
Pour assurer une gestion objective et équitable des performances, il est conseillé de :
- Définir des attentes mesurables et réalistes : cela permet d'avoir des critères clairs d'évaluation des performances.
- Standardiser tous les dossiers relatifs aux performances pour chaque employé afin d’assurer une équité avec le reste de l’équipe dans l'évaluation et faciliter la consultation des dossiers.
- Utiliser un langage spécifique et objectif : évitez les ambiguïtés en décrivant précisément les problèmes de performance.
- Fournir des exemples concrets aide à illustrer les problèmes de performance au sein de l’entreprise et fournit une base solide pour les discussions d'amélioration.
- Permettre à l'employé de prendre acte des discussions sur les performances afin de favoriser l'engagement de l'employé dans son processus d'amélioration.
- Organiser et rendre accessible la documentation garantit que les informations sont facilement accessibles.
- Respecter les lois et politiques de l'entreprise en matière de documentation assure que la documentation est conforme aux exigences légales et aux politiques internes.
En savoir plus sur le plan d'amélioration des performances (PiP)
Vous devez faire preuve d'ouverture et de transparence avec l'employé au sujet du processus et l'impliquer dans l'élaboration du PiP. Votre service des ressources humaines peut guider l'élaboration d'un plan d'amélioration des performances qui corresponde aux objectifs et aux politiques de votre entreprise. L'objectif global consiste à identifier les ressources susceptibles d'aider l'employé à réussir et à s'améliorer.
Pour élaborer efficacement un PiP :
- Identifier les problèmes de performance spécifiques : engagez une discussion ouverte avec l'employé et utilisez des exemples concrets pour clarifier les problèmes.
- Identifier les lacunes en matière de compétences ou de formation : déterminez si des besoins de formation supplémentaires sont à l'origine des problèmes de performance.
- Fixer des objectifs clairs : établissez des objectifs spécifiques et mesurables qui guideront l'amélioration des performances de l'employé.
- Élaborer un plan réaliste et réalisable : incluez des stratégies telles que la formation supplémentaire ou l'ajustement des responsabilités et impliquez l'employé dans ce processus.
- Examiner et évaluer les progrès régulièrement : fixez des repères et des échéances pour suivre les progrès et fournissez un retour d'information constructif. Si l'employé n'a pas fait suffisamment de progrès, il peut être nécessaire d'adapter le plan ou d'envisager d'autres options, telles qu'une formation ou un licenciement.
Ressources Humaines : comment gérer un cas de licenciement pour faute grave ?
Préparer le terrain pour comment annoncer un licenciement, particulièrement en cas de mauvaise conduite ou de violation des politiques de l'entreprise, nécessite une approche méthodique et réfléchie.
- Les professionnels des ressources humaines doivent s'assurer que chaque étape du processus est documentée de manière exhaustive, fournissant ainsi une preuve tangible des raisons justifiant la décision. Cette documentation peut inclure des témoignages, des correspondances électroniques, ou encore des enregistrements audio ou vidéo pertinents, qui attestent de la faute grave commise par l'employé.
- Avant de procéder à l'annonce du licenciement, il est impératif de réviser les politiques et procédures internes à l'entreprise pour confirmer que la démarche respecte toutes les étapes requises par le contrat de travail et le Code du travail en vigueur en France. Cela inclut la tenue d'un entretien préalable et l'envoi d'une lettre de licenciement par lettre recommandée avec accusé de réception, dans les jours ouvrables suivants cet entretien. Ces actions garantissent non seulement la conformité avec les motifs du licenciement, mais elles contribuent également à maintenir une marque employeur forte et respectueuse des droits des membres de l’équipe.
- Il est également conseillé de consulter un conseiller juridique ou un expert en ressources humaines pour vérifier la conformité de la procédure de licenciement avec les législations locales. Cette étape est cruciale pour éviter d'éventuelles implications juridiques, telles que des litiges devant le conseil de prud'hommes, qui pourraient survenir en cas de contestation du licenciement par l'employé qui a été licencié pour motif disciplinaire.
Comment annoncer un licenciement pour motif économique ?
Pour commencer, il est essentiel d'élaborer une politique claire définissant les critères de réduction des effectifs et la procédure de licenciement à suivre. Cette politique doit être en accord avec le Code du travail français et inclure une cause réelle et sérieuse pour chaque cas de licenciement envisagé.
De plus, l'entretien préalable au licenciement, une étape obligatoire avant toute rupture du contrat, offre à l'employé l'opportunité de discuter des raisons derrière le licenciement économique et d'examiner des alternatives telles que la rupture conventionnelle. Une manière élégante de faciliter la transition vers un nouvel emploi de vos équipes licenciées.
Côté législation, la loi impose souvent d'informer les employés à l'avance via une lettre de convocation envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, respectant ainsi les jours ouvrables requis. À ne pas oublier au risque de poursuites judiciaires au Conseil des Prud’Hommes.
Comprendre les lois applicables en matière de licenciement dans votre pays
Il est essentiel de respecter la législation du pays dans lequel vous licenciez des salariés. En effet, les lois sur l'emploi varient sensiblement d'un pays à l'autre et le non-respect des lois locales peut entraîner des sanctions et nuire à la réputation et la marque employeur de votre compagnie. Il est essentiel de travailler avec un expert local pour éviter un procès pour licenciement abusif.
Au Brésil, par exemple, le droit du travail fait partie de la constitution et les travailleurs connaissent souvent très bien leurs droits en matière d'emploi. Au sein de l'Union européenne, les employeurs et les employés doivent s'informer mutuellement à l'avance et fixer un délai de préavis avant de mettre fin à une relation de travail.
Une entreprise de portage salarial qui œuvre à l'international peut fournir une aide précieuse et des conseils pour comprendre les lois internationales en matière de licenciement.
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L'emploi à discrétion n'est pas la norme dans le monde, bien au contraire
Aux États-Unis, la plupart des emplois sont des emplois à durée indéterminée. En d'autres termes, les employeurs peuvent généralement licencier un employé sans motif ni préavis, le cadre jurididique étant beaucoup plus flexibles pour les employeurs Outre-Atlantiques. Toutefois, la résiliation à discrétion est rare ailleurs dans le monde.
Au Canada, par exemple, vous devez fournir un préavis ou une rémunération supplémentaire à la place du préavis. La période de préavis requise augmente généralement en fonction de l'ancienneté de l'employé dans l'entreprise.
Bonnes pratiques RH : vous ne pouvez pas licencier un salarié protégé
Une catégorie protégée est un groupe de personnes présentant des caractéristiques ou des traits spécifiques protégés par la loi, tels que la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle, l'origine nationale et le handicap. Les employeurs ne sont pas autorisés à licencier un employé sur la base de l'une de ces caractéristiques protégées.
En France, certaines catégories de salariés bénéficient d'une protection spéciale contre le licenciement. Cette protection vise à assurer que ces employés ne soient pas licenciés pour des raisons liées à leur statut ou aux fonctions qu'ils exercent au sein de l'entreprise.
- Parmi les salariés protégés, on trouve notamment les membres du personnel élus tels que les délégués syndicaux, les délégués du personnel, et les conseillers prud'homaux. Ces protections sont conçues pour préserver l'indépendance de ces représentants du personnel et garantir qu'ils puissent exercer leurs mandats sans craindre de représailles sous forme de licenciement.
- Les femmes enceintes bénéficient également d'une protection spécifique, visant à les protéger contre toute forme de discrimination liée à leur grossesse ou à leur congé de maternité.
- Enfin, les salariés qui ont demandé la tenue d'une élection professionnelle ou qui ont été candidats dans le cadre de celles-ci jouissent d'une période de protection de six mois, durant laquelle leur licenciement est soumis à des conditions strictes.
Pour procéder au licenciement d'un salarié protégé, l'employeur doit obtenir l'autorisation de l'inspecteur du travail, ce qui constitue une étape supplémentaire par rapport au licenciement d'un salarié non protégé. Cette mesure assure que le licenciement n'est pas lié au mandat ou à la condition protégée du salarié.
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Comment se déroule l'entretien préalable au licenciement ?
En France, les entretiens de licenciement doivent se tenir en présence physique ou en vidéoconférence pour les collaborateurs à distance. Ces entretiens doivent respecter les étapes ci-dessous pour garantir leur conformité avec la législation du travail française :
Étape 1 : Préparation des documents justificatifs : Il est essentiel de rassembler tous les documents pertinents et de rédiger une lettre de licenciement. Cette lettre doit préciser la date de fin de contrat de l'employé, détailler les éventuels droits maintenus tels que le complément d'indemnité ou l'indemnité de licenciement, ainsi que les informations relatives au dernier salaire.
Étape 2 : présence d'un témoin des Ressources Humaines : L'accompagnement par un professionnel des RH est recommandé. Ce dernier offre son soutien sur le respect de la procédure légale et veille à ce que l'entretien se déroule de manière professionnelle, tout en respectant les politiques internes de l’entreprise.
Étape 3 : Suivi d'un script d'entretien concis et professionnel : Il convient de se concentrer sur l'exposé des motifs du licenciement et du processus ayant mené à cette décision. Il est important de permettre à l'employé de poser des questions, tout en évitant que l'échange ne se transforme en un débat prolongé. La décision finale doit être clairement communiquée comme irrévocable. Il convient d'éviter des expressions telles que "Nous sommes désolés" ou "Cela me peine", qui pourraient sembler remettre en question la fermeté de votre décision. Utiliser de telles formules suscitent frustration et incompréhension chez l'employé.
Après le licenciement : rémunération et avantages en France
Lors de l'entretien de licenciement, il est important d'informer le salarié des avantages et de la rémunération auxquels il aura droit suite à son départ.
Solde de tout compte
Le solde de tout compte doit inclure les salaires non payés jusqu'à la date de départ, les heures supplémentaires effectuées et non rémunérées, ainsi que toute autre forme de compensation due. En France, le Code du travail stipule que le solde de tout compte doit être remis au salarié lors de la rupture du contrat de travail ou dans un délai fixé par la convention collective applicable.
Severance pay
Severance pay is typically a lump sum payment that helps employees transition to a new job or cover expenses while searching for new employment. The employer and employee may negotiate the amount of severance pay, or it may be set by the employment contract or collective bargaining agreement.
The Fair Labor Standards Act states that a severance package is optional in the US. In other countries, employees may be entitled to a certain number of weeks of severance pay based on their length of service.
Indemnité de licenciement
En France, l'indemnité de licenciement est un droit pour les salariés ayant au moins un an d'ancienneté dans l'entreprise en cas de licenciement pour motif personnel ou économique. Le montant de cette indemnité est calculé selon les dispositions du Code du travail ou, si elles sont plus favorables, selon les termes du contrat de travail ou de la convention collective. Cette indemnité vise à compenser la perte d'emploi et à soutenir le salarié dans sa recherche d'un nouvel emploi.
Prestations complémentaires : mutuelles, aides à la reconversion...
Outre l'indemnité de licenciement, le salarié peut bénéficier d'autres formes de compensation telles que le maintien temporaire de la couverture santé ou une aide pour la reconversion professionnelle. La législation française prévoit également le dispositif de la portabilité de la prévoyance et de la mutuelle, permettant au salarié de continuer à bénéficier de ces couvertures pour une durée limitée après son départ. Plus précisément, la durée de portabilité est proportionnelle à la durée de votre contrat et ne peut excéder 12 mois.
Droits au chômage après un licenciement, quelles applications ?
Dans le cadre de certains licenciements (hors faute lourde et grave), les salariés peuvent prétendre à des allocations chômage sous réserve de remplir les conditions d'éligibilité définies par Pôle Emploi.
L'employeur a l'obligation de remettre au salarié les documents nécessaires pour faciliter ses démarches auprès de Pôle Emploi, notamment l'attestation Pôle emploi qui permet au salarié de faire valoir ses droits. Pour plus d’informations, RDV sur pole-emploi.fr
Les bonnes pratiques à suivre après le licenciement d'un employé de l'entreprise
Finaliser le départ d'un employé implique plusieurs actions clés pour assurer une transition en douceur :
Désactivation des accès et récupération du matériel
Il est essentiel, suivant les procédures standardes d'offboarding , de révoquer l'accès de l'employé à tous les systèmes et outils numériques de l'entreprise. Il convient également de récupérer tout matériel appartenant à l'entreprise, tel que les ordinateurs, téléphones portables, cartes d'accès et autres équipements.
Communication du départ au sein de l'équipe
L'absence soudaine d'un collègue peut être remarquée par le reste de l'équipe, ce qui nécessite une annonce officielle du départ. Cette communication doit être effectuée de manière respectueuse et professionnelle, sans entrer dans le détail des raisons personnelles. Soyez prêt à écouter et à répondre aux éventuelles questions ou préoccupations des autres employés pour maintenir un environnement de travail serein.
Recrutement d'un successeur
Si le poste laissé vacant est crucial pour les opérations de l'entreprise, il sera nécessaire de trouver un remplaçant. Cette opportunité peut également être l'occasion de repenser le rôle, en clarifiant les compétences et responsabilités requises pour le poste. Cela aidera à cibler efficacement le profil idéal lors du processus de recrutement.
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