Les formulaires fiscaux 1099 et W2 pour travailleurs indépendants et employés aux États-Unis

Que vous envisagiez de passer du statut d'employé, régi par le formulaire W-2, à celui de travailleur indépendant avec le formulaire 1099-MISC (ou l'inverse), il est crucial de comprendre l'impact de ce changement sur vos transactions financières et obligations fiscales.

Disclaimer : cet article est à visée purement informative et ne doit donc pas être considéré comme un conseil fiscal. Consultez un conseiller en fiscalité ou demandez l'aide d'un comptable ou d'un cabinet d'expert-comptable.‍

Le nombre des entrepreneurs indépendants aux États-Unis a connu une croissance soutenue au fil de la décennie précédente, atteignant 73,3 millions de freelances aux US en 2023. Si vous envisagez, comme un nombre croissant de professionnels, de basculer du statut d'employé W-2 à celui d'entrepreneur 1099, ou inversement, il est primordial de prendre en compte les modalités de paiement, les timings et les montants perçus.

Le processus de rémunération pour un entrepreneur indépendant diverge significativement de celui d'un employé. Bien que disposant d'une plus grande flexibilité concernant la paie et les procédures, ce statut s'accompagne d'une augmentation des responsabilités et des obligations fiscales.

Ce guide a pour but de vous éclairer sur les nuances entre ces deux statuts aux États-Unis, en mettant l'accent sur les formulaires fiscaux 1099 et W2, afin de vous préparer au mieux pour vos déclarations de revenus auprès de l'Internal Revenue Service (IRS).

Quelles sont les différences entre sous-traitant 1099 et salarié W-2 : les clés de la fiscalité américaine

Aux États-Unis, les classifications “entrepreneur 1099" et “salarié W-2” déterminent non seulement la nature de la relation professionnelle entre un individu et une entreprise mais influencent également la manière dont les revenus sont déclarés à l'Internal Revenue Service (IRS). Les entrepreneurs indépendants se voient attribuer des formulaires 1099-MISC pour la déclaration de leurs revenus, tandis que les salariés reçoivent des formulaires W-2.

Définition d'un prestataire 1099

L'entrepreneur 1099, souvent considéré comme un travailleur indépendant, freelance, ou prestataire de services ponctuels, est engagé sur une base contractuelle pour des projets définis ou des missions de courte durée. Cette catégorie de travailleurs jouit d'une grande autonomie, définissant ses propres horaires, tarifs et utilisant son matériel personnel pour l'accomplissement de ses missions.

Dans cette configuration, l'entreprise cliente agit comme un partenaire commercial plutôt qu'en tant qu'employeur traditionnel, n'exerçant aucun contrôle direct sur les méthodes de travail du travailleur indépendant mais se concentrant sur la qualité et les résultats du projet livré.

Contrairement aux salariés W-2, les entrepreneurs 1099 ne bénéficient pas des avantages sociaux standards tels que l'assurance maladie ou les congés payés. Leur relation avec les entreprises pour lesquelles ils travaillent est essentiellement transactionnelle et axée sur la prestation de services spécifiques.

Au fil de l'année calendaire, ces entrepreneurs accumulent des formulaires 1099-MISC de la part de leurs clients, un outil essentiel fourni par l'IRS pour documenter et déclarer de manière adéquate les revenus obtenus en tant qu'indépendant. Ces documents sont fondamentaux pour une gestion fiscale efficace, permettant aux entrepreneurs de répondre à leurs obligations fiscales envers l'État fédéral américain, notamment en ce qui concerne le montant total de l'impôt dû, le respect des dates limites de déclaration fiscale, et la prise en compte des abattements et crédits applicables.

Notre guide exhaustif sur les entrepreneurs 1099 vous fournira des informations relatives aux paramètres fiscaux et des éclaircissements sur les règles générales concernant les revenus imposables et les types de paiements, dans le but de simplifier vos démarches auprès de l'IRS et de maximiser votre conformité fiscale aux États-Unis.

Comprendre le statut de salarié W-2 aux États-Unis

Un salarié W-2 aux États-Unis se distingue par une relation d'emploi formelle, bénéficiant d'un salaire fixe, d'horaires déterminés et d'avantages sociaux variés. À la différence des travailleurs indépendants ou freelances, les employés W-2 opèrent sous le contrôle direct de leur employeur, qui supervise non seulement leurs tâches mais aussi les outils et méthodes utilisés pour les accomplir.

Que ce soit pour un contrat à temps partiel ou à temps plein, un salarié W-2 est assuré de recevoir un salaire minimum conforme aux directives fédérales et étatiques américaines. Un aspect crucial du statut W-2 est la retenue à la source pratiquée par l'employeur, couvrant l'impôt sur le revenu, ainsi que les contributions à la sécurité sociale et à l'assurance maladie.

À l'issue de chaque année fiscale, le formulaire W-2 est remis par l'employeur à chaque salarié. Ce document, essentiel pour la déclaration d’impôts fédérale, récapitule le revenu annuel du salarié et l'ensemble des prélèvements fiscaux effectués. La possession de ce formulaire est indispensable pour que le salarié puisse accomplir correctement sa déclaration de revenus auprès de l'Internal Revenue Service (IRS) américain.

Travailleurs indépendants : le formulaire 1099-NEC remplace le formulaire 1099-MISC depuis 2020

Depuis l'année fiscale 2020, une évolution significative a été notée dans la manière dont les entrepreneurs indépendants et les travailleurs contractuels aux États-Unis déclarent leurs revenus. Le formulaire 1099-NEC (Nonemployee Compensation), introduit par l'Internal Revenue Service (IRS), remplace la case 7 du formulaire 1099-MISC pour la déclaration de certaines formes de paiements.

Ce changement marque une étape importante dans les formalités fiscales américaines, visant à simplifier et clarifier le processus de déclaration des revenus pour les travailleurs indépendants.

L'importance du formulaire 1099-NEC

Le formulaire 1099-NEC est désormais le document standard pour les travailleurs indépendants américains rapportant leurs revenus non salariés. Cette distinction permet une meilleure précision dans le reporting fiscal et aide à séparer les compensations non salariées des autres types de paiements qui étaient auparavant reportés sur le formulaire 1099-MISC. Avec cette mise à jour, l'IRS vise à réduire la confusion et à améliorer la conformité fiscale parmi les travailleurs indépendants et les entreprises qui les emploient.

Qui est concerné par le formulaire 1099-NEC ?

Le formulaire 1099-NEC, acronyme de "Nonemployee Compensation", concerne spécifiquement les travailleurs indépendants, les freelancers, et d'autres non-employés aux États-Unis qui reçoivent des paiements pour des services fournis dans le cadre de leur activité professionnelle. Ce formulaire est une exigence fiscale clé pour toute entreprise américaine qui verse plus de 600 $ au cours de l'année fiscale à un individu n'étant pas considéré comme un employé.

Les critères d'utilisation du formulaire 1099-NEC s'appliquent notamment aux situations suivantes :

• Prestataires de services : si vous êtes un entrepreneur individuel, un consultant, ou un prestataire de services opérant en tant qu'indépendant, vous êtes probablement concerné par le formulaire 1099-NEC si vos clients sont basés aux États-Unis et que vos revenus dépassent le seuil de 600 $.
• Freelancers et créateurs de contenu : les freelancers travaillant dans divers domaines tels que la rédaction web, le design, le développement web, et la création de contenu qui reçoivent des paiements pour leurs services doivent également utiliser ce formulaire pour déclarer leurs revenus.
• Contractuels et consultants : les professionnels engagés sur une base contractuelle pour des projets spécifiques, sans être employés directement par l'entreprise avec laquelle ils travaillent, doivent soumettre le formulaire 1099-NEC pour rapporter leurs revenus.
  
  

Il est important de noter que le formulaire 1099-NEC ne concerne pas les employés traditionnels dont les revenus sont rapportés via le formulaire W-2. Les employeurs doivent distinguer entre les compensations versées aux employés et celles destinées aux travailleurs indépendants pour assurer une conformité fiscale complète avec l'Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis.

Pour les travailleurs indépendants et les entreprises qui les emploient, comprendre qui doit recevoir le formulaire 1099-NEC est essentiel pour respecter les obligations fiscales, éviter les erreurs dans la déclaration de revenus, et garantir que toutes les informations fiscales nécessaires sont correctement documentées et soumises dans les délais impartis.

Implications pour les déclarations de revenus

L'introduction du formulaire 1099-NEC souligne l'importance pour les travailleurs indépendants de comprendre leurs responsabilités fiscales, notamment en ce qui concerne le revenu imposable et les abattements disponibles. Avec des informations fiscales précises et à jour, les entrepreneurs peuvent mieux gérer leurs obligations fiscales, y compris le calcul du montant de l'impôt fédéral dû et la soumission de leur déclaration d’impôts fédérale via voie électronique ou traditionnelle.

Ressources et informations nécessaires

Les travailleurs indépendants et les entreprises aux États-Unis peuvent accéder à une multitude de ressources pour les aider à naviguer dans cette transition. Le site web de l'Internal Revenue Service offre des guides complets, des conseils fiscaux, et les formulaires nécessaires pour assurer une déclaration fiscale conforme.

Avant de vous plonger dans les formulaires fiscaux américains : êtes-vous admissible au statut de travailleur indépendant ?

Lorsque vous êtes confronté à la proposition de votre employeur de transformer votre relation de salarié en celle d'un entrepreneur, ou si vous hésitez entre deux voies professionnelles distinctes, il est essentiel d'évaluer si la nature de travailleur indépendant est légalement appropriée pour votre situation.

Une classification inappropriée en tant que contractuel peut survenir lorsque vos fonctions et obligations s'alignent en réalité sur celles d'un employé. Pour clarifier cela, il convient de considérer votre situation professionnelle au regard des directives établies par l'Internal Revenue Service (IRS) américain, un critère déterminant dans la résolution des litiges de classification professionnelle :

Organisation personnelle au travail

Quelle latitude avez-vous sur l'exécution de vos tâches ? De quelle manière organisez-vous votre activité professionnelle ?

Exemple : Si un matin, vous décidez spontanément de ne pas travailler ou de changer de lieu de travail sans solliciter l'accord de votre employeur, cela suggère fortement que vous opérez en tant qu’entrepreneur.

Inversement, si votre employeur fixe vos horaires, le lieu où vous travaillez et dicte vos méthodes quotidiennes, ces conditions sont plus représentatives d'un rapport salarial.

Dimension financière

Votre employeur dirige-t-il les aspects financiers liés à votre activité ? Quel est votre mode de rémunération, de remboursement ou d'acquisition d'équipement ?

Exemple : les travailleurs indépendants assument les coûts de leur matériel et fournitures de travail (ordinateur, téléphone, logiciels, etc.), à l'opposé des employés, pour qui ces dépenses sont souvent couvertes ou remboursées par leur employeur.

Nature de la relation contractuelle

Votre engagement professionnel est-il conçu pour être durable ? Avez-vous un contrat de travail ou bénéficiez-vous d'avantages typiques d'un emploi ? Votre contribution est-elle centrale aux opérations de l'entreprise ?

Illustration : la présence d'avantages tels que les congés payés, l'assurance maladie, ou un contrat de travail à long terme avec clauses d'exclusivité ou de non-concurrence, indique généralement un statut d'employé.

En savoir plus sur les différences entre le statut d'employé et celui de travailleur indépendant.

Déclaration de revenus aux états-Unis : comment un 1099 sous traitant est-il payé ?

Aux États-Unis, les entrepreneurs indépendants sont vus comme des propriétaires d'affaires, incarnant ainsi la figure du propre patron. Leur méthode de rémunération se rapproche donc de celle adoptée par les entreprises, principalement à travers l'utilisation de facturations.

Pour obtenir une rémunération en tant qu'entrepreneur 1099, la démarche habituelle implique la soumission de paiements via des factures, qui sont ensuite réglées dans un cadre temporel spécifié. Découvrons le procédé détaillé étape par étape :

1. Élaboration de la facture

Dans un premier temps, l'entrepreneur prépare une facture, numérique ou papier, contenant les éléments suivants :

• Informations de l'entreprise (numéro d'identification fiscale, adresse, etc.)
• Coordonnées de l'entrepreneur
• Coordonnées du client
• Description des services fournis
• Montant total à payer
• Termes et conditions de paiement
• Préférences de méthode de paiement
  
  

Pour plus de conseils sur comment émettre une facture à un client en tant qu'entrepreneur indépendant, y compris l'accès à un modèle de facture gratuit, consultez notre guide spécialisé.

2. Transmission de la facture

L'entrepreneur expédie alors la facture au client, par voie électronique ou via une plateforme digitale. Il est attendu que le paiement soit effectué dans le délai stipulé sur la facture ou le contrat. Si le paiement n'est pas reçu dans le temps imparti, découvrez comment réclamer un paiement de manière professionnelle.

Certaines sociétés privilégient l'utilisation de services automatisés pour régler leurs entrepreneurs, ce qui s'avère efficace pour ceux recevant des montants constants régulièrement. Des plateformes telles que Deel permettent d'embaucher, de rémunérer et de gérer les indépendants sur un seul support.

3. Sélection du mode de paiement

En tant que sous traitant 1099, vous avez la liberté de choisir vos modalités de paiement, allant des transactions en espèces aux chèques, en passant par les virements bancaires ou le dépôt direct. Pour davantage d'informations, parcourez notre guide sur les différentes méthodes de paiement disponibles pour les travailleurs indépendants.

4. Calcul de la rémunération d'un entrepreneur 1099

Le revenu d'un entrepreneur 1099 dépend de l'ampleur du travail accompli, des tarifs fixés et de la méthode de facturation adoptée. Vous pouvez, par exemple, opter pour un tarif par projet, entraînant un paiement forfaitaire conséquent, ou une facturation horaire pour des paiements plus fréquents mais moins importants.

Il est crucial de noter que les paiements reçus ne sont pas prélevés de taxes, impactant ainsi votre situation fiscale en fin d'année fiscale. Selon votre activité et localisation, il est également possible que vous soyez en charge de collecter la taxe sur les ventes.

5. Planification des paiements

Le rythme auquel vous recevrez vos paiements en tant que travailleur indépendant est déterminé par les conditions stipulées dans votre contrat. Ainsi, pour un projet de durée limitée, il est fréquent que le paiement soit sollicité une fois le projet terminé.

Il n'est pas rare que les freelancers demandent des paiements partiels durant l'avancement du projet. Habituellement, ces paiements s'organisent de façon à recevoir 50 % du montant total dès la signature du contrat et les 50 % restants une fois le projet achevé.

Pour ceux qui offrent des services réguliers, comme la gestion comptable, une facturation hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle peut être mise en place selon les modalités convenues.

Pour approfondir vos connaissances sur les modalités de paiement spécifiques aux travailleurs indépendants, nous vous invitons à consulter notre guide complet sur la façon de sécuriser vos revenus en tant qu'indépendant.

Quelles obligations fiscales de l’IRS incombent aux travailleurs indépendants exerçant aux USA ?

Les entrepreneurs indépendants aux États-Unis font face à des défis fiscaux plus complexes que ceux rencontrés par les salariés.

En leur qualité de dirigeants d'entreprise, ils doivent s'acquitter de l'impôt fédéral sur le revenu, calculé selon leurs revenus, ainsi que de l'impôt sur le travail indépendant. Cet impôt inclut les contributions à la sécurité sociale et à l'assurance-maladie, analogues à l'impôt FICA prélevé sur les rémunérations des employés W-2. L'outil de calcul pour ces impôts est l'annexe SE (formulaire fiscal 1040) disponible via l'Internal Revenue Service (IRS).

Il est également possible que des impôts étatiques ou locaux soient exigibles, selon la région de résidence. À noter, certains États tels que Washington et le Texas n'imposent pas d'impôt sur le revenu aux individus.

Pour une compréhension détaillée du régime fiscal des entrepreneurs indépendants, notre guide offre un aperçu exhaustif.

Un taux d’imposition qui se divise en deux parties

Le taux d'imposition applicable aux titulaires d'un formulaire 1099 se divise en deux parties principales :

• Un impôt de 12,4 % pour la sécurité sociale couvrant retraite et invalidité.
• Un impôt de 2,9 % relatif à l’assurance santé (Medicare), représentant au total 15,3 % des revenus.

Déductions fiscales pour les 1099 sous-traitants

Contrairement aux employés, les entrepreneurs 1099 peuvent bénéficier de déductions fiscales pour diverses dépenses :

• Frais de logement : incluant loyer, services téléphoniques, internet, intérêts hypothécaires, taxes foncières et sécurisation du domicile.
• Frais professionnels : allant des fournitures de bureau aux équipements, en passant par les réparations, l'entretien et les services publics.
• Frais de déplacement : transport pour les réunions, repas d'affaires, billets d'avion, et frais de stationnement.
• Expansion de l'entreprise : publicité, licences, assurances, et autres dépenses en capital.
  
  

En savoir plus sur les déductions fiscales auxquelles les freelances peuvent prétendre.

Quel est le processus de rémunération pour les employés W-2 ?

Le processus de paiement pour les salariés W-2 aux États-Unis est généralement plus direct et requiert moins de démarches administratives que pour les entrepreneurs indépendants.

1. Configuration du paiement

Durant l'onboarding d'un nouvel employé, il est demandé de fournir ses informations bancaires pour faciliter le transfert de sa rémunération, que ce soit sur une base hebdomadaire ou mensuelle.

L'employeur peut vous demander un chèque annulé pour obtenir les informations bancaires nécessaires sans possibilité d'encaissement. Il peut aussi solliciter les détails relatifs au virement bancaire automatique, incluant le numéro de compte et d'acheminement, le type de compte (courant ou épargne), ainsi que le nom et l'adresse de la banque et des détenteurs du compte.

2. Méthodes de paiement

La méthode de paiement est définie par l'accord établi avec l'employeur. L’employé a la possibilité d'un chèque, d'un virement bancaire, ou d'un dépôt direct.

3. Salaire d'un employé W-2

Le taux horaire est spécifié dans le contrat d'embauche, et l'employeur déduira les impôts conformément aux régulations fiscales américaines.

Les employés perçoivent un salaire constant à chaque période de paiement, sauf en cas de compensation additionnelle telle que bonus, commissions, ou heures supplémentaires. Pour ceux rémunérés à l'heure, le montant varie selon les heures effectuées.

4. Fréquence de paiement

Les salariés devant remplir le formulaire w-2 bénéficient d'un calendrier de paiement régulier fixé par l'employeur, souvent bi-hebdomadaire, bien que des fréquences hebdomadaires ou mensuelles puissent être observées. À chaque jour de paie, ils reçoivent une fiche de paie détaillant les revenus de la période et les impôts prélevés.

Quelles sont les obligations fiscales des salariés W-2 ?

Les employeurs aux États-Unis ont la responsabilité de retenir l'impôt sur le revenu et les contributions sociales sur les salaires de leurs employés W-2, conformément aux exigences de l'Internal Revenue Service (IRS). Ces prélèvements comprennent :

• La retenue de l'impôt fédéral sur le revenu,
• Les contributions au titre de la Loi fédérale sur les cotisations d'assurance (FICA),
• La retenue pour l'impôt sur le revenu de l'État et les contributions pour le système de sécurité sociale,
• L'impôt sur le chômage de l'État (SUTA),
• Les cotisations fédérales sur l'assurance chômage (FUTA) à la charge de l'employeur.
  
  

Taux d’imposition des salariés W-2

Aux États-Unis, employeurs et employés partagent la charge de quatre types principaux de contributions sociales fédérales :

• La taxe de sécurité sociale, s'élevant à 12,4 % des revenus, est partagée équitablement entre l'employé et l'employeur.
• La taxe Medicare, représentant 2,9 % des revenus, est également divisée entre les deux parties.
• L'impôt sur le chômage, fixé à 6 % sur les 7 000 premiers dollars de revenu de l'employé, est exclusivement à la charge de l'employeur.
• L'impôt sur le revenu est calculé selon le salaire de l'employé.
  
  

Pour une compréhension approfondie des formulaires W-2 et des opportunités de déductions fiscales, notre guide offre de précieux conseils fiscaux.

Déductions fiscales accessibles aux salariés W-2

Bien que les options de déduction soient plus limitées pour les employés W-2 par rapport aux travailleurs indépendants, certaines possibilités restent ouvertes :

• La déduction standard : Accessible simplement en complétant votre déclaration de revenus. Pour l'année 2021, elle s'élevait à 12 550 $ pour les célibataires et à 25 100 $ pour les couples mariés.
• Les déductions détaillées : Elles peuvent inclure les frais médicaux et dentaires, les impôts locaux et d'État, ainsi que les dons.
• Les contributions à un plan 401(k) : Contribuer à votre plan épargne 401(k) diminue votre revenu imposable. Le plafond de contribution était fixé à 19 500 $ en 2021, ou 26 000 $ pour les plus de 50 ans.
• Le compte individuel d'épargne retraite (IRA) : Les versements dans un IRA traditionnel offrent une déduction fiscale, avec un maximum de 6 000 $, ou 7 000 $ pour les plus de 50 ans.
• Le crédit d'impôt pour enfants : Destiné aux parents d'enfants de moins de 17 ans déclarés à charge, sous réserve de conditions spécifiques.

Calculez votre salaire net en toute simplicité

Lorsque vous envisagez d'accepter une nouvelle position en tant qu'employé W-2 aux États-Unis, il est crucial de comprendre quel sera votre salaire net. Le salaire net représente ce que vous percevez une fois les impôts déduits. Heureusement, il n'est pas nécessaire de se lancer dans des calculs complexes des revenus bruts aux revenus nets par soi-même.

Grâce à la calculatrice de salaire net proposée par Deel, il suffit de sélectionner votre pays, d'indiquer la période de paiement (annuelle ou mensuelle), ainsi que le montant de votre salaire brut pour obtenir une estimation précise de votre salaire net. Cet outil vous fournit un aperçu détaillé des impôts estimés qui seront déduits de votre salaire, vous permettant ainsi d'ajuster vos attentes financières sur une base annuelle, mensuelle ou bimensuelle.

Choisir entre être entrepreneur ou employé aux États-Unis : une décision personnelle

Prendre la décision de travailler en tant qu'entrepreneur indépendant ou employé W-2 va au-delà de la simple comparaison de salaire. Vos valeurs personnelles, telles que vos aspirations professionnelles et votre recherche d'un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, influenceront également votre choix. Peu importe le chemin choisi, considérez Deel comme un partenaire de confiance pour vos transactions salariales.

Contrairement à ses concurrents, Deel offre une gamme étendue de solutions financières pour les entreprises, diverses options de retrait pour les entrepreneurs et simplifie la facturation ainsi que la gestion de la paie. Ceci assure aux entrepreneurs, aux salariés portés et aux employés directs une expérience fluide et sans accroc.

Les entreprises qui intègrent Deel à leur stratégie peuvent recruter, gérer et rémunérer leurs collaborateurs, qu'ils soient entrepreneurs ou employés, de manière efficace et conforme aux normes légales. Avec notre solution globale de gestion de la paie, vous avez la capacité de payer toute votre équipe en un clic, d'automatiser les processus de paie et de vous affranchir de la complexité du calcul des impôts et des exigences de conformité.

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